DataChecker

Niet iedereen binnen een organisatie heeft de kennis om id-bewijzen op echtheid te toetsen. Jij als werkgever hebt door wet- en regelgeving dagelijks te maken met controle van ID-bewijzen. Je dient van iedere flexwerker het ID-bewijs te controleren op echtheid. Tevens is het één van de eisen dat je een goed leesbare kopie in jouw administratie opneemt, waarbij een rijbewijs niet als identificatiebewijs geldt.

DataChecker biedt jou een dienst aan waarmee je snel en gemakkelijk een identificatiebewijs kunt laten controleren. Easyflex heeft een koppeling gerealiseerd waardoor je dit proces rechtstreeks vanuit Easyflex kunt aansturen. De rapportage die door DataChecker wordt gegenereerd kun je terugvinden in het portaal van DataChecker.

Over de mogelijkheden van DataChecker en voor meer informatie verwijzen we je door naar de helpdesk van DataChecker:

DataChecker.nl
T: 085-401 2650
E: helpdesk@datachecker.nl

DataChecker is een externe dienst en voor het gebruik ervan ga je een overeenkomst met DataChecker aan. Je dient eerst contact op te nemen met DataChecker. Van hen ontvang je een licentie-id en een key die je dient vast te leggen in de Beheersinstellingen in Easyflex.

Je kunt verschillende soorten scans laten uitvoeren door DataChecker:

Basis scan: volledig geautomatiseerde MRZ-controle*
Plus scan: geautomatiseerd + check door een documenten expert
Expert scan: volledige check door een documenten expert
Right to work: volledige ID-Check + Verblijfssticker en Tewerkstellingsvergunning

* MRZ staat voor Machine Readable Zone, dit zijn de 3 regels op de achterkant van een ID, of 2 regels op een paspoort. Aan de hand van deze regels kan de data uit een document gelezen worden.

Bovenstaande informatie komt uit de documentatie van DataChecker. Voor meer informatie kun je contact opnemen met DataChecker.

Stap 1: Programmarechten inrichten in 'Beheer'

Voordat je kunt beginnen met het inrichten en gebruiken van DataChecker dien je eerst de tabbladen beschikbaar te stellen. Via het onderdeel 'Beheer > Programmarechten' ken je rechten toe aan één of meerdere rollen. Je kunt er ook voor kiezen een nieuwe rol 'DataChecker' aan te maken. Deze ken je dan toe aan de medewerkers die gebruik mogen maken van de dienst. Voor de medewerker die de inrichting doet dien je het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > DataChecker' beschikbaar te stellen. Medewerkers die gebruik gaan maken van de dienst geef je toegang tot de tabbladen 'Frontoffice > Flexwerkers > Identiteitsgegevens / Nieuwe scan' en 'Frontoffice > Flexwerkers > DataChecker /Nieuwe scan'.

Op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > DataChecker' kun je vastleggen of je wel of geen gebruik wenst te maken van DataChecker. Wanneer je aangeeft er geen gebruik van te maken, worden de tabbladen die betrekking hebben op DataChecker automatisch uitgeschakeld.

Stap 2: Activeer DataChecker in 'Beheer'

Wanneer je gebruik gaat maken van DataChecker zet je op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > DataChecker' het vinkje aan bij 'Ingeschakeld', vinkj je de juiste versie aan en vul je de licentie-id en key van DataChecker in.

Webhook login (alleen van toepassing bij v2)

Dit is een automatisch gegenereerde combinatie van werkmaatschappijnummer en een wachtwoord. Dit wachtwoord moet in het dashboard van Datachecker ingericht worden. Dat kan via ‘Accountinstellingen’ > ‘Basic authentication voor resultaat webhook’. Hier dien je deze aan te zetten en de gebruikersnaam en het wachtwoord over te nemen wat bij bedrijfsinstellingen getoond wordt.

Importeer data (alleen van toepassing bij v2)
Dit is een automatisch gegenereerde combinatie van werkmaatschappijnummer en een wachtwoord. Dit wachtwoord moet in het dashboard van Datachecker ingericht worden. Dat kan via ‘Accountinstellingen’ > ‘Basic authentication voor resultaat webhook’. Hier dien je deze aan te zetten en de gebruikersnaam en het wachtwoord over te nemen wat bij bedrijfsinstellingen getoond wordt.

Je dient eveneens de 'Resultaat webhook-URL' in te vullen. Hier dient https://www.easyflex.net/datachecker_v2.tpsp ingevuld te worden.

Herhaal bovenstaande stappen voor SecureIDlink indien je deze gebruikt.
Vul bij 'SecureIDlink upload webhook' eveneens https://www.easyflex.net/datachecker_v2.tpsp in, en bij 'Basic authentication voor SecureIDlink upload webhook' dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord.

