Correctie reserveringsschema

Bij een aantal urendeclaraties is een foutief reserveringsschema voor de verloning gebruikt. Hierdoor heeft niet de juiste opbouw van reserveringen plaatsgevonden. Werkmaatschappijen waarbij dit probleem speelt, hebben hierover een mail met declaratienummers ontvangen.

Om het verschil in opbouw van reserveringen duidelijk te zien, is het advies om de terugboekingen apart van de opboekingen te verwerken. Als bij flexwerkers het automatisch uitbetalen van reserveringen aan staat en/of ET uitruil wordt toegepast, hebben we alle (dus niet alleen de foutief verloonde) urendeclaraties die in hetzelfde tijdvak zijn verloond aan de lijst met declaratienummers toegevoegd.

Zorg ervoor dat alle declaraties en overige correcties zijn verwerkt, voordat je met het stappenplan van deze correctie begint.

Stappenplan:

1. Selecteer de urendeclaratie en kies voor 'Corrigeren > Terug- en opboeken flexwerker'. Je komt dan terecht in de urendeclaratie van de opboeking. Klik op het pijltje naast 'Declaratie herstellen' en kies voor 'Actuele loon- en tariefafspraken toepassen'. Zijn er meer declaraties binnen het tijdvak, accordeer dan alvast deze declaratie.

2. Als alle urendeclaraties van het tijdvak van de flexwerker zijn terug- en opgeboekt, open je de pro forma loonspecificatie om te controleren dat een mutatie op de opbouw van reserveringen plaatsvindt. Accordeer de laatste urendeclaratie.

3. Als je alle urendeclaraties hebt terug- en opgeboekt, start je het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' om de terugboekingen te verlonen. Zet in de selectiecriteria van het overzicht het vinkje aan bij 'Alleen correcties' en kies voor 'Alleen terugboekingen verwerken'.

4. Controleer of bij de betreffende flexwerkers met ET uitruil of het automatisch uitbetalen van reserveringen het volledige loontijdvak is gecorrigeerd. Je kunt hiervoor de loonspecificatie van de correctie raadplegen. In de kolom totaal tijdvak mogen geen urencomponenten en reserveringen meer staan. Zie je hier nog wel urencomponenten en/of reserveringen staan? Corrigeer dan ook deze urendeclaratie.

5. Als de terugboekingen verloond zijn, kun je de opboekingen gaan verlonen. Start nogmaals het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties'. Zet in de selectiecriteria van het overzicht wederom het vinkje aan bij 'Alleen correcties' en kies nu voor 'Alleen opboekingen verwerken'.

Let op! Omdat er enkel correcties voor de flexwerker plaatsvinden, blijven de urendeclaraties de status ‘In bewerking’ houden. Bij de eerstvolgende reguliere facturatie worden deze dan afgewikkeld.

Als je de urendeclaraties toch meteen wilt afwikkelen, dien je het overzicht ‘Verlonen/factureren urendeclaraties’ nogmaals aan te maken, met enkel het vinkje bij ‘Factureren van factureerfrequentie zoals ingesteld bij relatie’ aan en zonder het vinkje bij ‘Alleen correcties’ aan. Houd er dan wel rekening mee dat alle urendeclaraties die op ‘Geaccordeerd voor verwerking’ staan worden gefactureerd.