In deze procesbeschrijving wordt stap voor stap uitgelegd wat er voor nodig is om een plaatsing aan te maken in Easyflex.


Stap 1: Periode en locatie (verplicht)

Bij het invoeren van een plaatsing wordt tabblad 'Periode en locatie' direct geopend. 

Plaatsingsnummer

Wanneer een plaatsing wordt opgeslagen, krijgt deze automatisch een plaatsingsnummer. Dit nummer wordt toegekend door Easyflex wanneer je de knop 'Opslaan' activeert en is door jou niet meer te wijzigen.

Datum/tijd

In dit veld wordt automatisch de huidige systeemdatum en systeemtijd getoond. Deze gegevens worden gevuld wanneer je de knop 'Opslaan' activeert en kun je niet wijzigen.

Geplaatst door

In dit veld wordt automatisch de naam van de medewerker getoond die de plaatsing invoert. Deze gegevens kun je niet wijzigen.

Status (verplicht)

Bij een nieuwe plaatsing, is dit het eerste veld dat je dient in te vullen. Je kunt een keuze maken uit:

  • Voorlopig
    De plaatsing wordt voorlopig vastgelegd
  • Definitief (nog niet geaccordeerd)
    De plaatsing wordt definitief vastgelegd, maar nog niet volledig

Een plaatsing krijgt pas de status Definitief (en geaccordeerd) wanneer er op het tabblad 'Lonen en tarieven' per de startdatum van de plaatsing een loon- en tariefafspraken is vastgelegd en via tabblad 'Accorderen' is gekozen voor 'Accorderen'.

Aanvangsdatum

Hier vul je de datum in dat de flexwerker start met de werkzaamheden. Deze datum mag echter nooit voor de aanvangsdatum van de aanvraag liggen en nooit na een eventueel ingevulde einddatum. Wanneer de status van de plaatsing 'Definitief (en geaccordeerd)' is, kun je deze datum niet meer wijzigen.

Meld- en werkadres

In eerste instantie toont Easyflex automatisch het meld- en werkadres dat is opgenomen in de aanvraag. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren. Je selecteert dan de knop 'Zoeken' waardoor je het scherm activeert met de meld- en werkadressen ('Frontoffice > Relatie > Meld- en werkadressen'). Wanneer je de knop 'Basis' activeert, wordt het algemene adres van de relatie geselecteerd. Wanneer je meer informatie wenst over het betreffende adres, selecteer je de knop 'Locatie informatie'. De gegevens van het door jou geselecteerde meld- en werkadres (indien volledig ingevuld met postcode én huisnummer) worden binnen de locatie informatie als 'Locatie A' vermeld.

Melden bij

Wanneer er bij de aanvraag een contactpersoon is geselecteerd waar de flexwerker zich dient te melden, wordt deze contactpersoon in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen (knop 'Zoeken') of verwijderen (knop 'Prullenbak'). Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren. Je selecteert dan de knop 'Zoeken' waardoor je het scherm activeert met contactpersonen ('Frontoffice > Relatie > Contactpersonen').

Bereikbaarheid

Wanneer er bij de aanvraag informatie omtrent de bereikbaarheid van het meld- en werkadres is ingegeven, worden deze gegevens in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren.

Business unit

Indien gewenst kun je hier een business unit selecteren. Indien bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Businessunits' is ingesteld dat het gebruik van business units in aanvragen en plaatsingen verplicht is wordt dit veld lichtgeel en is het verplicht om een business unit te selecteren. 

Melden om

Wanneer er bij de aanvraag gegevens ingevuld zijn omtrent het tijdstip waarop de flexwerker zich de eerste dag moet melden, worden deze gegevens in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren.

Aanwezigheidscontrole uitvoeren

Wanneer je een controle wenst uit te voeren op de aanwezigheid van de flexwerker op de eerste werkdag, kun je deze optie aanvinken. De medewerker die de berichtgeving ontvangt krijgt een pop-up met daarin de melding dat de controle uitgevoerd kan worden. Ook wordt er automatisch een notificatie vastgelegd bij de relatie. Je kunt in 'Beheer > Berichtgeving' bij 'Aanwezigheidscontrole flexwerker' aangeven wie de pop-up voor de controle mag ontvangen.

Rooster

Wanneer er bij de aanvraag gegevens ingevuld zijn omtrent het rooster, worden deze gegevens in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen (knop 'Zoeken' of verwijderen (knop 'Prullenbak'). Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren. Je activeert de knop 'Zoeken' en alle algemene roosters van de werkmaatschappij worden getoond, deze zijn aangemaakt binnen de bedrijfsinstellingen en worden grijs getoond. Ook alle roosters welke bij de relatie zijn aangemaakt worden getoond, deze zijn zwart.

Uren per week (verplicht)

Wanneer er bij de aanvraag gegevens ingevuld zijn omtrent de uren per week, worden deze gegevens in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren. Als op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie marges/uren' bij 'Autorisatie voor plaatsing > 0 uren ingeven' een autorisatie is ingesteld kunnen medewerkers met deze rol 0 uren ingeven. 

Werktijden

Wanneer er bij de aanvraag gegevens ingevuld zijn omtrent de werktijden, worden deze gegevens in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren.

Declaratie vullen en accorderen

Er kan worden aangegeven dat de urendeclaraties standaard worden klaargezet voor de verloning en facturatie. Hier wordt aangegeven dat de urendeclaraties worden gevuld met het 'Standaard uren' patroon en direct de status 'Geaccordeerd voor verwerking' krijgen. Dit zijn de reeds bestaande urendeclaraties van een open loonjaar met de status 'Urendeclaratie ontbreekt' en periodiek de nieuwe urendeclaraties.

Zodra de functie wordt aangezet start een proces om de urendeclaraties met de status 'Urendeclaratie ontbreekt' te vullen met de uren en de urendeclaraties de status 'Geaccordeerd voor verwerking' te geven. De loonafrekeningsmethode die wordt gebruikt is voor flexwerkers de standaard die is aangegeven in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces'. Voor vaste medewerkers wordt altijd de loonafrekenmethode 'In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken' gebruikt.

Deze functie is uitstekend toe te passen bij flexwerkers en vaste medewerkers met een periodiek terugkerend patroon.

Let op! Alle urendeclaraties worden klaargezet voor de verloning en zullen worden verwerkt met het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties'. 

Feestdagen niet vullen

In de plaatsing is het mogelijk om aan te geven dat je standaard uren niet wilt vullen op feestdagen. Wanneer dat gewenst is zet je het vinkje hier aan. 

Dagdelen

De dagdelen welke in de aanvraag zijn geselecteerd door middel van de 'Stempelfunctie', worden in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen.

Einddatum

Wanneer er bij de aanvraag een einddatum is ingegeven, wordt deze in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer er bij de aanvraag geen einddatum is ingegeven en deze is voor de plaatsing wel bekend, kun je deze in dit veld ingeven. Je kunt handmatig een datum ingeven of je kunt de knop 'Standaarddatum' selecteren, Easyflex toont je dan de huidige systeemdatum.  Achter de einddatum wordt de status van de einddatum getoond. Deze status staat standaard op 'Voorlopig'. Wanneer de einddatum echter definitief is, kun je de status wijzigen in 'Definitief'.

Reden

Bij het beëindigen van een plaatsing, dien je in dit veld de reden van beëindiging in te geven. Dit is echter afhankelijk van de gegevens welke zijn ingegeven in de selectietabel ('Beheer > Selectietabellen'). Wanneer deze selectietabel is ingevuld, is dit veld verplicht. Is deze selectietabel niet ingevuld, hoef je in dit veld niets in te vullen.

