FO > Matching

Bij het woord 'matching' denk je waarschijnlijk aan het matchen van kandidaten op aanvragen. Dat is zeker mogelijk met dit onderdeel van de Easyflex applicatie. Maar wist je dat je nog veel meer kunt met Matching in Easyflex? Zo kun je selecties maken van flexwerkers, relaties, contactpersonen, aanvragen en vaste medewerkers (indien geautoriseerd) die aan bepaalde criteria voldoen. Vervolgens kun je voor deze groep flexwerkers diverse acties uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan:

• Een lijst van alle flexwerkers die bijtelling betalen én die vorige maand zijn ingeschreven én ouder zijn dan 35 jaar
• Een lijst van relaties met actieve plaatsingen, die je vervolgens allemaal in één keer een e-mail kunt sturen
• Een lijst van alle flexwerkers van jouw vestiging, waar je vervolgens adresetiketten voor kunt uitprinten
• Een lijst van flexwerkers die uit Polen komen, waar je vervolgens in één keer voor kunt aangeven dat je hier een loonstrook in de Poolse taal naar wilt sturen (nadat je deze vertaling hebt vastgelegd)

Als je Matching opent zie je een overzicht van alle in het verleden aangemaakte matches.

Maak je gebruik van het afschermen van locaties? Dan worden alleen de matches getoond waar je locatierechten voor hebt.

De donker gekleurde regels zijn standaard matching opdrachten, de licht gekleurde regels zijn submatch opdrachten.

Uiterst rechts wordt de status van de matching opdracht getoond, de status kan zijn:

• Wit: aangemaakt maar nog niet gestart
• Geel: in behandeling
• Blauw: voltooid

Wanneer de status 'blauw' (voltooid) is, wordt getoond hoeveel flexwerkers, relaties, contactpersonen of aanvragen er gevonden zijn. Als er geen resultaten zijn wordt het cijfer 0 getoond.

Vergrendelen

Middels de knop 'Vergrendelen' kun je een match die door jezelf is aangemaakt vergrendelen. De match kan dan wel opnieuw gestart worden door andere gebruikers maar niet qua uitvoerkolommen en selectieobjecten worden aangepast. Je herkent deze matches aan het slotje. Wil je de match toch aanpassen? Dan kun je altijd een submatch starten en blijft de originele match bewaard.

Nieuwe match

Door het activeren van de knop 'Nieuw' kun je een nieuwe matching opdracht starten.

Betreft

Selectie

• Aanvraag (flexwerkerprofiel)
  Je selecteert een flexwerker. Het functieprofiel van deze flexwerker en de beschikbaarheid zijn de basis voor de matchcriteria. Er wordt gezocht naar aanvragen die aansluiten bij het functieprofiel en de beschikbaarheid die is vastgelegd bij de flexwerker.
• Aanvraag (handmatig)
  Je legt handmatig de matchcriteria vast, er wordt gezocht naar aanvragen die voldoen aan deze criteria.
• Contactpersoon (flexwerkerprofiel)
  Je selecteert een flexwerker, het functieprofiel van deze flexwerker is de basis voor de matchcriteria. Er wordt gezocht naar relaties met overeenkomstige functieprofielen en van deze relaties worden de contactpersonen getoond.
• Contactpersoon (handmatig)
  Je legt handmatig de matchcriteria vast, er wordt gezocht naar contactpersonen die voldoen aan deze criteria.
• Flexwerker (aanvraagprofiel)
  Je selecteert een aanvraag, de vastgelegde criteria uit deze aanvraag zijn de basis voor de matchcriteria. Er wordt gezocht naar flexwerkers die voldoen aan deze criteria.
• Flexwerker (handmatig)
  Je legt handmatig de matchcriteria vast, er wordt gezocht naar flexwerkers die voldoen aan deze criteria.
• Flexwerker (relatieprofiel)
  Je selecteert een relatie, het functieprofiel van deze relatie is de basis voor de matchcriteria. Er wordt gezocht naar flexwerkers met overeenkomstige functieprofielen.
• Relatie (flexwerkerprofiel)
  Je selecteert een flexwerker, het functieprofiel van deze flexwerker is de basis voor de matchcriteria. Er wordt gezocht naar relaties met overeenkomstige functieprofielen.
• Relatie (handmatig)
  Je legt handmatig de matchcriteria vast, er wordt gezocht naar relaties die voldoen aan deze criteria
• Vaste medewerker (handmatig)
  Je legt handmatig de matchcriteria vast, er wordt gezocht naar vaste medewerkers die voldoen aan deze criteria.
  

Importeer CSV

Deze optie gebruik je om voor een groep flexwerkers, relaties of vaste medewerkers, die je niet samenstelt middels matching, een batch actie uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van een e-mail naar een groep flexwerkers die uit het resultaat van een overzicht uit Easyflex komen. Deze optie is beschikbaar voor de volgende selecties:

• Flexwerker (handmatig)
• Relatie (handmatig)
• Vaste medewerker (handmatig)

Door middel van de knop rechts van de tekst 'Importeer CSV' is het mogelijk om een CSV-bestand met registratienummers te importeren. De registratienummers van de flexwerkers, vaste medewerkers of relaties dienen in kolom A te staan. De eerste rij kan optioneel gevuld worden met een titel maar mag ook een registratienummer bevatten. Het is niet mogelijk om selectieobjecten toe te passen op de matchresultaten uit het CSV.

