Volgens de ABU en de NBBU cao hoeven er over ADV, of ATV, geen reserveringen berekend te worden. Het valt niet onder het feitelijk loon. Men ziet dit hetzelfde als bijvoorbeeld overwerktoeslagen. Wel heeft men, conform de inlenersbeloning, recht op ADV/ATV. Het kan dus voorkomen dat in een bepaalde branche medewerkers wel recht op toeslagen hebben op de ADV/ATV conform hun eigen cao, maar de flexwerkers die er werken dit niet hebben in verband met de uitzondering hiervan binnen de ABU en NBBU cao. Het wel of niet reserveren over de ADV is afhankelijk van welke verwerkingsmethode wordt gekozen. Afhankelijk van de keuze of er wel of niet gereserveerd dient te worden, kan één van de onderstaande methodes worden gehanteerd. ADV kan gecompenseerd worden in tijd of geld. Er zijn verschillende manieren om ADV te verwerken in Easyflex. Elke optie kent voor- en nadelen. Je dient zelf te beoordelen welke optie het best passend is voor je organisatie. Dit is onder andere afhankelijk van de cao die je volgt in verband met het al dan niet reserveren over ADV.

Mogelijkheid 1: ADV verwerken als een compensatie in geld

Optie 1: Er wordt gereserveerd over ADV 

Je kunt een ADV-vergoeding opnemen in het uurloon van de flexwerker en tarief van de relatie. De ADV wordt dan direct uitbetaald en gefactureerd. Je dient zelf te berekenen met welk bedrag het uurloon en het tarief opgehoogd moeten worden. De naam van het looncomponent kan indien gewenst gewijzigd worden naar ‘Loon normale uren incl. ADV’. Dit doe je bij ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten > Loon in geld’. Op die manier is het voor de flexwerker inzichtelijk dat zijn bruto-uurloon is verhoogd met een ADV-compensatie. In de arbeidsovereenkomst van de flexwerker kan worden toegelicht hoe hoog de vergoeding is. Wanneer je deze optie hanteert wordt er over de ADV-toeslag gereserveerd en behoort de toeslag tot het grondslag van het pensioen.

Optie 2: Er wordt niet gereserveerd over ADV

Als je het bedrag van de ADV-compensatie specifiek op de loonstrook wil vermelden of als er niet geserveerd moet worden over de ADV-toeslag kun je een bruto vergoeding per uur gebruiken. Je maakt dan een nieuw looncomponent aan bij ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten > Vergoedingen belast’ met de instelling ‘Witte tabel’. Houd er rekening mee dat er over een bruto vergoeding nooit gereserveerd wordt en dat hierover wel StiPP pensioen wordt opgebouwd, want het is onderdeel van het SV-loon.

Mogelijkheid 2: ADV verwerken als een compensatie in tijd

Optie 3: Stel zelf in of er gereserveerd dient te worden over ADV

Je kunt een nieuw looncomponent vastleggen voor ADV onder ‘Loon normale uren’ of ‘Loon overwerkuren’. Dit doe je via ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten’. Geef het looncomponent bijvoorbeeld de naam ‘Doorbetaling ADV’. In de urendeclaratie kun je onder het aangemaakte looncomponent uren voor de flexwerker ingeven. Indien je de ADV wil factureren, kun je ook uren en een tarief voor de relatie ingeven.

Je kunt zelf buiten Easyflex bijhouden hoeveel uren ADV iemand nog over heeft. Een gemakkelijkere optie is om (aan de hand van het aantal ADV-dagen per jaar) uit te rekenen op hoeveel ADV-uren per week de flexwerker recht heeft. Je geeft dan elke week bijvoorbeeld 2 uur in, zodat je geen lijstjes hoeft bij te houden. Het voordeel van optie 3 is dat je gemakkelijk kunt beïnvloeden of er gereserveerd moet worden over de ADV. Als je kiest voor het looncomponent 'Loon normale uren' wordt er wel gereserveerd en als je niet wil reserveren kies je voor 'Loon overwerkuren'.

Een nadeel van de eerste drie opties kan zijn dat er geen voorziening plaatsvindt voor ADV en dat de flexwerker geen 'potje' opbouwt. Wil je wel graag een voorziening treffen voor ADV? Dan zal je dit moeten opnemen in het reserveringsschema, zie optie 4.

