Via dit tabblad zie je informatie met betrekking tot de arbeidsovereenkomst en de fase van de flexwerker. Daarnaast kan je hier loonbeslagen en afwijkende reservering percentages vastleggen. 


Dienstverbanden

In dit veld worden de dienstverbanden van de flexwerker gearchiveerd. Het betreft hier alleen de dienstverbanden met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde/onbepaalde tijd of voor de duur van een project, tussen de flexwerker en de werkmaatschappij. Overeenkomsten met een uitzendbeding worden niet vastgelegd op dit tabblad. Deze leg je vast vanuit de plaatsing. 

Huidige situatie

In dit veld wordt het huidige dienstverband van de flexwerker getoond. Wanneer je de knop 'Historie' activeert, zie je de cao stappen van de flexwerker. Easyflex toont een waarschuwing bij het openen van de historie gegevens omdat het bewerken van de gegevens de werking van Easyflex kan beïnvloeden. Wanneer je opvolgend werkgeverschap hebt vastgelegd bij de flexwerker pas je hierna ook de historie aan om aan te geven in welke fase dit opvolgend werkgeverschap was. Je selecteert de stap welke door Easyflex automatisch is aangemaakt en wijzigt nu de datum 'Vanaf' naar de ingangsdatum van het opvolgend werkgeverschap. Easyflex berekend nu de gewerkte weken door middel van de ingevoerde gegevens bij opvolgend werkgeverschap en je wijzigt indien van toepassing het cao advies voor de flexwerker. Het is ook mogelijk om een autorisatierol vast te leggen voor het bewerken van deze gegevens. Zie hiervoor Beheer > Bedrijfsinstellingen > autorisatie flexwerkers.

Arbeidsovereenkomst

In dit veld wordt de huidige arbeidsovereenkomst van de flexwerker getoond. Wanneer je de knop 'Zoeken' selecteert, kan je een nieuw dienstverband invoeren, beëindigen of verwijderen. Easyflex controleert eerst de autorisatiestatus van de flexwerker. Is deze 'Geel' wordt een melding getoond. Afhankelijk van de autorisatiestatus gegevens binnen de bedrijfsinstellingen, kan je een arbeidsovereenkomst aanmaken of niet. Wanneer de autorisatiestatus van de flexwerker 'Rood' is, kan er geen arbeidsovereenkomst worden aangemaakt, ook niet door de medewerker met de betreffende autorisatierol.

Reden vastlegging

In dit veld kan je een reden voor vastlegging van het dienstverband selecteren. Je kan kiezen voor 'Aangegaan dienstverband' of 'Opvolgend werkgeverschap'. Wanneer je binnen een advies gekozen hebt voor 'Genereer contract voor .......' wordt in dit veld getoond 'Automatisch gegenereerd dienstverband'.

Wanneer er gekozen is voor 'Opvolgend werkgeverschap' wordt er bij het vastleggen van de overeenkomst geen WW-premie vastgelegd.

Ingangsdatum (verplicht)

Easyflex toont automatisch de huidige systeemdatum. Je kan deze aanpassen. Voor het selecteren van een arbeidsovereenkomst activeer je de knop 'Contractadvies'.

Voordat de adviezen getoond worden kan Easyflex je het scherm 'Meldingen m.b.t. arbeidsovereenkomst' tonen. Hierin staan problemen, waarschuwingen of aandachtspunten. Wanneer er een 'Probleem' op staat los je deze eerst op. Hierna kun je pas verder met het aanmaken van een arbeidsovereenkomst.

Bij een ingangsdatum vanaf 01-01-2020 krijg je vervolgens onderstaand scherm te zien waarin je een aantal keuzes dient te maken. De standaard instelling die getoond worden leg je vast in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Dienstverbanden'. Indien er in de Beheersinstellingen voor elke waardes slechts 1 opties beschikbaar is gesteld, wordt onderstaand scherm niet getoond.

De keuzes zijn van invloed op de WW-premie, de loonaangifte en de contractadviezen waar je in de volgende stap een keuze uit kunt maken. Je hebt de keuze uit:

- Uitzenden/payrolling: Uitzendovereenkomst, Payrollovereenkomst of Periode/keten (voor vaste medewerkers hoef je deze keuze niet te maken omdat er altijd sprake is van het Periode/keten systeem)
- Oproepovereenkomst: Ja, Nee of Jaarurennorm
- BBL: N.v.t., BBL of Leeftijdseis (alleen beschikbaar indien jonger dan 18 jaar)

Zodra je kiest voor 'Contractadvies' krijg je alle adviezen te zien die aansluiten bij de gemaakte keuzes en selecteer je het gewenste advies.

Werkgever (opvolgend w.g.)

Wanneer je een arbeidsovereenkomst aanmaakt in verband met opvolgend werkgeverschap, geef je in dit veld de vorige werkgever in. Wanneer deze werkgever een relatie van jouw werkmaatschappij is, kan je deze werkgever opzoeken door het activeren van de knop 'Zoeken'. Je kunt hier anders ook kiezen voor jullie eigen bedrijfsnaam. Er is sprake van opvolgend werkgeverschap als een flexwerker dezelfde of soortgelijke werkzaamheden voortzet op dezelfde werkplek, maar op grond van een arbeidsovereenkomst met een andere werkgever. De flexwerker zet zijn reeds opgebouwde rechten dan bij de opvolgend werkgever voort.