Kenmerk

Je dient een kenmerk (onderwerp) in te geven zodat je later de match terug kunt vinden in het overzicht. Wanneer een match opdracht wordt gestart vanuit een aanvraag wordt bij kenmerk de aanvangsdatum van de aanvraag getoond met de bijbehorende functie, bijvoorbeeld 'Aanvraag van 2006-10-01 voor Secretariaatmedewerker'.

Selectieobjecten

Voor het ingeven van matchcriteria maak je gebruik maken van de selectieobjecten. Klik op de plaatjes (selectieobjecten) om de bijbehorende criteria vast te leggen.

Algemene opmerking omtrent instellingen die je terug ziet komen bij meerdere selectieobjecten:

Eis, voorkeur, uitsluiten

Bij een aantal selectieobjecten kun je kiezen of dit een eis, voorkeur of uitsluiting moet zijn. Geef je bijvoorbeeld op dat de leeftijd vanaf 40 jaar een eis is, dan vind je in je resultaat alleen flexwerkers terug die 40 jaar of ouder zijn. Geef je op dat de leeftijd vanaf 40 jaar een voorkeur is, dan vind je in het resultaat flexwerkers van alle leeftijden terug. Het vakje 'Optimaal' is zwartgekleurd bij flexwerkers van 40 jaar en ouder. Het vakje 'in Mindere mate' is zwartgekleurd bij flexwerkers onder de 40 jaar. Geef je aan dat de leeftijd vanaf 40 jaar moet worden uitgesloten, dan vind je in het resultaat geen flexwerkers terug van 40 jaar en ouder.

Iedere selectie is vereist

Bij een aantal selectieobjecten, bijvoorbeeld bij 'Aftrekposten' zie je het vinkje 'Iedere selectie is vereist'. Hiermee geef je aan dat bij de selectie van meerdere keuzes (bijvoorbeeld meerdere aftrekposten), deze allemaal actief of inactief dienen te zijn om in het resultaat van de match te komen. Als je dit vinkje niet aanvinkt wordt gekeken of tenminste één van keuzes actief of inactief is.

Over een aantal specifieke selectieobjecten vind je hieronder een uitgebreidere uitleg of handige tips:

Filteren

Je kunt hier o.a. filteren op 'voorlaatste relatiebeheerder'. Deze selectie gebruik je wanneer de eigenaarsrechten van een oud-medewerker zijn overgeheveld naar een andere medewerker, en je wilt zien welke relaties en/of flexwerkers eerder bij de uit dienst getreden medewerker hoorden. Deze flexwerkers en/of relaties kun je dan bijvoorbeeld een brief sturen om te laten weten dat ze een nieuwe contactpersoon binnen je organisatie hebben.

Identiteit

Bij dit matchobject filter je op de aan- of afwezigheid van identificatiebewijzen en de geldigheid hiervan. Voor de verblijfsvergunning en tewerkstellingsvergunning heb je nog een extra mogelijkheid, nl. de optie 'Enkel controleren indien vereist'. Wanneer je deze optie aanvinkt, wordt er alleen maar op een verblijfsvergunning of tewerkstellingsvergunning gecontroleerd wanneer de flexwerker een nationaliteit heeft waarbij deze vergunning vereist is.

In document

Als je bij 'Zoekopdracht' meerdere zoekwoorden invoert, dan beperk je de zoekopdracht. Bijvoorbeeld je voert in: 'tuinbouw landbouw', Easyflex zal dan op zoek gaan naar documenten waar beide woorden in voorkomen.

Salaris

Het is mogelijk om bij de flexwerker op het tabblad cao-overige een salarisindicatie vast te leggen. Binnen het matchcriteria 'salarisindicatie' kun je een selectie maken op deze vastgelegde indicatie. Je kunt minimum en/of maximum bedragen ingeven in de categorie per uur, per week, per 4 weken of per maand. Je hoeft maar één categorie in te geven, Easyflex berekent automatisch de bedragen voor de overige categorieën.

Historie

Je kunt een selectie uitvoeren op basis van de arbeidshistorie van flexwerkers bij de relaties van de werkmaatschappij. Wanneer je de matchcriteria 'arbeidshistorie' ingeeft bij de selectie 'Flexwerker', selecteer je een relatie en hierbij worden alle flexwerkers welke arbeidshistorie hebben bij de geselecteerde relatie (in de eventueel geselecteerde periode) geselecteerd. Wanneer je de matchcriteria 'arbeidshistorie' ingeeft bij de selectie 'Relatie' selecteer je een flexwerker en hierbij worden alle relaties geselecteerd waar de flexwerker arbeidshistorie heeft.
Er wordt in beide situaties gezocht op de arbeidshistorie vanuit de plaatsingsgegevens uit Easyflex en vanuit de 'werkhistorie' bij de flexwerker.