Autorisatie bij plaatsing

Je kunt ervoor kiezen een waarschuwing te krijgen of de aanmaak van een plaatsing niet mogelijk te maken indien er geen goedkeuring is ontvangen van DataChecker.

niet waarschuwen
waarschuwen indien geen goedkeuring ID-bewijs
niet plaatsen indien geen goedkeuring ID-bewijs (Je kunt zonder autorisatie de flexwerker niet plaatsen)
niet plaatsen indien geen goedkeuring ID-bewijs (Je kunt zonder autorisatie de flexwerker niet plaatsen)
Autorisatie: Je kunt een autorisatierol koppelen aan het niet plaatsen zonder goedkeuring. Een medewerker die deze autorisatierol heeft kan dan de plaatsing aanmaken.

Autorisatie versturen zonder BSN

Het mogelijk om identiteitsbewijzen van flexwerkers waarvan het Burgerservicenummer nog niet bekend is te verzenden naar DataChecker. Dit is vooral van belang bij buitenlandse flexwerkers welke nog niet in het bezit zijn van een Burgerservicenummer. Als je hier een autorisatierol aan toekent kan de medewerker met die rol het identiteitsbewijs versturen naar DataChecker. Op deze manier kan het identiteitsbewijs alvast gecontroleerd worden, alvorens het Burgerservicenummer ontvangen is. Als je geen autorisatie vastlegt, dan is het niet mogelijk om het identiteitsbewijs te versturen als het BSN niet is ingegeven.

Opties (alleen van toepassing bij v2)

SecureIDlink > Indien je gebruik wil maken van deze optie moet deze optie via Datachecker aangezet worden. Neem eerst contact op met Datachecker alvorens deze optie te activeren. Deze optie biedt de mogelijkheid om een link naar de flexwerker te sturen zodat deze zijn/haar eigen documenten kan uploaden via een verkregen link. Vervolgens worden de documenten naar Easyflex gestuurd.

Beschikbare type scans

Je kunt ervoor kiezen om alleen de type scans die je gebruikt beschikbaar te stellen voor DataChecker. Bij het aanbieden van een document krijg je dan alleen de beschikbaar gestelde scans te zien

v1:

Basis scan
Plus scan
Right to work plus manual

v2:

ID Verify Lite
ID Verify Standard
ID Verify Premium (alleen beschikbaar indien SecureIDLink aanstaat)
Right to work Standard
Right to work Premium (alleen beschikbaar indien SecureIDLink aanstaat)
Rijbewijs verificatie (alleen beschikbaar indien SecureIDLink aanstaat) . Indien deze optie aangevinkt is kan via een SecureIDLink om een rijbewijs gevraagd worden, waarbij automatisch de verschillende rijbewijzen uitgelezen kunnen worden.

Standaard communicatie SecureIDLink (alleen van toepassing bij v2)

Bij het aanmaken van een SecureIDLink bestaat de mogelijkheid om de link te delen via een e-mail en/of SMS naar de flexwerker. Bij het aanmaken van een SecureIDLink kunnen deze instellingen overruled worden.

E-mail
SMS

Stap 3: Pas de berichtgeving aan voor DataChecker

Nadat je een identificatiebewijs verstuurt naar DataChecker ontvang je na enige tijd een goed- of afkeuring van DataChecker. In 'Beheer > Berichtgeving' geef je aan wie dit bericht moet ontvangen en op welke wijze dat dient te gebeuren. Wanneer je de berichtgeving 'Scanresultaten DataChecker' selecteert bij 'Beheer > Berichtgeving' kun je een nieuwe of reeds bestaande berichtgeving aanmaken en/of wijzigen. Zo kun je aangeven wie binnen de organisatie de berichten ontvangen en op welke wijze deze verzonden worden.

Stap 4: Het vastleggen en versturen van een identiteitsbewijs

Op het tabblad ‘Frontoffice > Flexwerkers > Identiteitsgegevens' kun je identiteitsbewijzen importeren of scannen. Wanneer je de knop 'DataChecker' activeert, wordt het scherm 'Nieuwe scan' geopend. Indien je v2 gebruikt en de optie 'SecureIDLink’ hebt aangevinkt kun je vanuit dit tabblad ook een SecureIDLink verstrekken aan een flexwerker, waarmee hij/zij de gevraagde documenten kan aanleveren.

Wanneer je vanuit Easyflex een afbeelding inscant wordt deze altijd als JPEG bestand opgeslagen. De afbeelding moet in kleur zijn en kan dus geen scan zijn van een kopie in zwart/wit. Als de afbeeldingen als een PDF bestand worden geïmporteerd, moet dit bestaan uit de voor - en achterkant en de eventuele tewerkstellingsvergunning.

Let op!

- Bij alle scans die je naar DataChecker verstuurt moeten de voor- en achterkant van het identiteitsbewijs in aparte bestanden staan.
- Wanneer je een controle van een paspoort wilt laten uitvoeren, hoef je alleen de pagina met daarop de foto van de werknemer te versturen. De pagina tegenover/naast de fotopagina is dus geen vereiste om mee te sturen en in het geval van een paspoort hoef je dus ook maar 1 bestand te versturen; namelijk de voorkant.