Soort arbeidsovereenkomst (verplicht)

In dit veld dien je het soort arbeidsovereenkomst in te geven. Wanneer je de regelgeving van de ABU-cao volgt, heb je de keuze uit:

  • Voor bepaalde tijd
  • Voor de duur van het project
  • Voor onbepaalde tijd

Volg je de regelgeving van de NBBU-cao dan heb je de keuze uit:

  • Voor bepaalde tijd
  • Voor bepaalde tijd volgens het periode-/ketensysteem 
  • Voor onbepaalde tijd

Wanneer je automatisch een dienstverband genereert, kan je geen keuze maken en wordt de soort arbeidsovereenkomst automatisch gevuld.

Contractvorm (verplicht)

Na de keuze van het soort contract bij 'Contractadvies' wordt er automatisch een contractvorm ingevuld. 

Volgnummer contract

Wanneer een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd of voor de duur van het project is geselecteerd, wordt dit veld automatisch door Easyflex gevuld met het volgnummer van het contract. Wanneer dit de eerste arbeidsovereenkomst van de flexwerker is, wordt het cijfer 1 getoond. Wanneer een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd is geselecteerd, blijft dit veld leeg. Er hoeven dan volgens de cao geen contracten te worden geteld. Bij het vastleggen van de arbeidsovereenkomst kan je zelf het volgnummer van het contract nog wijzigen. Dit doe je bijvoorbeeld wanneer er al opvolgende contracten zijn. Of wanneer je een nieuwe overeenkomst vastlegt omdat de indicatie 'Oproepovereenkomst' wijzigt maar er feitelijk geen sprake is van een nieuwe arbeidsovereenkomst. In Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie flexwerkers is een autorisatie toegevoegd om het volgnummer te mogen wijzigen. Indien de autorisatie niet is ingesteld heeft iedereen de rechten om het volgnummer aan te passen.

Let op: wanneer je een uitzonderingscontract voor Fase B hebt geselecteerd voor de optie 'BBL’ of 'Leeftijdseis’ wordt het volgnummer voor dit contract niet gevuld. Deze contracten tellen namelijk niet mee voor het aantal contracten dat in Fase B gegeven mag worden.

Nul-urencontract

In dit veld kun je aangeven of de arbeidsovereenkomst een nul-urencontract is.

Loonheffing dagtabel

Als de arbeidsovereenkomst een nul-urencontract is, leg je vast of de dagtabel moet worden toegepast.

Aantal weken dagtabel

Wanneer je hebt aangegeven dat de dagtabel moet worden toegepast geef je hier aan hoeveel weken deze moet worden toegepast.

Aard arbeidsverhouding (verplicht)

In dit veld dien je een arbeidsverhouding te selecteren, de fiscus heeft bepaald dat de volgende keuzes beschikbaar moeten zijn:

  • Arbeidsovereenkomst
  • Uitzendkracht
  • Payrollovereenkomst

Arbeidsovereenkomst:
Deze optie wordt gekozen wanneer er geen sprake is van een uitzendovereenkomst of een payrollovereenkomst. De aard arbeidsverhouding 'Arbeidsovereenkomst' wordt gekozen wanneer er niet aan de criteria van artikel 7:690 BW cq 7:691 BW wordt voldaan. 

Uitzendkracht:
Deze optie wordt gekozen wanneer het gaat om het ter beschikking stellen van arbeid zoals opgenomen in artikel 7:690 BW en 7:691 BW, en waarbij de volgende drie criteria cumulatief niet van toepassing zijn:

a. de opdrachtgever heeft zelf onder zijn verantwoordelijkheid de werknemer geworven en geselecteerd;
b. er is sprake van exclusiviteit. Dat wil zeggen, de werkgever als bedoeld in artikel 7:690 BW en de opdrachtgever zijn voor de opdracht expliciet overeengekomen dat de werknemer via de werkgever uitsluitend en alleen aan de opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld zonder dat de werkgever het recht heeft om de werknemer elders structureel ter beschikking te stellen; en
c. de opdrachtgever draagt verantwoordelijkheid als het gaat om het te voeren personeelsbeleid met betrekking tot de werknemer.

Payroll: 
Indien er sprake is voor payrolling dien je een payrollovereenkomst aan te maken. In de loonaangifte wordt onderscheid gemaakt in het soort overeenkomst en het aangeven van de juiste optie in de arbeidsovereenkomst is hiervoor van belang. Vanaf het loonjaar 2020 geldt dat als een flexwerker een arbeidsovereenkomst heeft met aard arbeidsverhouding 'Payrollovereenkomst', er ook alleen plaatsingen kunnen worden aangemaakt met leveringswijze 'Payroll'. Indien er geen arbeidsovereenkomst is en alleen maar een payroll plaatsing (leveringswijze in plaatsing) dan wordt het ook payroll, maar als er geen arbeidsovereenkomst is en zowel payroll als uitzenden vastligt als leveringswijze wordt het uitzenden. Dit omdat de Belastingdienst specifieke eisen stelt aan wanneer iemand wordt gepayrolld.

Hoedanigheid

In dit veld selecteer je de hoedanigheid van de flexwerker, dit kan van belang zijn voor het betalen van diverse premies en voor de werknemersverzekeringen. Je hebt de keuze uit:

  • Familie van eigenaar
  • Vorige eigenaar
  • Directeur/DGA

Bepaalde combinaties van 'Aard arbeidsverhouding' en Hoedanigheid' zijn niet mogelijk. Als je bij 'Aard arbeidsverhouding' hebt gekozen voor 'Arbeidsovereenkomst' ben je niet verplicht om een hoedanigheid in te geven. Wanneer je wel een 'hoedanigheid' wilt selecteren zijn alle vier de mogelijkheden beschikbaar. Wanneer je echter een combinatie ingeeft welke niet is toegestaan, toont Easyflex je een foutmelding. Deze codering van de belastingdienst geeft bijzonder omstandigheden voor het verzekerd zijn voor werknemersverzekeringen aan. Als deze situatie zich voordoet, moet de inhoudingsplichtige dit opgeven, met name indien de werknemer verzekerd is voor de werknemersverzekeringen. Wanneer je gekozen hebt voor 'Uitzendkracht' ben je ook niet verplicht om een hoedanigheid in te geven, echter als je wel een hoedanigheid wilt selecteren, kan je alleen kiezen voor 'Familie van eigenaar' en 'Vorige eigenaar'.