De ingevoerde gegevens op dit tabblad, worden bewaard door het activeren van de knop 'Opslaan'. Wil je de gegevens niet opslaan, kies je voor de knop 'Annuleren'.

Reden UWV

De reden UWV moet je verplicht invullen bij het beëindigen van de plaatsing. Deze reden wordt bij het eindigen van de inkomstenverhouding meegestuurd in de loonaangifte. De te selecteren redenen  zijn conform de richtlijnen van de Belastingdienst en als volgt:

  • Opzegging WG proeftijd = 01 Opzegging door de werkgever binnen de proeftijd 
  • Opzegging WG UWV = 02 Opzegging door de werkgever met toestemming van UWV 
  • Ontbinding rechter WG = 03 Ontbinding door rechter op verzoek van de werkgever 
  • Wederzijds goedvinden WG = 04 Beëindiging arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden op initiatief van de werkgever 
  • Beëindigd door WN = 20 Einde arbeidsovereenkomst door opzegging werknemer, door toedoen werknemer of op initiatief van de werknemer 
  • Op staande voet = 21 Opzegging door werkgever om dringende reden (ontslag op staande voet) 
  • Einde arbeidsovereenkomst = 30 Einde van rechtswege vanwege verstrijken duur arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd 
  • Van rechtswege overig = 31 Einde van rechtswege, om een andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden, e.d.)
  • Uitzendbeding ziekte = 40 Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener vanwege ziekte uitzendkracht 
  • Uitzendbeding andere reden = 41 Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener om een andere reden 
  • Overige reden = 99 Een andere, hiervoor niet genoemde reden

Stap 2: Werk en personeel (verplicht)

Nadat de periode en locatie gegevens van de plaatsingen zijn ingegeven, kun je de flexwerker gaan selecteren welke wordt geplaatst bij de aanvraag. Deze stappen worden uitgevoerd op het tabblad 'Werk en personeel'. Een aantal gegevens in dit tabblad worden overgenomen uit de gegevens welke reeds zijn ingegeven in de aanvraag. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Vervolgens selecteer je de flexwerker welke tewerkgesteld wordt.

Hoofdfunctie (verplicht)

De hoofdfunctie welke door jou is ingegeven binnen de aanvraag, wordt in dit veld getoond. Indien gewenst, kun je deze nog wijzigen (knop 'Zoeken'). Wanneer je de gegevens verwijderd (knop 'Prullenbak') moet je een nieuwe hoofdfunctie selecteren, deze is namelijk verplicht binnen een plaatsing.

Functienaam (verplicht)

De naam van de functie, welke automatisch aan de hoofdfunctie is gekoppeld, wordt in dit veld getoond. Indien gewenst, kun je deze nog wijzigen.

Functiegroep (verplicht)

Naar aanleiding van de ingegeven hoofdfunctie, toont Easyflex de geadviseerde functiegroep, hetzelfde niveau wordt automatisch getoond bij 'Toegepast'. Wanneer je het toegepaste niveau wenst te wijzigen, selecteer je bij 'Functiegroep' de knop 'Zoeken'. Easyflex toont je de beslissingsboom voor de functiegroepen en je kunt, door middel van het beantwoorden van de vragen, het niveau wijzigen. Voor uitgebreide informatie omtrent deze beslissingsboom, verwijzen wij je naar de algemene beschrijvingen ('Algemene beschrijvingen > Beslissingsboom').

Werkzaamheden

Wanneer er bij de aanvraag gegevens omtrent de werkzaamheden zijn ingegeven worden deze in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer je op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aanvragen en plaatsingen' hebt aangegeven dat het veld 'Werkzaamheden' verplicht moet worden ingevuld in de plaatsing zal het veld 'Werkzaamheden' in de plaatsing lichtgeel gekleurd zijn, wat betekent dat het veld gevuld moet worden. 

Bijzonderheden

Wanneer er bij de aanvraag bijzonderheden zijn ingegeven worden deze dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen.

Leveringswijze

Het selecteren van de leveringswijze is o.a. belangrijk voor de opbouw van reserveringen (vakantiewerk/uitzendwerk) of het wel of niet verlonen/factureren (ZZP/werving & selectie/doorlenen). Automatisch wordt de keuze getoond welke is geselecteerd in de aanvraag. Deze keuze kun je nog wijzigen, behalve wanneer je een aanvraag voor 'Werving & selectie' hebt gemaakt. Indien de flexwerker een arbeidsovereenkomst heeft van het type 'Payrollovereenkomst' dient de leveringswijze van de plaatsing ook 'Payroll' te zijn.

Je hebt de keuze uit:

  • Detacheren
    Wanneer een flexwerker wordt gedetacheerd dien je deze keuze te selecteren;
  • Doorlenen
    Wanneer een flexwerker wordt doorgeleend dien je deze keuze te selecteren;
  • Payroll
    Wanneer het een payroll uitzending betreft dien je deze keuze te selecteren;
  • Uitzendwerk
    Regulier werk voor een flexwerker;
  • Vakantiewerk
    Wanneer een flexwerker conform de CAO voldoet aan vakantiewerk dien je deze keuze te selecteren. Bij het selecteren van vakantiewerk toont Easyflex altijd een extra waarschuwing;
  • Werving & selectie
    Wanneer een flexwerker op basis van werving en selectie te werk wordt gesteld dien je deze keuze te selecteren;
  • ZZP'er
    Wanneer je een ZZP'er te werk stelt dien je deze keuze te selecteren.

Deze keuzes worden onderhouden door Easyflex.

Let op: Vanaf het loonjaar 2020 geldt dat als een flexwerker een arbeidsovereenkomst heeft met aard arbeidsverhouding 'Payrollovereenkomst', er ook alleen plaatsingen kunnen worden aangemaakt met leveringswijze 'Payroll'. Indien er geen arbeidsovereenkomst is en alleen maar een payroll plaatsing (leveringswijze in plaatsing) dan wordt het ook payroll, maar als er geen arbeidsovereenkomst is en zowel payroll als uitzenden vastligt als leveringswijze wordt het uitzenden. Dit omdat de Belastingdienst specifieke eisen stelt wanneer iemand wordt als payroller werkzaam is. 

Oproep

Je hebt de keuze tussen 'Ja', 'Nee',  en 'Jaarurennorm'. Of er sprake is van 'oproep' of 'jarenurennorm' is vanaf 1-1-2020 belangrijk voor het toepassen van de juiste ww-premie en wordt meegestuurd in de loonaangifte. 

CAO

Indien er gekozen is voor leveringswijze 'Payroll' dien je vanaf 30-12-2019 in dit veld een CAO te selecteren welke je bij de relatie op het tabblad 'Overige gegevens' hebt gekozen.  Hier kun je meerdere  CAO's selecteren en de 'hoofd cao' wordt als standaard geselecteerd in de plaatsing. 

Flexwerker (verplicht)

In dit veld dien je een flexwerker te selecteren. Door het activeren van de knop 'Zoeken' wordt het zoekscherm voor flexwerkers geopend en kun je de betreffende flexwerker opzoeken en vervolgens selecteren. Wil je meer informatie omtrent de flexwerker welke je hebt geselecteerd? Dan selecteer je de knop 'Informatie'. 

Je kunt de gegevens van de flexwerker nog wijzigen en/of verwijderen wanneer de status van de plaatsing 'Voorlopig' of 'Definitief (maar onvolledig)' is. Wanneer de status van de plaatsing 'Definitief (en geaccordeerd)' is kun je de flexwerkergegevens niet meer wijzigen. 