Functies, Vaardigheden, Opleidingen en Branches

Functies, vaardigheden, opleidingen en branches zijn afzonderlijke selectieobjecten waar dezelfde toelichting op van toepassing is.

Binnen deze matchcriteria kun je een selectie uitvoeren op de functies, vaardigheden, opleidingen en branches (verder: functies) welke zijn geselecteerd in de profielschets van de flexwerker of relatie. Er worden alleen functies geselecteerd uit de profielschets met de status 'Beschikbaar voor selectie'. Je kunt aangeven waarop gezocht moet worden in de selectie, je kunt kiezen voor 'Alle opgegeven functies' of 'Een van de opgegeven functies'. Vervolgens selecteer je één of meerdere functies waarop moeten worden geselecteerd.

Alleen voor functies en branches is het ook mogelijk om een gehele functiegroep of gehele groep van branches te selecteren, er wordt dan gezocht op alle onderliggende functies of branches. Bijvoorbeeld; je selecteert de hoofdtak 'Medisch en paramedisch', de selectie wordt uitgevoerd op alle functies welke behoren tot deze functiegroep.

Memoinfo

De selectie wordt uitgevoerd in de vastgelegde tekst van 'Algemene memo-informatie' bij de flexwerker en/of relatie op het tabblad 'Memo'.

Omzet/budget

Middels het matchobject 'omzet/budget' kun je een match genereren op de gegevens welke zijn vastgelegd in het tabblad 'Bedrijfsgegevens' bij relaties in het onderdeel 'Jaar gebonden gegevens'.

Zoeknaam

Het is mogelijk om een selectie te maken op een deel van de bedrijfsnaam en/of zoeknaam die is vastgelegd bij de relatie. Je kunt dit selectieobject ook toepassen bij flexwerkers en bij contactpersonen van relaties. Je dient de naam of een deel van de naam in te geven. Je kunt gebruik maken van verschillende zoekmethoden zoals het * teken en het ~ teken.

Matchresultaat

Na het starten van een matching opdracht worden de matchresultaten getoond. Deze worden in drie categorieën verdeeld, te weten:

• optimaal (O)
  De geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen voldoen optimaal aan de gestelde matchcriteria.
• in belangrijke mate (B)
  De geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen voldoen in belangrijke mate aan de gesteld matchcriteria.
• in mindere mate (M)
  De geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen voldoen in mindere mate aan de gesteld matchcriteria.

Er wordt direct weergegeven hoeveel flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen er per categorie gevonden zijn. Vervolgens wordt de naam van de flexwerker/relatie/contactpersoon/aanvragen getoond en de woon- of bezoekplaats. In deze regel wordt ook de categorie getoond waarin de geselecteerde flexwerker/relatie/contactpersoon/aanvraag is ingedeeld, het vakje van de betreffende categorie (O - B - M) wordt zwart gekleurd.

Status

Daarnaast wordt de status van de geselecteerde flexwerker/relatie/contactpersoon/aanvraag getoond, deze status kan zijn:

• Wit
• Licht blauw
• Donkerblauw
• Geel
• Oranje
• Rood
• Groen
• Lichtgrijs
• Donkergrijs
• Zwart

Deze statuskleuren kun je zelf wijzigen. Zo kun je een soort subselectie maken op de getoonde matchresultaten. Dit kan met name gemakkelijk zijn voor het verwerken van een batch actie (zie verder) zoals het e-mailen van een groep flexwerkers. In deze batch actie kun je namelijk een selectie maken op de statuskleur van de match resultaten.

Knoppen onderin

Wanneer de matchresultaten worden getoond, worden onder aan het scherm diverse knoppen beschikbaar gesteld, te weten:

• Sluiten
  Met deze knop sluit je de matching opdracht af.
• Starten en Starten met export (CSV)
  Met deze knop wordt de matching opdracht opnieuw gestart, alle getoond resultaten en eventuele submatches worden verwijderd. Indien je kiest voor 'Starten met export (CSV)' wordt er ook een nieuw exportbestand gegenereerd met daarin een standaard aantal kolommen met gegevens van de flexwerker, relatie, contactpersoon of aanvraag.
• Flexwerker / Relatie / Aanvraag
  Door het activeren van deze knop wordt de kaart van de flexwerker, de relatie of de aanvraag geopend.
• Toevoegen
  Met deze knop kun je handmatig flexwerkers, relaties, contactpersonen en aanvragen toevoegen aan de match.
• Batch actie
  Hieronder lees je wat je kunt doen met batch acties.
• Plaatsing
  Wanneer je een match hebt gemaakt vanuit een aanvraagprofiel kun je direct een plaatsing maken voor de flexwerker in het resultaat.  
• Subselectie
  Wanneer het matchresultaat getoond wordt kan het zijn dat je vindt dat er teveel flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen zijn geselecteerd. In dat geval kun je een subselectie maken. De hoofdmatch blijft gewoon bestaan en je kunt door middel van een subselectie de matchopdracht verder specificeren. Je activeert de knop 'Subselectie' en Easyflex toont je het begin scherm van een match opdracht. De selectie kun je niet meer wijzigen, deze wordt overgenomen van de hoofdmatch. Wel kun je het kenmerk eventueel wijzigen, of een aantekening vastleggen. Door het activeren van de knop 'Opslaan' worden de ingevoerde gegevens bewaard en wordt het scherm met selectieobjecten geopend. Je kunt nu op de gebruikelijke manier selectieobjecten selecteren/toevoegen en zo de subselectie vastleggen om het matchresultaat verder te beperken. Submatches worden lichtgrijs getoond in het algemeen matching scherm. De subselecties behoren altijd toe tot een hoofdmatch; als je de hoofdmatch wijzigt of verwijderd, worden ook alle onderliggende subselecties automatisch verwijderd.
• Verwijderen
  Hiermee verwijder je de match opdracht
• Uitvoer samenstellen
  In het resultaat van een match worden standaard een aantal kolommen weergegeven, zoals bij een match opdracht op flexwerkers de naam en woonplaats van de flexwerker worden weergegeven. Middels 'Uitvoer samenstellen' kun je zelf allerlei extra kolommen toevoegen aan het resultaat van je match. Verderop op deze pagina lees je hier meer over.

Batch actie 

Het is mogelijk om voor je matchresultaten (dus voor een groep flexwerkers, relaties, contactpersonen of aanvragen) een actie uit te voeren.

Overzicht bellijst

Er wordt een lijst samengesteld voor het bellen van de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen. De gegenereerde lijst kun je raadplegen in Frontoffice > Exporteren en printen. De lijst bevat naast de telefoonnummers die zijn vastgelegd bij de relatie, flexwerker of contactpersoon nog een aantal algemene gegevens. Er worden alleen telefoonnummers getoond van de flexwerkers, relaties en contactpersonen waar 'collectief benaderen' is aangevinkt. Dit kun je aanvinken bij 'Communicatie' in het tabblad 'Algemeen' van de flexwerker, relatie of contactpersoon.

Overzicht resultaatlijst

Er wordt een lijst samengesteld met hierop de resultaat gegevens van de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen. De gegenereerde lijst kun je raadplegen in Frontoffice > Exporteren en printen. Er worden diverse standaardgegevens op de lijst getoond. Wil je andere gegevens op de lijst terugzien? Selecteer de gewenste kolommen dan via 'Uitvoer samenstellen' en kies vervolgens bij de batch acties niet voor 'Overzicht resultaatlijst' maar voor 'Export (CSV)'.

SMS

Alle geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen met een mobiel nummer, worden geselecteerd voor een SMS bericht. Nadat je (optioneel) een keuze hebt gemaakt voor de status van de geselecteerde groep, kies je voor de knop 'Uitvoeren'. Het venster 'SMS bericht' wordt geopend. Je dient eerst een keuze te maken voor de soort van het SMS bericht; Persoonlijk of Mailing. Deze instellingen zijn ook vastgelegd bij de mobiele nummers van de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen. Vervolgens maak je het SMS bericht op zoals standaard in Easyflex mogelijk is, zie ook 'Algemene beschrijving > Communicatie > SMS bericht'. Er worden per batch actie maximaal 25.000 sms'jes verzonden.

Etiketten

Etiketten (16 stuks, 105,0 x 37 mm) / Etiketten (24 stuks, 70,0 x 37,1 mm) / Etiketten (36 stuks, 63,0 x 22,7 mm)

Het is mogelijk de NAW gegevens van de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen direct op etiketten te laten afdrukken. De gegenereerde etiketten kun je raadplegen in Frontoffice > Exporteren en printen en vanuit hier kun je deze afdrukken op stickervellen.

Document printen

Met de selectie 'document printen' kun je een bestaand document (uploaden) of een standaard brief (template) afdrukken voor de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen. Je maakt optioneel een keuze voor de status van de geselecteerde groep (iedereen of de groep met een bepaalde kleur). Daarna kun je het document uploaden of de template selecteren. Zet het vinkje bij 'Archiveren' aan indien je het gegenereerde document wilt terugzien in het documentenarchief van de flexwerker. Desgewenst kun je nog een extra bijlage toevoegen. Ook kun je aangeven of er een notificatie bij de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen moet worden vastgelegd.

Door het activeren van de knop 'Uitvoeren' wordt een verwerkingsscherm getoond. Je kunt nu het document inzien, hiervoor activeer je de knop 'Inzien'. Door het selecteren van de knop 'Uitvoeren' wordt de printopdracht uitgevoerd.

