Alle overzichten in Easyflex kun je inplannen. Dit betekent dat je kunt instellen welke overzichten je middels een handmatig of periodiek proces wenst te verwerken. Easyflex zal je automatisch een melding geven wanneer het overzicht gedraaid is. Er zijn bepaalde overzichten die verplicht moeten worden uitgevoerd. In deze procesbeschrijving wordt omschreven hoe je deze overzichten het beste kunt inplannen. Ook zijn er overzichten die standaard door Easyflex worden ingepland en verzonden. Je hoeft hier niets voor te doen.

Dagelijks

Voor de volgende overzichten wordt door Easyflex een dagelijks proces geactiveerd:

  • Arbeidsongeschiktheidsmeldingen
    De aanlevering van de arbeidsongeschiktheidsmeldingen moeten elke dag worden verwerkt. Easyflex verstuurd dagelijks vanaf 08:00 uur tot 18:00 uur alle arbeidsongeschiktheidsmeldingen naar het UWV. Dit geschiedt elke twee uur. 
  • Aan-/afmeldingen verzekeringen
    De aan- en/of afmeldingen van verzekeringen moeten elke dag worden verwerkt. Easyflex verstuurd dagelijks alle meldingen naar de betreffende verzekeringsinstantie.
  • Automatische loonsverhoging a.d.h.v. leeftijd en loonschema
    Elke dag wordt er door Easyflex gecontroleerd op plaatsingen waaraan een loonschema is gekoppeld en of de betreffende flexwerker een jaar ouder wordt. Wanneer dit het geval is zal Easyflex automatisch het loon verhogen.

Wekelijks

Voor de onderstaande overzichten kunt je een wekelijks proces activeren:

  • Signaleringslijst
    Je kunt deze lijst zo vaak aanmaken als je zelf wilt. Het advies is om deze lijst regelmatig aan te maken omdat belangrijke meldingen zoals fasewijzigingen hierop aangegeven worden.
    Selecteer bij 'Selectie' de onderdelen die je gaat aanmaken. Je kunt meerdere malen de signaleringslijst aanmaken met iedere keer een ander onderdeel.
    Selecteer bij 'Controleperiode' de gewenste periode waarover de signaleringen aangemaakt moeten worden. Wanneer je de data handmatig opgeeft dan is een maximale periode van zes weken mogelijk.

Het volgende overzicht wordt door Easyflex geactiveerd:

  • Automatische loonsverhoging a.d.h.v. leeftijd en loonschema
    Elke zondag wordt er door Easyflex gecontroleerd op plaatsingen waaraan een loonschema is gekoppeld en of de betreffende flexwerker een jaar ouder wordt. Wanneer dit het geval is zal Easyflex automatisch het loon verhogen.

Periodiek

Voor de onderstaande overzichten kun je een periodiek proces activeren:

  • Pensioenaanleveringen
    De aanleveringen van de pensioengegevens moeten altijd per maand worden aangeleverd. We adviseren je de volgende instellingen te hanteren:
    Selecteer bij Wanneer verwerken "Eind van elke maand".
    Selecteer bij Verwerkingsproces start "16" dagen na afloop van de periode.
    Selecteer bij Gewenst verwerkingstijdstip "17:30" uur (Een later tijdstip mag natuurlijk ook).
    Selecteer bij Proces activeren "Ja" en activeer de knop "Ok".
    Easyflex zal op basis van deze instellingen nu 16 dagen na afloop van iedere maand de pensioenaanleveringen automatisch voor je draaien. Deze aanleveringen dien je zelf te uploaden via de website van de Stipp.

Maandelijks lever je twee bestanden aan bij StiPP. Eén bestand met de Basispensioengegevens en één bestand met de Pluspensioengegevens. Je dient hiervoor dan binnen de Easyflex applicatie maandelijks twee overzichten te produceren. Maak één overzichtsselectie voor aanlevering van de gegevens voor het Basispensioen en één voor aanlevering van de gegevens voor het Pluspensioen.

  • Loonaangifte
    Ook voor de periodieke loonaangifte kun je een proces activeren. We adviseren je de volgende instellingen te hanteren:
    Selecteer bij Proces "Nieuwe aanlevering loonaangifte".
    Selecteer bij Loonheffingennummer "Alle loonheffingennummers"
    Selecteer bij Wanneer verwerken "Eind van elke 4-weken" of "Eind van elke maand". Dit is afhankelijk van het aangiftetijdvak van jouw werkmaatschappij, dit is vastgelegd in 'Beheer - Bedrijfsinstellingen - Loonbelasting'.
    Selecteer bij Verwerkingsproces start "10" dagen na afloop van de periode.
    Selecteer bij Gewenst verwerkingstijdstip "17:30" uur (Een later tijdstip mag natuurlijk ook).
    Selecteer bij Proces activeren "Ja" en activeer de knop "Ok".
    Easyflex zal op basis van deze instellingen nu iedere periodiek de loonaangifte automatisch voor je indienen.
  • Uitbetalen reserveringen

Volgens de ABU-cao dient het vakantiegeld altijd in de week van 1 juni uitbetaald te worden. Ook betaal je kort verzuim en feestdagen (bij individuele reservering) uit in de eerste week van juni. Niet eerder of later. Dit is een punt waar de VRO bijvoorbeeld op controleert. (artikel 40 ABU-cao). Volgens de NBBU-cao dient het vakantiegeld altijd in de maand mei betaald te worden, een specifieke week wordt hierbij niet vermeld. Zie voor het aanmaken van dit overzicht de procesbeschrijving 'Uitbetalen reserveringen'.

We adviseren je regelmatig te controleren of de ingestelde processen ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Je kunt dit doen door het raadplegen van de rapporten die achter elk overzicht worden gearchiveerd. De rapporten kun je eenvoudig inzien via 'Backoffice > Exporteren en printen'.