Flexwerkers > Loonspecificaties

Op dit tabblad worden alle loonspecificaties van de flexwerker getoond. Het betreft de loonspecificaties welke door Easyflex zijn geproduceerd en welke door conversie zijn verkregen. De loonspecificaties kunnen worden geraadpleegd op het scherm en kunnen worden uitgeprint. Je kan in de getoonde gegevens geen wijzigen aanbrengen. Alleen in het aantekeningen veld kan je, indien gewenst, handmatig tekst ingeven. De loonspecificaties worden zo weergeven, dat de laatste (nieuwste) loonspecificatie bovenaan staat.

Per flexwerker kan worden aangegeven hoe de declaratiegegevens op de loonspecificatie getoond dienen te worden, je kan kiezen uit:

• Niet specificeren
  Deze keuze is standaard, de uren worden per week getoond en niet per dag gespecificeerd, bijvoorbeeld week 3 totaal 40.00 uur.
• Specificeren
  Het aantal uren van de flexwerker wordt per dag getoond, bijvoorbeeld maandag 8.00 uur, dinsdag 8.00 uur.

E-mailadres 1 en E-mailadres 2

Als je de loonspecificaties per e-mail wilt verzenden dien je tenminste 'E-mailadres 1' vast te leggen. Vervolgens wordt automatisch de verzendwijze 'Via e-mail' geselecteerd. Het invullen van 'E-mailadres 2' is optioneel. De loonspecificaties worden, na verwerking, automatisch naar dit e-mailadres / deze e-mailadressen verzonden.

Als in het tabblad 'Algemeen' een e-mail adres is vastgelegd dan kan je deze direct selecteren met behulp van de zoek-knop, alle e-mailadressen die hier zijn vastgelegd worden direct zichtbaar. Het is ook mogelijk hier handmatig een e-mailadres vast te leggen.

De standaard verzendwijze van de loonspecificaties voor nieuw ingeschreven flexwerkers is 'via website/balie'.

Verzendwijze loonspecificaties

In dit veld kan je de verzendwijze van de loonspecificatie bepalen. Je hebt de keuze uit:

• Per post
  Alle loonspecificaties worden zodanig verwerkt (geprint) dat deze per post verzonden kunnen worden.
• Via e-mail
  Alle loonspecificaties worden zodanig verwerkt dat deze per e-mail verzonden kunnen worden. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer je bij tenminste 'E-mailadres 1' een e-mailadres heeft ingegeven.
• Via website/balie
  Alle loonspecificaties worden zodanig verwerkt dat deze digitaal via de website kunnen worden geraadpleegd of afgedrukt kunnen worden wanneer de flexwerker deze aan de balie komt ophalen.

Let op: Wanneer je de webservice voor de flexwerker hebt geactiveerd, zijn loonspecificaties altijd digitaal te raadplegen via de website. Je kan de verzendwijze dan tevens op 'via e-mail' of 'per post' instellen.

Bij het verwerken van de loonspecificaties (Overzichten > Loonspecificaties flexwerkers) betekent dit voor de flexwerkers waarbij de loonspecificatie op verzendwijze 'Per post' staat de loonspecificatie direct wordt geprint. Voor flexwerkers waarbij de loonspecificatie op verzendwijze 'Via e-mail' staat worden de loonspecificaties direct gemaild. Staat de verzendwijze bij de flexwerker op 'Via website/balie' wordt de loonspecificatie aangemaakt en kan deze in een later stadium worden opgehaald via de website en/of worden geprint.

