Loonschema exporteren / importeren

Met een export en import kun je de lonen van meerdere loonschema's in één keer wijzigen, bijvoorbeeld als je alle lonen per 1 januari wilt verhogen. Dat kan voor loonschema's die in Beheer zijn vastgelegd en voor loonschema's die bij relaties zijn vastgelegd. Volg hiervoor de onderstaande stappen.

Stap 1: Loonschema's exporteren

Ga naar 'Beheer > Loon- en tariefafspraken > Loonschema's' en klik onder het overzicht op de exporteerknop. Kies of je de loonschema's van de werkmaatschappij wilt exporteren of die van de relaties. Easyflex maakt een CSV-bestand dat je in een map naar keuze opslaat.

In de export staat per loonschema alleen de laatste ingangsdatum, ook als die in de toekomst ligt. Beëindigde loonschema's en loonschema's zonder ingangsdatum staan er niet in.

Stap 2: CSV aanpassen

Per loonschema staat er eerst een regel voor 'Gewerkte uren' en daarna een regel per vergoeding of inhouding. Het bestand heeft deze kolommen:

Bij 'Gewerkte uren' staat het uurloon in de kolommen uurloon/belast. Bij een belaste vergoeding staan de bedragen in de kolommen uurloon/belast, bij een onbelaste vergoeding of een inhouding in de kolommen onbelast. Bij 'Vergoedingen belast/onbelast' en 'Reiskostenvergoedingen belast/onbelast' zijn beide gevuld.

Om de lonen te wijzigen geef je eerst in de kolom Ingangsdatum een nieuwe datum op. Pas daarna de bedragen aan in de cursieve kolommen. Laat de overige kolommen staan, zodat Easyflex weet om welk loonschema en welk looncomponent het gaat. Loonschema's die je niet wilt aanpassen, haal je uit het bestand. Je kunt ook regels van looncomponenten weglaten. Die houden dan de waarde van de vorige ingangsdatum.

Stap 3: Loonschema's importeren

Ga terug naar 'Beheer > Loon- en tariefafspraken > Loonschema's', klik op de importeerknop en kies hetzelfde niveau als bij de export. Easyflex vraagt of je zeker weet dat je nieuwe ingangsdatums wilt aanmaken. Na bevestigen wordt het bestand op de achtergrond verwerkt. Per loonschema komt er een nieuwe ingangsdatum bij, als kopie van de vorige ingangsdatum met de bedragen uit het bestand.

Het resultaat vind je als PDF en CSV in 'Backoffice > Exporteren en printen' onder 'Resultaten importeren loonschema's'. Bevat een regel een fout, dan wordt voor dat loonschema niets vastgelegd. De andere loonschema's in het bestand worden wel verwerkt. Pas het bestand aan en importeer alleen de loonschema's met een fout opnieuw.

Goed om te weten

• Je kunt alleen een nieuwe ingangsdatum toevoegen. Een datum die al bestaat geeft een fout. Het wijzigen van een bestaande ingangsdatum kan niet via de import.

• De algemene gegevens van het loonschema (code, naam, functie en dergelijke) en de instellingen veranderen niet. Je kunt via de import ook geen nieuwe looncomponenten toevoegen.

• Een uurloon onder het minimumloon dat geldt op de nieuwe ingangsdatum geeft een fout. Dan wordt dat loonschema niet verwerkt.

• Een bedrag van 1.000 of hoger, een negatief bedrag of een bedrag dat niet past bij het soort looncomponent geeft ook een fout.

• Liggen de lonen van de nieuwe ingangsdatum lager dan die van de vorige, dan krijg je alleen een waarschuwing.

• Importeer je een bestand op het verkeerde niveau (een relatie-export als werkmaatschappij of andersom), dan krijg je een foutmelding.

• Per loonschema en ingangsdatum wordt een notificatie vastgelegd, bij de relatie of bij de werkmaatschappij.

• Importeren kan alleen als je de autorisatierol hebt voor het onderhouden van loonschema's ('Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aanvragen en plaatsingen'). Exporteren kan altijd.

• De lonen in plaatsingen worden niet automatisch aangepast. Gebruik daarvoor 'Wijzig plaatsingen' bij het loonschema.

• De export en import zijn alleen beschikbaar in Beheer, niet bij de relatie.