Wanneer je voor een geselecteerde flexwerker reeds loon- en tariefafspraken hebt vastgelegd en je wil de flexwerkergegevens wijzigen en/of verwijderen, toont Easyflex je de volgende waarschuwing: Er zijn voor deze plaatsing op basis van de geselecteerde flexwerker reeds tariefafspraken vastgelegd. Indien je door gaat worden deze tariefafspraken verwijderd... Wilt u doorgaan? Je hebt de keuze uit 'Ja' (alle loon- en tariefspecificaties worden verwijderd) of 'Nee' (er wordt niets gewijzigd en/of verwijderd, alle bestaande specificaties blijven bewaard inclusief de reeds geselecteerde flexwerker).

Bestemming

Zodra je een flexwerker hebt geselecteerd, rekent Easyflex direct de globale reisafstand in kilometers en de reistijd in minuten uit. Deze gegevens worden berekend volgens de postcodetabel (van postcode A naar postcode B). Indien je een exacte routebeschrijving wenst (van postcode + huisnummer A naar postcode + huisnummer B) kun je de knop 'Locatie informatie' activeren.

Reisafstand

De reisafstand in kilometers wordt berekend volgens de postcodetabel en wordt getoond wanneer er een flexwerker is geselecteerd. Het betreft de afstand van het woon- en correspondentieadres van de flexwerker tot het meld- en werkadres binnen de plaatsing.

Reistijd 

De reistijd in minuten wordt berekend volgens de postcodetabel en wordt getoond wanneer er een flexwerker is geselecteerd. Het betreft de afstand van het woon- en correspondentieadres van de flexwerker tot het meld- en werkadres binnen de plaatsing.

Wanneer je meer informatie wenst over de bestemming of je wil een exacte routebeschrijving, selecteer je de knop 'Locatie informatie'. De gegevens van het woon- en correspondentieadres van de flexwerker (indien volledig ingevuld met postcode én huisnummer) worden binnen de locatie informatie als 'Locatie A' vermeld. De gegevens van het door jou geselecteerde meld- en werkadres worden (indien volledig ingevuld met postcode én huisnummer) binnen de locatie informatie als 'Locatie B' vermeld.

Uren 

Het totaal aantal uren dat in deze plaatsing is verloond wordt getoond. 

Totaal

Hier wordt het aantal gewerkte uren aangegeven die voor deze flexwerker bij de relatie zijn verloond. Je kunt op de 'informatieknop' klikken om de verdeling van deze gewerkte uren te kunnen zien over bijvoorbeeld: normale- en overwerkuren.

Signaleren bij / actief

Wanneer je bij een bepaald aantal gewerkte uren een signalering wil ontvangen dan geef je hier aan bij hoeveel gewerkte uren je deze signalering wilt ontvangen. Klik ook het vakje 'actief' aan. Wanneer je tijdens het invoeren van een urendeclaratie op dit aantal uren komt, krijg je een waarschuwing te zien. Ook het draaien van het overzicht 'Signaleringen' geeft deze signaleringen aan.

De ingevoerde gegevens op dit tabblad worden bewaard door het activeren van de knop 'Opslaan'. Wil je de gegevens niet opslaan, activeer je de knop 'Annuleren'.

Stap 3: Vereiste documenten (optioneel)

Op dit tabblad worden de documenten getoond die als verplicht zijn aangemerkt via:

  • 'Beheer > Document Management > Documentbeheer > Eigen documenttypen'
  • 'Frontoffice > Flexwerkers > Documenten > Vereist'
  • 'Frontoffice > Relaties > Documenten > Vereist'

Zonder het genereren van de verplichte document op dit tabblad kun je niet verder met het vastleggen van de plaatsing.

Stap 4: Factuurgegevens (optioneel)

Factuuradres

Het factuuradres dat is ingegeven bij 'Relatie > Facturatie > Adressen' wordt hier zichtbaar. Indien er op tabblad 'Relatie > Facturatie > Adressen' afwijkende factuuradressen zijn vastgelegd kunnen deze in de plaatsing ook worden geselecteerd door op de knop met de 3 puntjes te drukken. 

Kostenplaatscode

Wanneer er bij de relatie op tabblad 'Kostenplaatsen' kostenplaatsen zijn vastgelegd is het mogelijk om een kostenplaats in de plaatsing te selecteren. De uren die worden verwerkt op deze plaatsing zullen dan automatisch op deze kostenplaats terecht komen (tenzij je dit in de urendeclaratie handmatig aanpast). 

Kostenplaatsnaam

Indien je bij 'Kostenplaatscode' een kostenplaats hebt geselecteerd zal de naam van de kostenplaats automatisch in het veld 'Kostenplaatsnaam' worden weergegeven.

Extra vermelding op de nota

Indien gewenst kun je hier een tekst ingeven die als extra vermelding op de factuur terecht zal komen.

Inkoopordernummer

Hier kun je een inkoopordernummer vastleggen t.b.v. e-facturatie. Het nummer dat je hier vastlegt zal in de tag 'OrderReference' zichtbaar worden op de e-factuur. Het is alleen mogelijk om een inkoopordernummer vast te leggen, te wijzigen of te verwijderen indien bij de betreffende relatie op tabblad 'Facturatie > Instellingen' een vinkje hebt gezet bij 'Factuur splitsen per inkoopnummer'. 

Aanlevering urendeclaraties

Je kunt hier een keuze maken uit:

  • Week
  • 4-weken
  • Maand

Afhankelijk van de keuze die je hier maakt zullen er weekdeclaraties, 4-wekendeclaraties of maanddeclaraties beschikbaar worden om in te vullen. 

Accorderen urendeclaraties

Hier kun je aangeven hoe en door wie de declaraties worden geaccordeerd. De opties die hier worden getoond zijn afhankelijk van de opties die geselecteerd zijn op tabblad 'Overige gegevens' bij de relatie. Er zijn in totaal 6 opties beschikbaar:

  • Ondertekenen relatie en flexwerker
  • Ondertekenen relatie
  • Ondertekenen flexwerker
  • Accorderen relatie en flexwerker
  • Accorderen relatie
  • Accorderen flexwerker

Wanneer je voor de optie 'Ondertekenen' kiest gaat Easyflex er vanuit dat de uren handmatig ingevuld zullen worden in de urendeclaratie. Als er gebruik wordt gemaakt van een urenportaal moet je de optie 'Accorderen' selecteren. 

Tijdregistratiesysteem

Worden de uren aangeleverd via tijdregistratiesysteem Nedap PEP? Dan dien je bij 'Tijdregistratiesysteem' te kiezen voor 'Atimo'. 

Aparte factuur

Wanneer je het vinkje bij 'Aparte factuur' aanzet zal er altijd een aparte factuur worden gegenereerd voor de relatie met alleen de uren die op deze plaatsing verwerkt zijn.

Margefacturatie

Standaard factorafspraak locatie van relatie

Indien bij 'Beheer > Margefacturen > Factorafspraken per locatie' een standaard factorafspraak is geselecteerd voor de locatie van de betreffende relatie wordt de naam van de betreffende factorafspraak hier getoond. 

Afwijkende factorafspraak relatie

Wanneer bij de relatie op tabblad 'Overige gegevens' een afwijkende factorafspraak is geselecteerd zal deze hier zichtbaar worden.

Afwijkende factorafspraak plaatsing

Het is mogelijk om per plaatsing een afwijkende factorafspraak te selecteren. Indien gewenst kun je de juiste factorafspraak hier selecteren. Deze factorafspraak zal dan alleen toegepast worden voor deze plaatsing.

Afwijkende factorafspraak per loon- en tariefafspraak

Het is mogelijk om per ingangsdatum van de loon- en tariefafspraken in de plaatsing een afwijkende factorafspraak te selecteren. Indien gewenst kun je een afwijkend factorschema ingeven per ingangsdatum. 