Oproep

Je hebt de keuze tussen 'Ja', 'Nee',  en 'Jaarurennorm'. De gemaakte keuze wordt meegestuurd in de loonaangifte. Na het opslaan van de arbeidsovereenkomst is het niet meer mogelijk om dit veld te wijzigen. Indien de indicatie wijzigt dien je een nieuwe arbeidsovereenkomst vast te leggen. Eventueel kun je het volgnummer van de overeenkomst aanpassen.

Contract Uitzondering

Wanneer je bij het vastleggen van een arbeidsovereenkomst gekozen hebt voor een uitzonderingscontract wordt dit veld gevuld met één van de volgende opties:

  • BBL
    • BBL (Aard arbeidsverhouding 83) (standaard)
      In de loonaangifte wordt Code aard arbeidsverhouding 83 aangegeven, ongeacht wat er bij 'Aard arbeidsverhouding' is vastgelegd. Als code 83 wordt aangegeven, is het nodig om de lage WW-premie toe te passen om een foutmelding in de loonaangifte te voorkomen. Voor het toepassen van de lage WW-premie voor BBL’ers is een getekende praktijkovereenkomst verplicht.
    • BBL (Aard arbeidsverhouding niet 83)
      In de loonaangifte wordt Code aard arbeidsverhouding 1 of 11 aangegeven. Dit s afhankelijk van de keuze bij 'Aard arbeidsverhouding'. Bij 'Arbeidsovereenkomst' wordt het code 1 en bij 'Uitzendkracht' wordt het code 11. De hoge premie kan dan worden toegepast en er is in dat geval geen getekende praktijkovereenkomst nodig. 
      Let op: voor beide opties geldt dat bij wijzigingen hierin een nieuwe plaatsing vereist is, anders blijft de oude code gebruikt worden.
  • Leeftijdseis

Wanneer je geen uitzonderingscontract gekozen hebt is de Contract uitzondering niet van toepassing.

Loondagen per 4 weken / aantal dagen (verplicht)

In dit veld geef je aan hoe de loondagen per 4 weken verlopen, je hebt de keuze uit 'Regelmatig' of 'Onregelmatig'. Wanneer je voor 'Regelmatig' kiest, moet je ook het aantal dagen op te geven.

Basisloon (verplicht)

In dit veld geef je het basisloon van de flexwerker in. Je geeft het basisloon in om daarna tot een berekening van een uurloon te komen. Na het ingeven van het basisloon kies je de uitbetaal periode. Je hebt de keuze uit:

  • Week
  • 4-weken
  • Maand

Als de arbeidsovereenkomst een nul-urencontract is dit veld niet beschikbaar.

Aantal uren per week/4-weken/maand (verplicht)

Geef het aantal uur van het contract in. Easyflex rekent nu vanuit het basisloon het uurloon uit. Als de arbeidsovereenkomst een nul-urencontract is dit veld niet beschikbaar.

Bij leegloop loonbetaling

In dit veld geef je aan of er loonbetaling plaats moet vinden bij leegloop. Afhankelijk van de soort arbeidsovereenkomst kan je wel of geen keuze maken. De mogelijkheden zijn:

  • Continueren
  • Deels uitgesloten
  • Volledig uitgesloten

Wanneer je kiest voor 'Continueren' of 'Deels uitgesloten' ben je verplicht om het aantal weken van doorbetaling in te geven. Dit aantal moet liggen tussen 1 week en 26 weken.

Standaard uren per dag

In dit veld leg je de standaard uren per dag vast. Als de arbeidsovereenkomst een nul-urencontract is, is dit veld niet beschikbaar.

Sectorrisicogroep

Kies de sectorrisicogroep welke van toepassing is. De sectorrisicogroepen die actief zijn op de ingangsdatum van de arbeidsovereenkomst worden getoond. Je kunt een keuze maken uit de sectorrisicogroepen welke zijn aangemaakt voor flexwerkers/vaste medewerkers met een arbeidsovereenkomst (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sector risicogroepen). 

Einddatum / Reden UWV

Wanneer je een arbeidsovereenkomst hebt gekozen voor bepaalde tijd, dien je in dit veld de einddatum van de arbeidsovereenkomst in te geven. Ook geef je de reden van beëindigen aan. Deze reden wordt bij het eindigen van de inkomstenverhouding meegestuurd in de loonaangifte. De te selecteren redenen  zijn conform de richtlijnen van de Belastingdienst en als volgt:

  • Opzegging WG proeftijd = 01 Opzegging door de werkgever binnen de proeftijd 
  • Ontbinding rechter WG = 03 Ontbinding door rechter op verzoek van de werkgever 
  • Wederzijds goedvinden WG = 04 Beëindiging arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden op initiatief van de werkgever 
  • Arbeidsongeschiktheid UWV = 05 Opzegging door de werkgever vanwege langdurige arbeidsongeschiktheid met toestemming van UWV
  • Economische reden UWV = 06 Opzegging door de werkgever vanwege bedrijfseconomische redenen met toestemming van het UWV
  • Beëindigd door WN = 20 Einde arbeidsovereenkomst door opzegging werknemer, door toedoen werknemer of op initiatief van de werknemer 
  • Op staande voet = 21 Opzegging door werkgever om dringende reden (ontslag op staande voet) 
  • Einde arbeidsverhouding = 30 Einde van rechtswege vanwege verstrijken duur arbeidsverhouding voor bepaalde tijd 
  • Van rechtswege overig = 31 Einde van rechtswege, om een andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden, e.d.)
  • Loopt door bij nieuwe WG = 91 De arbeidsverhouding loopt door bij een nieuwe werkgever
  • Opgevolgd bij dezelfde WG = 92 De arbeidsverhouding wordt zonder onderbreking opgevolgd door een nieuwe arbeidsverhouding bij dezelfde werkgever
  • Overige reden = 99 Een andere, hiervoor niet genoemde reden

Let op: Na het archiveren van de arbeidsovereenkomst is de het veld 'Reden UWV' disabled en niet meer te wijzigen. indien je de reden wilt wijzigen kun je de einddatum wijzigen en weer terugzetten, het veld 'Reden UWV' is dan weer te wijzigen.

Bepaling einde project

Wanneer je een arbeidsovereenkomst hebt gekozen voor de duur van het project, dien je in dit veld bepaling einde project in te geven.

Toelichting beëindiging

In dit veld kan je een toelichting ingeven voor beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

Afwijkend cao advies

Indien er sprake is van een seizoenscontract mag de ketentelling na een onderbreking van 3 maanden opnieuw beginnen. Wanneer de checkbox 'Afwijkend cao advies' is aangevinkt zal het afwijkende cao advies toegepast worden bij het opvragen van het contractadvies. Je kunt kiezen voor seizoensarbeid indien:

  • Er sprake is van een contract voor periode/keten of een payrollovereenkomst voor bepaalde tijd;
  • Het contract niet langer is dan 9 maanden.

Afdrukken/archiveren van nieuw contract

Easyflex voert een conflictcontrole uit wanneer je een nieuwe arbeidsovereenkomst wilt afdrukken en/of archiveren. Deze conflictcontrole controleert of er plaatsingen zijn vastgelegd welke mogelijk kunnen conflicteren met de arbeidsovereenkomst. 

Contract

Wanneer alle velden zijn ingegeven gebruik je de knop 'start bewerken document'. Easyflex creëert nu een arbeidsovereenkomst volgens de ingegeven gegevens.

Signaleren aanzegtermijn

Wanneer je een arbeidsovereenkomst genereert wordt er automatisch een vinkje gezet voor het signaleren op het aanzegtermijn. Wanneer je geen signalering wenst kun je het vinkje uitzetten.  Als twee contracten hetzelfde volgnummer hebben, dan worden beide contracten aan- of uitgevinkt.


WW-premie

Situatie met ingang van

Wanneer je de knop 'Nieuw' kiest, wordt er een nieuw scherm 'Ingangsdatum WW-premie' geopend. In dit scherm voer je een nieuwe ingangsdatum voor het vastleggen van een WW-premie. Met de knop 'Nieuw'  kun je kiezen voor de opties 'Hoge premie'  en 'Lage premie'.  Via de knop 'Wijzig' kun je de reeds vastgelegde premie wijzigen. Welke opties dan beschikbaar zijn is afhankelijk of er in die periode al verloond en/of aangifte gedaan is. De mogelijke opties zijn:

  • Lage premie
    Indien de situatie voldoet aan de voorwaarden van de Belastingdienst voor het mogen toepassen van de lage premie pas je deze toe. De standaard voorwaarden zijn dat er sprake moet zijn van een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en welke geen oproep- of 0-urenovereenkomst is. 
  • Hoge premie
    In alle ander gevallen pas je de hoge premie toe.
  • Hoge premie - herzien
    Van herzien is er sprake als de standaard voorwaarden voor de lage premie nog wel van toepassing zijn maar de hoge premie met terugwerkende kracht moet worden toepast vanwege een van de volgende redenen:
    - de onbepaalde tijd arbeidsovereenkomst uiterlijk 2 maanden na aanvang van de dienstbetrekking eindigt;
    - er in een kalenderjaar 30% meer uren verloond zijn dan in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd. 
  • Hoge premie - correctie
    Je kiest voor de optie correctie als je per ongeluk hebt verloond met de verkeerde premie of er een verkeerde situatie was vastgelegd.

Bij het aanmaken van een arbeidsovereenkomst of een plaatsing wordt automatisch een WW-premie vastgelegd op basis van het soort arbeidsovereenkomst en/of soort plaatsing.

Naast de WW-premie geef je in dit scherm ook aan of de 'Studentenbaan' voor deze flexwerker van toepassing is. Indien de studentenbaan nog aan staat terwijl de flexwerker de leeftijd van 21 jaar bereikt heeft, volgt er een melding op de controlelijst van de flexwerker. Er kan niet verloond worden indien de studentenbaan en lage premie nog aan staat bij een flexwerker van 21 jaar of ouder. Leg met ingang van de dag waarop de flexwerker 21 jaar wordt een nieuwe situatie vast met de studentenbaan uitgevinkt en de van toepassing zijnde WW-premie.

Tot slot kun je instellen of er een schriftelijke overeenkomst aanwezig is. Deze instelling is alleen van toepassing voor overeenkomsten met beding en staat in dat geval standaard op 'Nee'. Je kunt deze desgewenst aanpassen naar 'Ja'. De gekozen instelling wordt meegestuurd in de Loonaangifte.

