Reverse billing

Reverse billing is een proces waarbij de werkmaatschappij zelf een factuur opstelt voor de goederen en diensten die een ZZP’er levert. Het betreft hier de factuur die de ZZP'er aan de werkmaatschappij stuurt in het geval van een tussenkomstovereenkomst. Het gaat dus niet om de factuur die de ZZP'er rechtstreeks aan de inlener stuurt in het geval van een bemiddelingsovereenkomst. Om gebruik te kunnen maken van Reverse billing dien je contact op te nemen met onze Sales afdeling. Aan het gebruik van Reverse billing zijn extra kosten verbonden. Zodra Reverse billing is geactiveerd voor de werkmaatschappij kan de volgende procesbeschrijving worden aangehouden.

1. Programmarechten

In ‘Beheer > Programmarechten’ stel je voor de geselecteerde rol(len) de tabbladen beschikbaar die hieronder dikgedrukt zijn:

• ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Crediteuren’

• ‘Frontoffice > Flexwerkers > ZZP’ >

  • ZZP
  • Reverse billing
  • Facturen

2. Grootboeknummers

In ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Rekeningschema’ kun je nieuwe rekeningnummers toevoegen voor de btw inkoop. Als het rekeningschema van Easyflex wordt gehanteerd, dan kunnen de volgende nieuwe grootboeknummers worden aangehouden:

3. Rekeningnummers koppelen

De toegevoegde grootboeknummers voeg je toe in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen’ bij het tabje ‘btw inkoop’.

Daarnaast is het van belang dat bij ‘Overige rekeningen’ een grootboeknummer is/wordt gekoppeld aan ‘Crediteuren’. Als dit niet vastligt kan er geen journaalpost inkopen worden gegenereerd. Als rekeningnummer kan 1400 (bij 4-cijferig rekeningschema) of 14000 (bij 5-cijferig rekeningschema) worden gebruikt. Dit is een bestaand rekeningnummer en zou niet extra gemaakt hoeven te worden.

Tot slot is het nodig om bij ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie’ een dagboekcode inkoopboek en de btw-codes Inkopen vast te leggen. 

4. Vereiste velden

Om reverse billing bij de flexwerker te kunnen inrichten, is het nodig om de volgende velden in te voeren:

• Het btw-nummer van de werkmaatschappij in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Algemeen’;

• Het btw-nummer en het KvK-nummer van de ZZP’er in ‘Frontoffice > Flexwerker > ZZP’;

• Het bankrekeningnummer van de ZZP’er in ‘Frontoffice > Flexwerker > Betalingen’;

• Een crediteurennummerreeks in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Crediteuren’. Desgewenst kan een autorisatierol worden vastgelegd voor het wijzigen van het crediteurennummer bij de flexwerker (de eerste invoer kan wel worden gedaan). De reeks crediteurennummer mag geen overlap hebben met de reeks debiteurennummers.

Zonder deze gegevens kan reverse billing niet worden ingericht bij de flexwerker.

5. Inrichting reverse billing

Het tabblad ‘ZZP’ bij de flexwerker is onderverdeeld in 3 tabbladen:

• ZZP; Hier dient onder andere het btw- en KvK-nummer van de ZZP’er te worden ingegeven.
• Reverse billing; Hier kan bij ‘Reverse billing actief’ voor de ZZP'er aan worden gezet en leg je het factuuradres en de factuurinstellingen op voor de facturatie vast.
• Facturen; Hier kun je de inkoopfacturen terugvinden van de ZZP'er.

Meer informatie is te lezen onder 'Frontoffice > Flexwerkers > ZZP'.

6. Verloning en boekhouding

Vooropgesteld: er dient een plaatsing te zijn met leveringswijze ‘ZZP’er’. Als Reverse billing actief is bij de flexwerker kan in de declaratie de inkoopfactuur worden bekeken met de pro forma van de flexwerker (Loontijdvak pro forma). Als er meerdere declaraties zijn geaccordeerd leidt dit tot één reverse billing factuur; de gegevens op de factuur worden gesplitst per declaratie. Tenzij er bij de ZZP'er andere instellingen zijn vastgelegd.

Het overzicht ‘Verlonen/factureren urendeclaraties' zorgt voor de afwikkeling van de urendeclaraties en het genereren van de Reverse billing factuur en de ‘normale' factuur voor de inlener. Het vinkje 'Verlonen' leidt in het geval van Reverse billing tot een inkoopfactuur waarbij factuurdatum gelijk is aan de aanmaakdatum van de factuur. Tevens is het mogelijk om in het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' een handmatige factuurdatum voor Reverse billing facturen te genereren. De betaaltermijn die vermeld wordt op de Reverse billing factuur is de 'Standaard betaaltermijn’ uit 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Debiteuren’ of de afwijkende betaaltermijn zoals die is ingesteld bij de ZZP'er.