Stap 5: Lonen en tarieven (verplicht)

Voor elke plaatsing dienen lonen en tarieven te worden vastgelegd. Dit tabblad kun je alleen maar activeren wanneer je reeds een flexwerker hebt geselecteerd in het tabblad 'Werk en personeel'. Is er nog geen flexwerker geselecteerd, toont Easyflex je een melding en wordt het tabblad niet geactiveerd. 

Na de controle of er een flexwerker is geselecteerd, wordt de status van de plaatsing gecontroleerd. Wanneer de status 'voorlopig' is, biedt Easyflex aan om de plaatsing 'definitief (maar onvolledig)' te maken. Wanneer je hiermee akkoord gaat, wijzigt Easyflex de status van de plaatsing in 'Definitief (maar onvolledig)' en wordt het tabblad 'Lonen en tarieven' geopend. Wanneer je hiermee niet akkoord gaat, wordt het tabblad 'Lonen en tarieven' niet geopend. 
Het is dus niet mogelijk om lonen en tarieven in te geven wanneer de status van de plaatsing 'voorlopig' is.

Aanmaken nieuwe loon- en tariefafspraak

Wanneer het tabblad geactiveerd wordt, opent het scherm met lonen en tarieven. Wanneer er nog geen loon- en tariefspecificaties zijn vastgelegd, kies je voor 'Nieuw'. Wanneer er reeds loon- en tariefspecificaties zijn ingegeven, kun je alleen nieuwe loon- en tariefspecificaties aanmaken, wanneer alle overige afspraken 'geaccordeerd' zijn (via tabblad 'Accorderen'). Er kan namelijk maar één loon- en tariefafspraak de status 'nog niet geaccordeerd' hebben (zie hiervoor ook 'Ingangsdatum'). Easyflex voert een conflictcontrole uit wanneer je een nieuwe loon- en tariefafspraak wilt ingeven. Deze conflictcontrole controleert of er arbeidsovereenkomsten zijn vastgelegd welke mogelijk kunnen conflicteren met de plaatsing. Controleer of alle loongegevens, start- en einddata van deze arbeidsovereenkomst OF plaatsing correct zijn. Wanneer deze melding wordt getoond, vraagt Easyflex: 'Wilt u doorgaan?'. Wanneer je 'Ja' selecteert kun je verder met de loon- en tariefafspraken. Wanneer je 'Nee' selecteert kun je niet verder met de loon- en tariefafspraken.

Het is mogelijk de eerste loon- en tariefafpraak te verwijderen bij plaatsingen met de status 'Definitief (en geaccordeerd)' zolang er nog niet verloond is.

Let op! Bij het verwijderen van de eerste loon- en tariefafspraak krijgt de plaatsing de status 'Definitief (nog niet geaccordeerd)' en zullen de bijbehorende declaraties worden verwijderd. Indien er declaraties aanwezig zijn met de status 'Geaccordeerd voor verwerking', 'In bewerking' en 'Afgewikkeld' is het niet mogelijk de eerste loon- en tariefafspraak te verwijderen.

Ingangsdatum

Easyflex toont je een scherm waarin de ingangsdatum dient te worden ingegeven voor nieuwe loon- en tariefafspraken. Wanneer er meerdere loon- en tariefafspraken zijn aangemaakt, worden, door het activeren van de pijltjestoets, alle aanwezige ingangsdatums getoond. Door middel van een zgn. 'hint' wordt de status van de loon- en tariefafspraak getoond (geaccordeerd - nog niet geaccordeerd). Wanneer er loon- en tariefafspraken aanwezig zijn welke nog niet zijn geaccordeerd, wordt de datum van deze loon- en tariefafspraken gevolgd door een pijltje. Er kan maar één loon- en tariefafspraak de status 'nog niet geaccordeerd' hebben. Pas wanneer deze ook geaccordeerd is, kun je een nieuwe loon- en tariefafspraak aanmaken.

Bij het aanmaken van de eerste loon- en tariefafspraak wordt automatisch als ingangsdatum de ingangsdatum van de plaatsing getoond, deze kun je niet wijzigen. Bij eventuele volgende loon- en tariefafspraken dien je zelf een ingangsdatum in te geven. Easyflex toont een venster met de reeds aanwezige loon- en tariefafspraken. De in te brengen datum van de nieuwe loon- en tariefafspraken moet altijd later liggen dan de datum van de laatst geaccordeerde loon- en tariefafspraken.

Elke keer wanneer je nieuwe loon- en tariefafspraak aanmaakt, toont Easyflex een cao-advies voor de geselecteerde flexwerker. Hierin wordt een advies gegeven en er worden alternatieven geboden. Je kunt het advies opvolgen of een alternatief selecteren. Voor meer informatie omtrent het cao advies, verwijzen wij je naar de referentiegids van de flexwerker ('Frontoffice > Flexwerker > Cao - overige').

Wanneer je bij 'soort werk' hebt gekozen voor doorlenen, werving en selectie of ZZP'er zijn er een aantal uitzondering met betrekking tot het tabblad lonen en tarieven. 

Sector (verplicht)

In dit veld selecteer je de sector waaronder de flexwerker verloond dient te worden. Door het activeren van de knop 'Zoeken' kun je een keuze maken uit de sectoren die overeenkomen met de aanvangsdatum van de plaatsing. Welke sectoren dit zijn is afhankelijk van de functie waarin de flexwerker geplaatst is. Wanneer de functie bijvoorbeeld 'Secretaresse' is, worden alleen de administratieve sectoren aan je getoond. Is de functie 'Heftruckchauffeur', worden alleen de productie- en technische sectoren aan je getoond. De koppeling van functies aan bepaalde sectoren, wordt door Easyflex onderhouden. Wanneer je een verkeerde sector is geselecteerd, kun je deze gegevens verwijderen door het activeren van de knop 'Prullenbak'.

Beloningssysteem (verplicht)

Je dient een keuze te maken voor een beloningssysteem. De keuzes welke je in dit veld kunt maken, zijn afhankelijk van de bedrijfsinstellingen van de werkmaatschappij. Easyflex toont standaard de beloning welke is ingegeven binnen de algemene gegevens van de aanvraag. Je kunt deze keuze nog wel wijzigen. 

Wanneer binnen de bedrijfsinstellingen is aangegeven dat de regelgeving van de ABU wordt gevolgd, kun je kiezen uit 'Inlenersbeloning' of 'Uitzend CAO'. Is aangegeven dat de regelgeving van de NBBU wordt gevolgd, kun je geen keuze maken. Standaard wordt 'Inlenersbeloning' getoond, je kunt dit niet wijzigen. Is aangegeven dat de regelgeving wordt gevolgd via Wettelijk beding en periode-/ketensysteem of Wettelijk periode-/ketensysteem, kun je geen keuze maken, standaard wordt N.v.t. getoond.

Loonschaal (verplicht)

De keuzes welke je in dit veld kunt maken zijn wederom afhankelijk van bedrijfsinstellingen van de werkmaatschappij. Wanneer de regelgeving van de ABU wordt gevolgd en je hebt bij 'Beloningssysteem' gekozen voor 'Uitzend CAO', kun je nu de keuze maken tussen 'Instroomtabel', 'Normtabel', 'Loongebouw allocatie' of 'Loongebouw overige'. Wanneer je bij 'Beloningssysteem' gekozen hebt voor 'Inlenersbeloning', wordt dit veld automatisch gevuld met 'Inlenersbeloning'. 

