Betaald ouderschapsverlof

Informatie vooraf

Vanaf 02-08-2022 treedt de wet Betaald Ouderschapsverlof (WBO) in werking. De nieuwe regeling is een uitkering die de werknemer kan krijgen als deze ouderschapsverlof opneemt. De regeling houdt het volgende in:

• De werknemer kan maximaal 9 keer het aantal uren van zijn werkweek betaald ouderschapsverlof opnemen.

• Dit verlof kan de werknemer flexibel (in delen) opnemen, binnen 1 jaar na de geboorte.

• Bij pleegzorg of adoptie kan de werknemer betaald ouderschapsverlof flexibel opnemen in het eerste jaar na opname van het kind in het gezin. De werknemer moet het verlof wel opnemen voor de achtste verjaardag van het kind.

• Het betaald ouderschapsverlof is een WAZO-uitkering van 70% van het dagloon en wordt achteraf na opname van het verlof (in delen) aangevraagd en betaald. Per kind kan maximaal 3 keer een betaalverzoek worden gedaan. Het 1e betaalverzoek staat gelijk aan de WAZO-aanvraag (lees: de eerste vastlegging van de arbeidsongeschiktheidsmelding). Aanvraag 2 en 3 wordt gedaan via een betaalverzoek.

• Bij de geboorte van een meerling (eigen kinderen) of de adoptie van meerdere kinderen heeft uw werknemer voor ieder kind recht op maximaal 9 werkweken betaald ouderschapsverlof. Dan kun je ook meer betaalverzoeken indienen. Bij een tweeling zijn dat bijvoorbeeld 6 betaalverzoeken in totaal. Bij pleegzorg of samenwonen met meerdere kinderen heeft de werknemer recht op in totaal maximaal 9 werkweken betaald ouderschapsverlof. Het maakt dan niet uit hoeveel kinderen uw werknemer tegelijk opneemt in het gezin, of met hoeveel kinderen de werknemer samenwoont.

Deze regeling is een aanvulling op het bestaande onbetaald ouderschapsverlof waar de werknemer als ouder recht op heeft tot het kind 8 jaar is. Dit is een verlof van maximaal 26 keer het aantal uren van de werkweek van uw werknemer. Het kan zijn dat de werknemer voor 2 augustus 2022 al onbetaald ouderschapsverlof heeft opgenomen. Als de werknemer na die datum nog recht heeft op minimaal 1 keer het aantal uren van zijn werkweek aan ouderschapsverlof, dan kan er nog betaald ouderschapsverlof voor de werknemer worden aangevraagd. Uiteindelijk mag er maximaal 26 weken aan ouderschapsverlof worden opgenomen. Bijvoorbeeld:

• Als de werknemer reeds 19 weken onbetaald ouderschapsverlof heeft opgenomen, dan mogen er nog 7 weken betaald ouderschapsverlof worden opgenomen;

• Als de werknemer gelet op de geboortedatum nog maar 2 weken betaald ouderschapsverlof kan opnemen, dan kunnen er daarna nog 24 weken onbetaald ouderschapsverlof worden opgenomen (voor de achtste verjaardag van het kind).

Meer informatie is te lezen op de website van het UWV en de Rijksoverheid.

De inrichting

Indien er sprake is van betaald ouderschapsverlof, dan dient dit gemeld te worden aan het UWV en de uitbetaling hiervan moet worden opgenomen in de loonaangifte. Voor een juiste verwerking hiervan kan deze procesbeschrijving worden gebruikt.

Stap 1: Nieuw rekeningnummer vastleggen

Voor het nieuwe looncomponent ten behoeve van de uitbetaling van het betaald ouderschapsverlof maak je een nieuw rekeningnummer aan.

1. Ga naar 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Rekeningschema'

2. Voeg een nieuw rekeningnummer toe voor het betaald ouderschapsverlof

Overleg met je boekhouder welk rekeningnummer je hiervoor kunt aanmaken.

Stap 2:  Nieuw looncomponent aanmaken

1. Ga naar 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten > Loon > Loon arbeidsongeschiktheid’.

2. Maak via 'Onderhoud' en daarna 'Nieuw’ een nieuw looncomponent aan. Zorg ervoor dat je bij ‘Afwijkend soort IKV’ kiest voor '31 Uitkering ZW (Kindverlof)' en bij 'Uitkering werknemersverzekeringen' kiest voor 'Ja'.

3. Kies, indien van toepassing, bij 'Inkomstenvermindering' voor Kindverlof'.

Let op:

• Betaal je de uitkering voor betaald ouderschapsverlof uit en vul je deze niet aan tot 100% van het uurloon dan moet bij de instelling ‘Inkomstenvermindering’ gekozen worden voor ‘Kindverlof’. Wordt de uitkering aangevuld tot 100% van het uurloon dan moet de instelling ‘Inkomstenvermindering’ op ‘N.v.t.’ blijven staan.

• Bij het gebruik van meerdere looncomponenten, bijvoorbeeld uitkering en aanvulling, ziet Easyflex niet of totaal hiervan 100% loon is. Controleer daarom goed of de totale uitbetaling 100% is en er geen inkomstenvermindering van toepassing is of dat de totale uitbetaling lager dan 100% is en er wel sprake is van inkomstenvermindering. Richt hierop de looncomponenten goed in.

• Gebruik niet het looncomponent dat wellicht al vastligt voor onbetaald ouderschapsverlof, omdat daar inkomstenvermindering ‘Onbetaald verlof’ bij hoort.

4. Bij ‘Reserveren over basisdeel’ kies je voor ‘Ja’. Echter, per cao kan verschillen wat er over het betaald ouderschapsverlof moet worden gereserveerd. Ga na wat de richtlijnen zijn en maak indien nodig een nieuw reserveringsschema, nieuwe sector en extra plaatsing aan, zodat over de uitbetaling van het betaald ouderschapsverlof de juiste reservering plaatsvindt.

