Stap 2 2025-2026

Aanmaken verschillende overzichten

Wanneer je stap 1 hebt afgerond, kun je door naar stap 2. Stap 2 bestaat uit het aanmaken van verschillende overzichten. Denk hierbij aan het uitbetalen van de reserveringen, het aanpassen van de lonen en tarieven en het herwaarderen van de reserveringen. De verschillende overzichten kun je vinden via ‘Backoffice > Overzichten’. Mocht een van de overzichten hier nog niet tussen staan, kun je deze beschikbaar stellen via 'Beheer > Aansturing overzichten'.

Ons advies is om deze stap in week 51 of 52 uit te voeren. Heb je nog vragen over deze stap? Er is een FAQ beschikbaar voor stap 2 en je kunt het door Easyflex georganiseerde webinar terugkijken.

2.1.1 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema’s > Wettelijk percentage vakantiedagen' (deze stap is mogelijk al in stap 1.3.2 uitgevoerd)

In 2026 is het in Easyflex mogelijk om een percentage vast te leggen voor de opbouw van de wettelijke vakantiedagen. Afhankelijk van de grondslag die je hanteert kan dit percentage verschillen. Easyflex heeft het standaard percentage voor 2026 bepaald op basis van 230 netto werkbare dagen. Deze werking is gelijk aan de werking zoals je gewend bent. Ga je zelf uit van een andere grondslag, kan het percentage voor de opbouw van wettelijke vakantiedagen anders zijn. In de nieuwe uitzend cao wordt bijvoorbeeld uitgegaan van 260 werkbare dagen. Je kunt hier het juiste percentage inrichten.

Voorbeeld bij 230 werkbare dagen
Deze grondslag is gebaseerd op 261 sv-dagen minus 25 vakantiedagen minus 6 feestdagen. De berekening voor het percentage is dan als volgt:
20/230=8,70%

Voorbeeld bij 260 werkbare dagen
Deze grondslag staat in artikel 33 van de nieuwe uitzend cao. In artikel van 33 van de nieuwe uitzend cao is bepaald dat voor de waarde van een verlofdag mag worden uitgegaan van 0.385% per dag. De berekening voor het percentage is als volgt:
20*0.385 = 7,70%

Wil je dit percentage wijzigen? Zorg er dan voor dat je dit wijzigt vóór de eerste verloning over het nieuwe loonjaar. Na de eerste verloning van 2026 kun je deze instelling namelijk niet meer wijzigen.

Meer informatie over het gebruik van verschillende grondslagen in Easyflex vind je in onze FAQ

2.1.2 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema's' (deze stap is mogelijk al in stap 1.3.3 uitgevoerd)

In 2026 zijn er geen standaard reserveringspercentages meer vanuit de uitzend cao (ABU of NBBU). Je zult daarom zelf de juiste reserveringspercentages in moeten voeren vanuit de beloningsregeling van je inlener. Bij het openen van het loonjaar worden in de bestaande reserveringsschema’s de percentages vanuit 2025 overgenomen voor 2026. Wanneer je bestaande reserveringsschema’s blijft hanteren, dien je hier wel aanpassingen op door te voeren.
Je kunt er ook voor kiezen om nieuwe reserveringsschema’s aan te maken. De werking in Easyflex voor de reserveringsschema’s welke gelden vanaf 2026 is dat er per inlener/cao maar één reserveringsschema nodig is.

Wanneer je de koppeling met Inlenersbeloning.com gebruikt kun je reserveringsschema’s aanmaken vanuit de verstrekte beloning van de relatie. Zie hiervoor meer info op deze pagina.

Als je geen nieuwe reserveringsschema’s aanmaakt en je de bestaande reserveringsschema’s niet aanpast, dan worden hoogstwaarschijnlijk de verkeerde percentages gehanteerd en voldoe je daarmee niet aan de gelijkwaardige beloning. Volg de volgende stappen om gegevens juist in te voeren:

