Overzicht

Middels dit overzicht kun je voor alle flexwerkers/relaties of voor een specifieke flexwerker/relatie inzichtelijk maken welke betalingen/inhoudingen er zijn gedaan voor een specifiek looncomponent in een bepaalde periode. Je kunt looncomponenten selecteren die horen bij de looncomponenttypes 'Loon in geld' en 'Vergoedingen/inhoudingen onbelast'.

Let op: Als het overzicht uit meer dan 10.000 regels bestaat wordt alleen van de pagina met de totalen per soort en de totaalpagina een PDF rapport gegenereerd. De overige resultaten worden in het exportbestand getoond.

Selectiecriteria

In dit veld dien je de selectiecriteria te bepalen voor het overzicht.

Type persoon
Hier kun je een keuze maken uit:

Flexwerker
alleen resultaten van de flexwerkers worden getoond.
Flexwerker en vaste medewerker
zowel de resultaten van de flexwerkers als de vaste medewerkers worden getoond.
Vaste medewerker
alleen resultaten van de vaste medewerkers worden getoond.

De keuze 'vaste medewerker' is alleen beschikbaar als je de rechten hebt om deze gegevens in te zien.

Rapportkeuze
Op basis van deze keuze worden resultaten getoond. Er zijn meerdere opties omdat het binnen Easyflex mogelijk is de verloning en facturatie uit elkaar te halen. Je hebt de keuze uit:

Gewerkt
er wordt gekeken naar de daadwerkelijk gewerkte datum binnen het geselecteerde rapportagetijdvak.
Verloond (administratie)
er wordt gekeken naar de datum van verloning binnen het geselecteerde rapportagetijdvak.
Gefactureerd (factuurdatum)
er wordt gekeken naar de datum van facturatie binnen het geselecteerde rapportagetijdvak.
Voor het eerst verloond/ gefactureerd
er wordt gekeken naar de datum waarop de urendeclaratie voor het eerst verloond/ gefactureerd is binnen het geselecteerde rapportagetijdvak.

Rapportagetijdvak
Voor elk overzicht kun je een rapportagetijdvak selecteren. Je hebt de keuze uit:

Variabel tijdvak
Dag
Week
4-wekenperiode
Maand
Kwartaal
Halfjaar
Jaar

Als je hebt gekozen voor 'Variabel tijdvak' dan kun je handmatig datums invullen waaruit je informatie wil ophalen. Indien je een van de andere opties selecteert krijg je de keuze uit de volgende opties:

Huidige periode
hiermee selecteer je bijvoorbeeld deze dag, deze week of deze maand.
T/m huidige periode
hiermee selecteer je alles van het kalenderjaar tot en met de huidige periode, bijvoorbeeld t/m vandaag, t/m deze week of t/m deze maand.
Vorige periode
hiermee selecteer je bijvoorbeeld vorige week, vorige maand of vorig jaar.

Status
Bij 'Status' dien je twee velden in te vullen. Dit is omdat de verloning en facturatie los van elkaar kunnen worden verwerkt. Je bepaalt hier welke declaraties worden meegenomen voor het samenstellen van het overzicht. Het eerste veld betreft het verlonen, je hebt hier keuze uit:

Verloond
alle urendeclaraties die al zijn verwekt.
Nog te verlonen
urendeclaraties met de status 'Wachten', 'Gereed voor eindaccordering' en 'Geaccordeerd voor verwerking'.
N.v.t.
alle urendeclaraties ongeacht hun status.

Het tweede veld gaat over de facturatie. Hier heb je de keuze uit:

Gefactureerd
alle urendeclaraties die zijn verwerkt
Nog te factureren
urendeclaraties met de status 'Wachten', 'Gereed voor eindaccordering' en 'Geaccordeerd voor verwerking'.
N.v.t.
alle urendeclaraties ongeacht hun status.

Als er in urendeclaraties 'Vergoedingen/inhoudingen' en/of reserveringen worden uitbetaald welke niet worden gefactureerd worden deze hetzelfde weergegeven als een looncomponent dat wordt verloond en gefactureerd. Er zijn twee uitzonderingen.