Je kan de loonspecificaties raadplegen of printen. Het is mogelijk om een of meerdere filters in te stellen voor het raadplegen van de loonspecificaties. Deze filters zijn:

• Jaar
  Door het activeren van de pijltjestoets kan je een filter instellen voor het loonjaar. Je kan een keuze maken uit de loonjaren welke in de werkmaatschappij zijn opgenomen en N.v.t. Wanneer je kiest voor N.v.t. wordt geen filter voor loonjaren ingesteld.
  Standaard toont Easyflex het huidige loonjaar.
• Loontijdvak
  Door het activeren van de pijltjestoets kan je een filter instellen voor het loontijdvak.Je kan een keuze maken uit N.v.t., Week, 4-weken en Maand. Standaard toont Easyflex N.v.t. en is er dus geen filter instelling omtrent het loontijdvak, alle loontijdvakken worden getoond.
• Verzonden
  Door het activeren van de pijltjestoets kan je een filter instellen voor verzonden. Zo kan je alleen de 'Verzonden' loonspecificaties opvragen, dit zijn de loonspecificaties welke reeds zijn geprint en/of per mail verstuurd. Je kan alleen de 'Niet verzonden' loonspecificaties opvragen, dit zijn de loonspecificaties welke nog niet zijn geprint en/of per mail verstuurd. Of je kan kiezen voor N.v.t.
  Standaard toont Easyflex N.v.t. en is er dus geen filter instelling omtrent Verzonden. Zowel de 'Verzonden' loonspecificaties als de 'Niet Verzonden' loonspecificaties worden getoond.

Afw. e-mail template

Hier kan je een afwijkende e-mail template selecteren. De keuzes die worden getoond zijn vastgelegd als 'E-mail template flexwerker' in 'Beheer > Document management > Templates'. Als je hier kiest voor een afwijkende e-mail template wordt deze template gebruikt voor het verzenden van de begeleidende e-mail bij de loonspecificatie. Indien je geen afwijkende e-mail template selecteert wordt de e-mailtemplate die vastligt in 'Beheer > Locaties > Lay-outs en templates > Loonspecificatie U-vorm of Loonspecificatie Jij-vorm'. Indien er op deze locatie ook geen afwijkende e-mail template is vastgelegd wordt de e-mailtemplate uit 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties > E-mail template' gebruikt.

Afw. achtergrond lay-out

Hier kan je een afwijkende achtergrond lay-out voor de loonspecificatie vastleggen. De keuzes die worden getoond zijn vastgelegd als 'Afbeelding achtergrond' in 'Beheer > Templates'. Als je hier kiest voor een afwijkende achtergrond geldt dit voor deze flexwerker en wordt de instelling in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties > Achtergrond lay-out' niet langer gehanteerd vanaf de eerstvolgende verloning. De reeds aangemaakte loonspecificaties zullen niet veranderen. Je kan deze wel opnieuw genereren met een afwijkende achtergrond. Je kiest dan eerst bij 'Afw. achtergrond lay-out' de gewenste lay-out en kiest voor 'Ok'. Daarna klikt je op de betreffende loonspecificatie en kiest voor 'Opnieuw aanmaken'. Door de knop 'Opnieuw aanmaken' word er opnieuw gekeken naar instellingen zoals de achtergrond lay-out en de positionering van adresgegevens. Nu kan je de loonspecificatie opnieuw afdrukken of e-mailen met de gewijzigde achtergrond lay-out.

Afw. vertaling

Hier kun je een afwijkende taal t.b.v. van de loonspecificaties vastleggen. De talen die in 'Beheer > Vertalingen' beschikbaar zijn gesteld, zijn zichtbaar. Standaard staat de instelling op n.v.t. Dan wordt de taal van de locatie gevolgd. Als die ook op 'n.v.t.' staat, is de taal Nederlands. Als je wil afwijken van de taal bij de locatie, kun je hier een andere taal selecteren.

Afw. tekst loonspecificatie

Hier kan je een afwijkende informatieregel voor onderaan de loonspecificatie vastleggen. De keuzes die worden getoond zijn vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties' bij Afwijkende teksten beheren. Als je hier kiest voor een afwijkende tekst geldt dit voor deze flexwerker en wordt de standaard informatieregel niet langer gebruikt.

Declaraties

Gegevens van de declaratie(s) welke horen bij de geselecteerde loonspecificatie. De volgende gegevens worden getoond:

• Registratienummer
  het registratienummer van de relatie.
• Relatie
  de bedrijfsnaam van de relatie.
• Declaratie
  het declaratienummer.
• Jaar
  het jaar waartoe de urendeclaratie behoort.
• Periode
  de periode van de urendeclaratie.