Document e-mailen

Met de selectie 'document e-mailen' kun je een bestaand document (uploaden) of een standaard brief (template) e-mailen naar de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen. Je maakt optioneel een keuze voor de status van de geselecteerde groep (iedereen of de groep met een bepaalde kleur). Daarna kun je het document uploaden of de template selecteren. Zet het vinkje bij 'Archiveren' aan indien je het gegenereerde document wilt terugzien in het documentenarchief van de flexwerker (let op: dit kan alleen bij de keuze voor bewerking 'Standaard brief genereren) . In de velden 'E-mail' zie je, voor zowel de U-vorm als de Jij-vorm, wat de tekst van de begeleidende e-mail wordt. Deze tekst kun je desgewenst aanpassen. Ook is het mogelijk om een extra bijlage toe te voegen. En kun je aangeven of er een notificatie bij de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen moet worden vastgelegd.

Door het activeren van de knop 'Uitvoeren' wordt een e-mail scherm getoond. Je kunt nu het document inzien, hiervoor activeer je de knop 'Inzien'. Door het selecteren van de knop 'Uitvoeren' wordt de e-mail opdracht uitgevoerd.

Document digitaal aanbieden

Wanneer je een match voor de flexwerker hebt aangemaakt is het mogelijk om voor meerdere flexwerkers tegelijk een document aan te bieden voor digitale ondertekening (indien de licentie voor digitale handtekening geactiveerd is). Indien je de batch actie start wordt gecontroleerd of de flexwerker een koppeling heeft met flexwrapp. Indien dit het geval is wordt het document automatisch aangeboden op het flexwrapp portaal waardoor de flexwerker het document digitaal kan ondertekenen.

Flexwerkers sollicitatieproces aanmaken

Wanneer je een match flexwerker (aanvraagprofiel) hebt aangemaakt is het mogelijk om middels een batchactie voor meerdere flexwerkers tegelijk een sollicitatieproces aan te maken. Deze worden vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Sollicitaties'. Je kunt maximaal 50 flexwerkers tegelijk voorstellen. De aanvangsdatum wordt automatisch overgenomen uit de aanvraag. Indien de startdatum uit de aanvraag in het verleden ligt zal de huidige datum worden getoond. Als je een andere datum wilt selecteren activeert je de kalender-knop.

Flexwerkers voorlopig plaatsen

Wanneer je een match flexwerker (aanvraagprofiel) hebt aangemaakt is het mogelijk om meerdere flexwerkers tegelijk te plaatsen voor de geselecteerde aanvraag. Deze worden vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Tewerkgesteld'. Je kunt maximaal 50 flexwerkers tegelijk plaatsen. De aanvangsdatum wordt automatisch overgenomen uit de aanvraag. Indien de startdatum uit de aanvraag in het verleden ligt zal de huidige datum worden getoond. Als je een andere datum wilt selecteren activeer je de kalender-knop. Als niet alle flexwerkers op dezelfde datum geplaatst worden dan kun je dit ondervangen door gebruik te maken van de statuskleuren. Je kunt dan de batch actie uitvoeren per statuskleur.

Gekoppelde locatie aanpassen

Wanneer je een match flexwerker (handmatig) of relatie (handmatig) hebt aangemaakt is het mogelijk om meerdere flexwerkers/relaties tegelijk over te zetten naar een andere actieve locatie. De gekoppeld locatie wordt vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Algemeen' of 'Frontoffice > Relaties > Algemeen'. Afhankelijk van de autorisatie in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > autorisaties' kun je deze batch actie selecteren en uitvoeren.

Export CSV

Het is mogelijk om gegevens van alle geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen te exporteren in een CSV-bestand (dit is een bestandstype dat je bijvoorbeeld kunt openen in Excel). Je hebt de optie om alleen het communicatiemiddel te tonen wanneer er 'Collectief' en/of 'Persoonlijk' is aangevinkt bij de flexwerker, relatie of contactpersoon. Als je beide opties aan vinkt, worden alleen de gegevens geëxporteerd indien beiden ook staan aangevinkt bij flexwerker, relatie of contactpersoon. Nadat je (optioneel) een keuze hebt gemaakt voor de statuskleur van de geselecteerde groep, klik je op 'Uitvoeren'. In het onderdeel 'Frontoffice > Exporteren en printen' staat het exportbestand klaar en kun je het exporteren.

Webservice flexwerkers inschakelen

Wanneer je een match op flexwerker (handmatig) hebt gemaakt is het mogelijk om voor meerdere flexwerkers tegelijk de webservice in te schakelen. Deze worden vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Webservices'. Je dient eerst een keuze te maken of voor alle flexwerkers of alleen voor de flexwerkers met een e-mailadres de webservice mag worden ingeschakeld. Indien er een e-mailadres bekend is en de optie om inloggegevens te versturen staat aan, dan zal er een e-mail worden verstuurd met daarin de inloggegevens. Voor het versturen van de inloggegevens kun je tevens gebruik maken van een e-mail template, deze kun je voor zowel de U-vorm als de Jij-vorm vastleggen. Er dient ook een verificatievraag met een verificatieantwoord te worden vastgelegd. Heb je in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Correspondentie' een adres ingevoerd dan wordt het veld automatisch gevuld, dit adres is dan niet meer aan te passen. Dit adres zal als volgt in de e-mail naar de flexwerker worden vermeld: 'U kunt inloggen op: www.flexwerker.com'. Als je hier niets invult wordt de gehele zin weggelaten in de e-mail. Van deze batch actie wordt een rapportage aangemaakt met daarin de flexwerkers voor wie de webservice is ingeschakeld of reeds stond ingeschakeld.