Raadpleeg het handboek Loonheffingen van de Belastingdienst voor meer informatie over het toepassen van de WW-premie.

Let op: De instelling op de eerste dag van het aangiftetijdvak bepaalt de WW-premie voor het aangiftetijdvak. 

Studentenbaan

Hier kun je zien of de 'Studentenbaan' is aangezet of niet.

Voor een medewerker jonger dan 21 jaar mag je de lage WW-premie toepassen indien die medewerker per aangiftetijdvak niet meer dan 48 uur bij 4-wekenaangifte en 52 uur bij maandaangifte werkt. Ga je over deze uren heen dan moet je de hoge premie toepassen. Staat bij een medewerker de studentenbaan op ‘ja’ en staat de WW-premie op ‘laag’ dan signaleert Easyflex in de urendeclaratie op het verloonde aantal uren in het aangiftetijdvak van het loonheffingennummer waarop verloond wordt. Op het moment je de declaratie accordeert (of een proforma urendeclaratie aanmaakt) en je gaat over de urennorm heen dan geeft Easyflex een foutmelding. Je dient dan eerst de WW-premie aan te passen naar de hoge premie voordat je de urendeclaratie kunt accorderen.  Worden de uren via een urenbestand of een portaal ingevoerd en de urendeclaratie direct op 'Geaccordeerd voor verwerking' gezet dan krijgt deze een signalering en wordt niet verloond. Zodra je de WW-premie aanpast naar de hoge premie, krijg je de vraag of je de reeds verloonde declaraties opnieuw wilt klaarzetten voor verloning. Op die manier wordt bij de eerstvolgende verloning de WW-premie over de reeds verloonde declaraties opnieuw berekend. Je hoeft dus niet meer handmatig het overzicht 'Herrekenen verloningen' te starten.

Let op! Voor de controle op het aantal uren tellen we per loonheffingennummer. Dus heeft de flexwerker meerdere plaatsingen van hetzelfde L-nummer dan worden de uren opgeteld. Maar heeft de flexwerker meerdere plaatsingen met een ander L-nummer, dan worden deze uren niet opgeteld! Als deze situatie in jouw werkmaatschappij van toepassing is dien je hier dus zelf alert op te zijn.

Ovk. met beding schriftelijk

Je kunt hier zelf aangeven of de uitzendovereenkomst met uitzendbeding schriftelijk is vastgelegd. Standaard staat de instelling op 'Nee'. Dit kun je dus handmatig in 'Ja' wijzigen wanneer de uitzendovereenkomst met uitzendbeding schriftelijk is vastgelegd. Wanneer de flexwerker een contract heeft is de instelling altijd 'Ja' en wordt er niet naar deze individuele instelling gekeken. 

WW-premie

Hier kunt je zien welke WW-premie van toepassing is.

Advies

Adviesdatum

Na invoer van een datum zal Easyflex je een cao-advies geven voor de flexwerker. 

Vraag advies

Wanneer je op de knop 'vraag advies' klikt opent Easyflex een scherm met een advies en alle mogelijke alternatieven. Je kan in het adviesscherm de Contract uitzondering aanpassen. Wanneer je hier kiest voor 'BBL' of 'Leeftijdseis' worden de adviezen aangepast zodat deze aansluiten bij het gekozen Contract uitzondering. Met de optie 'Selecteer' volg je het gegeven advies op, met de optie 'Genereer contract voor alternatief ... (nummer alternatief)' volg je een bepaald alternatief op. Easyflex geeft bij elk advies of alternatief korte uitleg omtrent de gegevens van de betreffende fase. Zo wordt er bijvoorbeeld vermeld of er sprake is van loondoorbetalingsverplichting.

Maximum aantal contracten

Bij sommige cao's is het mogelijk om meer dan drie bepaalde tijd contracten te hebben. Het betreffende aantal contracten voer je in bij 'Maximaal aantal contracten'. Hierdoor is het niet meer nodig om bij 'Arbeidsovereenkomsten' meerdere contracten met hetzelfde volgnummer vast te leggen.

Historie en huidige situatie

In dit veld wordt de fase bij plaatsing en de historie en de huidige cao status van de flexwerker getoond. Afhankelijk van welke regelgeving je werkmaatschappij volgt, wordt hier getoond:

  • ABU cao
  • NBBU cao
  • VPO cao
  • Periode-/ketensysteem
  • Wettelijk beding

Details

In deze kolom wordt detail informatie getoond. Wanneer een flexwerker geplaatst is met uitzendbeding, wordt in deze kolom een rode balk getoond. Deze rode balk geeft aan hoelang de betreffende cao status nog duurt, het zgn. tijdsbestek van de betreffende cao status. Bijvoorbeeld nog 31 weken.

 

Wanneer een flexwerker geplaatst ismet een contract voor bepaalde tijd, wordt het volgnummer van het contract in deze kolom getoond. Het volgnummer is het nummer van huidige contract. Is dit contract het huidige contract, worden er haken [ ] omheen getoond. Is een flexwerker geplaatst met een contract voor onbepaalde tijd, wordt in deze kolom OBT getoond, dit betekent Onbepaalde Tijd. Is dit contract het huidige contract, worden er haken [ ] omheen getoond.

Weken

Wanneer je op deze knop klikt krijg je een overzicht te zien van de weken die meetellen voor de fase-telling. Dit kunnen gewerkte weken zijn, (nog) niet gewerkte weken en opvolgend werkgeverschap. Het overzicht laat de volgende onderdelen zien:

  • Jaar-week
  • S
  • Status
  • Systeem

De wekentelling die achter de fase staat geeft het totaal aantal weken in Easyflex weer, deze kan je niet gebruiken om de fases bij te houden!