Tevens kan je van hieruit de volgende knoppen selecteren:

• Declaratie
  door het activeren van deze knop ga je direct naar de betreffende urendeclaratie.
• Plaatsing
  door het activeren van deze knop kom je direct in het tabblad 'Periode en locatie' van de plaatsing.
• Relatie
  door het activeren van deze knop wordt het tabblad 'Algemeen' van de relatie geopend.

Facturen

Wanneer je 'Facturen' hebt geselecteerd worden gegevens van de factuur getoond welke hoort bij de geselecteerde loonspecificatie. De volgende gegevens worden getoond:

• Registratienummer
  het registratienummer van de relatie.
• Relatie
  de bedrijfsnaam van de relatie.
• Fact.datum
  de datum van de factuur.
• Factuurnummer
  het factuurnummer.
• Bladen
  het aantal bladen waaruit de factuur bestaat.
• Bedrag factuur
  het totaal bedrag van de factuur, inclusief BTW.
• Bedrag btw
  het BTW bedrag van de factuur.
• Verzonden
  de datum waarop de factuur is verzonden (afgedrukt). Wanneer deze niet is verzonden wordt er geen datum getoond.

Met het activeren van de knop 'Inzien' kan je direct de geselecteerde factuur inzien. Door het activeren van de knop 'Relatie' ga je direct naar het tabblad 'facturen' van de relatie.

Journaalposten

Wanneer je geautoriseerd bent kan je in het onderdeel 'Journaalposten' de journalisering inzien welke hoort bij de geselecteerde loonspecificatie. De volgende gegevens worden getoond:

• GB
  het grootboekrekeningnummer van het looncomponent
• KP
  de kostenplaats van het looncomponent
• KS
  de kostensoort van het looncomponent
• Rek. naam
  de naam van het looncomponent
• Debet
  de bedragen van het looncomponent
• Credit
  de af te dragen bedragen van het looncomponent

Loonkosten

Wanneer je geautoriseerd bent kan je in het onderdeel 'Loonkosten' de werkgever kosten per loonspecificatie inzien welke hoort bij de geselecteerde loonspecificatie. De volgende gegevens worden getoond:

• Bruto kosten
• Sociale lasten
• Aftrekosten
• Reserveringen
• Overige werkgever kosten
• Afdrachtverminderingen

Netto equivalent WML

Hier worden alle declaratie- en loonregels van de berekening van het 'Netto equivalent WML’ van de loonspecificatie getoond. In de bovenste kolom 'Declaratieregels’ vindt je de informatie terug over welke declaratieregels en tegen welk minimumloon als grondslag voor de berekening zijn gebruikt.

Daaronder bij 'Loonregels totaal tijdvak’ volgt de daadwerkelijke loonberekening van het 'Netto equivalent WML’. De looncomponenten die zijn gebruikt worden vastgelegd per looncomponent. Dit wordt vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten’. Het netto te betalen bedrag ofwel het Netto equivalent WML wordt in de toelichting van de loonspecificatie geprint.

Bij de vermelding van het NEWML (netto equivalent wettelijk minimumloon) op de loonspecificatie, indien deze getoond wordt, is een regel toegevoegd met de NEWML berekening min de wettelijk toegestane inhoudingen. De uitsplitsing hiervan is toegevoegd in het tabblad 'Loonspecificatie > Netto equivalent WML’. In het resultaat van de kolom 'Verschil NEWML’ van het overzicht 'Verloningen met NEWML’ is niets gewijzigd omdat hierin al rekening werd gebouden met de toegestane inhoudingen.

Op het moment bovenwettelijke vakantiedagen uitgesloten worden voor de NeWML berekening wordt links onder de NeWML berekening de informatieknop geactiveerd. Deze knop toont een melding met het saldo bovenwettelijke vakantiesagen welke niet meetellen voor de NeWML berekening. Voor de sectorrisicogroepen IA en IIA (met beding) wordt het saldo in geld getoond. Voor alle andere sectorrisicogroepen wordt het saldo in uur getoond.