De 'verloning' van een ZZP'er zonder Reverse billing zorgt voor een 'Journaalpost lonen'. Als Reverse billing aanstaat en er wordt een Reverse billing factuur gegenereerd, dan leidt dit tot een 'Journaalpost inkopen'. Deze is aan te maken door middel van het overzicht 'Journaalposten verkopen/inkopen’ (voorheen ‘Journaalposten verkopen’). Bij de selectiecriteria kies je bij ‘Soort boekingen’ voor ‘Inkopen’. Journaalposten inkopen werkt voor alle financiële pakketten. Zowel de automatische als de handmatige factuurdatum komt in de Journaalpost inkopen te staan. 

7. Verzenden van de Reverse billing factuur

Middels het overzicht 'Facturen relaties' kunnen de aangemaakte Reverse billing facturen worden verzonden naar de ZZP'er(s). De facturen worden gemaild naar het e-mailadres zoals is ingesteld op tabblad 'Flexwerker > ZZP > Reverse billing'. Het is natuurlijk ook mogelijk om de Reverse billing facturen per ZZP'er af te drukken of te e-mailen vanuit tabblad 'Flexwerker > ZZP > Facturen'. 

De Reverse billing facturen kunnen geëxporteerd worden middels het overzicht 'Facturen administratie'. 

8. Betalen van de Reverse billing factuur

De ZZP-facturen kunnen worden betaald. Zodra de Reverse billing factuur is gegenereerd, kun je op de volgende manier de factuur betalen:

In het tabje ‘ZZP > Facturen’ zijn alle Reverse billing facturen terug te vinden. Er is een kolom ‘B’ die staat voor ‘Betaald’ (ook te vinden bij ‘Relaties > Facturen’). Standaard staat er nog geen vinkje bij ‘B’.  Zolang de factuur nog niet als ‘Betaald’ is gemarkeerd, komt het bedrag van elke factuur terug op het overzicht ‘Saldilijst’ en ‘Aanmaken betaalopdrachten’. Elke factuur komt dus apart op de saldilijst en het betaalbestand te staan. In geval van uitbetaling van 10 facturen tegelijk, vinden er 10 transacties plaats. Dit komt, omdat ze elk een eigen betalingskenmerk hebben.

Het overzicht ‘Saldilijst’ dient als controle voorafgaand aan het definitief aanmaken van de betaling. In de saldilijst staan alle flexwerkers bij elkaar. In het overzicht ‘Aanmaken betaalopdrachten’ is het mogelijk om alleen betalingen van ‘Reverse billing facturen’ te doen door het gelijknamige veld aan te vinken. Je kunt er ook voor kiezen om het te combineren met de reguliere loonbetalingen. Als het overzicht is afgerond, staan alle betalingen in het exportbestand dat je kunt inlezen bij de bank, zoals je gewend bent.

Op het moment dat de betaalopdracht definitief is aangemaakt, wordt de betreffende Reverse billing factuur bij de ZZP’er automatisch gemarkeerd als betaald en komt die zodoende niet meer op de saldilijst en betaalopdrachten voor.

Het is mogelijk om een betaling voor een Reverse billing factuur te blokkeren of te laten vervallen nadat je de betaalopdracht hebt aangemaakt. Dit kan via ‘Backoffice > Betalingsverkeer’. Hiervoor kan desgewenst een autorisatierol worden vastgelegd in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > autorisatie > Betalingen’.

Het is tevens mogelijk om in te stellen dat de factuur pas betaald mag worden als deze 'geaccordeerd' is. Bijvoorbeeld als je de reverse billing factuur pas wilt betalen zodra de relatie jouw factuur betaald heeft. In dat geval kies je bij 'Frontoffice > Flexwerker > ZZP > Reverse billing' voor 'Betaling factuur accorderen'. Vervolgens dien je elke factuur eerst te accorderen alvorens deze in de betaalbatch wordt opgenomen, door bij de betreffende factuur het vinkje aan te zetten bij 'Geaccordeerd voor betaling'.

Een negatieve factuur (b.v. vanwege een correctie) wordt net zoals bij reguliere betalingen bij een flexwerker automatisch verrekend met een nieuwe factuur. Het handmatig inhouden op een volgende factuur is niet nodig. 

9. Exporteren crediteuren

Middels het overzicht ‘Exporteren crediteuren’ kun je een exportbestand aanmaken van alle crediteuren (alle ZZP’ers waarbij reverse billing is geactiveerd en die beschikbaar over een crediteurennummer) zodat je deze kunt importeren in je boekhoudpakket. Het overzicht kan momenteel alleen aangemaakt worden indien je gebruik maakt van het financiële pakket ‘Exact online’, 'Twinfield', 'AccountView' en 'iMuis'. Gebruik je een ander financieel pakket en wil je ook het overzicht ’Exporteren crediteuren' kunnen gebruiken? Neem dan contact op met ons Service Center.

Aandachtspunten

• Let op dat de capaciteit van het debiteurennummer (deze instelling geldt tevens voor het crediteurennummer) op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie' overeenkomt met het aantal cijfers dat je gebruikt voor het crediteurennummer. Wanneer het crediteurennummer bijvoorbeeld 5 cijfers bevat, en je hebt als capaciteit 4 opgegeven, dan zal het crediteurennummer op de 'Journaalposten inkopen' worden afgekapt na 4 cijfers.