Bij de combinatie tussen de statussen 'nog te verlonen' en 'nog te factureren' worden deze looncomponenten getoond als ze nog niet zijn verloond.
Bij de combinatie tussen de status verlonen 'n.v.t.' en de status factureren 'Gefactureerd' worden deze looncomponenten nooit getoond.

Soort overzicht
Je kunt kiezen uit drie verschillende soorten overzicht:

Detail overzicht (standaard instelling)
er wordt voor elke ingaven in de urendeclaratie een aparte regel getoond. Als je bijvoorbeeld hebt gekozen voor 'Loon normale uren' en er zijn op vijf dagen uren ingegeven, dan wordt op het overzicht vijf regels getoond.
Totalen overzicht
alle ingaven worden bij elkaar opgeteld en als een totaal getoond op het overzicht. Als je bijvoorbeeld hebt gekozen voor 'Loon normale uren' en er zijn op vijf dagen uren ingegeven, dan wordt op het overzicht één regel getoond met het totaal van de vijf ingevulde dagen.
Flexportal Powertools
de resultaten uit dit overzicht komen overeen met het 'Detailoverzicht' maar het exportbestand bevat 2 kolommen minder (de kolommen 'Declaratie tekst loonslip' en 'Declaratie tekst factuur' ontbreken). Hierdoor kun je het importeren in de powertools van Flexportal, bijvoorbeeld voor de berekening van het gemiddelde aantal gewerkte uren op feestdagen.

Memovelden plaatsing
Hier kun je 2 memovelden van de plaatsing, indien dit van toepassing is, selecteren. Heb je een of twee memovelden geselecteerd dan wordt het resultaat van deze memovelden, indien ingevuld, getoond in het export bestand.

Informatie afdrukken

Altijd
alle gegevens worden getoond
Indien aantallen verschillen
gegevens worden alleen getoond als de verloonde en gefactureerde aantallen van elkaar afwijken

Filterinstellingen toepassen op
Als bij de filterinstellingen van het overzicht hebt gekozen voor 'Relatiebeheerder', 'Locatie' of 'Rayon' dan bepaal je met deze instelling of het overzicht resultaten toont die horen bij de relatie of flexwerker hoort. Dit betreft de gegevens zoals de urendeclaraties is verloond en gefactureerd. Indien er later wijzigingen zijn aangebracht ten opzichte van de locatie en/of relatiebeheerder van relatie en/of flexwerker wordt hier geen rekening mee gehouden.

Persoon
Je kunt hier een flexwerker of een vaste medewerker selecteren, afhankelijk van wat je hebt ingevuld bij 'Type persoon'. Er worden alleen gegevens getoond van de gekozen flexwerker of vaste medewerker.

Relatie
Je kunt hier een relatie selecteren. Er worden alleen gegevens getoond van de gekozen relatie.

Selecteer volgens rubriek
Je kunt hier een selectie maken op de rubricering van de looncomponenten. Je hebt de keuze uit:

N.v.t.
Werkkostenregeling
Gerichte vrijstelling
Nihilwaardering
Intermediaire kosten

Looncomponenten
Hier selecteer je één of meerdere looncomponenten. Tevens is een multiselect mogelijk waarbij alle onderliggende looncomponenten worden geselecteerd. Je kunt alleen een selectie maken van componenten die horen bij de typen 'Loon in geld' en 'Vergoedingen/inhoudingen onbelast'. Dit zijn componenten die als declaratieregels verwerkt zijn in een urendeclaratie. Er kunnen maximaal 100 looncomponenten tegelijk worden gekozen. Als je een vinkje zet achter het looncomponenttype 'Loon normale uren' dan zijn automatisch alle componenten die daaronder vallen geselecteerd. Afhankelijk van de geselecteerde rubricering zijn bepaalde looncomponenten reeds geselecteerd. Deze reeds geselecteerde looncomponenten zijn te deselecteren. Als een multiselect is gemaakt, het overzicht periodiek wordt ingepland en er wordt daarna een nieuw looncomponent aangemaakt, wordt dit nieuwe looncomponent niet automatisch geselecteerd; hiervoor is dus een wijziging nodig in het ingeplande overzicht.