Inhoudingen en correcties NeWML

Hier wordt de berekening getoond van alle inhoudingen, correcties en verrekeningen van het automatisch corrigeren om te voldoen aan het 'Netto Equivalent WML'. De grijs gearceerde regels zijn regels met feitelijke inhoudingen. Dit kan een directe inhouding zijn, een ingehouden bedrag na een automatische correctie of een verrekening. Daarnaast wordt ook steeds de (resterende) netto ruimte berekend en grijs gearceerd.

Printen/E-mailen loonspecificatie

Het printen of e-mailen van een loonspecificatie geschiedt middels de standaard 'Documentafhandeling'. Wanneer je een loonspecificatie wilt e-mailen, wordt het e-mailadres geselecteerd dat bij 'E-mailadres' is ingegeven. Wanneer er geen e-mailadres is ingegeven, wordt het eerste e-mailadres geselecteerd dat bij de algemene communicatiemiddelen van de flexwerker is ingegeven. Wanneer er nergens een e-mail adres is ingegeven, kan je handmatig een e-mail adres ingeven. Je kan in alle gevallen het e-mail adres handmatig wijzigen.

Van het printen en e-mailen van loonspecificaties worden notificaties vastgelegd. Betreft het meerdere loonspecificaties dan wordt van elke loonspecificatie apart een notificatie vastgelegd.

Het is tevens mogelijk om loonspecificaties geanonimiseerd te printen/e-mailen. In het scherm 'Documentafhandeling' kies je bij 'Document anonimiseren' voor 'Ja'. In dat geval worden de NAW-gegevens, de geboortedatum, het BSN en de burgerlijke staat van de flexwerker niet getoond op de loonspecificatie.

Werkgever

In het onderdeel werkgever worden de gegevens van de werkgever (werkmaatschappij) getoond. De gegevens die worden getoond zijn:

• NAW gegevens
  de naam en het volledige adres van de werkgever (werkmaatschappij) worden getoond
• Loonheffingennummer
  het loonheffingennummer waaronder de flexwerker is verloond (voor de betreffende loonspecificatie) wordt getoond
• Sectorindeling UWV
  de sectorindeling van het UWV waaronder de flexwerker is verloond (voor de betreffende loonspecificatie) wordt getoond
• Datum / nummer
  de datum waarop de loonspecificatie is verloond en het loonspecificatienummer worden getoond

Mededeling

Wanneer er door de werkmaatschappij een mededeling voor de loonspecificatie is vastgelegd, wordt deze in dit onderdeel getoond. Een mededeling kan bijvoorbeeld zijn: Easyflex wenst je fijne feestdagen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties).

Declaratie

De gegevens omtrent de verloonde declaratie worden getoond. In de balk worden het declaratienummer en de periode van de declaratie getoond. Ook wordt de naam van de relatie waar de flexwerker voor de betreffende declaratie tewerk is gesteld getoond. Naast de gegevens van de relatie wordt de functie, de loonschaal en (indien van toepassing) de functiegroep getoond zoals vastgelegd in de plaatsing. Wanneer je meerdere declaraties in een week verloond, worden de gegevens van elke declaratie in een aparte balk getoond. In het veld onder de balk worden vervolgens de gegevens getoond zoals deze zijn ingegeven in de urendeclaratie. Wanneer de declaratiegegevens op loonspecificatie bij de flexwerker zijn ingesteld op 'Specificeren per dag' wordt per dag het aantal en de soort ingegeven uren getoond, inclusief het bruto uurloon en het totale brutoloon van de dag (aantal uren x uurloon).

Wanneer de declaratiegegevens op loonspecificatie bij de flexwerker zijn ingesteld op 'Niet specificeren per dag' wordt het totaal aantal uren per soort van de totale urendeclaratie getoond, inclusief het bruto uurloon en het totale brutoloon van de soort uren (aantal uren x uurloon).

De instelling 'Niet specificeren per dag' of 'Specificeren per dag' leg je vast bij de declaratiegegevens op loonspecificatie.

