Cao-reserveringen

Per 01-01-2026 wordt de nieuwe uitzend-cao van kracht. Het basisuitgangspunt van het akkoord is dat uitzendkrachten vanaf 1 januari 2026 volledig gelijk worden beloond ten opzichte van vaste medewerkers bij opdrachtgevers. Ze krijgen dan recht op een gelijkwaardige beloning, inclusief loon, toeslagen, periodieken, reiskosten en overige arbeidsvoorwaarden zoals pensioen en scholing. De beloning hoeft dus niet exact gelijk te zijn, maar de totale waarde van hun arbeidsvoorwaarden moet minimaal gelijkwaardig zijn aan die van medewerkers in dienst van de opdrachtgever in eenzelfde of vergelijkbare functie. Om makkelijker en flexibeler te zijn in het inrichten van reserveringen zoals een eindejaarsuitkering, kunnen ‘cao-reserveringen’ worden ingericht.

In deze documentatie wordt de eerste versie van de functionaliteit beschreven. - versie 1.01 25-07-2025

De opbouw van een reservering kan verschillen. Waar bij de ene inlener/cao de vaste eindejaarsuitkering of bonus is gebaseerd op een x-percentage van het totale loon, geldt bij de andere inlener/cao dat de opbouw wordt berekend aan de hand van een x-percentage per gewerkt uur, inclusief het toeslagdeel van overwerkuren en/of onregelmatige uren. Om hierin te kunnen voorzien, is het mogelijk om een cao-reservering naar eigen wens in te richten. Bepaal zelf de ingangsmaand, looncomponenten (en of basis- en/of toeslagdeel) voor de bepaling van de grondslag en of de opbouw ervan op de loonspecificatie mag komen te staan. Zo weet je zeker dat iedere flexwerker de juiste reserveringen opbouwt.

Hieronder een uitleg per onderdeel.

Financieel

Om cao-reserveringen aan te kunnen maken zijn looncomponenten nodig. Deze looncomponenten dienen te worden gekoppeld aan een grootboeknummer t.b.v. de journalisering.
Het aanmaken van rekeningnummers kan in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Rekeningschema’. Indien het standaard rekeningschema van Easyflex wordt gevolgd, kunnen de rekeningnummers uit het csv-bestand worden aangehouden. Je kunt deze ook eenvoudig importeren, lees hier hoe.

4-cijferig voor flexwerkers
Geschikt voor 40 cao-reserveringen: Grootboeknummers FW 4-cijferig.csv

5-cijferig voor flexwerkers
Geschikt voor 80 cao-reserveringen: Grootboeknummers FW 5-cijferig.csv

4-cijferig voor vaste medewerkers
Geschikt voor 10 cao-reserveringen: Grootboeknummers VM 4-cijferig.csv

5-cijferig voor vaste medewerkers
Geschikt voor 20 cao-reserveringen: Grootboeknummers VM 5-cijferig.csv

Uiteraard kun je ervoor kiezen om de lijst in te korten en daarmee niet direct alle grootboeknummers aan te maken. Als het plan is om bijvoorbeeld alleen de vaste eindejaarsuitkering aan te maken, dan kun je beginnen met het aanmaken van drie grootboeknummers (één voor de kosten, één voor de voorziening en één voor de opname). Met deze drie nummers kan dan een looncomponent worden aangemaakt. Uiteraard kunnen deze nummers ook worden gebruikt voor een tweede, derde etc. looncomponent. Dit heeft dan wel tot gevolg dat alle cao-reserveringen op dezelfde rekening worden geboekt.

Looncomponent

Ga naar ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten > Cao-reserveringen' (te vinden onder de ‘Overwerktoeslag reservering’ bij de standaard reserveringen).
Klik op ‘Onderhoud’ en maak een nieuw looncomponent aan. Een beperkt aantal velden zijn zelf in te richten:

• Omschrijving loonspecificatie: Deze wordt gebruikt in overzichten. De echte omschrijving loonspecificatie kan bij het inrichten van de cao-reservering worden bepaald. Indien er uitbetalingen zijn van twee cao-reserveringen die gekoppeld zijn aan hetzelfde looncomponent, dan wordt de omschrijving loonspecificatie van het looncomponent gebruikt.

• Loonbelastingtabel: Je hebt hierbij de keuze uit ‘Witte tabel bijzondere beloningen’ en ‘Witte tabel’. Voor de vaste eindejaarsuitkering geldt doorgaans de ‘Witte tabel bijzondere beloningen’, omdat het een eenmalige uitbetaling is. Indien je de reservering regelmatig uitbetaalt, kan de witte tabel gehanteerd worden. Controleer het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst voor meer informatie hierover.

