Urendeclaraties invoeren

Stap 1: De filterinstellingen van 'Frontoffice > Urendeclaraties'
Wanneer je het tabblad urendeclaraties binnen de module 'Frontoffice' opent, wordt een algemeen scherm geopend waarop je diverse filterinstellingen kunt vastleggen. De uitleg van deze filterinstellingen wordt beschreven in deze eerste stap. Het betreft hier de filterinstellingen voor de declaratieperiode, de filterinstellingen voor de urendeclaraties en de filterinstellingen voor de betrokkenen. Wanneer je meer en/of uitgebreide informatie wenst omtrent de filterinstellingen, verwijzen we je naar de pagina informatie (Frontoffice > Urendeclaratie-algemeen).

Filterinstelling declaratieperiode
Binnen de filterinstelling declaratieperiode bepaal je de periode waarvan je de urendeclaraties wil opvragen. Zo kun je bijvoorbeeld alle urendeclaraties voor een bepaalde week of maand opvragen, maar ook alle urendeclaraties van een bepaalde locatie of relatiebeheerder. De uiterste datum waarop je de urendeclaraties kunt opvragen is de huidige systeemdatum. Je kunt dus geen urendeclaraties 'in de toekomst' opvragen.

Filterinstelling urendeclaraties
Je kunt een of meerdere filters instellen voor de urendeclaraties. Zo kun je bijvoorbeeld alle urendeclaraties opvragen die door de flexwerker nog niet zijn geaccordeerd of alle urendeclaraties die zijn afgewikkeld. Easyflex toont je per filterinstelling (optie) het aantal urendeclaraties. 

Zodra je urendeclaraties hebt bewerkt kun je bij het onderdeel 'Filterinstelling urendeclaraties' op de knop 'verversen' klikken. Je ziet dan de actuele situatie (betreft het aantal urendeclaraties per status).

Filterinstelling
Je dient deze filterinstellingen eerst 'aan' of 'uit' te zetten. Wanneer je de filterinstelling 'aan' zet kun je één of meerdere opties aanvinken. Wanneer je de filterinstelling 'uit' zet, kun je de opties niet aanvinken.

Je kunt filteren op declaratiestatussen en middels de vinkjes aangeven waarop je wil filteren.

Filterinstelling betrokkenen
Je kunt één of meerdere filters instellen voor de betrokkenen. Zo kun je bijvoorbeeld alle urendeclaraties van een bepaalde flexwerker of relatie opvragen.

In dit gedeelte kun je filteren op flexwerker, relatie, declaratienummer of aanvraag. 

Stap 2: Het werken met de urendeclaraties
Nadat je alle filters heb ingegeven selecteer je de knop 'Toon' en de betreffende urendeclaraties worden vervolgens getoond. Wanneer je een getoonde regel selecteert, kun je de knop 'Declaraties tonen' of 'Plaatsing raadplegen' activeren met vanzelfsprekend resultaat. 

Declaraties tonen
Alle urendeclaraties binnen de geselecteerde filterinstellingen (declaratieperiode, urendeclaraties en betrokkenen) worden getoond. Wanneer het meerdere weken betreft, wordt de laatste week bovenaan getoond.

F
(Flexwerker)

R
(Relatie)

M
(Medewerker)

B
(Bijlage aanwezig)

In deze vakken staan, afhankelijk van de instelling 'Accorderen urendeclaraties' bij de aanvraag de acties voor de Flexwerker, Relatie en Medewerker. Wanneer de urendeclaraties digitaal worden aangeleverd, wordt er een D getoond. Wanneer de urendeclaraties op papier worden aangeleverd, wordt er een P getoond. Wanneer er een * in de kolom zichtbaar is bij een declaratie in vak 'B', dan is er (minimaal) 1 bijlage toegevoegd. Op het moment dat je gebruik maakt van het urenportaal en je hebt aangegeven bij afwijkingen een signaal te willen ontvangen, dan wordt in het vak 'M' een uitroepteken getoond (!). Voor uitleg van de diverse kleuren, verwijzen we je naar de legenda in de pagina informatie (Frontoffice > Urendeclaratie-algemeen).