Maak nieuwe reserveringsschema’s aan (per inlener één nieuw schema) en geef hierin alle reserveringspercentages in volgens de cao/beloningsregeling van de inlener. Je kunt hiervoor cao-reserveringen toevoegen voor de reserveringen welke niet als standaard in het reserveringsschema staan. Bij een cao-reservering kun je instellen of deze mee moeten tellen in de kostprijs, of dat je ervoor kiest om dit niet te doen en de kosten na te factureren. Ook kun je voorzieningen toevoegen waarmee je de kostprijs verhoogd.
Heb je geen koppeling met Inlenersbeloning.com en heb je hulp nodig met het uitzoeken van de cao van de inlener? Gebruik dan de cao scan!;
Of wijzig bestaande reserveringsschema’s. Open ieder reserveringsschema voor 2026 óf maak het overzicht ‘Bedrijfsinstellingen (parameters)' voor 2026 aan (en zoek naar “Reserveringen” om alle reserveringsschema’s inzichtelijk te hebben in een rapport). Controleer per regel de ingevoerde percentages en pas deze waar nodig aan. Let erop dat je het jaar 2026 selecteert;

Het is niet per se meer nodig om nieuwe sectoren aan te maken. Lees hier wat de voor- en nadelen zijn en bepaal hoe je hiermee om wilt gaan.

2.2 'Backoffice > Overzichten > Reserveringen herwaarderen'

Flexwerkers met een arbeidsovereenkomst en vaste medewerkers bouwen reserveringen op in uren, die worden gewaardeerd tegen geld. Als deze flexwerkers of vaste medewerkers tijdens het opbouwen van de reserveringen een lager uurloon hadden dan bij de opname van de reserveringen, is het gevolg dat het uiteindelijke saldo in geld negatief is. Met behulp van dit overzicht wordt de stand in geld aangepast naar een saldo op basis van het laatst gehanteerde uurloon. De verschillen in geld worden in dit overzicht gelijk gesteld en de gewijzigde gegevens worden klaargezet voor de journaalpost. Je kunt dit overzicht ook aanmaken voor flexwerkers in sectorrisicogroep IA en IIA, omdat voor de reservering 'Tijd voor tijd' het saldo in uren leidend is.

Tip: Maak dit overzicht altijd eerst ‘pro forma' aan. Zijn de resultaten akkoord, maak het overzicht dan 'definitief’ aan.

Tip: Maak het overzicht ‘Reserveringen’ aan voor en na het aanmaken van het overzicht ‘Reserveringen herwaarderen’.

Tip: Plan het overzicht ‘Reserveringen herwaarderen’ in op 28-12-2025 in plaats van 31-12-2025. Dan worden de mutaties namelijk in de journaalposten lonen van 2025 weggeschreven.

2.3 'Backoffice > Overzichten > Uitbetalen reserveringen'

Met behulp van het overzicht 'Uitbetalen reserveringen' kun je een eindafrekening maken van de opgebouwde reserveringen. In de cao kun je bekijken welke reserveringen uitbetaald dienen te worden. Klik hier voor de procesbeschrijving voor het uitbetalen van reserveringen.

NIEUW! Het is nu mogelijk om in het overzicht ‘Uitbetalen reserveringen’ de bovenwettelijke vakantiedagen los uit te betalen van de wettelijke vakantiedagen. Wanneer je deze optie aanvinkt gebeurt dit enkel voor flexwerkers in sectorrisicogroep IA en IIA. Flexwerkers in sectorrisicogroep IB+IIB worden uitgesloten van het overzicht wanneer je deze optie aanvinkt. Wil je de reserveringen voor flexwerkers in sectorrisicogroep IB+IIB ook uitbetalen, dan draai je het overzicht 2 keer. Eén keer met het vinkje ‘Bovenwettelijke vakantiedagen’ aan, en één keer met dit vinkje uit.

Let op: wil je dat er van de uitbetaalde reserveringen een aparte loonspecificatie komt? Raadpleeg dan de FAQ.

2.4 Beëindigen plaatsingen ‘Allocatie’ en ‘Vakantiekracht’

Vanaf 2026 maakt de allocatiegroep geen onderdeel meer uit van de uitzend-cao. Ook ‘Vakantiekracht’ staat hier niet meer in. In de FAQ lees je hoe je deze plaatsingen kunt aanpassen/beëindigen.

2.5 ‘Backoffice > Overzichten > Exporteren/importeren loon- en tariefafspraken’

Maak je gebruik van loon-en tarievenschema’s? Dan kunnen de nieuwe gegevens voor 2026 alvast ingevoerd worden. Wanneer je dit doet worden deze gegevens ook mee overgenomen bij het importeren van het bestand vanuit het overzicht 'Exporteren/importeren loon- en tariefafspraken'. Bekijk hier de Easyvideo hoe je in bestaande loon- en tarievenschema’s een nieuwe datum toevoegt (vanaf 6:10 te bekijken).