• Beschikbaar voor: Flexwerkers en/of vaste medewerkers

• Journaalpostgegevens: Selecteer hier de grootboeknummers die je hebt aangemaakt/ geïmporteerd.

• Operationeel: Ja/nee

De hinttekst en autorisatie zijn ook in te vullen, maar hebben geen effect.

Vul bij Flexwerkers en/of Vaste medewerkers de grootboeknummers in. Zonder het koppelen van grootboeknummers komt een probleem op de controlelijst, wat leidt tot blokkade van de verloning en facturatie.

Vergeet tot slot niet het looncomponent operationeel te maken. Niet-operationele looncomponenten kunnen namelijk wel worden ingericht als cao-reservering. Zolang het looncomponent niet-operationeel is, is opname niet mogelijk, omdat de cao-reservering niet inzichtelijk is bij het tabje ‘Reserveringen’ in de urendeclaratie. (Mogelijk vindt wel opbouw van deze cao-reservering plaats, aangezien je dit in het reserveringsschema inricht.)

Je kunt zelf onbeperkt looncomponenten onder cao-reservering aanmaken. Het is mogelijk om de cao-reservering op verschillende manieren in te richten met hetzelfde looncomponent, dus het is niet nodig om voor elke cao-reservering een nieuw looncomponent aan te maken.

Inrichting

De inrichting gaat via een reserveringsschema.

Met de knop Toevoegen (linksonder) kunnen voorzieningen en cao-reserveringen worden toegevoegd.

Hieronder een uitleg per tabblad per veld.

Algemeen

Naam reservering
De hier ingevoerde naam (dus niet de naam van het looncomponent bij ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten’) komt op de loonspecificatie van de werknemer te staan. In ieder geval bij de opname (uitbetaling) en indien ervoor is gekozen om de opbouw te tonen op de loonspecificatie, dan wordt de omschrijving met het opgebouwde bedrag getoond bij ‘Rechten’ waar ook de andere reserveringen staan vermeld.

Type reservering
Door middel van de knop ‘Toevoegen’ kunnen voorzieningen en cao-reserveringen worden toegevoegd. Bij ‘Type reservering’ kies je voor ‘Voorziening’ of ‘Cao-reservering’. Bij het selecteren van ‘Cao-reservering’ worden de volgende velden beschikbaar.

Looncomponent
Selecteer een looncomponent dat is aangemaakt bij ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten > Cao-reservering’ dat je wil gaan gebruiken voor de inrichting. Controleer met het oog op de toegepaste loonbelastingtabel goed of dit de juiste is. Het is mogelijk het betreffende looncomponent bij meerdere inrichtingen te gebruiken. Het is dus niet nodig om telkens een nieuw looncomponent aan te maken.

Flexwerker/ Vakantiekracht
Keuze uit wel of niet toepassen. Hiervoor geldt dezelfde werking als bij andere reserveringen (zie de informatie over reserveringsschema’s)

Berekenen over
Keuze uit twee grondslagen:

• Afwijkend
  Alle geselecteerde looncomponenten bij het tabje ‘Looncomponenten’ zijn grondslag voor de opbouw van de cao-reservering. Standaard zijn alle looncomponenten uitgevinkt.
  Let op! Er wordt niet gekeken naar de looncomponentinstellingen ‘reserveren over basisdeel’ en ‘reserveren over toeslagdeel’. Als bijvoorbeeld in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loon overwerkuren’ bij het looncomponent ‘Loon overwerkuren’ is ingesteld dat er niet over moet worden gereserveerd en je selecteert dit looncomponent toch in het tabje ‘Looncomponenten’ als grondslag voor de cao-reservering, dan vindt er wel opbouw cao-reservering plaats over loon van dit looncomponent. Dit heeft als voordeel dat je kan reserveren over de ‘overwerktoeslag’ bij loon overwerkuren en de ‘ORT toeslag’ bij loon onregelmatige uren.

• Brutoloon
  Grondslag is het brutoloon in geld in het betreffende loontijdvak, inclusief PAWW-compensatie en exclusief loon in natura en eventuele opname van dezelfde cao-reservering.
  Let op! Dit kan in versie 1 alleen nog worden toegepast als de werknemer bij één relatie is tewerkgesteld. Bij meerdere relaties is dit niet mogelijk, omdat Easyflex niet kan bepalen welk brutoloon bij welke plaatsing hoort.

