Vertalingen

Relaties gevestigd in het buitenland of buitenlandse werknemers die een andere taal machtig zijn, krijgen een Nederlandstalige factuur of loonspecificatie toegestuurd. Hier is verandering in aan te brengen.

Vanuit ‘Beheer > Vertalingen’ is het mogelijk om andere talen vast te leggen en voor elk woord en elke zinsnede die voor kan komen op een factuur, loonspecificatie of jaaropgave een vertaling te maken. In deze procesbeschrijving wordt stap voor stap uitgelegd wat er voor nodig is om vertalingen vast te leggen in Easyflex. Daarbij kun je denken aan het eenvoudige woord ‘factuur’ of 'loonspecificatie', maar ook functies, looncomponenten en het omzetten van de datumnotatie.

Stap 1: Inrichten

Om vertalingen vast te kunnen leggen, is het nodig om de module ‘Beheer > Vertalingen’ beschikbaar te stellen. Dit kan in ‘Beheer > Programmarechten’. Bepaal hier voor welke rol(len) de module ter beschikking wordt gesteld. Het is mogelijk dat je vervolgens opnieuw dient in te loggen.
Ga naar ‘Beheer > Vertalingen’ en klik op het vak met de drie puntjes om een nieuwe taal vast te leggen. Kies vervolgens voor ‘Nieuw’ en maak een taal aan. Engels (Easyflex) hebben wij al voor je toegevoegd.
Als je wilt dat de taal nog niet te kiezen is bij een locatie en/of flexwerker/relatie, dan zet je het vinkje bij ‘Actief’ uit. Dit is bijvoorbeeld handig als je nog niet klaar bent met het vastleggen van alle vertalingen. Zo voorkom je dat er te vroeg een afwijkende taal wordt gekozen en er dus een onvolledig vertaalde factuur of loonspecificatie wordt verzonden.
Kies vervolgens voor ‘Opslaan’. Je komt dan terug in het menu om talen aan te maken. Maak desgewenst een nieuwe taal aan of kies voor ‘Sluiten’.
In ‘Beheer > Vertalingen’ kies je bij ‘Taal’ de taal waarbij je vertalingen wilt vastleggen. Rechts verschijnt een nieuw menu, namelijk ‘Onderdeel’. Een korte uitleg per onderdeel:

Algemeen
Bij het openen van dit onderdeel worden alle algemene woorden en zinsneden getoond die kunnen voorkomen op een factuur, loonspecificatie en/of jaaropgave.
Functies
Bij het openen van dit onderdeel wordt de standaard functieboom getoond, zoals je die kent bij het maken van een aanvraag. In beginsel worden alleen de bedrijfstakken getoond. Deze kun je uitklappen om naar de (hoofd)functies te gaan. Alleen de functies zelf zijn te vertalen, niet de bovenliggende hoofdfuncties. Indien er in de plaatsing een afwijkende functienaam is vastgelegd wordt deze niet vertaald voor die plaatsing.
Looncomponenten
Bij het openen van dit onderdeel worden alle looncomponenten getoond die zijn aangemaakt in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten’. De tekst die in het onderdeel tussen haakjes staat, is hetgeen wat in het veld ‘Omschrijving factuur’ staat. Als een looncomponent niet operationeel is, wordt dit looncomponent getoond als rode regel. Alleen de looncomponenten zelf zijn te vertalen, niet het bovenliggende hoofdcomponent. Indien er in de plaatsing of declaratie een afwijkende naam is vastgelegd voor het looncomponent wordt deze niet vertaald op de factuur en/of loonstrook. Let op: je kunt maar één vertaling vastleggen, welke zowel wordt toegepast bij de flexwerker als de relatie.
Facturen
Bij het openen van dit onderdeel worden alle algemene woorden en zinsneden getoond die kunnen voorkomen op een factuur.
Loonspecificaties
Bij het openen van dit onderdeel worden alle algemene woorden en zinsneden getoond die kunnen voorkomen op een loonspecificatie.
Jaaropgaven
Bij het openen van dit onderdeel worden alle algemene woorden en zinsneden getoond die kunnen voorkomen op een jaaropgave.