CAO periodiek

Dit veld is beschikbaar wanneer je de uitzendcao volgt. Wanneer de flexwerker wordt beloond op basis van de uitzendcao kan in dit veld de periodiek worden vastgelegd. Easyflex signaleert wanneer de flexwerker recht heeft op een volgende periodiek. Dit gebeurt middels de richtlijnen van de uitzendcao. De huidige periodiek wordt getoond inclusief de ingangsdatum van de periodiek.

Ingangsdatum

Bij de ingangsdatum wordt in principe automatisch de huidige systeemdatum getoond, je kan deze datum, indien gewenst, aanpassen. Door het activeren van de knop 'standaarddatum' wordt de huidige systeemdatum weer getoond. Wanneer je op één dag meerdere periodieken ingeeft, toont Easyflex automatisch opvolgende data bij de ingangsdatum.

Periodiek

In dit veld wordt de huidige periodiek weergegeven. Wanneer je de eerste keer een periodiek vastlegt, wordt in dit veld 'Geen periodiek' getoond. Heb je reeds eerder periodieken vastgelegd, wordt in dit veld de huidige periodiek getoond. Door het activeren van de pijltjestoets, kan je een keuze maken. Bij het vastleggen van de eerste periodiek, kan je een keuze maken uit periodiek 1 tot en met periodiek 9. Bij een volgende ingaven, kan je kiezen tussen 'Geen periodiek' (de flexwerker heeft langer dan 26 weken niet gewerkt) of de periodiek welke volgt op de huidige periodiek (huidige periodiek is periodiek 3, je kan kiezen voor periodiek 4).

Aanbod vaste arbeidsomvang

Als er sprake is van een oproepovereenkomst of -plaatsing moet de werkgever na twaalf maanden in de dertiende maand een aanbod voor een vaste arbeidsomvang doen waarbij geen sprake kan zijn van een uitsluiting van de loondoorbetalingsverplichting. Deze verplichting komt voort uit de WAB.

In dit veld leg je vast op welke datum je de flexwerker een aanbod voor een overeenkomst met vaste arbeidsomvang hebt gedaan en wat de status van dit aanbod is: Verstuurd, Geweigerd of Geaccepteerd. De meest recente datum wordt gebruikt als startpunt van de telling van 1 jaar voor het overzicht 'Aanbod vaste arbeidsomvang'.

Valt de vastgelegde datum tussen twee arbeidsovereenkomsten of plaatsingen, dan tellen alle periodes mee waarin er sprake is van een overeenkomst of plaatsing. Ligt de handmatig vastgelegde datum vóór de eerste arbeidsovereenkomst of plaatsing, dan telt de volledige periode tussen de vastgelegde datum en de 1e arbeidsovereenkomst of plaatsing mee voor de telling van 12 maanden.

Loonbeslagen

Geef hier het loonbeslag in dat aan de flexwerker opgelegd is. De werkmaatschappij dient de loonbeslagen op het loon in te houden en af te dragen. Er gelden wettelijke regels voor het vaststellen van het in te houden bedrag aan loonbeslag. In de bedrijfsinstellingen kan een autorisatie worden vastgelegd voor het mogen inzien en wijzigen van loonbeslagen. Wanneer je een autorisatie vastlegt kunnen alleen medewerkers met deze rol loonbeslagen inzien en wijzigen. Wanneer je geen autorisatie vastlegt hebben alle medewerkers rechten om loonbeslagen in te zien en te wijzigen.

Saldo loonbeslag(en)

Op het scherm verschijnt een overzicht van het aantal huidig vastgelegde loonbeslagen. Loonbeslagen in de toekomst worden in dit venster niet getoond. 

Invoeren nieuw loonbeslag

Nadat je de knop 'zoeken' hebt geactiveerd, opent Easyflex het venster 'Loonbeslagen'. In het linker deel van het scherm zie je alle reeds ingevoerde loonbeslagen, inclusief het kenmerk en de totale schuld. Door het activeren van de knop 'Nieuw' kan je een nieuw loonbeslag vastleggen.

Het is mogelijk om de volgorde van loonbeslagen te bepalen. Dit is met name gemakkelijk wanneer er meerdere loonbeslagen zijn vastgelegd. Het loonbeslag dat bovenaan staat wordt als eerste in behandeling genomen. Wanneer er met een verloning van een urendeclaratie nog saldo over is wordt pas een eventueel volgend loonbeslag in behandeling genomen. Als het tweede loonbeslag dat is vastgelegd de keuze heeft 'Vast bedrag', dan wordt het bedrag afgetrokken van de beslagvrije voet en wordt het nettoloon van de flexwerker lager. Om de volgorde te bepalen selecteer je hiervoor de pijltjestoetsen.

Bedrag loonbeslag (verplicht)

Het totaalbedrag van de schuld geef je in dit veld in.

Betaalsaldo

In dit veld wordt het betaalsaldo weergegeven. Dit saldo is nog niet verwerkt. Wanneer dit saldo wordt verwerkt, is mede afhankelijk van de instellingen van het betalingsverkeer binnen de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Betalingsverkeer) en van de eventuele blokkades bij de flexwerker (Frontoffice > Flexwerker > Betalingen). Ook geldt dat alleen positieve bedragen worden verwerkt, negatieve bedragen blijven staan. Deze worden pas verwerkt wanneer deze verrekend kunnen worden met eventuele positieve bedragen.