Toon alle looncomponenten

Met deze optie toon je alle (niet) operationele looncomponenten.

Groeperen en sorteren

Groeperen op
Als je het overzicht wil groeperen heb je de keuze uit:

Locatie persoon
Locatie relatie
Niet groeperen (Standaard instelling)

Op volgorde van
In dit veld geef je de volgorde aan waarop de lijst getoond dient te worden, je hebt de keuze uit:

Debiteurennummer
Naam persoon
Naam relatie
Registratienummer persoon (Standaard instelling)
Registratienummer relatie

Op het totaal overzicht wordt getoond:

het registratienummer van de persoon
de naam van de persoon
het looncomponenttype
het looncomponent
gesommeerde aantallen en soort voor verloning/facturering
loonbedrag
uren/aantallen en het soort (uren of vergoeding/inhouding) die zijn gefactureerd
het factuurbedrag
de geselecteerde looncomponenten
aantal verwerkte urendeclaraties
totaal
legenda

Op het detail overzicht wordt getoond:

het registratienummer van de persoon
de naam van de persoon
Declaratie jaar
Declaratietijdvak
loonspecificatienummer
het looncomponent
datum waarop is gewerkt
Loon aantal
Loon soort
loonbedrag
het registratienummer relatie
debiteurennummer relatie
naam van de relatie
de factuurdatum
het factuurnummer
factuur aantal
factuur soort
het factuurbedrag
afwijkend BTW tarief (indien van toepassing)
declaratienummer
aantal verwerkte urendeclaraties
totaal
legenda

Afhankelijk van de selectiecriteria wordt de volgorde bepaald.

Exportbestand
Er is een exportbestand beschikbaar in CSV formaat. In het exportbestand zijn extra kolommen beschikbaar en het exportbestand is gelijk voor zowel het detailoverzicht als voor het totalenoverzicht. De kolommen in het exportbestand zijn:

registratienummer persoon
naam persoon
arbeidsmigrant
datum in dienst
einddatum arbeidsmigrant
looncomponent
factuur tekst
declaratie jaar
declaratietijdvak
loonspecificatie
datum gewerkt
loon aantal (uren tijdnotatie)
loon minuten
loon soort
uurloon plaatsing
percentage
uurloon o.b.v. toeslagpercentage
loonbedrag
registratienummer relatie
debiteurennummer
naam relatie
factuur datum
factuurnummer
factuur aantal (uren tijdnotatie)
factuur minuten
factuur soort
tarief
percentage relatie
tarief o.b.v. toeslagpercentage
factuurbedrag
afwijkend BTW
declaratienummer
BSN
kostenplaats
declaratie tekst loonslip
declaratie tekst factuur
memoveld 1
memoveld 2
business unit (indien van toepassing)
standaard werkweek
reverse billing factuurnummer
plaatsingsnummer
schemacode loonschema plaatsing*
schemanaam loonschema plaatsing*
schemacode tarievenschema plaatsing*
schemanaam tarievenschema plaatsing*

* Informatie over het toegepaste tarievenschema wordt in het overzicht alleen gevuld voor verloningen die hebben plaatsgevonden na medio april 2021. Informatie over het toegepaste loonschema wordt in het overzicht alleen gevuld voor verloningen die hebben plaatsgevonden na 21 maart 2024.

* Als er in één declaratie 2 of meerdere loon- en/of tarievenschema’s zijn toegepast (omdat er binnen het tijdvak van bijvoorbeeld een week, meerdere loon- en tariefafspraken vastliggen in de plaatsing met daarin verschillende loon- en/of tarievenschema’s), wordt voor alle dagen die binnen de declaratie vallen hetzelfde loon- en tarievenschema vermeld in het exportbestand van het overzicht. Dit is het loon- en/of tarievenschema uit de loon- en tariefafspraak die geselecteerd is bij het bewerken van de declaratie, bij de vraag welke situatie je wilt hanteren voor de toepassing van vergoedingen en inhoudingen.