In een aantal regels staan mergefields, te herkennen aan de accolades: { en }. De accolades met de tekst ertussen hoeven niet vertaald te worden, maar moeten wel in de vertaling staan. Deze worden namelijk automatisch gevuld met de betreffende waarde. Hierover later meer.

Stap 2: Het vertalen

Maak een keuze uit een van de onderdelen. Aan de linkerkant van het scherm worden de originele Nederlandse woorden/zinnen getoond en aan de rechterkant van het scherm komen de vertalingen te staan. Onderin staan twee vlakken. Bij ‘Origineel’ is de volledige Nederlandse zin te zien. Bij ‘Vertaling’ kan de vertaling worden ingevoerd. Deze kan worden opgeslagen door middel van Enter of de knop ‘Opslaan’. Iedere nieuwe/gewijzigde/verwijderde vertaling wordt genotificeerd in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Notificaties’.

Tussen de twee vlakken staat een knop met het teken >. Deze kun je gebruiken om de mergefields in het betreffende onderdeel direct in de ‘Vertaling’ box te krijgen, zodat je die niet hoeft over te typen. Als er al een mergefield in de vertaling staat, worden alleen de eventueel ontbrekende mergefields aangevuld. Het is nodig dat de mergefields die in ‘Oorspronkelijk’ staan, ook in ‘Vertaling’ komen. De volgorde mag zelf worden bepaald.

De mergefields zijn dus te herkennen aan de accolades met tekst ertussen. Alleen de tekst die voor, tussen of achter de mergefields staat, hoeft te worden vertaald.
Ter verduidelijking een paar voorbeelden en bijzonderheden:

Uw BTW-identificatienummer: {btwnummer}.
Wel vertalen: ‘Uw BTW-identificatienummer:’ (vergeet de dubbele punt en de punt achter het mergefield niet)
Niet vertalen: {btwnummer} op de factuur zal dit worden vervangen door het daadwerkelijke btw-nummer van de relatie indien dat vastligt.
Wij verzoeken u € {totaalbedrag} over te maken naar {rekening_nummer} o.v.v. betalingskenmerk: {betalingskenmerk}
Wel vertalen: ‘Wij verzoeken u €’ … ‘over te maken naar’ … ‘o.v.v. betalingskenmerk’
Niet vertalen: {totaalbedrag} , {rekening_nummer} , {betalingskenmerk} op de factuur worden deze vervangen door de betreffende waardes.
Ingehouden loonbelasting/premie volksverz. (loonheffing)
Wel vertalen: de hele zin, want er staan geen mergefields in.
{postcode} {plaats}
Dit is een regel die enkel mergefields bevat. Deze kan één op één worden overgenomen en in de vertaling kan desgewenst zelf tekst voor, achter of tussen de mergefields worden toegevoegd.
{dag}-{maand}-{jaar}
De eerste regel bij ‘Algemeen’. Hiermee kan de datumnotatie op de factuur worden bepaald. Zo kan voor Amerikaanse relaties bijvoorbeeld de datumnotatie {maand}/{dag}/{jaar} worden gekozen. Op de factuur wordt 20 april 2021 dan getoond als 04/21/2021. Bepaal zelf de volgorde en het teken wat tussen de mergefields komt te staan.

Het is niet toegestaan om zelf accolades te gebruiken als onderdeel van de vertaling zelf.
Bijvoorbeeld:

bankrekening {rekening_nummer}
Wel toegestaan als vertaling: bank account {rekening_nummer}
Niet toegestaan als vertaling: {bank} account {rekening_nummer}, omdat {bank} geen mergefield is
Niet toegestaan als vertaling: bank account invoice number, omdat nu het verplichte mergefield {rekening_nummer} ontbreekt

Bij de onderdelen Functies en Looncomponenten zijn er geen mergefields. Het woord/de woorden die worden getoond, kunnen worden vertaald. Bij Looncomponenten de tip om de tekst te vertalen die tussen haakjes staat, aangezien dat de Nederlandse tekst is voor ‘Omschrijving factuur/loonspecificatie’. Als er geen tekst tussen haakjes staat is dit looncomponent zo ingericht dat het niet wordt gefactureerd.