Met dit overzicht kun je in de huidige plaatsingen nieuwe loon- en tariefafspraken importeren met o.a. de nieuwe reserveringsschema’s. Je maakt met dit overzicht eerst een export van al je huidige loon- en tariefafspraken. In dit exportbestand kun je kolommen aan gaan passen. Dit zijn o.a.: Ingangsdatum, sector en reserveringsschema.
Ook kun je in dit exportbestand de koppeling met Inlenersbeloning.com direct importeren in je huidige plaatsingen. Buiten eerder genoemde onderdelen kun je hiervoor dan aangeven welke beloningsregeling en functie geldt, en in welke schaal en trede de flexwerker valt.
Na het importeren van dit bestand wordt er automatisch een nieuwe loon- en tariefafspraak gemaakt met de ingegeven ingangsdatum. Lees hier de volledige info omtrent dit overzicht.

2.6 'Backoffice > Overzichten > Collectieve loon/tarief aanpassingen'

Met het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen' kun je de uurlonen en/of tarieven van alle plaatsingen in één keer aanpassen. Dit hoef je dus niet per plaatsing te doen. Maak dit overzicht ook aan als de uurlonen en tarieven niet wijzigen. Dit overzicht zorgt er namelijk ook voor dat de kostprijzen van 2026 in de plaatsingen komen te staan. Voordat je dit overzicht aanmaakt, moet je wel over de juiste kostprijsfactoren beschikken. Deze zijn vanuit stap 1 van de jaarwissel berekend. Klik hier voor een uitgebreide procesbeschrijving van het overzicht. Bekijk hier de FAQ en de boekingsdata.

Er zijn verschillende mogelijkheden in het overzicht die je kunt gebruiken voor het doorvoeren van gegevens van de jaarwissel.

Kostprijzen doorvoeren
Ingangsdatum 01-01-2026.
Ophogen tot minimumloon
Ingangsdatum 01-01-2026.
Ophogen lonen en/of tarieven
Ingangsdatum zelf bepalen a.d.h.v. gegevens die wijzigen.
Ophogen aan de hand van loon- en tarievenschema
Ingangsdatum zelf bepalen a.d.h.v. gegevens die wijzigen.

Let op: Wanneer je gebruik maakt van loon- en/of tarievenschema’s, kun je de lonen, tarieven en onbelaste kilometervergoeding enkel doorvoeren met de optie ‘Bijwerken aan de hand van loon- en/of tariefschema’. Je kan een nieuwe situatie vastleggen in het loon- en/of tarievenschema, waarna je deze middels het overzicht ‘Collectieve loon/tariefaanpassingen’ collectief kunt doorvoeren in de desbetreffende plaatsingen. Ook de kostprijzen voer je in dit geval door middel van de optie ‘Bijwerken aan de hand van loon- en/of tariefschema’, echter hoef je voor enkel de kostprijzen niet eerst een nieuwe situatie vast te leggen in de loon- en/of tarievenschema’s.

2.7 'Backoffice > Overzichten > Afwijkende reserveringspercentages'

Bij het doorvoeren van stap 1 van de jaarwissel zijn de gegevens die met ingang van het nieuwe jaar worden vastgelegd leidend. Dus er wordt dan niet meer gekeken naar de de afwijkende reserveringspercentages die bij de flexwerker vastliggen maar naar de situatie in ‘Beheer’. Met het overzicht 'Afwijkende reserveringspercentages' kun je een overzicht genereren waarop inzichtelijk wordt bij welke flexwerker(s) een afwijkend reserveringspercentage is vastgelegd op het tabblad 'Cao-overige'. Hierna kun je de gegevens ook kopiëren naar een nieuwe datum, zodat je dit niet bij alle flexwerkers handmatig vast hoeft te leggen.