Webservice relaties inschakelen

Wanneer je een match relaties (handmatig) hebt gemaakt is het mogelijk om voor meerdere relaties tegelijk de webservice in te schakelen. Deze worden vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Relaties > Webservices'. Je dient eerst een keuze te maken of voor alle relaties of alleen voor de relaties met een e-mailadres de webservice mag worden ingeschakeld. Indien er een e-mailadres bekend is en de optie om inloggegevens te versturen staat aan dan zal er een e-mail worden verstuurd met daarin de inloggegevens. Voor het versturen van de inloggegevens kun je tevens gebruik maken van een e-mail template, deze kun je voor zowel de U-vorm als de Jij-vorm vastleggen. Er dient ook een verificatievraag met een verificatieantwoord te worden vastgelegd. Heb je in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Correspondentie' een adres ingevoerd dan wordt het veld automatisch gevuld, dit adres is dan niet meer aan te passen. Dit adres zal als volgt in de e-mail naar de relatie worden vermeld: 'U kunt inloggen op: www.inlener.com

Flexwrapp uitnodigen

Wanneer je een match flexwerker (handmatig) hebt gemaakt is het mogelijk om voor meerdere flexwerkers tegelijk een uitnodiging voor Flexwrapp te versturen.  Deze gegevens worden vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerker > Flexwrapp.

Flexwerker verwijderen

Met deze batchactie is het mogelijk om flexwerkers uit het matchresultaat in batch te verwijderen. Dit geldt zowel voor niet verloonde (status 'Ingeschreven') als verloonde flexwerkers. Voor het in batch kunnen verwijderen van flexwerkers kun je een autorisatie instellen op het tabblad 'Beheer > Bedrijfinstellingen > autorisaties > Privacy'. Wanneer je hier een autorisatie vastlegt kunnen alleen medewerkers met deze rol deze batchactie selecteren. Indien een medewerker de rol heeft voor 'Batch verwijderen flexwerkers' maar niet de rol voor 'Verwijderen verloonde flexwerkers', kan deze medewerker in een batch alleen flexwerkers verwijderen met de status 'Ingeschreven'. Het verwijderen van verloonde flexwerkers kan vanaf 7 jaar na de laatste verloning. 

Voor ZZP'ers en doorleners vindt er geen feitelijke verloning plaats, is er geen loonadministratie en gelden er andere bewaartermijnen. Om die reden is dit bij het verwijderen met de batchactie wel begrenst. Dit betekent dat bij het verwijderen met de batch actie voor ZZP'ers en doorleners wel rekening gehouden wordt met de 7 jaar niet verloond en dat deze personen niet worden verwijderd. Op het resultaat van de batch actie wordt hier een melding van gemaakt. Wil je de betreffende persoon wel verwijderen dan kun je dat handmatig doen via het tabblad 'Frontoffice > Flexwerker > Verwijderen'.
Na het starten van de batch actie wordt er een rapport opgemaakt met daarop het registratienummer van de te verwijderen flexwerkers en welke eventueel niet verwijderd kunnen worden. Bij de flexwerkers welke niet verwijderd kunnen worden wordt de reden hiervan erbij vermeld. 
Afhankelijk van de historie van de flexwerker duurt het verwijderen van de flexwerker enige tijd. Het kan dus voorkomen dat je de flexwerkers tijdelijk nog terug kunt vinden in Easyflex. Tijdens het verwijderen komen andere processen in de wachtrij. Na elke flexwerker wordt er gekeken of er andere processen zijn die in de wachtrij staan en worden deze eerst gestart. Wij adviseren hier rekening mee te houden bijvoorbeeld met de verloning.

Documenten verwijderen

Met deze batchactie is het mogelijk om documenten van de flexwerkers of relaties uit het matchresultaat in batch te verwijderen. Voor het in batch kunnen verwijderen van documenten dien je te beschikken over de juiste autorisatierol. Deze kun je vastleggen in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Privacy'. Indien er geen autorisatie vastligt kan geen enkele medewerker documenten in batch verwijderen.

Bij 'Wijze van verwijderen' is standaard de optie 'Alles verwijderen' geselecteerd. Alle soorten documenten die zijn vastgelegd op het tabblad 'Documenten > Archief' van de flexwerker of relatie zullen worden verwijderen. Indien je gebruik maakt van Document management kun je ook kiezen voor 'Verwijderen per documenttype'. Op die manier kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om alleen arbeidsovereenkomsten te verwijderen. Je vult zelf een archiefdatum in om te bepalen welke documenten verwijderd mogen worden. Indien documenten van een flexweker ook gearchiveerd zijn bij de relatie of vice versa, kun je ervoor kiezen of je het document ook uit het archief van de andere partij wilt verwijderen.