Wanneer de actie voor M (medewerker) is, zijn er een aantal knoppen beschikbaar:

• Bewerken/Corrigeren
  afhankelijk van de status van de urendeclaratie toont Easyflex de knop ‘Bewerken’ of ‘Corrigeren’. Indien een urendeclaratie de status ‘Urendeclaratie ontbreekt’, ´Geaccordeerd voor verwerking´, Wachten’ of ‘Vervallen’ heeft, kun je kiezen voor ‘Bewerken’. Wanneer je de knop 'Bewerken' selecteert toont Easyflex de urendeclaratie en kun je de declaratie bewerken
• Extra 
  wanneer je de knop 'Extra' selecteert wordt er een extra urendeclaratie aangemaakt voor de geselecteerde periode
• Wachten
  wanneer een urendeclaratie nog niet verwerkt mag/kan worden, selecteer je de knop 'Wachten'
• Vervallen
  door het selecteren van de knop 'Vervallen' krijgt de urendeclaratie de status 'Vervallen' en zal niet worden verloond
• Raadplegen
  wanneer je de knop 'Raadplegen' selecteert, toont Easyflex de urendeclaratie en kun je deze inzien (je kunt niets wijzigen/aanpassen)

Bewerken urendeclaratie
Wanneer je een urendeclaratie gaat bewerken, toont Easyflex een scherm met diverse velden. Easyflex voert direct een controle uit. Deze controleert of er uurlonen zijn vastgelegd die niet overeenkomen met uurlonen vastgelegd in de arbeidsovereenkomst van de flexwerker. Je kunt deze gegevens raadplegen via 'Backoffice - overzichten - signaleringslijst'. Ook controleert Easyflex of er voor de geselecteerde declaratieperiode meerdere afspraken zijn vastgelegd omtrent de vergoedingen en inhoudingen. Wanneer dit het geval is toont Easyflex je een melding en dien je een keuze te maken van welke loon- en tariefafspraken de vergoeding en inhoudingen moeten worden toegepast.

Er worden diverse gegevens omtrent de urendeclaratie, de flexwerker en de relatie getoond. Deze gegevens worden uitgebreid beschreven in de pagina informatie (Frontoffice > Urendeclaratie-algemeen).

Hieronder volgt een beschrijving van de tabbladen van de urendeclaratie.

Urenspecificatie
Het tabblad 'Urenspecificatie' wordt direct geopend wanneer je een urendeclaratie bewerkt. Je kunt nu de gewerkte uren per dag ingeven. Wanneer je uren op een bepaalde dag hebt ingegeven kun je met de Enter- en/of pijltjestoets naar beneden naar de volgende dag. Met de combinatie 'Shift-Enter' ga je een kolom naar links (terug). Je kunt van elke getoonde kolom details opvragen door het activeren van de knop 'Detail'. Je kunt pas uren ingeven op de exacte ingangsdatum van de plaatsing. Wanneer een plaatsing bijvoorbeeld in een bepaalde week op donderdag begint, kun je in de urendeclaratie van de betreffende week op maandag, dinsdag en woensdag geen uren ingeven. Deze dagen worden grijs getoond. De uren moeten worden ingegeven als tijd, met achter de dubbele punt (:) maximaal 60 minuten. Bijvoorbeeld 7 uur en 3 kwartier, wordt 7:45. In plaats van een dubbele punt, kun je ook een gewone punt ingeven, Easyflex wijzigt dit automatisch. Uiteraard kun je ook nieuwe urengegevens toevoegen, dit doe je door het activeren van de knop 'Nieuw'. Wanneer je bepaalde gegevens wilt verwijderen, activeer je de knop 'Verwijderen'.