Stap 3: Vertaling toepassen

Eenmaal de vertalingen ingevoerd en opgeslagen, is het mogelijk om facturen aan te gaan maken in die taal/talen. Het stappenplan:

Controleer of de taal beschikbaar is via de knop met de drie punten. Zo niet, klik op ‘Wijzigen’ en zet een vinkje bij ‘Actief’ en sla de instelling op.
De taal is nu beschikbaar gemaakt voor de flexwerkers en/of relaties en de locaties.
a. Locaties
Als je wilt dat alle relaties van een bepaalde locatie de facturen gaan ontvangen in de andere taal, dan kun je via ‘Beheer > Locaties’ de instellingen van die locatie wijzigen. Bij ‘lay-outs en templates > Afwijkende vertaling’ is de afwijkende taal te selecteren indien die beschikbaar is gesteld in ‘Beheer > Vertalingen’. Standaard staat de instelling op ‘N.v.t.’. Dat is Nederlands. Op het moment dat er een afwijkende taal wordt ingesteld, wordt die taal ook toegepast bij de relaties die toebehoren aan die locatie.
b. Relaties
Het is mogelijk om per relatie een afwijkende taal voor de factuur in te stellen. Dit kan in ‘Relatie > Facturatie > Instellingen’ bij ‘Afw. vertaling’. Standaard staat de instelling op ‘N.v.t.’ Dan wordt de taal gevolgd die vastligt bij de bijbehorende locatie. Als die locatie ook op N.v.t. staat, wordt de factuur in het Nederlands opgemaakt. Je kunt bij de relatie ook een andere taal instellen. Mocht bij de locatie een afwijkende taal zijn ingesteld en je wilt voor een relatie een Nederlandse factuur, dan selecteer je de taal ‘Nederlands (standaard)’.
c. Flexwerkers
Het is mogelijk om per flexwerker een afwijkende taal voor de loonspecificatie en jaaropgave in te stellen. Dit kan in ‘Flexwerkers > Loonspecificaties’ en 'Flexwerkers > Jaaropgaven' bij ‘Afw. vertaling’. Standaard staat de instelling op ‘N.v.t.’ Dan wordt de taal gevolgd die vastligt bij de bijbehorende locatie. Als die locatie ook op N.v.t. staat, wordt de loonspecificatie en/of jaaropgave in het Nederlands opgemaakt. Je kunt bij de flexwerker ook een andere taal instellen. Mocht bij de locatie een afwijkende taal zijn ingesteld en je wilt voor een flexwerker een Nederlandse loonspecificatie en/of jaaropgave genereren, dan selecteer je de taal ‘Nederlands (standaard)’.
Het is ook mogelijk om in een batch bij meerdere flexwerkers en/of relaties een afwijkende vertaling vast te leggen. Dit kan in 'Frontoffice > Matching' door een match te maken voor 'Relatie (handmatig)' of 'Flexwerker (handmatig) en via 'Batch actie > Afwijkende vertaling' de afwijkende taal te selecteren.