Coördinerend deurwaarder (t.b.v. koppeling SNG)

De coördinerend deurwaarder is de deurwaarder waaraan de derde- beslagene afdracht plichtig is. Er wordt bij samenloop van meerdere beslagen één coördinerend deurwaarder aangewezen. De coördinerend deurwaarder krijgt taken met betrekking tot de berekening van de beslagvrije voet, het innen en verdelen van betalingen en de communicatie richting schuldenaren, andere beslagleggers en inhoudingsplichtigen.

Per 01-01-2021 is dit veld toegevoegd en van toepassing als je een koppeling met SNG hebt. Standaard staat de instelling uitgevinkt wat betekent dat het betreffende loonbeslag niet van een coördinerend deurwaarder is.

Vereenvoudigd derdenbeslag (t.b.v. koppeling SNG)

Een vereenvoudigd derdenbeslag is een beslaglegging opgelegd door overheden zonder rechtelijke uitspraak.

Per 01-01-2021 is dit veld toegevoegd en van toepassing als je een koppeling met SNG hebt. Standaard staat de instelling uitgevinkt wat betekent dat het betreffende loonbeslag geen vereenvoudigd derdenbeslag is.

Aflossingswijze (verplicht)

Je dient een keuze te maken voor de aflossingswijze. De volgende mogelijkheden zijn beschikbaar:

  • Vast bedrag per uur
    Voor elk gewerkt uur wordt een vast loonbeslagbedrag ingehouden.
    Het bedrag is gemaximeerd tot het beschikbare netto loonbedrag.
  • Vast bedrag per gewerkte dag
    Voor iedere dag waarop is gewerkt wordt een vast loonbeslagbedrag ingehouden.
    Het bedrag is gemaximeerd tot het beschikbare netto loonbedrag.
  • Vast bedrag per beschikbare arbeidsdag
    Voor iedere beschikbare arbeidsdag in het loontijdvak wordt een vast bedrag ingehouden. In een loontijdvak van een "week" zijn er 5 arbeidsdagen. Er wordt dan 5 x het vastgelegde bedrag per dag als loonbeslag ingehouden. Dit ongeacht het aantal dagen waarop is gewerkt.
    In een loontijdvak van "4-weken" zijn er 20 arbeidsdagen. Er wordt dan 20 x het vastgelegde bedrag per dag als loonbeslag ingehouden. Dit ongeacht het aantal dagen waarop is gewerkt.
    In een loontijdvak van een "maand" zijn er 21,75 arbeidsdagen. Er wordt dan 21,75 x het vastgelegde bedrag per dag als loonbeslag ingehouden. Dit ongeacht het aantal dagen waarop is gewerkt. Indien er geen sprake is van een "volledig loontijdvak", dan worden de werkelijke arbeidsdagen x het vastgelegde bedrag per dag als loonbeslag ingehouden.
    Het bedrag is gemaximeerd tot het beschikbare netto loonbedrag.
  • Beslagvrije voet per gewerkte dag
    Er wordt bij de berekening van het in te houden loonbeslagbedrag rekening gehouden met de opgegeven beslagvrije voet per gewerkte dag.
    De beslagvrije voet dient als netto loon voor de flexwerker beschikbaar te blijven.
  • Beslagvrije voet per beschikbare arbeidsdag (Dit is de formele wettelijke regeling)
    Er wordt bij de berekening van het in te houden loonbeslagbedrag rekening gehouden met de opgegeven beslagvrije voet per beschikbare arbeidsdag in het betreffende loontijdvak.
    In een loontijdvak van een "week" zijn er 5 arbeidsdagen. Er moet dan 5 x het vastgelegde bedrag per dag als netto loon voor de flexwerker beschikbaar blijven. Dit is ongeacht het aantal dagen waarop is gewerkt.
    In een loontijdvak van "4-weken" zijn er 20 arbeidsdagen. Er wordt dan 20 x het vastgelegde bedrag per dag als netto loon voor de flexwerker beschikbaar blijven. Dit is ongeacht het aantal dagen waarop is gewerkt.
    In een loontijdvak van een "maand" zijn er 21,75 arbeidsdagen. Er wordt dan 21,75 x het vastgelegde bedrag per dag als netto loon voor de flexwerker beschikbaar blijven. Dit is ongeacht het aantal dagen waarop is gewerkt.

Indien er geen sprake is van een "volledig loontijdvak", dan blijft het resultaat van werkelijke arbeidsdagen x het vastgelegde bedrag per dag als netto loon voor de flexwerker beschikbaar. 

Wanneer gekozen wordt voor een regeling met een beslagvrije voet, dan zal de netto waarde van de extra uitkeringen zoals het vakantiegeld en het overwerkgelden volledig als loonbeslag worden ingehouden tenzij er in dit loontijdvak ook andere componenten (zoals normale uren) worden uitbetaald. Dan gaan vakantiegeld en overwerkuren gewoon mee in de berekening van de beslagvrije voet.

De beslagvrije voet is een formeel vastgesteld bedrag op basis van 90% van de bijstandsnorm, welke naar omstandigheden kan worden verhoogd of verlaagd. Met nadruk wordt erop gewezen dat de beslagvrije voet door jezelf niet mag worden gewijzigd. Je dient de beslagvrije voet zoals vermeld in de vordering toe te passen.

Wanneer je voor een aflossingswijze met beslagvrije voet hebt gekozen dan volg je de wettelijke regeling aangaande een loonbeslag. Easyflex berekent dan welk bedrag er overgemaakt moet worden naar de flexwerker. Onderdelen waarover dit berekend wordt zijn bijvoorbeeld loon normale uren, uren arbeidsongeschiktheid, vakantiedagen etcetera. De door je betaalde onkostenvergoedingen blijven buiten de berekening van de beslagvrije voet. Deze kosten worden gezien als vergoedingen voor door de flexwerker gemaakte kosten.