Wanneer de regelgeving van de NBBU wordt gevolgd, kun je geen keuze maken. Standaard wordt Inlenersbeloning getoond, dit naar aanleiding van de gegevens welke ook automatisch bij het 'Beloningssysteem' worden getoond, je kunt dit niet wijzigen. Wanneer de regelgeving wordt gevolgd via Wettelijk beding en periode-/ketensysteem of Wettelijk periode-/ketensysteem, kun je geen keuze maken, standaard wordt 'Minimumloon' getoond.

Cao schaal

In dit veld kun je de cao schaal ingeven, welke zal worden getoond op de loonspecificatie van de flexwerker. 

Via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aanvragen en plaatsingen' kun je instellen of de CAO schaal bij een inlenersbeloning van de relatie verplicht moeten worden vastgelegd. Wanneer je deze optie aanvinkt, is het verplicht in de plaatsing van de flexwerker de loonschaal te noteren wanneer er gekozen wordt voor de inlenersbeloning. Wanneer je deze optie niet aanvinkt, is het mogelijk in de plaatsing de inlenersbeloning vast te leggen zonder dat de loonschaal van de inlenersbeloning hoeft te worden genoteerd. Indien je de NBBU CAO volgt wordt elke flexwerker volgens de inlenersbeloning verloond.

Tarievenschema

Wanneer er bij de relatie (of via 'Beheer') tarievenschema's zijn aangemaakt, kun je deze in dit veld selecteren. Je activeert de knop 'Zoeken' en Easyflex toont je de tarievenschema's, rekening houdend met de functie en de sector van de plaatsing. Wanneer er een tarievenschema is aangemaakt voor de functie waarvoor de flexwerker is geplaatst, wordt direct dit tarievenschema getoond en kun je geen verdere keuze maken. Wanneer er meerdere tarievenschema's zijn aangemaakt welke aan de plaatsing gekoppeld kunnen worden, er wordt gekeken naar sectoren en beroepsgroepen, kun je een keuze maken. 

Bijvoorbeeld wanneer je een boekhoudkundig medewerker plaatst en specifiek voor deze functie is ook een tarievenschema aangemaakt, kun je geen keuze maken en wordt het betreffende schema getoond. Wanneer je echter een boekhoudkundig medewerker plaatst en er zijn vier tarievenschema's zonder specifieke functie maar allen aangemaakt in de beroepsgroep administratief, waarbinnen de functie boekhoudkundig medewerker valt, toont Easyflex alle vier de tarievenschema's en dien je zelf een keuze te maken. Wanneer er geen tarievenschema bij de relatie is aangemaakt, kun je geen keuze maken.

Loonschema

Wanneer er bij de relatie (of via 'Beheer') loonschema's zijn aangemaakt, kun je deze in dit veld selecteren. Je activeert de knop 'Zoeken' en Easyflex toont je de loonschema's, rekening houdend met de functie en de sector van de plaatsing. Wanneer je een tarievenschema heeft geselecteerd waaraan een uurloonschema is gekoppeld, kun je hier geen keuze maken. Automatisch wordt het juiste uurloonschema getoond. Wanneer er maar één uurloonschema bij de relatie is aangemaakt, wordt automatisch dit uurloonschema geselecteerd, je kunt dit schema, indien gewenst, nog verwijderen (knop 'Prullenbak'). Wanneer er meerdere uurloonschema's zijn aangemaakt welke aan de plaatsing gekoppeld kunnen worden, er wordt gekeken naar sectoren en beroepsgroepen, kun je een keuze maken door het activeren van de knop 'Zoeken'. Wanneer er geen uurloonschema bij de relatie is aangemaakt, kun je geen keuze maken.

Uurloon arbeidsovereenkomst

Wanneer er een arbeidsovereenkomst is afgesloten met de flexwerker, wordt het uurloon dat is vastgelegd in deze arbeidsovereenkomst in dit veld getoond. Deze gegevens kun je in dit tabblad niet meer wijzigen.

Minimum (CAO) uurloon

In dit veld wordt het minimum uurloon getoond. Onder dit minimum uurloon mag en kan de flexwerker niet worden verloond.

Uurloon volgens uurloonschema

Wanneer er een uurloonschema aan de plaatsing is gekoppeld, wordt het uurloon volgens dit uurloonschema getoond. Deze gegevens kun je in dit tabblad niet meer wijzigen.

Uurloon voor plaatsing (verplicht)

Wanneer er een uurloonschema aan de plaatsing is gekoppeld, wordt het uurloon volgens dit uurloonschema getoond en is dit uurloon niet meer te wijzigen. Wanneer er een arbeidsovereenkomst is afgesloten met de flexwerker, wordt het uurloon dat is vastgelegd in deze arbeidsovereenkomst in dit veld getoond, het uurloon is echter nog wel te wijzigen. In alle andere gevallen wordt in dit veld automatisch het minimum (CAO) uurloon getoond. Dit uurloon is nog wel wijzigen. Echter mag dit nooit lager zijn dan het minimum uurloon.

Wanneer de gegevens correct zijn ingegeven, activeer je de knop 'Opslaan'. De ingevoerde gegevens worden dan opgeslagen. Wil je ingevoerde gegevens niet opslaan dan activeer je de knop 'Annuleren'.

Prestatietoeslag

Is er sprake van een prestatietoeslag, dan kun je dit hier ingeven.

Looncomponenten

Wanneer je de loon en tarief gegevens hebt opgeslagen, wordt automatisch het tabblad met looncomponenten geopend. Wanneer je een tarievenschema hebt geselecteerd waarin ook looncomponenten zijn opgenomen, worden deze getoond. Alle vastgelegde looncomponenten worden getoond met daarbij de detailinformatie van het betreffende looncomponent. Per regel wordt het volgende getoond:

Nieuw looncomponent voor uren

Wanneer je een nieuw looncomponent voor uren aanmaakt, toont Easyflex een algemeen scherm met looncomponenten. Je dient een keuze te maken uit:

  • Loon voor normale uren
  • Loon voor overwerk
  • Loon voor onregelmatige diensten
  • Loon verlaagd uurloon
  • Loon verhoogd uurloon
  • Loon leegloop
  • Loon arbeidsongeschiktheid

Onder deze zeven looncomponenten kunnen weer looncomponenten gekoppeld zijn welke door uw werkmaatschappij zijn aangemaakt. Je kunt deze looncomponenten openen door het plusteken voor het looncomponent te selecteren.

De beide schermen in de plaatsing en urendeclaratie voor het bewerken van een vergoeding bevat een calculator voor het berekenen van een tarief. De instellingen van dit hulpmiddel worden niet gekopieerd vanuit de plaatsing naar de urendeclaratie. Het tarief wordt in de plaatsing bepaald en dan wordt het tarief gekopieerd naar het urendeclaratie programma. Het dialoogscherm voor het bewerken van een vergoeding in het urendeclaratie programma bepaalt nu aan de hand het totaal factuurbedrag of er wel/niet iets te factureren is. De regel is: is de eenheid één van [Declaratietijdvak, Kalenderdag, Gewerkt uur, Bedrag] en is het totaal bedrag van de factuur 0, dan wordt het vinkje 'Niet factureren' aangezet door het programma. Het resultaat van een berekening bepaalt de waarde van de optie 'Niet factureren'.


In geval van een doorleen- of ZZP-plaatsing is het ook mogelijk een afwijkend inkooptarief in te geven bij urencomponenten. Het is nodig om dit per looncomponent vast te leggen, indien van toepassing.