Zodra er bij de locatie, relatie en/of flexwerker een afwijkende taal is gekozen, is het mogelijk om de pro forma in de andere taal te zien. De Nederlandstalige factuur/loonspecificatie is ook te allen tijde inzichtelijk. Als je in ‘Relatie > Facturatie > Handmatige facturen’ klikt op ‘Factuur (pro forma)’ is er de keuze uit de Nederlandse versie en die in de afwijkende taal. In een urendeclaratie krijg je direct de factuur of loonspecificatie in de andere taal te zien bij het klikken op pro forma. In de dropdown is er de keuze uit de Nederlandse of de afwijkende taal. Als er e-facturatie wordt toegepast staat die optie er ook bij. Let op: de e-factuur wordt niet vertaald.
Op het moment dat de declaratie is verloond en/of gefactureerd, komt deze in ‘Relatie > Facturatie > Facturen’ of ‘Flexwerkers > Loonspecificaties’ te staan. Met de knop ‘Inzien’ kan de factuur of loonspecificatie in de afwijkende taal worden bekeken. Door middel van de dropdown kan ook de Nederlandse factuur of loonspecificatie worden geopend.
Tot aan de verzending is het mogelijk om de taal aan te passen. Als de factuur/loonspecificatie is gemaakt en er staat nog geen verzenddatum achter, dan kun je de afwijkende taal aanpassen bij tabblad ‘Instellingen’ en vervolgens bij tabblad ‘Facturen’ of 'Loonspecificaties' en 'Jaaropgaven' de factuur of loonspecificatie/jaaropgave in de afwijkende taal opmaken door middel van de knop ‘Opnieuw aanmaken’. Als er al een verzenddatum is, dan is het niet meer mogelijk die specifieke factuur in een andere taal op te maken. Let op: reeds bestaande maar nog niet-verzonden facturen/loonspecificaties kunnen niet opnieuw worden aangemaakt. Het gaat dus om facturen/loonspecificaties die zijn aangemaakt vanaf het moment dat deze toepassing in Easyflex zit.
Facturen, loonspecificaties en jaaropgaven kunnen worden verzonden met de bijbehorende overzichten en door middel van de knop ‘Documentafhandeling’ bij de facturen, loonspecificaties en jaaropgaven (knop met printer, envelop en computer). Met het overzicht worden de facturen, loonspecificaties en jaaropgaven verzonden in de taal waarin ze zijn opgemaakt. Met ‘Documentafhandeling’ kun je kiezen of de factuur, loonspecificatie en jaaropgave in het Nederlands of de afwijkende taal wordt afgedrukt/verzonden. Let op: het is nog niet mogelijk om meerdere vertaalde facturen te selecteren en met 'Documentafhandeling' in de afwijkende taal te verzenden. Deze worden vooralsnog in het Nederlands verstuurd.
Met het overzicht ‘Facturen administratie’, 'Loonspecificaties administratie' en 'Jaaropgaven administratie' is er de mogelijkheid om de facturen, loonspecificaties en jaaropgaven in het Nederlands of in de afwijkende taal in het rapport te krijgen. Houd er rekening mee dat je dit overzicht maar éénmalig kunt aanmaken. Als het overzicht is verwerkt, kun je dit niet nogmaals verwerken. Pas wanneer er weer is gefactureerd, is het mogelijk om het overzicht opnieuw aan te maken en te verwerken.

