Overzicht - Automatisch corrigeren

Met het overzicht 'Automatisch corrigeren' kunnen urendeclaraties in bulk gecorrigeerd worden. Dit moet worden geactiveerd door Easyflex en er moet een consult worden afgenomen op basis van consultancy. Ook moet de sandbox worden geactiveerd voor het testen van de correcties.

Advies

·       Correcties altijd vooraf op dezelfde dag in de sandbox testen.

·       Als de test in de sandbox naar wens is, kan de correctie definitief doorgevoerd worden.

·       Advies om op vrijdag van nieuwe versie geen grote correcties uit te voeren.

Overzicht beschikbaar stellen

Bij ‘Beheer > Aansturing overzichten’ is het overzicht beschikbaar gesteld. Hier moet een rol gekoppeld worden, zodat het overzicht alleen door medewerkers met een bepaalde rol aangemaakt kan worden.

Loonjaar

Bij het overzicht 'Automatisch corrigeren' is standaard het huidige loonjaar geselecteerd. Het is ook mogelijk om het overzicht voor voorgaande jaren te gebruiken. Het is dan nodig dat Easyflex het betreffende loonjaar opent. Hier zitten kosten aan verbonden. Een correctie loonaangifte is dan ook nodig. 

Vanaf

Er kan een begin- en/of einddatum worden ingevoerd of een datum met het kalendertje worden geselecteerd.

Corrigeren

Hier kan worden gekozen voor:

·       de geselecteerde persoon

·       declaraties uit een bestand (CSV)*

Met het overzicht 'Automatisch corrigeren' kunnen verloonde urendeclaraties:

·       worden teruggeboekt voor de flexwerker

·       worden teruggeboekt voor de flexwerker en relatie

·       worden terug- en opgeboekt voor de flexwerker

·       worden terug- en opgeboekt voor de flexwerker en relatie

·       niet terug- en/of opboeken

Alleen voor de relatie terugboeken of terug- en opboeken voor de relatie is niet mogelijk. 

Van de opboeking kun je bepalen wat de status van de urendeclaratie moet zijn:

·       wachten

·       geaccordeerd voor verwerking

·       niet aanpassen (niet gebruiken)

De status van de urendeclaratie moet altijd wachten of geaccordeerd voor verwerking zijn.

Wijziging loon- en tariefafspraken doorvoeren

Met deze optie kan een wijziging in het uurloon en tarief in de nieuwe opboeking worden doorgevoerd. 

·       Leg een nieuwe loon- en tariefafspraak in de plaatsing vast of wijzig het loon en tarief in de bestaande loon- en tariefafspraak

·       Selecteer bij het overzicht 'Automatisch corrigeren' de flexwerker of het CSV bestand met declaratienummers* die terug geboekt moeten worden

·       Kies voor 'Terug- en opboeken fw/rl'

·       Kies voor 'Wachten' 

·       Vink 'Loon- en tariefafspraken doorvoeren' aan

Op het rapport van het overzicht 'Automatisch corrigeren' staan de declaratienummers die teruggeboekt zijn. Als je bij het overzicht hebt gekozen voor een CSV bestand met declaratienummers, is het mogelijk dat op het rapport declaratienummers staan die niet terug geboekt konden worden. Deze declaraties zijn dan al eerder gecorrigeerd. Bij het aanmaken van het 'Overzicht urendeclaraties verwerkt' wordt hier geen rekening mee gehouden.
In het rapport staan ook de declaratienummers van de opboekingen. Maak hiervan een apart csv-bestand, zodat je deze declaraties in bulk kunt accorderen.

Urendeclaraties verwerken

Advies is om de terugboekingen apart van de opboekingen te verwerken. Doordat de opboekingen op ‘Wachten’ staan, verwerk je automatisch alleen de correcties.

·       Maak het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan.

·       Controleer of het loontijdvak bij de flexwerker(s) op € 0,00 staat.

·       Ga naar de opboeking en controleer de proforma loonspecificatie.

·       Als de proforma loonspecificatie akkoord is, zet je de urendeclaraties op gereed.

·       Maak nu weer het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan. 

Wijziging sector / sectorrisicogroep doorvoeren

Met deze optie kan ook een wijziging in de sector / sectorrisicogroep in de nieuwe opboeking worden doorgevoerd. Deze situatie komt bijvoorbeeld voor als een flexwerker te lang in fase 1-2/ A (sectorrisicogroep IA of IIA) is doorgelopen en eerder naar fase 3/ B (sectorrisicogroep IB+IIB) had moeten gaan. 

·       Leg een nieuwe loon- en tariefafspraak in de nieuwe sectorrisicogroep in de plaatsing vast 

·       Selecteer bij het overzicht 'Automatisch corrigeren' de flexwerker of het CSV bestand met declaratienummers* die terug geboekt moeten worden

·       Kies voor 'Terug- en opboeken fw/rl'

·       Kies voor 'Wachten' 

·       Vink 'Loon- en tariefafspraken doorvoeren' aan

Op het rapport van het overzicht 'Automatisch corrigeren' staan de declaratienummers die teruggeboekt zijn. Als je bij het overzicht hebt gekozen voor een CSV bestand met declaratienummers, is het mogelijk dat op het rapport declaratienummers staan die niet terug geboekt konden worden. Deze declaraties zijn dan al eerder gecorrigeerd. Bij het aanmaken van het 'Overzicht urendeclaraties verwerkt' wordt hier geen rekening mee gehouden.
In het rapport staan ook de declaratienummers van de opboekingen. Maak hiervan een apart csv-bestand, zodat je deze declaraties in bulk kunt accorderen.

Urendeclaraties verwerken

Advies is om de terugboekingen apart van de opboekingen te verwerken. Doordat de opboekingen op ‘Wachten’ staan, verwerk je automatisch alleen de correcties.

·         Maak het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan.

·         Controleer of het loontijdvak bij de flexwerker(s) op € 0,00 staat.

·         Ga naar de opboeking en controleer de proforma loonspecificatie.

·         Op het moment dat reserveringen zijn opgenomen, is het belangrijk om deze te verwijderen en opnieuw in te voeren. Anders blijven deze reserveringen op de oude sectorrisicogroep staan. 

·         Als de proforma loonspecificatie akkoord is, zet je de urendeclaraties op gereed.

·         Maak nu weer het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' aan. 

Wijzigen status declaraties

Met het overzicht Automatisch corrigeren kan in een aantal gevallen de status van declaraties gewijzigd worden.

·         Selecteer bij het overzicht 'Automatisch corrigeren' het CSV bestand met declaratienummers waarvan de status aangepast moet worden.

·         Kies voor ‘Niet terug- en/of opboeken’

·         Kies voor ‘Geaccordeerd voor verwerking’ wanneer je de declaraties wil accorderen of voor ‘Vervallen’ wanneer je de declaraties wil laten vervallen. Houd er rekening mee dat je niet alle statussen aan kunt passen, declaraties die volledig of deels verwerkt zijn kun je bijvoorbeeld niet laten vervallen.

*CSV bestand met declaratienummers

Om een CSV bestand met declaratienummers te maken kun je het 'Overzicht urendeclaraties verwerkt' aanmaken. Verwijder alle kolommen in het exportbestand, behalve de kolom met declaratienummers. Selecteer deze kolom en klik bij 'Gegevens' op 'Duplicaten verwijderen'. Kies voor 'Dubbele waarden verwijderen'.