Detailinformatie

Tekst loonslip (verplicht)

Afhankelijk van de autorisatie instellingen in de bedrijfsinstellingen ('Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties') kun je deze tekst aanpassen of niet. Wanneer je de tekst hebt aangepast en je wilt toch de standaardtekst hanteren, selecteer je het pijltje naast de regel van de loonspecificatie tekst. Automatisch wordt de standaard tekst voor de loonspecificatie weergegeven. Als u dit veld leeg maakt en u wilt de gegevens bewaren, vult Easyflex deze regel ook automatisch met de standaard tekst. De standaardtekst wordt onderhouden in de bedrijfsinstellingen ('Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten')

Tekst factuur (verplicht)

Afhankelijk van de autorisatie instellingen in de bedrijfsinstellingen ('Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen') kun je deze tekst aanpassen of niet. Wanneer je de tekst hebt aangepast en je wilt toch de standaardtekst hanteren, selecteer je het pijltje naast de regel van de factuur tekst. Automatisch wordt de standaard tekst voor de factuur weergegeven. Als je dit veld leeg maakt en je wilt de gegevens bewaren, vult Easyflex deze regel ook automatisch met de standaard tekst. Wanneer er binnen de bedrijfsinstellingen gekozen is de betreffende looncomponent niet te factureren aan de relaties, is deze regel grijs en kun je geen tekst ingeven ('Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten').

Percentage

Wanneer je gekozen hebt voor het looncomponent 'Loon voor normale uren' kun je in deze velden niets ingeven. Bij alle andere looncomponenten dien je in elk geval het percentage voor de flexwerker in te geven.

Flexwerker

In dit veld geef je het toeslagpercentage in voor de flexwerker.

Relatie

In dit veld geef je het toeslagpercentage in voor de relatie. Wanneer je niets ingeeft, kun je handmatig het toeslagdeel berekenen. Wanneer aan de hand van de door jou ingegeven rekenwijze en bedragen en/of percentages het resultaat wordt getoond, kun je, indien gewenst, door het activeren van het pijltje het uiteindelijke percentage voor de relatie opvragen.

Factuur - Niet factureren

Wanneer er van het gekozen looncomponent geen factuur gemaakt dient te worden, zet je een vinkje achter de tekst 'Niet factureren'.

Factuur - Tarief

Het uiteindelijke factuurtarief dat op de factuur voor de relatie komt, wordt in dit veld getoond. Heb je wijzigen aangebracht in de rekenwijze (bijvoorbeeld een andere factor of een andere marge) kun je door het activeren van het pijltje het nieuwe factuurtarief in dit veld plaatsen. 

Let op! Het overzicht 'Collectieve loon- en tariefaanpassing' past alleen de waarde van het factuurtarief aan, het veld in het midden van het scherm bij 'Tarief'. De waarde bij de tariefcalculator (Resultaat) wordt niet aangepast. Als het overzicht de tariefcalculator zou aanpassen, dan zouden gegevens van gebruikers in de tariefcalculator worden overschreven en dat kan erg nadelig zijn als er bijvoorbeeld instaat dat de rekenwijze 'Marge' is en de marge in procenten 10% moet zijn. In de tariefcalculator staat onderaan de laatste waarde die is berekend door de gebruiker en is er om de gebruiker te helpen bij een berekening.  Het bedrag welke is vermeld bij 'Tarief' is leidend voor de facturatie.

Tariefcalculator

Basisdeel

Wanneer je gekozen hebt voor het looncomponent 'Loon voor normale uren' wordt er geen verdeling gemaakt tussen Basisdeel en Toeslagdeel, bij alle andere looncomponenten wordt deze verdeling wel gemaakt. De gegevens in het veld 'Basisdeel' zijn van toepassing op alle uren tot 100%.

Rekenwijze

Je dient een rekenwijze te selecteren, je hebt de keuze uit: 

  • Factor
  • Marge
  • Tarief

Tarieffactor

Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Factor', dien je in dit veld de tarieffactor in te geven. Deze bestaat uit X,XXXX. Met deze factor wordt het uurloon van de flexwerker vermenigvuldigd om zo tot een factuurtarief voor de relatie te komen.

Marge Euro

Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Marge', kun je kiezen voor een marge in Euro's, een marge in percentage of een combinatie van beide. Easyflex berekent nu het door u ingegeven marge bedrag bovenop de kostprijs van het basisdeel. Aan de hand van deze gegevens wordt het factuurtarief voor de relatie berekend.

Marge %

Wanneer u heeft gekozen voor de rekenwijze 'Marge', kun je kiezen voor een marge in Euro's, een marge in percentage of een combinatie van beide. Easyflex berekent nu het door u ingegeven marge percentage over het factuurbedrag van het basisdeel. Aan de hand van deze gegevens wordt het factuurtarief voor de relatie berekend. Het totale factuurbedrag mag echter nooit hoger zijn dan € 999,99. Is dit wel het geval, toont Easyflex je een melding en dien je het percentage zo aan te passen dat de het factuurtarief niet hoger is dan € 999,99.

Resultaat

Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Tarief', dien je in dit veld het factuurtarief in te geven. Er vindt nu geen berekening meer plaats, het factuurtarief wordt rechtstreeks overgenomen. Dit bestaat uit XXXX,XX. Ook wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze [Tarief] dien je in veld het factuurtarief in te geven. Dit bestaat uit XXXX,XX. Dit tarief wordt niet opgeteld bij het tarief voor de basis, maar wordt eerst verrekend met het toeslagpercentage. Bijvoorbeeld wanneer het percentage voor de flexwerker 150% is en het basistarief is € 20, bij toeslag [tarief] vul je € 10 in, wordt 50% van het toeslag [tarief] opgeteld bij het basistarief (percentage flexwerker 150% bestaat uit 100% basisdeel en 50% toeslagdeel). Het totale factuurbedrag komt op € 25.

Let op! Het overzicht 'Collectieve loon- en tariefaanpassing' past alleen de waarde van het factuurtarief aan, het veld in het midden van het scherm bij 'Tarief'. De waarde bij de tariefcalculator (Resultaat) wordt niet aangepast. Als het overzicht de tariefcalculator zou aanpassen, dan zouden gegevens van gebruikers in de tariefcalculator worden overschreven en dat kan erg nadelig zijn als er bijvoorbeeld instaat dat de rekenwijze 'Marge' is en de marge in procenten 10% moet zijn. In de tariefcalculator staat onderaan de laatste waarde die is berekend door de gebruiker en is er om de gebruiker te helpen bij een berekening. Het bedrag welke is vermeld bij 'Tarief' is leidend voor de facturatie.

Toeslagdeel

Deze rubriek wordt alleen maar getoond wanneer het percentage voor de flexwerker hoger is dan 100% en er geen percentage is ingegeven bij de relatie. Je selecteert in deze velden de berekening voor het toeslaggedeelte. Wanneer je het toeslagpercentage voor de relatie wel heeft ingegeven wordt deze rubriek niet getoond, het toeslaggedeelte wordt automatisch berekend op basis van het eerder ingegeven percentage. Ook wanneer je normale of verlaagde uren selecteert, wordt deze rubriek niet getoond.

Rekenwijze

Je dient een rekenwijze te selecteren, u heeft de keuze uit:

  • Factor
  • Marge
  • Tarief
  • [Tarief]

Tarieffactor

Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Factor', dien je in dit veld de tarieffactor in te geven. Deze bestaat uit X,XXXX. Deze factor wordt vermenigvuldigd met het toeslagpercentage van de flexwerker en daarna opgeteld bij de factor voor het basisdeel. Met deze totaal factor wordt het uurloon van de flexwerker vermenigvuldigd om zo tot een factuurtarief voor de relatie te komen.

Marge Euro

Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Marge', kun je kiezen voor een marge in Euro's, een marge in percentage of een combinatie van beide. Easyflex berekent nu het door u ingegeven marge bedrag bovenop de kostprijs van het toeslagdeel. Aan de hand van deze gegevens wordt het factuurtarief voor de relatie berekend.

