BI > Financiele administratie

Op dit tabblad dienen, ten behoeve van de integratie met de financiële administratie en het aanmaken van de journaalpost, diverse instellingen te worden vastgelegd. Deze instellingen kunnen per loonjaar worden vastgelegd. Ook wanneer je geen koppeling wenst te maken met een financieel pakket, dien je een aantal gegevens vast te leggen.

Loonjaar (verplicht)

Je kunt in dit veld het betreffende loonjaar selecteren. Je kunt een keuze maken uit de loonjaren met de status 'Geactiveerd', 'Operationeel', 'In afsluitfase' en 'Afgesloten'.

Volgend jp-nummer (verplicht)

In dit veld wordt het volgend journaalpost nummer getoond. Standaard wordt bij het ingeven van een nieuw loonjaar nummer 1 getoond.

Financiële software (verplicht)

In dit veld dien je een keuze te maken voor een koppeling met je financieel administratiepakket. Je kunt kiezen uit:

• Geen koppeling
• AccountView
• Afas (Profit)
• Briljant (CTB/BIT)
• Cash
• Exact globe
• Exact online
• Exact voor windows
• Finall (Bizon)
• iMUIS
• Informer
• King (Quadrant)
• Multivers (Unit4)
• Reeleezee
• SnelStart
• Twinfield

De hieronder vermelde pakketten bieden de mogelijkheid bestanden te importeren welke compatibel zijn met de bestanden van Exact:

• Asperion
• Microsoft Dynamics NAV (voorheen Navison)
• Minox

Het hieronder vermelde pakket biedt de mogelijkheid bestanden te importeren welke compatibel zijn met de bestanden van Twinfield:

• Acera Online

Elk pakket heeft specifieke eisen voor het invoeren en verwerken van gegevens. Ook de instellingen binnen Easyflex zijn per pakket verschillend. Voor een compleet overzicht van alle financiële pakketten welke door Easyflex worden ondersteund en alle specifieke informatie daaromtrent, verwijzen wij je naar het overzicht financiële pakketten.

Aantal boekingsperioden

Je dient hier op te geven hoeveel boekingsperioden je in het door jullie gebruikte administratiepakket heeft vastgelegd. Easyflex ondersteunt maximaal 13 boekingsperioden. Afhankelijk van het financiële software pakket kun je een keuze maken. Minimaal is er 1 boekingsperiode en maximaal 13.

Afgesloten t/m periode

In dit veld geef je aan tot welke periode de financiële software is afgesloten. Afhankelijk van het financiële software pakket en het aantal boekingsperioden kun je een keuze maken.

Indeling perioden

Voor het correct boeken van de journaalpostgegevens naar je financiële software, dien je in deze velden de periode indeling in te geven. Het aantal regels dat wordt getoond, is gelijk aan het aantal boekingsperioden. Wanneer een periode binnen een afgesloten periode valt, wordt deze regel rood getoond.

Aanvang

De eerste aanvangsdatum is altijd 01-01 van het geselecteerde loonjaar. De volgende aanvangsdatum is automatisch de datum aansluitend op de einddatum van de vorige regel.

Einde

In dit veld geef je de einddatum van de periode in. In de meeste gevallen zal de laatste einddatum 31-12 van het geselecteerde loonjaar zijn.

Jaar

Je geeft het boekjaar van de boekingsperioden in. Dit boekjaar hoef je alleen in te geven op de eerste regel, op de volgende regels wordt het automatisch overgenomen.

Periode

De eerste regel krijgt, wanneer het boekjaar gelijk is aan het huidige loonjaar, periode nummer 1. Elke volgende regel wordt automatisch opgehoogd met 2, 3 enz. Wanneer het boekjaar niet gelijk is aan het huidige loonjaar, bijvoorbeeld wanneer je gebruik maakt van gebroken boekjaren, kun je zelf een periode nummer ingeven. Dit nummer moet liggen binnen de eerder bepaalde financiele administratie bedrijfsinstellingen. Ook nu wordt elke volgende regel automatisch opgehoogd. Echter wanneer het volgnummer hoger wordt dan het aantal aangegeven boekingsperioden, hoogt Easyflex het boekjaar vanaf deze regel automatisch met 1 jaar op en krijgt de betreffende regel periode nummer 1.

Dagboekcode verkoopboek (verplicht)

In dit veld geef je de dagboekcode in voor het boeken van verkoopfacturen.

Memoriaal (verplicht)

In dit veld geef je de dagboekcode in voor het boeken van loonverwerkingen.

Opmaak debiteurennummer

Afhankelijk van de door jou geselecteerde financiële software, wordt de opmaak van het debiteurennummer automatisch door Easyflex getoond of kun je een keuze maken uit de volgende mogelijkheden:

• Geen voorloopnullen
• Voorloopnullen

Capaciteit (verplicht)

In dit veld geef je de maximale capaciteit aan van het debiteurennummer. Welke keuze je hier kunt maken, is wederom afhankelijk van de door jou geselecteerde financiële software. Indien de capaciteit naar beneden word aangepast wordt er geadviseerd om de debiteuren- en crediteurennummers aan te passen naar getallen van de zelfde capaciteit. Indien dit niet word gedaan worden deze nummers in bepaalde overzichten afgekapt waardoor en problemen kunnen optreden in de financiële software. 

Let op: bij het pakket 'King' kan het debiteurennummer maximaal 8 cijfers bevatten. Dit is inclusief het aantal cijfers dat je hebt vastgelegd in het verplichte veld 'subadministratiecode'.

Omschrijving (verplicht)

Je dient een keuze te maken voor de omschrijving van de binnen Easyflex gegenereerde journaalpost. Je kunt kiezen uit:

• Geen omschrijving
• Vaste omschrijving
• Automatische vermelding van de periode

Vaste omschrijving

Wanneer je gekozen hebt voor een vaste omschrijving, ben je verplicht in dit veld de betreffende omschrijving in te geven. Afhankelijk van de financiële software die je gekozen hebt wordt dit wel of niet getoond in het exportbestand. Voor een compleet overzicht van alle financiële pakketten welke door Easyflex worden ondersteund en alle specifieke informatie daaromtrent, verwijzen wij je naar het overzicht financiële pakketten.

BTW instellingen 

         

Codes 

Afhankelijk van de door jou geselecteerde financiële software dien je codes in te geven voor de btw. De codes moeten dezelfde codes zijn zoals deze worden gebruikt in je boekhoudpakket.
De btw-codes inkopen zijn alleen noodzakelijk indien gebruik wordt gemaakt van Reverse billing.

Scenario 

Deze knop kun je alleen gebruiken wanneer je een koppeling maakt met het pakket Multivers (Unit4). In dit pakket ben je verplicht btw-scenario codes in te voeren voor 'Verkoop binnenland', 'Verkoop EU met verlegging van heffing' en 'Verkoop buiten EU met verlegging van heffing'. 

GLTransaction Entry niet vullen t.b.v. inkopen

Deze checkbox is alleen beschikbaar i.c.m. Exact online. 
Met deze optie bepaal je of de tag 'GLTransaction entry' gevuld is met het factuurnummer in het exportbestand van de Journaalpost Inkopen. Het heeft geen effect op de Journaalpost Verkopen. Standaard staat het vinkje uit en wordt de tag dus gevuld met het factuurnummer.