5. Voer bij ‘Journaalpostgegevens’ de nieuwe rekeningnummers in.

6. Indien de uitkering wordt aangevuld met een aanvulling kun je een apart looncomponent voor aanmaken. Je kunt hiervoor de looncomponenten 'Loon arbeidsongeschiktheid' of 'Loon verlaagde uurlonen' gebruiken. Doorloop hiervoor stap 1 en 2 nogmaals.

De vastlegging

Het betaald ouderschapsverlof leg je in Easyflex vast vanaf het moment dat de opname reeds heeft plaatsgevonden.

1. Ga naar het tabblad ‘Flexwerkers > Arbeidsongeschiktheid’ bij de flexwerker.

2. Kies bij ‘Actie’ voor ‘Vastleggen betaald ouderschapsverlof’ en daarna voor ‘Uitvoeren’.

3. Als eerste dien je bij ‘1e arbeidsongeschiktheidsdag’ de eerste dag van het betaald ouderschapsverlof in te vullen en bij ‘Datum (vermoedelijke) bevalling’ de datum van de bevalling dan wel de dag dat het kind werd opgenomen in het gezin (adoptie/pleegzorg/samenwonen). De bevallingsdatum moet op of na 09-08-2021 vallen. De '1e arbeidsongeschiktheidsdag' dient minimaal 1 week na de bevallingsdatum te liggen, omdat eerst het wettelijk verlof dient te worden opgenomen. Als de verlofweken verspreid worden opgenomen, geef je de datum in van de eerste verlofdag van de periode waarvoor je de aanvraag doet. De aanvraag voor de uitkering naar het UWV kan worden gedaan als de opname heeft plaatsgevonden.

4. Kies vervolgens voor ‘Controleren’ waarna je de rest van de gegevens kunt controleren en invoeren.

5. Bij ‘Aantal kinderen’ selecteer je het aantal waarvan de geboortedatum dan wel datum opname in gezin hetzelfde is. Bij de geboorte van een tweeling of adoptie van twee kinderen tegelijkertijd kan de waarde ‘2 ‘ worden gekozen. Indien betaald ouderschapsverlof is gewenst voor twee kinderen waarvan de geboortedata verschillen (bijvoorbeeld september 2021 en september 2022) dan is het nodig om per kind betaald ouderschapsverlof vast te leggen.

6. Bepaal bij 'Loopt uitkering via UWV' of de uitkering via het UWV of via de werkmaatschappij loopt. Hiervoor geldt in principe het volgende (informatie van de Belastingdienst): De uitkering wordt via de werkgever aangevraagd en aan de werkgever betaald. Alleen in situaties dat er geen werkgever meer is, wordt de uitkering rechtstreeks aan de werknemer betaald.

7. Bij ‘Aantal weken’ geef je het aantal opgenomen verlofweken betaald ouderschapsverlof in. Dit kan worden verdeeld over meerdere periodes.

8. Zodra de werknemer weer betaald ouderschapsverlof heeft opgenomen na de eerste vastlegging, kan, afhankelijk van het nog aantal beschikbare weken, een nieuw betaalverzoek bij het UWV worden ingediend. Selecteer in het scherm de betreffende regel van het betaald ouderschapsverlof en kies bij ‘Actie’ voor ‘Betaalverzoek doen’. De velden ‘1e arbeidsongeschiktheidsdag’ en ‘Aantal weken’ kunnen worden ingevuld, zie hiervoor punt 3 en 7. Indien sprake is van 1 kind, kunnen maximaal 3 betaalverzoeken worden gedaan, tenzij het totaal aantal weken van 9 al is bereikt. Na de vastlegging van het nieuwe betaalverzoek, blijft de nieuw ingevoerde datum bij ‘1e arbeidsongeschiktheidsdag’ staan. Ook bij een tweede/derde etc. betaalverzoek geldt: De aanvraag voor de uitkering naar het UWV kan worden gedaan als de opname heeft plaatsgevonden.

Goed om te weten:

• De WAZO-aanvraag is direct het eerste betaalverzoek

• Voor het overzicht ‘Arbeidsongeschiktheid’ wordt gelet op de 1e arbeidsongeschiktheidsdag. De flexwerker komt alleen op het overzicht te staan indien de datum van de 1e arbeidsongeschiktheidsdag binnen de controleperiode of op de peildatum valt. Als er een tweede/derde enz. betaalverzoek is gedaan, wijzigt de 1e arbeidsongeschiktheidsdag en komt de flexwerker niet meer met de oorspronkelijke datum maar met de nieuwe datum op het overzicht.

• Het is nodig om zelf bij de werknemer te verifiëren of er al eerder opname onbetaald ouderschapsverlof heeft plaatsgevonden. Dit is namelijk van belang voor de maximum opname van 26 weken ouderschapsverlof. Mocht je reeds een looncomponent hebben voor het registreren van ‘onbetaald ouderschapsverlof’ dan kun je ‘Overzicht urendeclaraties verwerkt’ aanmaken om te bekijken hoeveel weken ouderschapsverlof er reeds zijn opgenomen.

• De WAZO-aanvraag/eerste betaalverzoek kan worden ingetrokken tot het moment dat een tweede betaalverzoek is gedaan. Vanaf dat moment kan alleen het tweede betaalverzoek worden ingetrokken, etc.

• De uitbetaling is grondslag voor het StiPP-pensioen, omdat het onderdeel is van het SV-loon. Voor andere pensioenfondsen kan in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten’ worden ingesteld of het looncomponent al dan niet grondslag is.