Wanneer je de knop 'Nieuw' activeert, toont Easyflex een algemeen scherm met looncomponenten. Je dient een keuze te maken uit:

• Loon voor normale uren
  normale uren, bijvoorbeeld dag dienst en/of kantoor uren
• Loon voor overwerk
  betreft uren boven de gewone (normale) werkuren
• Loon voor onregelmatige diensten
  uren buiten de normale uren en/of overwerkuren
• Loon verlaagd uurloon
  uren tegen een verlaagd uurloon
• Loon verhoogd uurloon
  uren tegen een verhoogd uurloon
• Loon bij arbeidsongeschiktheid
  loon voor uren/dagen waarop de flexwerker arbeidsongeschikt (ziek) was

Onder deze zes looncomponenten kunnen weer looncomponenten gekoppeld zijn welke door uw werkmaatschappij zijn aangemaakt. Je kunt deze looncomponenten openen door het plusteken voor het looncomponent te selecteren. Wanneer je jouw keuze voor bepaalde uren hebt gemaakt, activeer je de knop 'Selecteren'. Het scherm met detailgegevens wordt geopend en je dient hier de juiste gegevens voor de uitbetaling en facturering in te geven. Looncomponenten welke niet 'Operationeel' zijn, worden niet getoond. Wanneer je de gegevens van een reeds opgeslagen urengegevens opent, worden ook de looncomponenten getoond welke niet 'Operationeel' zijn, deze worden rood getoond. Voor een uitgebreide omschrijving omtrent het invoeren van nieuwe urengegevens, verwijzen wij je naar de referentiegids (Frontoffice > Urendeclaratie-algemeen).

Wanneer er problemen binnen de urendeclaratie zijn en je hebt de autorisatierechten voor fiatteren of er zijn geen autorisatierechten gekoppeld aan fiatteren, is de knop 'Fiatteren' beschikbaar. De ingevoerde en/of gewijzigde gegevens worden nu gefiatteerd en opgeslagen. Heb je geen autorisatierechten, is de knop 'Fiatteren' niet beschikbaar en kun je alleen maar kiezen voor 'Opslaan', de ingevoerde en/of gewijzigde gegevens worden opgeslagen, of 'Annuleren, de ingevoerde of gewijzigde gegevens worden niet opgeslagen.

Kolommen waarin reserveringen worden opgenomen, worden geel gearceerd indien er meer reserveringen worden opgenomen dan dat er saldo is. Ook wanneer het is toegestaan om negatief te gaan met je saldo reserveringen, worden de vakjes geel gearceerd. Deze 'signalering' vindt alleen per urendeclaratie plaats en niet over meerdere (geaccordeerde of wachtende) urendeclaraties heen.

Nieuwe vergoeding ingeven

Per urendeclaratie kunnen een onbeperkt aantal vergoedingen worden vastgelegd. Er zijn belaste vergoedingen, onbelaste vergoedingen en gecombineerde belaste/onbelaste vergoedingen. Vergoedingen welke zijn ingegeven binnen de plaatsing worden automatisch getoond. Je kunt van elke getoonde kolom details opvragen door het activeren van de knop 'Detail'. Uiteraard kun je ook nieuwe vergoedingen per urendeclaratie ingeven, dit doe je door het activeren van de knop 'Nieuw'. Wanneer je bepaalde gegevens wilt verwijderen, activeer je de knop 'Verwijderen'.

Wanneer je de knop 'Nieuw' activeert, toont Easyflex een algemeen scherm met looncomponenten. Welke looncomponenten worden getoond, is afhankelijk van de bedrijfsinstellingen van de werkmaatschappij (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten). Looncomponenten welke niet 'Operationeel' zijn, worden niet getoond. Wanneer je de gegevens van een reeds opgeslagen vergoeding opent, worden ook de looncomponenten getoond welke niet 'Operationeel' zijn, deze worden rood getoond. Voor een uitgebreide omschrijving omtrent het invoeren van nieuwe vergoedingen, verwijzen wij je naar de referentiegids (Frontoffice > Urendeclaratie-algemeen).