Indien je in 2026 de afwijkende reserveringspercentages wilt blijven toepassen, kun je hier het overzicht ‘Afwijkende reserveringspercentages’ voor aanmaken. Maak een keuze voor één specifiek reserveringsschema of kies voor ‘Alle reserveringschema's' en selecteer 'Loonjaar > 2025'. Je kunt dit rapport eerst controleren. Wanneer akkoord kun je middels de optie ‘Kopieer gegevens’ de afwijkende reserveringspercentages naar een nieuwe datum kopiëren. Geef hier de datum 01-01-2026 in.
Mocht je dit niet bij iedereen die op het overzicht staat willen doorvoeren, kun je de afwijkende reserveringspercentages ook handmatig vastleggen bij de flexwerker op het tabblad 'Cao-overige > Afwijkende reservering percentages’.

Controleer met je inlener of het afwijkende reserveringspercentage toereikend is om te voldoen aan de gelijkwaardige beloning.

Let op: Maak het overzicht altijd eerst aan zonder te kopiëren om te controleren welke reserveringsschema’s worden gekopieerd.

2.8 'Backoffice > Overzichten > PAWW Compensatie' en PAWW Compensatie aanzetten per inlener (indien van toepassing)

Tijdens de afgelopen verloningen kan er bij flexwerkers een verschil zijn ontstaan tussen de PAWW bijdrage en de PAWW compensatie. Met het overzicht ‘PAWW compensatie’ kun je inzichtelijk krijgen of er inderdaad verschillen zijn ontstaan en bij welke flexwerkers dit het geval is. Middels dit overzicht kun je direct een urendeclaratie laten vullen.

Tip: Dit overzicht wil je na de laatste verloning van 2025 aanmaken. Wanneer je deze stap in 2025 doet, kun je het overzicht alvast inplannen op een datum ('Wanneer verwerken > Op datum'). Geef een datum in ná jullie dag van verlonen en laat het rapport per mail sturen.

Tot en met 2025 werd er voor de PAWW zowel een inhouding als een compensatie toegepast op het loon van de flexwerker. Vanaf 2026 verdwijnt de PAWW compensatie uit de ABU en NBBU cao. Standaard vindt er dan alleen nog een inhouding plaatsing. Deze richt je in bij de sociale verzekeringen (wordt automatisch overgenomen van 2025). Indien de inlener zijn vaste medewerkers een compensatie geeft voor deze premie, dien je dit vanuit de gelijkwaardigheid ook voor flexwerkers te compenseren. Bij relaties waarbij hier sprake van is zet je op het tabblad ‘Inlenersbeloning > Cao gegevens’ de compensatie aan door middel van het invullen van een startdatum. Je hoeft geen percentage vast te leggen. De compensatie is, net als in 2025, ter hoogte van het bedrag van de inhouding.

2.9 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten > Pensioencompensatie’ (optioneel)

Bij het openen van loonjaar 2026 wordt door Easyflex automatisch een nieuw looncomponent ‘Pensioencompensatie’ onder ‘Vergoedingen belast’ aangemaakt. Dit looncomponent staat standaard op ‘Factureren > Nee’. Wil je dit wijzigen, dan kan dat vóór de eerste verloning met dit looncomponent.
Voor werkmaatschappijen die het 4-cijferig rekeningschema van Easyflex gebruiken is het nieuwe looncomponent aan grootboeknummer 7199 gekoppeld. Voor werkmaatschappijen die het 5-cijferig rekeningschema van Easyflex gebruiken is het nieuwe looncomponent aan grootboeknummer 71099 gekoppeld. Indien gewenst kun je dit grootboeknummer wijzigen.
Gebruik je een rekeningschema van meer dan 5 cijfers, dan is het nieuwe looncomponent niet automatisch aan een grootboeknummer gekoppeld. Je dient deze dan zelf aan een grootboeknummer te koppelen.

2.10 'Backoffice > Overzichten > Reserveringen'

Door het overzicht 'Reserveringen' aan te maken met de optie 'Actuele stand', kun je de stand van de reserveringen controleren. Nu hangt het er vanaf welke stand reserveringen je wilt zien; is dit de stand van reserveringen van einde van het jaar (dus op de datum 31-12-2025) óf de stand van reserveringen na de laatste verloning van 2025. We adviseren je om het overzicht nu al in te stellen op de gewenste datum(s) bij 'Wanneer verwerken > Op datum’ en laat het rapport per mail sturen.