Hulpmiddelen

In het scherm ‘Beheer > Vertalingen’ zijn diverse opties toegevoegd om het proces te vergemakkelijken.

Zoekbalk
Naast ‘Onderdeel’ is een zoekbalk. Hiermee kun je zoeken op Nederlandse, maar ook op de vertaalde woorden en zinnen. Voor de functieboom geldt dat er wordt gezocht op de ingevoerde tekst, maar ook op synoniemen. Bijvoorbeeld: bij de zoekopdracht ‘groep’ wordt ook de functie ‘Leerkracht basisonderwijs’ getoond. Dit komt overeen met zoekopdrachten in de functieboom bij een aanvraag/plaatsing.
Filters
Naast de zoekbalk staan twee filters: ‘Vertaald’ en ‘Niet vertaald’. De eerste keer staan beide filters aan en zijn dus alle resultaten zichtbaar. De filters zijn te combineren met een zoekopdracht. Als beide filters aangevinkt zijn, is het scherm leeg.
Voorbeeld
Om te controleren hoe de vertaalde teksten op de factuur, loonspecificatie en jaaropgave komen te staan, kan gebruik worden gemaakt van de knop ‘Voorbeeld’ linksonder. De getoonde gegevens, zoals de bedragen, zijn fictief. Er wordt rekening gehouden met een aantal instellingen in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen’, te weten: de mededeling voor ‘alle locaties’, de informatieregel, de factuur opmaak, de positionering/kleuren en opmaak rubrieken en het wel/niet vermelden van de aanmaakdatum bij betaaltermijn. Mocht uit het voorbeeld in 'Beheer > Vertalingen' blijken dat je ergens net te weinig ruimte hebt, dan kun je de tekst aanpassen of spelen met de marges in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen’ of 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties'. De voorbeeldknop in dit menu laat géén vertalingen zien.
Kopiëren
Als er wordt gewerkt met meerdere gekoppelde werkmaatschappijen, dan is er de mogelijkheid om de vertalingen te kopiëren naar een andere werkmaatschappij. Dit kan door via ‘Beheer > Vertalingen’ de taalinstellingen te openen met de knop met de drie puntjes, de gewenste taal te selecteren en vervolgens te klikken op ‘Kopiëren’. Kies dan de doelwerkmaatschappij waar de vertalingen naar moeten worden gekopieerd. Als in de doelwerkmaatschappij al vertalingen voor die taal vastliggen, worden de niet-vertaalde regels aangevuld; reeds vertaalde teksten worden dus niet overschreven.

Good to know

De tekencodering is Win1252. Dit houdt in dat de tekens die hieronder vallen, worden herkend door Easyflex. Zo worden bijvoorbeeld Chinese tekens en sommige Poolse letters in de vertaling niet herkend;
De vertaling Engels (Easyflex) hebben wij al voor je toegevoegd voor de onderdelen; Algemeen, Facturen, Loonspecificaties en Jaaropgaven. Controleer zelf of deze vertalingen naar wens zijn en kort de vertalingen af indien deze te lang zijn.
Een taal kan niet worden verwijderd, wel worden hernoemd;
Een taal kan niet op inactief worden gezet zolang die taal vastligt bij een locatie en/of relatie. Om te voorkomen dat je alle relaties moet controleren kun je in 'Frontoffice > Matching' een match maken voor 'Relatie (handmatig)' of 'Flexwerker (handmatig) en via 'Uitvoer samenstellen' de afwijkende taal selecteren. In het resultatenscherm of in een exportbestand (via batch actie) kan worden nagekeken bij welke relatie of flexwerker de betreffende taal vastligt;
E-facturen worden niet vertaald;
Margefacturen worden wel vertaald mits bij de intermediair een afwijkende taal vastligt;
Reverse Billing facturen worden wel vertaald indien bij de flexwerker op het tabblad 'Flexwerkers > Loonspecificaties' een afwijkende vertaling vastligt;
Facturen, loonspecificaties en jaaropgaven die al zijn gegenereerd voorafgaand aan deze nieuwe toepassing, kunnen niet opnieuw worden aangemaakt in een nieuwe taal;
Functienamen die in de aanvraag of plaatsing handmatig zijn aangepast worden niet vertaald. Als de functienaam weer de standaardwaarde heeft, wordt de functie vertaald. Uiteraard is het ook mogelijk om in de aanvraag of plaatsing handmatig de functie te vertalen;
Looncomponenten waarbij in de plaatsing of declaratie een afwijkende naam is vastgelegd worden niet vertaald.
Looncomponenten worden gekopieerd vanuit de bronwerkmaatschappij naar de doelwerkmaatschappij als 'Omschrijving loonspecificatie' overeenkomt;
Wil je de jaaropgave ook opmaken in een afwijkende vertaling, dan dien je deze apart vast te leggen bij de 'Flexwerkers > Jaaropgaven';
Landen in de adressering kunnen niet vertaald worden; dit in verband met eventuele verzending per post.