Bij reserveringen reserveren over de
Bepaal of voor de cao-reservering moet worden gereserveerd over de opbouw of opname van de geselecteerde reserveringen in het tabje ‘Looncomponenten’. Bij de combinatie ‘Opbouw’ en ‘Feestdagen’ wordt ook de collectieve feestdagenreservering meegenomen in de grondslag.

Deze optie is alleen beschikbaar indien de grondslagperiode ‘Afwijkend’ is. De standaardwaarde is ‘Opname’, omdat bij de meeste cao’s de opname van reserveringen zoals Vakantiedagen en Vakantiegeld als grondslag dient voor de berekening van de vaste eindejaarsuitkering. Indien de grondslagperiode ‘Brutoloon’ vastligt, is de opname automatisch grondslag, omdat dat loon in geld is.

Onderdeel voorcalculatorische kostprijs
Staat standaard aangevinkt waarmee de cao-reservering wordt meegenomen in de voorcalculatorische kostprijs. Op die manier wordt het reserveringspercentage dus ook meegenomen in de marge/ het tarief.

Indien de cao-reservering pas mag worden gefactureerd aan de relatie bij uitbetaling aan de flexwerker, dan kun je ervoor kiezen deze optie uit te zetten. Het reserveringspercentage komt dan niet in de voorcalculatorische kostprijs. In deze situatie komt alleen de opname van de cao-reservering in de statistieken om zo tot een balans te komen met het gefactureerde bedrag. Het is hierbij belangrijk om te vermelden dat in de statistieken het opnamebedrag wordt verdeeld over andere looncomponenten. Voor de factuur kan in de betreffende declaratie een vergoeding worden gebruikt waarbij enkel een bedrag voor de relatie wordt ingegeven.

Reserveren over basisdeel
Bepaal of over het basisdeel van overwerkuren en onregelmatige uren opbouw plaatsvindt.
Alleen beschikbaar indien de grondslagperiode ‘Afwijkend’ is. Indien de grondslagperiode ‘Brutoloon’ is, is het basis- en toeslagdeel automatisch grondslag, omdat dat loon in geld is.

Reserveren over toeslagdeel
Bepaal of over het toeslagdeel van overwerkuren en onregelmatige uren opbouw plaatsvindt.
Alleen beschikbaar indien de grondslagperiode ‘Afwijkend’ is. Indien de grondslagperiode ‘Brutoloon’ is, is het basis- en toeslagdeel automatisch grondslag, omdat dat loon in geld is.

Aanmerken als arbeidsvoorwaardenbedrag in de loonaangifte
In de nominatieve gegevens van de loonaangifte zijn tags aanwezig voor de opbouw en opname van een arbeidsvoorwaardenbedrag. Of de ingestelde cao-reservering onder het begrip ‘Arbeidsvoorwaardenbedrag’ valt, hangt af van een aantal factoren. Een vaste eindejaarsuitkering wordt gezien als arbeidsvoorwaardenbedrag, maar een bonus die afhankelijk is van bedrijfsresultaten niet. Controleer bij je accountant of in het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst wat wel en niet als Arbeidsvoorwaardenbedrag wordt gezien.

Opbouw tonen op loonspecificatie
In sommige cao’s is bepaald dat de vaste eindejaarsuitkering alleen wordt uitbetaald indien de werknemer op dat moment daadwerkelijk nog in dienst is. Werknemers die eerder uit dienst zijn gegaan, hebben dan geen recht op uitbetaling. In deze situatie is het advies voor deze cao-reservering de instelling uit te zetten, zodat de cao-reservering niet bij ‘Rechten’ komt te staan op de loonspecificatie.

Looncomponenten

Het tabblad ‘Looncomponenten’ is beschikbaar bij de grondslagmethode ‘Afwijkend’. Hier kunnen de looncomponenten (uren, reserveringen en belaste vergoedingen) worden geselecteerd die de grondslag vormen voor de cao-reservering. Standaard zijn alle looncomponenten uitgevinkt.

Extra toelichting

Toepassen met terugwerkende kracht

Belangrijk: Indien al tijdvakken zijn verloond voordat de cao-reservering is vastgelegd in het reserveringsschema, dan vindt hier geen automatische correctie over plaats. Indien je met terugwerkende kracht ook opbouw wil laten plaatsvinden, dan zijn de volgende mogelijkheden aanwezig:

• Handmatig berekenen wat opbouw zou moeten zijn en dit saldo toevoegen via ‘Flexwerker > Saldigegevens’. Let op: handmatige mutaties in ‘Saldigegevens’ worden niet gejournaliseerd!
  Het is mogelijk de cao-reserveringen toe te voegen uit de sectoren waar de flexwerker, al dan niet uit het verleden, aan is gekoppeld. De naam van het reserveringsschema staat ervoor vermeld.