Algemeen

Specifieke gegevens van de loonspecificatie worden getoond in het veld algemeen. Hierin wordt exact getoond hoe de berekening van alle ingegeven uren, vergoedingen en inhoudingen wordt uitgevoerd. Er wordt altijd een kolom 'Mutatie' getoond, hierin worden de gemuteerde gegevens getoond en in de kolom 'Totaal tijdvak' wordt het totaal van het betreffende tijdvak getoond. Wanneer er één urendeclaratie is verloond in één tijdvak, zijn de gegevens van de kolom 'Mutatie' gelijk aan de gegevens van de kolom 'Totaal tijdvak'. De derde kolom is de kolom 'Verrekenen', hierin kunnen gegevens worden getoond wanneer er bijvoorbeeld een correctie is uitgevoerd en er zijn bedragen welke verrekend moeten worden.

Van elke regel worden diverse gegevens getoond, deze gegevens worden in kolommen weergegeven. In de balk worden de kolommen getoond, te weten:

• Omschrijving
  de omschrijving van de bedragen, bijvoorbeeld Loon normale uren, Premie WW, Netto te betalen
• R
  de risicogroep waarin de betreffende regel wordt verloond wordt getoond, bijvoorbeeld 1 of 2. Onderin bij de cumulatieven wordt getoond welke risicogroep bij het getoonde nummer hoort
• T
  de tabel voor de loonheffing waarin de betreffende regel wordt verloond, dit kan zijn T = Tabel (reguliere witte tabel) of B = Bijzondere tabel (bijvoorbeeld bij overwerkuren). Wordt er een sterretje * getoond dan maakt Easyflex zelf een verdeling tussen de Tabel en Bijzondere tabel, bijvoorbeeld bij het berekenen van premies, automatisch zal een correct deel berekend worden via de Tabel en een correct deel via de Bijzondere tabel
• Percentage
  indien het percentage van de betreffende regel anders is dan 100%, wordt het percentage getoond. Bijvoorbeeld bij Premie WW, Werknemersbijdrage ZVW, maar ook bij Loon overwerkuren.
• Grondslag
  bij elke premie en/of reservering berekening moet een grondslag bedrag bekend zijn, dit is het bedrag waarover de premie en/of reservering moet worden berekend. Dit bedrag wordt getoond in de kolom 'Grondslag'
• Fiscaal
  in de kolom 'Fiscaal' worden alle bedragen getoond welke betrekking hebben op het loon voor de loonbelasting, netto vergoedingen en/of inhoudingen worden in deze kolom niet getoond, ook worden bijvoorbeeld loonbeslagen worden niet getoond
• Betalen
  in de kolom 'Betalen' worden alle bedragen getoond welk uitbetaald en/of ingehouden worden bij de flexwerker

Cumulatieven

De cumulatieven per risicogroep en per loonheffingennummer worden weergegeven. De kolommen die worden getoond zijn:

• R
  de risicogroep waarin cumulatieven zijn opgebouwd binnen het loontijdvak wordt getoond, bijvoorbeeld 1 of 2. In het linkse venster wordt de risicogroep weergegeven, bijvoorbeeld 52 - Uitzendbedrijven IA of IIB. In het voorbeeld in afbeelding 4, heeft de flexwerker in twee verschillende risicogroepen gewerkt binnen één loontijdvak.
• Dg
  het totaal aantal verloonde dagen binnen het loontijdvak
• Sv
  het totaal aantal verloonde dagen voor de sociale verzekeringen
• Lb
  het totaal aantal verloonde dagen voor de loonbelasting
• Bruto loon
  het totaal bruto loon
• Loon SV
  het totaal loon voor sociale verzekeringen
• Loon ZVW
  het totaal loon voor de zorgverzekeringswet
• Loon LB/PH
  het totaal loon voor de loonbelasting en premie heffingen
• LB/PH
  het totaal ingehouden bedrag voor de loonbelasting en premie heffingen
• ZVW
  het totaal aan premie betaalde bedrag werknemersbijdrage Zorg Verzekerings Wet
• WW
  het totaal aan premie betaalde bedrag WerkloosheidsWet
• WIA
  het totaal aan premie betaalde bedrag wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen

Rechten

De opgebouwde (reserverings) rechten van de flexwerker worden weergegeven. Alle (reserverings) rechten welke zijn vastgelegd binnen de werkmaatschappij worden in de linkse kolom getoond, bijvoorbeeld kort verzuim, feestdagen. De overige kolommen die worden getoond zijn:

• R
  de risicogroep waarop de rechten betrekking hebben wordt getoond, bijvoorbeeld 1 of 2
• Risicogroep
  De risicogroep behorende bij het cijfer uit de eerste kolom wordt getoond, bijvoorbeeld IA of IIB
• Percentage
  Het percentage van de reservering wordt getoond
• Oud saldo
  Het oude saldo, opgebouwd tot dit loontijdvak, wordt getoond
• Opgebouwd
  Het opgebouwde bedrag van dit loontijdvak wordt getoond
• Nieuw saldo
  Het nieuwe saldo (oude saldo + opgebouwde saldo) wordt getoond. Dit saldo is exclusief eventuele opname van reserveringen binnen dit loontijdvak.
• Opname
  Wanneer er reserveringen zijn opgenomen, wordt het opname bedrag in deze kolom getoond
• Saldo uren
  Het totaal saldo in uren wordt getoond. Dit saldo is inclusief eventuele opname van reserveringen binnen dit loontijdvak.
• Saldo geld
  Het totaal saldo in geld wordt getoond. Dit saldo is inclusief eventuele opname van reserveringen binnen dit loontijdvak.

Let op: Het kan voorkomen dat het saldo in uren ongelijk is aan het saldo in geld. In sectorrisicogroep IB + IIB worden reserveringen opgebouwd in tijd. Het saldo in geld wordt opgebouwd tegen het uurloon dat de flexwerker op dat moment heeft. Wanneer de flexwerker een loonsverhoging krijgt zal het saldo in uren uitbetaald worden tegen het nieuwe uurloon, dit kan ervoor zorgen dat het saldo in tijd afwijkt van het saldo in geld.

Overige

Alle overige informatie wordt in de kolom 'Overige' getoond. Bijvoorbeeld premie AZV, arbeidskorting, mits deze gegevens zijn vastgelegd binnen de werkmaatschappij. Hiervan worden de fiscale gegevens getoond en de cumulatieven. Tevens wordt de betaalinformatie getoond. Hierin staat welk bedrag er wordt uitbetaald of ingehouden bij de flexwerker en hoe dit wordt uitbetaald. Dit kan zijn per kas of per bank. In de laatste twee gevallen wordt het rekeningnummer waarop het bedrag wordt uitbetaald getoond. De overige kolommen die worden getoond zijn:

• Fiscaal
  Toont informatieve totalen die belangrijk kunnen zijn voor de fiscale gegevens van de flexwerker, bijvoorbeeld arbeidskorting of opgebouwde vakantiedagen.
• Cumulatief
  Toont de totale bedragen welke de flexwerker heeft gereserveerd, bijvoorbeeld pensioen of reserveringen. De meest actuele stand van alle gewerkte weken wordt getoond.
• Betaalinformatie
  Betaalinformatie omtrent het bedrag wat wordt uitbetaald of ingehouden bij de flexwerker en hoe dit wordt uitbetaald. Dit kan zijn per kas, ING giro of per bank. In de laatste twee gevallen wordt het rekeningnummer waarop het bedrag wordt uitbetaald getoond. Betaalfrequentie instellingen hebben geen invloed op de netto bedrag van de loonspecificatie.

Informatie regel

Onderaan de loonspecificatie wordt de informatie regel getoond 'Voor eventuele vragen over deze loonspecificatie kunt u contact opnemen met NAAM RELATIEBEHEERDER'. Als je deze informatie regel niet op de loonspecificatie getoond wilt hebben, dien je in de Bedrijfsinstellingen / Loonspecificaties de optie 'Locatie vermelden' op 'Nee' te zetten.