Mogelijkheid 3ADV als onderdeel van het reserveringsschema

Optie 4: Er wordt wel gereserveerd over ADV

Via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten > Reserveringen > Arbeidsduurverkorting' kun je een looncomponent vastleggen voor ADV. Vervolgens kun je een nieuw reserveringsschema maken (of een bestaand schema wijzigen) via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema's'. Hierin kun je een percentage ADV opnemen. Je kunt dit percentage eventueel op 0 zetten en per flexwerker op het tabblad 'Cao-overige' het percentage vastleggen dat voor die flexwerker van toepassing is. Daarna kun je via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sectoren' een nieuwe sector vastleggen waaraan je het nieuwe reserveringsschema koppelt. In de plaatsing van de desbetreffende flexwerker kun je nu de nieuwe sector vastleggen.

Aan de hand van het percentage in het reserveringsschema wordt er een persoonlijk saldo ADV opgebouwd bij de flexwerker. In de urendeclaratie kun je ADV ook weer uitbetalen door uren in te geven in de kolom ADV. Door een percentage ADV toe te voegen in het reserveringsschema wordt de kostprijs verhoogd. Als je het tarief voor de relatie ophoogt aan de hand van de kostprijs kun je ADV doorberekenen naar de relatie, dit komt dan niet afzonderlijk op de factuur te staan. In dit geval vindt de uitbetaling plaats door middel van een reserveringscomponent. Over het reserveringscomponent ADV wordt op het moment van opbouw vakantiegeld opgebouwd én de opbouw van ADV is grondslag voor het pensioen. Je dient zelf in de betreffende CAO na te gaan of dit juist is.

Deze laatste optie is vooral handig als alle flexwerkers hetzelfde percentage ADV ontvangen. Echter heb je in veel cao's te maken met extra ADV-dagen bij het bereiken van een bepaalde leeftijd en zal het percentage dus per flexwerker afwijken. In dat geval kun je bij de flexwerker op het tabblad Cao-overige een afwijkend percentage vastleggen, maar dit is niet aan te raden. Wanneer de flexwerker namelijk bij een andere relatie gaat werken of binnen een andere sector en dus ander reserveringsschema valt, is het belangrijk dat je niet vergeet om ook het tabblad 'Cao-overige' aan te passen.

Mogelijkheid 4: ADV in combinatie met vast loon

Optie 1: Stel zelf in of er gereserveerd dient te worden over ADV

Je kunt een extra looncomponent voor ADV aanmaken onder 'Vast loon'. Je doet dit via tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten'. Bij het aanmaken van dit looncomponent kun je zelf instellen of hierover gereserveerd dient te worden. Dit looncomponent voeg je vervolgens toe aan de plaatsing van de flexwerker. Hier hoeft geen loon tegenover te staan. In de urendeclaratie van de medewerker kun je vervolgens de uren opnemen bij dit looncomponent. Het looncomponent zorgt ervoor dat je wel kunt registreren hoeveel ADV uren er zijn opgenomen zonder dat er extra loon bovenop het vast loon wordt uitgekeerd.

In een Excel-overzicht kun je bijvoorbeeld bijhouden wat het ADV-saldo per flexwerker is. In combinatie met het 'Overzicht urendeclaraties verwerkt' kun je eventueel bijhouden hoeveel ADV er is opgenomen.

Optie 2: Er wordt vakantiegeld opgebouwd over ADV

Je kunt eventueel ook in de urendeclaratie de standaard kolom ADV gebruiken. Het voordeel hiervan is dat je het saldo ADV kunt bijhouden in Easyflex. Aan het begin van het dienstverband voeg je namelijk het saldo toe en aan de hand van de opname in de kolom ADV wordt het saldo automatisch afgeschreven. Om te voorkomen dat de opgenomen ADV-uren bovenop het vast loon worden uitbetaald, is het belangrijk dat je in het reserveringsschema bij het component ADV de volgende optie aanvinkt: 'Geen reservering opbouw. Opname verlaagt enkel de stand in tijd'.

Optie 3: Er wordt vakantiegeld opgebouwd over ADV

Een laatste optie is om de ADV-dagen op te tellen bij de vakantiedagen die je vooraf toekent. De opname verloopt dan dus via de kolom 'VD'. Voordeel hiervan is dat de registratie van ADV in Easyflex plaatsvindt en dat er niets wijzigt aan het bedrag van het vast loon. Een nadeel kan zijn dat de ADV-dagen niet apart inzichtelijk zijn. Ook dien je er in dit geval rekening mee te houden dat er vakantiegeld wordt opgebouwd over de ADV dagen.