Nieuwe inhouding ingeven

Per urendeclaratie kunnen een onbeperkt aantal inhoudingen worden vastgelegd. Inhoudingen welke zijn ingegeven binnen de plaatsing worden automatisch getoond. Je kunt van elke getoonde kolom details opvragen door het activeren van de knop 'Detail'. Uiteraard kun je ook nieuwe inhoudingen per urendeclaratie ingeven, dit doe je door het activeren van de knop 'Nieuw'. Wanneer je bepaalde gegevens wilt verwijderen, activeer je de knop 'Verwijderen'.

Wanneer je de knop 'Nieuw' activeert, toont Easyflex een algemeen scherm met looncomponenten. Welke looncomponenten worden getoond, is afhankelijk van de bedrijfsinstellingen van de werkmaatschappij (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten). Looncomponenten welke niet 'Operationeel' zijn, worden niet getoond. Wanneer je de gegevens van een reeds opgeslagen vergoeding opent, worden ook de looncomponenten getoond welke niet 'Operationeel' zijn, deze worden rood getoond. Voor een uitgebreide omschrijving omtrent het invoeren van nieuwe inhoudingen, verwijzen wij je naar de referentiegids (Frontoffice > Urendeclaratie-algemeen).

Reserveringen

De reserveringen van de flexwerker worden getoond. Je kunt binnen deze velden wijzigingen aanbrengen, bijvoorbeeld opname van uren en/of geld. Of deze ook daadwerkelijk uitbetaald kunnen worden aan de flexwerker, wordt pas bepaald met de verloningsrun. Voor een uitgebreide omschrijving omtrent de reserveringen van een flexwerker, verwijzen wij je naar de referentiegids (Frontoffice > Urendeclaratie-algemeen).

Opgave website

Dit tabblad is alleen beschikbaar wanneer je gebruik maakt van het urenportaal (digitaal uren invoeren). In dit tabblad wordt getoond wat er online is ingevoerd door de flexwerker en/of relatie.

Mededelingen

In deze velden kun je mededelingen ingeven en worden mededelingen getoond welke zijn ingegeven door de relatie en flexwerker. Voor een uitgebreide omschrijving omtrent de mededelingen, verwijzen wij je naar de referentiegids (Frontoffice > Urendeclaratie-algemeen).

Overige

In het veld 'Overige' kun je een extra vermelding op de factuur aangeven, staat een eventueel voorschot aangegeven en kunt je een mededeling op de loonspecificatie ingeven. Voor een uitgebreide omschrijving omtrent dit onderdeel, verwijzen wij je naar de referentiegids (Frontoffice > Urendeclaratie-algemeen).

Bijlage

In de urendeclaratie van de flexwerker kun je op tabblad 'Bijlage' maximaal 5 bijlages toevoegen, zodat deze automatisch worden toegevoegd aan de factuur. De mogelijke bestandstypes die je kunt uploaden zijn: pdf, doc, docx, png, jpg en jpeg. De maximale grootte voor één bijlage is 3 MB. De maximale grootte van de factuur betreft 20 MB.

Standaard knoppen

Binnen elk onderdeel van de urendeclaratie, worden een aantal standaard knoppen getoond, te weten:

• Detail
• Nieuw
• Verwijderen
• Alle gegevens verwijderen
• Kostenplaats
• Gereed
• Wachten
• Vervallen
• Sluiten

Detail

Wanneer je binnen de urendeclaratie aanpassingen wilt doen in bijvoorbeeld het uurloon of het tarief, of als je een afwijkend BTW tarief wilt hanteren dan gebruik je hiervoor de knop 'Detail'. Je krijgt dan een scherm te zien waarin het loon / vergoedingen / inhoudingen en tarief van de flexwerker worden getoond. Ook voor het fiatteren van uren gebruik je deze knop. Tevens kun je zien welke medewerker deze uren / vergoedingen / inhoudingen heeft geaccordeerd of vastgelegd.