Marge %

Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Marge', kun je  kiezen voor een marge in Euro's of een marge in percentage of een combinatie van beide. Easyflex berekent nu het door u ingegeven marge percentage over de kostprijs van het toeslagdeel. Aan de hand van deze gegevens wordt het factuurtarief voor de relatie berekend. Het totale factuurbedrag mag echter nooit hoger zijn dan € 999,99. Is dit wel het geval, toont Easyflex u een melding en dien je het percentage zo aan te passen dat de het factuurtarief niet hoger is dan € 999,99.

Resultaat

Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Tarief' dien je in dit veld het factuurtarief in te geven. Dit bestaat uit XXXX,XX. Dit tarief wordt opgeteld bij het tarief voor de basis en aan de relatie gefactureerd. Ook wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze [Tarief] dien je in veld het factuurtarief in te geven. Dit bestaat uit XXXX,XX. Dit tarief wordt niet opgeteld bij het tarief voor de basis, maar wordt eerst verrekend met het toeslagpercentage. Bijvoorbeeld wanneer het percentage voor de flexwerker 150% is en het basistarief is € 20, bij toeslag [tarief] vul je € 10 in, wordt 50% van het toeslag [tarief] opgeteld bij het basistarief (percentage flexwerker 150% bestaat uit 100% basisdeel en 50% toeslagdeel). Het totale factuurbedrag komt op € 25.

Resultaat geldt voor

In dit veld kun je de datum ingeven waarop het resultaat berekend dient te worden. 

Resultaat

De berekende resultaten naar aanleiding van alle ingegeven gegevens, worden in deze velden getoond. Wanneer het factuurtarief in het resultaat niet (meer) hetzelfde is als het getoonde factuurtarief en je kiest voor het opslaan van de gegevens, toont Easyflex een melding dat het factuurtarief afwijkt van het berekende resultaat. Je kunt een keuze maken voor doorgaan of niet.

Kostprijs

Easyflex rekent aan de hand van de door jou ingegeven bedragen en percentages, de kostprijs uit. Wanneer je 'Loon voor normale uren' hebt geselecteerd, worden alleen de 'Basis' gegevens getoond. Heeft u overige looncomponenten geselecteerd, worden ook de 'Toeslag' gegevens getoond.

Basis

De gegevens op deze regel hebben betrekking op de basis gegevens (100% gedeelte)

Kostprijsfactor

De kostprijsfactor voor de betreffende sector wordt getoond.

Kostprijs

De kostprijs in euro's voor de betreffende sector wordt getoond.

Toeslag

De gegevens op deze regel hebben betrekking op de toeslag gegevens (boven de 100%)

Kostprijsfactor

De kostprijsfactor, voor het toeslag gedeelte, voor de betreffende sector wordt getoond.

Kostprijs

De kostprijs in euro's, voor het toeslag gedeelte, voor de betreffende sector wordt getoond.

P.T.

De gegevens op deze regel hebben betrekking op de prestatietoeslag

Kostprijsfactor

De kostprijsfactor voor de prestatietoeslag wordt getoond.

Kostprijs

De kostprijs in euro's voor de prestatietoeslag wordt getoond.

Totale kostprijs

De totale kostprijs in euro's (basis + toeslag + prestatietoeslag) voor de betreffende sector wordt getoond.

Uitzonderingen in het tabblad 'Lonen en tarieven' bij Doorlenen, Werving en selectie en ZZP'er Doorlenen

Bij het selecteren van de knop 'Nieuw' wordt automatisch de startdatum welke je hebt vastgelegd in het tabblad 'Periode en locatie' getoond. Bij beloningssysteem wordt standaard 'N.v.t.' getoond. Verder kun je alleen een uurtarief voor plaatsing vastleggen. Hier vul je het tarief in welke je moet betalen aan het bureau waar je de flexwerker van doorleent.

Tariefafspraken naar je relatie kun je vastleggen zoals je dat gewend bent.

Werving en selectie

Het tabblad is niet beschikbaar wanneer je hebt gekozen voor 'Werving en selectie'.

ZZP'er

Bij het selecteren van de knop 'Nieuw' wordt automatisch de startdatum getoond welke je hebt vastgelegd in het tabblad 'Periode en locatie'. Bij beloningssysteem wordt standaard 'N.v.t.' getoond. Verder kun je alleen een uurtarief voor plaatsing vastleggen. Hier vul je het tarief in welke de flexwerker/ZZP'er aan je berekend. Tariefafspraken naar je relatie kun je vastleggen zoals je dat gewend bent.

Stap 6: Documentafhandeling (alleen van toepassing indien je gebruik maakt van Document Management)

Op het tabblad ‘Documentafhandeling’ kun je (uitzend)overeenkomsten en plaatsingsbevestigingen genereren, zowel voor de flexwerker als voor de relatie. Afhankelijk van de instellingen in ‘Beheer > Document management > Document beheer’ is het genereren van plaatsingsbevestigingen al dan niet vereist. Daarnaast is het vereist om documenten te genereren welke vanuit de cao verplicht aanwezig dienen te zijn. Denk hierbij aan uitzendovereenkomsten voor flexwerkers in fase B.

Loon- en tariefafspraak

Het is mogelijk om te filteren op loon- en tariefafspraak. Door te filteren kun je (uitzend)overeenkomsten en plaatsingsbevestigingen voor de geselecteerde loon- en tariefafspraak genereren. Het overzicht toont per document of het gegenereerd is én of het ondertekende document retour ontvangen is in Easyflex.

T.a.v.

Indien je de regel ‘Relatie plaatsingsbevestiging’ heeft geselecteerd, is het mogelijk om een contactpersoon te selecteren. Deze dien je wel te hebben vastgelegd bij de relatie. Door het activeren van de knop ‘Zoeken’ wordt het scherm 'Contactpersonen' weergegeven. Door het activeren van de knop 'Selecteer' kun je de betreffende contactpersoon selecteren.

Opmaak

Met behulp van de opmaak kun je een filtering maken op templates die gegenereerd kunnen worden. De opmaak kun je per template instellen in 'Beheer > Documentmanagement > Templates' in het veld ‘Opmaak’.

Template 

In dit veld zie je alle templates die behoren bij de gekozen ‘Opmaak’. Afhankelijk van het soort document dat je geselecteerd hebt betreft het templates van het formuliertype ‘Overeenkomst flexwerker’, ‘Plaatsingsbevestiging flexwerker’ of ‘Plaatsingsbevestiging relatie’ die je beschikbaar hebt gesteld in ‘Beheer > Document management > Templates’.

Genereren

Wanneer je de gewenste template hebt geselecteerd activeer je de knop ‘Genereren’. Vervolgens wordt het scherm ‘Documentafhandeling’ geopend. Hier kun je het document archiveren, e-mailen, afdrukken of aanbieden voor digitale ondertekening (dit laatste geldt alleen voor flexwerker documenten). 

Stap 7: Memo (optioneel)

Wanneer je bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Ontwerp memobladen' één of meerdere memobladen hebt vastgelegd voor de plaatsing worden deze memobladen op dit tabblad getoond en kun deze hier invullen.

Stap 8: Verdeelsleutels (optioneel)

Standaard staan de verdeelsleutels op 50/50, maar wanneer je via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie marges en uren' een afwijkende resultaatverdeling hebt vastgelegd zal deze ook op die manier in de plaatsing worden getoond. Eventueel kun je hier dus op plaatsingsniveau van afwijken (afhankelijk van de autorisatie instellingen) door de instellingen op tabblad 'Verdeelsleutels' in de plaatsing aan te passen. 