Voorbeeld: Je verwerkt altijd op donderdag de verloning van de voorgaande week. Dan kun je dit overzicht instellen op (één van) de gewenste datum(s), afhankelijk van welke gegevens je wilt zien:

31-12-2025: Hierin zitten dan de verloonde gegevens t/m deze datum. Dit is dan de stand op 31-12-2025 maar in dit voorbeeld heb je dan de verloonde gegevens t/m week 51-2025 inzichtelijk;
04-01-2026: Hierin zitten dan de verloonde gegevens t/m deze datum, waarin we er in dit voorbeeld van uitgaan dat je t/m week 52-2025 volledig hebt verwerkt. Deze instelling geeft de daadwerkelijke stand van de reserveringen weer na de laatste verloning van 2025.

2.11 'Backoffice > Overzichten > Herziening lage premie'

In een aantal gevallen mag de lage WW-premie worden toegepast, waaronder bij een onbepaalde tijd arbeidsovereenkomst dat geen oproep is en schriftelijk is vastgelegd. Vanaf 2022 geldt hier echter nog wel een extra regel: er mag niet meer dan 30% zijn afgeweken van het aantal vastgelegde contracturen indien het aantal contracturen lager is dan 30 uur per week. Als de afwijking meer dan 30% is, moet de lage premie worden herzien en moet de hoge premie worden toegepast.

Om inzicht te krijgen bij welke flexwerkers dit aan de hand is, maar ook wie tegen de grens zit (zodat hierop geanticipeerd kan worden), kan het overzicht 'Herziening lage premie' worden gebruikt. Voor flexwerkers waarvoor de lage premie herzien moet worden, dient eerst de WW-premie op tabblad 'Cao-overige' aangepast te worden per de juiste datum naar 'Hoge premie - herzien'. Vervolgens dienen de flexwerkers herrekend te worden door middel van het overzicht 'Herrekenen verloningen'. In de eerstvolgende loonaangifte wordt dan de hoge WW-premie berekend en de tag 'Herzien' meegestuurd.

Let op: Zorg dat je het overzicht ‘Herziening lage premie’ aanmaakt voordat het loonjaar 2025 wordt gesloten. Met het aanmaken van het overzicht wordt namelijk inzichtelijk bij welke flexwerkers is afgeweken zodat dit nog kan worden gecorrigeerd. Wanneer het loonjaar al is afgesloten en blijkt dat de herziening nog gedaan dient te worden, is het nodig dat het loonjaar voor 2025 weer door Easyflex wordt geopend.

2.12.1 ‘Flexwerkers > Vaste beloningen > Vast loon’ (optioneel)

Wanneer je gebruik maakt van ‘Vast loon’, adviseren we om een nieuwe situatie vast te leggen en de oude vaste beloning af te sluiten. Dit in verband met de berekening en controle op het nieuwe minimumuurloon 2026. Voor loontijdvakken van week- en 4-weken geef je de ingangsdatum 29-12-2025 in. Voor het loontijdvak maand geef je de ingangsdatum 01-01-2026 in.

Bekijk de volledige procesbeschrijving voor meer informatie.

2.12.2 ‘Flexwerkers > Vaste beloningen > ET-uitruil huisvesting’

Het is mogelijk om voor meerdere flexwerkers tegelijk de vaste beloning te beëindigen en opnieuw vast te leggen met het nieuwe huurbedrag. Dit kan middels een batch actie via ‘Frontoffice > Matching’, klik hier voor meer informatie over de batch actie. Voor meer informatie over het Prijs Kwaliteitssysteem (PKS) kun je de volgende FAQ raadplegen.

Let op: Vanaf 2026 mogen werkgevers bepaalde kosten, zoals levensonderhoud niet meer onbelast vergoeden. In Easyflex worden deze kosten vastgelegd onder het component ‘ET uitruil overige kosten’. Je kunt deze vergoeding middels een ‘Batch Actie’ beëindigen.

2.12.3 ‘Bruteren opgebouwde schulden uit huisvesting’

Per 2025 moeten huisvestingschulden per 4-weken worden bijgehouden. Indien deze niet meer verrekend kunnen worden, komen deze te vervallen. De Belastingdienst heeft als standpunt ingenomen dat dit moeten worden gebruteerd. Voor meer informatie kun je de procesbeschrijving raadplegen.

Stap 2 van de jaarwissel is nu afgerond! Klik hier om naar stap 3 te gaan.