Indien je gebruik maakt van Document management wordt het feitelijke document definitief verwijderd uit de database maar blijft de 'detailregel' van het document wel zichtbaar in het documentenarchief van de flexwerker/relatie. Dit voorkomt dat je nieuwe signaleringen krijgt mbt Document management.

Middelenregistratie

Met deze batchactie is het mogelijk een middel aan de flexwerkers uit het matchresultaat in batch te koppelen of een koppeling bij de flexwerkers uit het matchresultaat in batch te beëindigen.

Afwijkende tekst loonspecificatie

Met deze batchactie is het mogelijk om een afwijkende tekst voor op de loonspecificatie (i.p.v. de informatieregel onderaan de loonspecificatie) in te stellen bij flexwerkers. Bijvoorbeeld bij alle flexwerkers die bij een specifieke relatie tewerkgesteld zijn of alle flexwerkers van een bepaalde locatie. Het is daarvoor wel noodzakelijk dat je op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties' één of meerdere afwijkende teksten hebt vastgelegd bij 'Afwijkende teksten beheren'.

Zodra je kiest voor deze actie kun je een afwijkende tekst selecteren. Wanneer je op 'Uitvoeren' drukt zal deze tekst zichtbaar zijn op tabblad 'Loonspecificaties' bij de betreffende flexwerker(s) in het veld 'Afw. tekst loonspecificatie'. Het is tevens mogelijk om een afwijkende tekst bij flexwerkers te verwijderen middels deze actie; selecteer in dat geval geen afwijkende tekst en druk op 'Uitvoeren'. Het veld 'Afw. tekst loonspecificatie' zal dan leeg worden gemaakt bij de betreffende flexwerkers.

Afwijkende vertaling

Met deze batchactie is het mogelijk om een afwijkende vertaling vast te leggen voor de loonspecificaties en/of jaaropgaven van flexwerkers. Voor relaties is het mogelijk om een afwijkende vertaling vast te leggen voor de facturen.

Aftrekposten wijzigen

Met deze batchactie is het mogelijk om een aftrekpost vast te leggen (aanvinken) of te beëindigen (uitvinken) voor een geselecteerde groep flexwerkers.

Plaatsingen beëindigen

Met deze batchactie is het mogelijk om plaatsingen voorlopig of definitief te beëindigen voor een geselecteerde groep flexwerkers. Plaatsingen welke reeds een (voorlopige) einddatum hebben zijn uitgesloten van de batchactie. Deze datums worden dus niet geüpdatet.

Vaste beloningen aanmaken

Met deze batchactie is het mogelijk om vaste beloningen bij flexwerkers vast te leggen. Hiervoor kun je onderstaande stappen volgen. 

Zorg ervoor dat je de vaste beloning die bij alle flexwerkers moet worden vastgelegd, eerst bij 1 flexwerker op het tabblad 'Vaste beloningen' vastlegt. Vervolgens maak je een nieuwe match aan met de selectie 'Flexwerker handmatig' en stel je door middel van de selectiecriteria je match samen. Als je alle flexwerkers in de match hebt kies je voor 'Batch actie > Vaste beloningen aanmaken'. Bij 'Persoon' selecteer je de flexwerker waarbij je zojuist de vaste beloning hebt vastgelegd. Hierna selecteer je de vaste beloning die gekopieerd moet worden en kies je voor 'Uitvoeren'. De vaste beloning wordt vervolgens gekopieerd naar alle flexwerkers in de match.

In 'Frontoffice > Exporteren en printen' vind je een rapport met resultaten. Hierop zie je terug welke flexwerkers succesvol zijn aangepast en of er eventueel flexwerkers zijn uitgevallen.

Let op! Als je een nieuwe vaste beloning toevoegt met een ingangsdatum vóór een reeds vastliggende vaste beloning van hetzelfde soort, krijgt de ingevoerde vaste beloning géén einddatum. Ook als je een nieuwe vaste beloning toevoegt met een ingangsdatum ná een reeds vastliggende vaste beloning van hetzelfde soort, krijgt de reeds vastliggende vaste beloning géén einddatum. Er liggen op dat moment dus 2 vaste beloningen vast!

Vaste beloningen beëindigen

Met deze batchactie is het mogelijk om vaste beloningen van flexwerkers te beëindigen. Hiervoor kun je onderstaande stappen volgen. 

Maak een nieuwe match aan met de selectie 'Flexwerker handmatig' en stel door middel van de selectiecriteria je match samen. Als je alle flexwerkers in de match hebt kies je voor 'Batch actie > Vaste beloningen beëindigen'. Vervolgens selecteer je het looncomponent van de vaste beloning die beëindigd moet worden en voer je de gewenste einddatum in. Bij alle flexwerkers in de match die een actieve vaste beloning hebben van dit type, krijgt de vaste beloning de ingevoerde einddatum.