• Corrigeren van de declaratie(s): net zoals bij de standaardreserveringen geldt bij cao-reserveringen dat terugboeken het oude percentage wordt toegepast en bij het opboeken het nieuwe percentage. Indien vanaf eerder in 2025 een opbouw plaats dient te vinden, dan kan de cao-reservering al worden ingericht in het reserveringsschema en vervolgens kunnen de betreffende declaraties worden terug- en opgeboekt. In de terugboeking staat geen percentage vermeld, in de opboeking wel (mits de cao-reservering is ingesteld dat deze op de loonspecificatie moet worden getoond). De terug- en opboeking kunnen tegelijkertijd worden verloond.

Mocht je verloond hebben met de verkeerde instelling, dan is het nog niet mogelijk om te herrekenen. Boek de betreffende declaraties terug met de oude instelling, verloon deze, pas de instelling aan naar wat het hoort te zijn, boek de declaraties weer op en verloon deze weer.

Bij grondslagmethode ‘Brutoloon’ kan het ingevoerde percentage worden herrekend indien er reeds mee is verloond. Als eerst is opgebouwd met 5% terwijl het 8% had moeten zijn, dan kan dit worden gecorrigeerd met het overzicht 'Herrekenen verloningen'. Er wordt geen nieuwe loonspecificatie gegenereerd, maar bij het aanmaken van een extra declaratie in hetzelfde tijdvak of een verloning in een nieuw tijdvak, wordt wel de nieuwe opbouw en het nieuwe percentage getoond.

Herrekenen werkt niet indien bijvoorbeeld week 1 t/m 4 al verloond zijn en je wil met terugwerkende kracht vanaf week 1 de cao-reservering toepassen. Daarvoor gelden bovenstaande corrigeeropties.

Opname

De cao-reservering kan worden opgenomen, zodra er daadwerkelijk saldo is. Dit kan op twee manieren:

• Handmatig een saldo toevoegen op het tabje ‘Saldigegevens’ bij de flexwerker. Let op: handmatige mutaties in ‘Saldigegevens’ worden niet gejournaliseerd!

• Een tijdvak verlonen waarin opbouw van de cao-reservering plaatsvindt

Zolang er nog geen opbouw is, staat de cao-reservering nog niet bij Saldigegevens en niet bij het tabje ‘Reserveringen’ in de urendeclaratie.
De opname is altijd in geld en kan worden gedaan in de urendeclaratie bij ‘Reserveringen’. Vul het gewenste bedrag in of kies voor ‘Maximum’. Controleer de pro forma of de opname erop staat. Het is niet mogelijk om meer op te nemen dan dat er aan saldo is.

In de eerste versie: opname voor meerdere flexwerkers tegelijkertijd (zoals vanuit overzicht ‘Uitbetalen reserveringen’ of door middel van een urenbestand) is nog niet mogelijk.

Pensioenopbouw

In geval van opname (uitbetaling) van een cao-reservering wordt hier pensioen over opgebouwd in de volgende situaties:

• Werknemer is deelnemer aan basisregeling StiPP

• Werknemer is deelnemer aan plusregeling StiPP

• Werknemer is deelnemer aan algemene pensioenregeling waarbij is ingesteld dat de premie wordt berekend over:

  • Bruto loon

  • Bruto loon + Vakantiegeld

In de volgende situaties wordt er geen pensioen over opgebouwd:

• Bij APG grondslagmethode BTER: de cao-reserveringen staan niet in de looncomponentenboom. Let op: bij enkele deelfondsen (zoals WIA-hiaat, behorend tot cao-code 4 van APG) is SV-loon de grondslag. Bij die deelfondsen is de uitbetaling van de cao-reservering wél grondslag. Gevolg: wel pensioenopbouw bij een deelfonds met grondslagmethode SV-loon maar niet bij het hoofdfonds.

• Bij APG en Algemene pensioenregeling met grondslagmethode ‘Per dag’ of ‘Vast bedrag’, omdat het bedrag zelf wordt bepaald.

• Bij Algemene pensioenregeling optie 'handmatig kiezen: nog niet over cao-reservering want cao-reserveringen staat nog niet in die looncomponentenboom

• Bij Algemene pensioenregeling met grondslagmethode ‘Uitzend cao’ en ‘Zonder ORT’.