Nieuw

Met de knop 'Nieuw' kun je nieuwe looncomponenten toevoegen aan de urendeclaratie, bijvoorbeeld voor overwerk of arbeidsongeschiktheid. Het scherm wat wordt getoond is hetzelfde als wanneer je in de plaatsing lonen en tarieven vast legt.

Verwijderen

De ingevoerde uren van de geselecteerde dag worden verwijderd, het totaal wordt nu op nul gesteld. Je kunt nu een nieuw aantal ingeven.

Declaratie herstellen

De ingevoerde gegevens van de urendeclaratie kunnen worden hersteld. Je hebt de keuze uit:

• Alle gegevens herstellen
  Alle ingevoerde gegevens worden verwijderd uit de urendeclaratie. De standaard loon- en tariefafspraken uit de plaatsing en de automatisch uit te betalen reserveringen worden opnieuw aangemaakt in de urendeclaratie.
• Actuele loon- en tariefafspraken toepassen
  Alle ingevoerde gegevens worden bijgewerkt aan de hand van de meest actuele loon- en tariefafspraak. Meer info is te vinden op de pagina-informatie van 'Urendeclaraties'.
• Alle gegevens herstellen m.b.v. opgave website
  Deze optie is alleen van toepassing wanneer je gebruik maakt van het urenportaal. Je kunt na het bewerken van de urendeclaratie alles herstellen naar de online ingevoerde gegevens.
• Alle gegevens verwijderen
  Alle ingevoerde uren in de urendeclaratie worden verwijderd en op nul gesteld. Je kunt nu nieuwe uren ingeven.

Declaratiemutaties

Kostenplaats selecteren

De knop 'Kostenplaats' geeft je de mogelijkheid om te kiezen voor een kostenplaats. Je krijgt een scherm te zien waar je de zoekknop kunt aanklikken, de kostenplaatsen die bij de betreffende relatie horen worden getoond.  Wanneer je vervolgens kiest voor 'Selecteren' dan wijzig je de kostenplaats in deze declaratie (let op: de uren die je vóór het selecteren van de kostenplaats hebt ingevoerd zijn NIET aangepast. Dit om meerdere kostenplaatsen in één week te kunnen gebruiken), wanneer je voor 'Opslaan' kiest dan wordt de kostenplaats in de plaatsing vastgelegd en dus in alle volgende urendeclaraties. Wanneer je geen kostenplaats wilt selecteren/opslaan dan kies je voor 'Annuleren'.

Lonen wijzigen

De knop 'Lonen wijzigen' geeft de mogelijkheid om het basisuurloon voor alle looncomponenten op het tabblad 'Urenspecificatie' aan te passen inclusief eventuele prestatietoeslag. Let op! eventuele vergoedingen op basis van het uurloon (maar ook Vast Loon) of reserveringen die worden opgenomen op het tabblad 'Reserveringen' blijven ongewijzigd. Is er sprake van ET-uitruil dan wordt het uurloon van de reserveringen niet aangepast. Daarnaast is het belangrijk om te weten dat er geen controle plaatsvindt op het minimum uurloon. Zodra het ingevoerde uurloon lager is dan het minimum uurloon, dan wordt het vakje paars. 

Tarieven wijzigen

De knop 'Tarieven wijzigen' geeft de mogelijkheid om het tarief per looncomponenten op het tabblad 'Urenspecificatie' aan te passen. Let op! maak je gebruik van een factor of marge dan wordt deze omgezet in een tarief na het wijzigen van het tarief.

Gereed

Wanneer je klaar bent met het invoeren van uren, vergoedingen, inhoudingen, reserveringen, mededelingen en overige, kun je de knop 'Gereed' activeren. Echter wanneer er nog kolommen zijn die 'rood' of 'blauw' zijn, is de knop 'Gereed' niet beschikbaar. Je dient eerst het probleem op te lossen en/of te fiatteren. De urendeclaratie wordt nu gereed gemaakt voor de verloning. Je bent verplicht nog een aantal velden in te vullen.