Relatie verwijderen

Met deze batchactie is het mogelijk om flexwerkers uit het matchresultaat in batch te verwijderen. Dit geldt zowel voor prospects als doelgroep relaties. Voor het in batch kunnen verwijderen van relaties kun je een autorisatie instellen op het tabblad 'Beheer > Bedrijfinstellingen > autorisaties > Privacy'. Wanneer je hier een autorisatie vastlegt kunnen alleen medewerkers met deze rol deze batchactie selecteren.

Afmelden verzekering

Met deze batchactie is het mogelijk om flexwerkers in batch af te melden bij de zorgverzekering van HollandZorg of Zorg en Zekerheid (afhankelijk van wat er in jouw werkmaatschappij is ingericht in Beheer > Bedrijfsinstellingen > Verzekeraar). Bij het beëindigen van de verzekering voor HollandZorg is het verplicht om een reden op te geven. Je kunt deze batch actie bijvoorbeeld gebruiken wanneer je overstapt van verzekeraar.

Aanmelden verzekering

Met deze batchactie is het mogelijk om flexwerkers in batch aan te melden bij de zorgverzekering van HollandZorg of Zorg en Zekerheid (afhankelijk van wat er in jouw werkmaatschappij is ingericht in Beheer > Bedrijfsinstellingen > Verzekeraar). Je kunt deze batch actie bijvoorbeeld gebruiken wanneer je overstapt van verzekeraar.

Uitvoer samenstellen

Wanneer je een matching hebt aangemaakt kun je zelf beslissen welke gegevens en in welke volgorde je in een matchresultaat en Export (CSV) worden getoond. Als je de knop 'Uitvoer samenstellen' activeert kun je uit de beschikbare kolommen de kolommen selecteren die je in je matchresultaat wil hebben getoond.

Aan de linkerkant bij 'Beschikbare kolommen' zie je alle kolommen die je kunt selecteren voor het samenstellen van je matchresultaat. Reeds geselecteerde kolommen staan vetgedrukt én zie je terug in de rechterkolom 'Geselecteerde kolommen'. Middels de pijltjestoetsen onder deze rechterkolom wijzig je de volgorde van de weergegeven kolommen.

Door het activeren van de knop 'Standaard' wordt de huidige selectie van kolommen vervangen door de standaardkolommen. Zo kun je dus snel veel handmatig toegevoegde kolommen deselecteren.

Instellingen

Peildatum

Je kunt handmatig de peildatum bepalen voor de resultaten / informatie die worden getoond in de matchresultaten. Wanneer de inhoud van een kolom afhankelijk is van een peildatum wordt de getoonde informatie hierop aangepast. Een voorbeeld van deze kolommen is 'Tewerkgesteld'.

De peildatum kan op twee manier worden bepaald:

• Huidige datum
  Als peildatum wordt vandaag gebruikt, de dag dat het match resultaat wordt getoond of de Export (CSV) wordt uitgevoerd.
• Handmatig
  Je kunt handmatig een datum ingeven. Je kunt ook een datum selecteren door de 'datum-knop' te activeren.

Communicatiemiddelen

Bij de communicatiemiddelen van flexwerkers, relaties en contactpersonen kan worden aangegeven of deze gebruikt mogen worden voor 'Persoonlijk' en/of 'Collectief' benaderen.

Als je hier 'Persoonlijk' aanvinkt, worden alleen communicatiemiddelen getoond waarbij dit ook is aangevinkt.
Als je hier 'Collectief' aanvinkt, worden alleen communicatiemiddelen getoond waarbij dit ook is aangevinkt.
Als je hier 'Persoonlijk' en 'Collectief' aanvinkt, worden alle communicatiemiddelen getoond waarbij beide zijn aangevinkt.

Wanneer geen van beide zijn aangevinkt worden alle communicatiemiddelen getoond. Per communicatiemiddel kunnen meerdere gegevens worden ingevoerd, bijvoorbeeld twee mobiele nummers en drie e-mail adressen. In het matchresultaat en export (CSV) wordt altijd het eerste communicatiemiddel getoond. Wanneer bij de communicatiemiddelen instellingen worden aangevinkt, worden alleen de eerste communicatiemiddelen getoond die aan de 'Persoonlijk'/'Collectief' instellingen voldoen.

Tips t.b.v. Export (CSV)

• Het adres dat standaard op het exportbestand komt te staan is altijd het correspondentieadres van de relatie.
• Wanneer er bij een contactpersoon een bepaald communicatiemiddel niet ingevoerd is dan wordt het communicatiemiddel van de relatie gebruikt.
• In de uitvoerkolom 'Tewerkgesteld' zijn bij een match op basis van de relatie en contactpersoon de kolommen van de flexwerkers beschikbaar. Dit betreft de flexwerkers die op de peildatum geplaatst zijn bij de betreffende relatie. Hierdoor kunnen voor een relatie (of contactpersoon) in de matchresultaat meerdere regels voorkomen. Eén voor iedere flexwerker. Voor een match op basis van de flexwerker betreft dit de relaties waar de flexwerker op de peildatum tewerk is gesteld.