Wanneer er overwerkuren en/of vakantiegeld wordt uitbetaald, gaat dit gehele extra bedrag naar het loonbeslag. Let op: dit gebeurt alleen wanneer er in dit loontijdvak geen andere componenten worden uitbetaald. Zodra er dus ook andere looncomponenten (zoals normale uren) worden uitbetaald gaan overwerkuren en/of vakantiegeld mee in de berekening van de beslagvrije voet zodat de flexwerker altijd de beslagvrije voet krijgt.

Advies indien er sprake is van de wettelijke regeling:
Kies voor "Beslagvrije voet per beschikbare arbeidsdag".
Neem van de vordering het beslagvrije bedrag, deel dat bedrag door respectievelijk 5, 20 of 21,75 (afhankelijk of er op de vordering een bedrag per week, 4-weken of maand is vermeld) en leg dat bedrag vast in de rubriek "vrije voet".

Aflossingsbedrag / Vrije voet

Wanneer je bij aflossingswijze hebt gekozen voor 'Vast bedrag per uur' of voor 'Vast bedrag per dag' ben je verplicht een aflossingsbedrag in te geven. Heb je gekozen voor 'Beslagvrije voet" dan ben je verplicht een bedrag voor de beslagvrije voet per dag in te geven.

Nieuwe gegevens worden pas opgeslagen nadat de knop 'Vastleggen' is geactiveerd. Indien je kiest voor het verwijderen van gegevens, stelt Easyflex eerst een controle vraag. 


Salarisindicatie

Wanneer de flexwerker een salarisindicatie geeft, kan je deze in dit veld ingeven.

Minimum eis

In dit veld kan je aangeven of de salarisindicatie een minimum eis van de flexwerker is.

Standaard uurloon plaatsing

Hier kan je een standaard uurloon voor plaatsing invullen. Bij elke plaatsing die je voor de flexwerker aanmaakt zal automatisch dit uurloon worden toegepast. Indien gewenst kan je dit in de plaatsing nog aanpassen. Het ingegeven uurloon mag niet lager zijn dan het wettelijk minimum uurloon.


Spaarregelingen overheid


Per 1 januari 2012 vervalt de spaarloonregeling. Easyflex heeft dit voor je aangepast zodat dit vanaf 2012 niet meer ingehouden zal worden. De levensloopregeling wordt vanaf 2012 alleen opengehouden voor deelnemers die op 31 december 2011 minimaal € 3.000,- inclusief rendement op hun levenslooprekening hebben staan. 
Voor beide regelingen hoef je niets aan te passen in Easyflex, dit hebben wij gedaan. 
Je kan het overzicht 'Spaarregelingen' aanmaken om te controleren welke flexwerkers deelnemen aan de levensloopregeling.

Margefacturatie

Standaard factorafspraak

Hier wordt het standaard factorschema getoond zoals is ingesteld op tabblad 'Beheer > Margefacturen > Factorafspraken per locatie'.

Afwijkend factorafspraak

Hier kun je eventueel een afwijkend factorschema selecteren. Je hebt de keuze uit de factorschema's die zijn vastgelegd als 'Beschikbaar' voor de betreffende locatie op tabblad 'Beheer > Margefacturen > Factorafspraken per locatie'.

Reserveringen

In dit blok worden de reserveringspercentages van de flexwerker per schema getoond. Elk schema kent standaard percentages vanuit de instelling in 'Beheer'. Deze worden per reservering getoond. Je kan handmatig per reservering afwijkende percentages ingeven. Let erop dat je wel eerst kiest voor het reserveringsschema die bij de flexwerker van toepassing is. 

Reserveringsschema

Alle aanwezige reserveringsschema's van de werkmaatschappij worden getoond. Het reserveringsschema (of meerdere indien van toepassing) dat op de dag zelf is gekoppeld aan de betreffende flexwerker wordt standaard getoond en heeft twee pijltjes ervoor. Door het activeren van de pijltjestoets open je de reserveringsschema's en kan je het gewenste schema selecteren. 

Datum

De datum van het reserveringsschema dat bij het opvragen van de gegevens geldig is, wordt getoond. Bijvoorbeeld er is een schema aangemaakt op 01-01-2019 en een schema op 01-05-2019. Door het activeren van de pijltjestoets open je de aanwezige datums waarvoor een reserveringsschema is aangemaakt binnen de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema's). Wanneer je een nieuw schema wenst in te geven, selecteer je de knop 'Nieuw'. Na het invoeren kunnen de gegevens worden opgeslagen met de knop 'Opslaan'.

Reserveringen

De volgende reserveringen worden getoond:

  • Kort verzuim
  • Feestdagen
  • Vakantiedagen
  • Vakantiegeld
  • ORT-reservering
  • Arbeidsduurverkorting
  • Arbeidsvoorwaardenbedrag I
  • Arbeidsvoorwaardenbedrag II

De omschrijving van de reservering wordt getoond zoals deze is vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten > Loon in geld > Reserveringen'. Bij elke reservering wordt het standaard percentage getoond per uitzendkracht en per vakantiekracht. Indien gewenst kan je afwijkende percentages ingeven. Een afwijkend percentage wordt pas opgeslagen, nadat je de knop 'Ok' hebt geactiveerd.

Het kan voorkomen dat je geen afwijkende percentages kunt vastleggen, de invulvelden worden dan zwart getoond. Dit kan per medewerker verschillen en is afhankelijk van de autorisatie instellingen in de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie betalingen).