Bij een plaatsing waarbij de flexwerker en relatie van dezelfde locatie zijn, is de verdeelsleutel voor het resultaat eenvoudig. Wanneer de flexwerker en relatie van verschillende vestigingen zijn, wordt deze verdeelsleutel minder eenvoudig. Op dit tabblad kun je de resultaatverdeling vastleggen. Uren en Omzet/kosten kunnen apart worden ingesteld. Je kunt een verdeling maken per locatie en/of per relatiebeheerder. 

Locatie

Wanneer een flexwerker tewerk wordt gesteld bij een relatie van een andere locatie dan waar de flexwerker toe behoort, wordt er een standaard verdeling van 50/50 gehanteerd. Deze standaard verdeling kan worden gewijzigd. Binnen dit veld kun je een resultaatverdeling maken op basis van uren en/of op basis van omzet en kosten. Je kunt met de 'sleepbalk' de percentages verdelen of je kunt deze percentages ingeven in de numerieke velden onder flexwerker en relatie.

Uren

De verloonde uren worden standaard verdeeld, dit betekent 50% van de uren worden bij de locatie van de flexwerker geteld en 50% van de uren worden bij de locatie van de relatie geteld. Wanneer deze verdeling moet worden aangepast, bijvoorbeeld omdat de locatie van de flexwerker recht heeft op meer uren dan de locatie van de relatie, kun je handmatig de percentages aanpassen. 

Omzet en kosten

Je kunt ook een resultaatverdeling maken op basis van omzet en kosten. De standaard verdeling is ook hier 50/50. Deze kan worden gewijzigd, bijvoorbeeld omdat de locatie van de flexwerker recht heeft op meer omzet dan de locatie van de relatie. 

Relatiebeheerder

In plaats van verdeling naar locatie kun je ook een verdeling maken naar de relatiebeheerder. De werking is identiek. In plaats van een verdeling naar locatie wordt nu een verdeling naar de relatiebeheerder van de relatie en flexwerker gemaakt. Ook hier wordt een standaard verdeling van 50/50 gehanteerd. Deze standaard verdeling kan worden gewijzigd. Binnen dit veld kun je een resultaatverdeling maken op basis van uren en/of op basis van omzet en kosten. Je kunt met de 'sleepbalk'/'track-bar' de percentages verdelen of je kunt deze percentages ingeven in de numerieke velden onder flexwerker en relatie.

Uren

De verloonde uren worden standaard verdeeld, dit betekent 50% van de uren worden bij de relatiebeheerder van de flexwerker geteld en 50% van de uren worden bij de relatiebeheerder van de relatie geteld. Wanneer deze verdeling moet worden aangepast, bijvoorbeeld omdat de relatiebeheerder van de flexwerker recht heeft op meer uren dan de relatiebeheerder van de relatie, kun je handmatig de percentages aanpassen. 

Omzet en kosten

Je kunt ook een resultaatverdeling maken op basis van omzet en kosten. De standaard verdeling is ook hier 50/50. Deze kan worden gewijzigd, bijvoorbeeld omdat de relatiebeheerder van de flexwerker recht heeft op meer omzet dan de relatiebeheerder van de relatie. 

Stap 9: Notificaties (optioneel)

Op dit tabblad worden alle wijzigingen die in de plaatsing worden doorgevoerd genotificeerd. Het is ook mogelijk om hier zelf handmatige notificaties vast te leggen. 

Stap 10: Aftrekposten (optioneel)

Je kunt in dit tabblad afwijkende aftrekposten vastleggen, wijzigen of verwijderen. Indien je hier een afwijkende aftrekpost vastlegt wordt de standaard aftrekpost welke is vastgelegd in het tabblad 'Fiscaal-sociaal' overschreven voor deze plaatsing.

Aftrekposten die alleen gelden voor deze plaatsing

Je kunt per aftrekpost aanvinken of deze van toepassing is op deze plaatsing. Welke aftrekposten hier worden getoond, is afhankelijk van eerdere instellingen ('Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten'). Door het activeren van de knop 'Nieuw' kun je middels het ingeven van een nieuwe ingangsdatum de afwijkende aftrekpost aanvinken. Per de ingegeven datum geldt de aftrekpost.

De standaard aftrekposten van de flexwerker

In dit veld staan de standaard aftrekposten getoond welke zijn vastgelegd in het tabblad.

Stap 11: Accorderen (verplicht)

Om ervoor te zorgen dat de status van de plaatsing 'Definitief (en geaccordeerd)' wordt is het nodig om de vastgelegde loon- en tariefafspraak via dit tabblad te accorderen. Ook wanneer je een nieuwe loon- en tariefafspraak hebt vastgelegd zal deze geaccordeerd moeten worden via dit tabblad.

Je kunt de loon- en tariefafspraak alleen accorderen wanneer alle vereiste documenten aanwezig zijn in het documentenarchief van de flexwerker en/of relatie. Per documenttype wordt de status van het document getoond. De kolom ‘Status’ kan drie kleuren bevatten:

  • Groen: het documenttype is aanwezig  / retour.
  • Oranje: het documenttype is aangemaakt / niet retour / niet aanwezig, echter levert dit geen problemen op voor het accorderen van de plaatsing.
  • Rood: het documenttype is  niet aangemaakt / niet retour / niet aanwezig, zonder dit document kan de plaatsing niet geaccordeerd worden .

Of een document verplicht is kun je zelf bepalen met de instellingen in ‘Beheer > Document management > Documentbeheer’.

Stap 12: Kopiëren (optioneel)

Op het tabblad 'Kopiëren' kun je plaatsingen kopiëren. Op dit tabblad leg je de aanvangsdatum van de nieuwe/gekopieerde plaatsing vast en geef je aan of je de loon- en tariefafspraken wilt overnemen. Er wordt een exacte kopie gemaakt van de bestaande plaatsing, dus voor dezelfde flexwerker, functie, etc. Een aantal aandachtspunten:

  • De startdatum van de nieuwe plaatsing mag niet vóór de startdatum van de oorspronkelijke plaatsing liggen.
  • Gegenereerde documenten (plaatsingsbevestigingen) worden niet mee gekopieerd. (Het kan wel zo zijn dat een gegenereerde overeenkomst geldig is voor meerdere plaatsingen).
  • Indien je ervoor kiest om loon- en tariefafspraken mee te kopiëren, worden alle loon- en tariefafspraken gekopieerd die van toepassing zijn op of na de ingangsdatum van de nieuwe plaatsing.
  • De loon- en tariefafspraken in de nieuwe plaatsing worden automatisch geaccordeerd. Als je document management gebruikt kan het zijn dat je eerst bepaalde documenten dient te genereren voordat je de loon- en tariefafspraak kunt accorderen.
  • Plaatsingen van Vaste medewerkers kunnen niet gekopieerd worden. Ook plaatsingen die automatisch zijn aangemaakt vanuit de overzichten 'Uitbetaling van reserveringen' of 'Automatisch uitbetalen' kunnen niet worden gekopieerd.
  • Indien je in een plaatsing gebruikt maakt van tarievenschema's en je hebt in de plaatsing nog extra looncomponenten toegevoegd, worden al deze looncomponenten mee gekopieerd naar de nieuwe plaatsing. Dus niet alleen de looncomponenten die in het tarievenschema staan.
  • De einddatum van een nieuwe plaatsing / gekopieerde plaatsing blijft altijd leeg, ook al heeft de bestaande plaatsing wel een einddatum.

Stap 13: IKV (optioneel)

Op dit tabblad kun je zien welke inkomstenverhoudingen gerelateerd zijn aan de betreffende plaatsing en zie je de details van deze inkomstenverhoudingen. De getoonde gegevens zijn informatief.