  
  Goed om te weten

• Als de cao-reservering is ingericht met grondslagmethode ‘Afwijkend’:

  • Is de prestatietoeslag geen grondslag;

  • Als wordt gereserveerd over de opbouw van reserveringen en feestdagen is aangevinkt, dan geldt dat voor zowel individuele (wel zichtbaar op loonspecificatie) als collectieve (niet zichtbaar op loonspecificatie) feestdagreservering.

• Als de cao-reservering is ingericht met grondslagmethode ‘Brutoloon’:

  • Kan deze (nog) alleen voor één relatie verloond worden. Bijvoorbeeld: flexwerker Y werkt bij relatie A en relatie B. Bij zowel relatie A als relatie B wordt een cao-reservering met grondslag Brutoloon toegepast. Het is niet mogelijk om binnen hetzelfde tijdvak een verloning uit te voeren voor zowel relatie A als relatie B. Dit komt, omdat bij deze grondslagmethode wordt gekeken naar het brutoloon en Easyflex kan niet bepalen welk brutoloon bij welke plaatsing hoort vanwege bijvoorbeeld de aanwezigheid van de PAWW-compensatie en ET-uitruil. Dit kan ook niet als de declaraties los van elkaar worden verloond. Bij de grondslagmethode ‘Afwijkend’ kan e.e.a. wel worden gecombineerd.

  • Wordt voor de cao-reservering gereserveerd over het brutoloon minus vergoedingen in natura minus opname van dezelfde cao-reservering;

  • Indien werknemer in hetzelfde tijdvak opbouwt en maximum opneemt, wordt de opbouw van dat tijdvak niet meegenomen in het maximum, omdat de opname eerder wordt berekend;

  • Wordt er gekeken naar de cao-reserveringen aan het eind van het loontijdvak en of er op die datum ook een cao-reservering van is ingericht in het reserveringsschema.

  • Dan is er alleen opbouw vanuit de cao-reserveringen in één groep. Als een flexwerker in een loontijdvak loon krijgt vanuit twee of meer verschillende relaties waar een andere cao-reservering wordt toegepast, dan vindt er in zijn geheel geen opbouw plaats.

• In de eerste versie: indien er sprake is van bruto uitruil, waaronder de ET-uitruil, is het uitgeruilde loon van uren geen grondslag voor de cao-reservering. Loon na uitruil is dus grondslag in geval van urencomponenten. Dit geldt niet voor uitgeruilde reserveringen, zoals de bovenwettelijke vakantiedagen. Dan is loon voor uitruil grondslag.

• Het is niet mogelijk meer op te nemen dan dat er aan saldo is.

• De cao-reservering wordt alleen op de loonspecificatie getoond indien in dat tijdvak in de declaratie wordt verloond vanuit de plaatsing bij de relatie waar de cao-reservering van toepassing is. Bijvoorbeeld: flexwerker Y werkt bij relatie A en relatie B. Bij relatie A wordt de cao-reservering toegepast; bij relatie B niet. In week 3 werkt de flexwerker alleen voor relatie B en is er geen verloning vanuit relatie A. Op de loonspecificatie van week 3 wordt de cao-reservering dan achterwege gelaten. Maar ook als declaratie week 3 bij relatie A wel is verloond (en er dus opbouw heeft plaatsgevonden) en daarna declaratie week 3 bij relatie B volgt, dan zal de cao-reservering niet zichtbaar zijn bij de Rechten, onderaan de loonspecificatie.

• Indien bij de looncomponenten ‘Loon overwerkuren’ of ‘Loon onregelmatige uren’ is ingesteld dat er moet worden gereserveerd over zowel basisdeel als toeslagdeel en bij de inrichting van de cao-reservering ervoor kiest om wel te reserveren over basisdeel en niet over het toeslagdeel, dan geldt het volgende voor de reserveringen.

  • 'Bij reserveringen reserveren over de opbouw': alleen opbouw reserveringen over basisdeel is grondslag cao-reservering;

  • 'Bij reserveringen reserveren over de opname': volledige opbouw reserveringen is grondslag cao-reservering, omdat bij opname niet meer de reserveringsverdeling kan worden achterhaald.

• De cao-reservering staat in overzichten die betrekking hebben op journaalposten.

• De cao-reservering staat in het exportbestand van het overzicht ‘Reserveringen' zodat alle openstaande saldi kunnen worden geraadpleegd.

• De cao-reservering staat niet in overzichten zoals ‘Overzicht urendeclaraties verwerkt'.