Einde plaatsing

Wanneer je een urendeclaratie gereed meldt, dien je aan te geven of deze urendeclaratie de laatste declaratie van de plaatsing betreft. Standaard toont Easyflex 'N.v.t.', er wordt bij deze keuze een nieuwe urendeclaratie voor de volgende week aangemaakt. Wanneer je de pijltjestoets activeert, wordt de datum getoond waarin voor het laatst uren en/of opname uit reserveringen zijn ingegeven. Wanneer je deze keuze maakt, wordt er geen nieuwe urendeclaratie meer aangemaakt.

Reden

Wanneer je bij 'Einde plaatsing' een datum heeft geselecteerd, kun je een reden ingeven. Met de pijltjestoets zie je de belangrijkste redenen, door het activeren van de knop 'zoeken', worden de overige redenen getoond. Welke redenen hier worden getoond, is afhankelijk van de gegevens welke zijn ingegeven binnen de selectietabel (Beheer > Selectietabellen > Reden voor beëindiging). Wanneer er geen selectietabel is ingegeven, hoef je in dit veld niets in te geven. Wanneer er wel een selectietabel is ingegeven, is dit veld verplicht.

Einde werk (UWV)

Wanneer je bij 'Einde plaatsing' een datum heeft geselecteerd, ben je verplicht, voor de uit dienst melding aan het UWV, een keuze te maken voor einde werk. De keuzemogelijkheden welke je hebt, worden onderhouden door Easyflex.

Loonafrekening

Of je een keuze kunt maken voor loonafrekening en uit welke mogelijkheden je een keuze kunt maken, is afhankelijk van de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces). Wanneer je een keuze kunt maken, is de het veld wit en kun je met de pijltjestoets de mogelijkheden opvragen. Wanneer je geen keuze kunt maken, is het veld grijs.

Facturatie

Of je een keuze kunt maken voor facturatie en uit welke mogelijkheden je een keuze kunt maken, is afhankelijk van de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Factureerproces). Wanneer je een keuze kunt maken, is de het veld wit en kun je met de pijltjestoets de mogelijkheden opvragen. Wanneer je geen keuze kunt maken, is het veld grijs.

Wanneer alle velden zijn ingegeven, is de urendeclaratie gereed voor verloning. De status van de urendeclaratie is 'Geaccordeerd voor verwerking'.

Wachten

Wanneer je gegevens hebt ingegeven, maar de urendeclaratie hoeft of mag nog niet definitief verwerkt worden, selecteer je de knop 'Wachten'. Easyflex stelt een controlevraag welke je met 'Ja' of 'Nee' kunt beantwoorden. De status van de urendeclaratie is 'Wachten'.

Vervallen

Wanneer je de gehele urendeclaratie wilt laten vervallen, selecteer je de knop 'Vervallen'. Easyflex stelt een controlevraag welke je met 'Ja' of 'Nee' kunt beantwoorden. De status van de urendeclaratie is 'Vervallen'.

Sluiten

Door het activeren van de knop 'Sluiten' sluit je de declaratie af zonder dat de status van de urendeclaratie wijzigt. Dit is met name gemakkelijk als je een verkeerde urendeclaratie opent. Door het activeren van de knop 'Sluiten' verandert er niets aan de status van de urendeclaratie. Als je bijvoorbeeld een urendeclaratie opent met de status 'Urendeclaratie ontbreekt' en het betreft een verkeerde week dan selecteer je de knop 'Sluiten' en de status van de urendeclaratie blijft 'Urendeclaratie ontbreekt'.

Sluiten van het onderdeel

Het onderdeel kun je sluiten door de knop 'Sluiten' te activeren. 
Wil je de gewijzigde gegevens niet opslaan dan dien je een ander onderdeel te selecteren of het afsluitkruisje te activeren.