Automatisch uitbetalen
Wil je een feestdag doorbetalen? En wil je weten wat het gemiddelde aantal uren is dat de flexwerkers de afgelopen 13 weken hebben gewerkt? Met het overzicht ‘Automatisch uitbetalen’ bereken je dit en verwerk je de uren direct in een urendeclaratie. Staat dit overzicht nog niet bij ‘Backoffice > Overzichten’? Stel het overzicht dan eerst beschikbaar via ‘Beheer > Aansturing overzichten’.
Het overzicht berekent per flexwerker:
het gemiddelde aantal uren van de gekozen looncomponenten over de geselecteerde periode volgens de geselecteerde methode
het uurloon voor uitbetaling volgens de geselecteerde methode en periode
Tips: Controleer altijd welke looncomponenten moeten meetellen voor de bepaling van het gemiddeld aantal uren. Maak het overzicht altijd eerst pro forma en daarna definitief aan.
Stappenplan voor flexwerkers met een contract (zonder uitzendbeding):
· Ga naar ‘Frontoffice > Matching’ en maak een nieuwe match aan met selectie ‘Flexwerker (handmatig)’. Bij kenmerk geef je een naam aan de match.
· Selecteer het selectieobject ‘plaatsingen’ en vul de datum van de feestdag als peildatum in.
· Vink de optie ‘Geplaatst met arbeidsovereenkomst’ aan en start de match*.
· Ga naar ‘Backoffice > Overzichten’ en maak het overzicht ‘Automatisch uitbetalen’ aan.
· Kies bij ‘ Selectie’ de optie ‘Flexwerkers uit match’ en selecteer vervolgens bij ‘Match’ de zojuist aangemaakte match.
· Selecteer als verwerkingswijze ‘Pro forma’.
· Vink bij de looncomponenten ‘Loon normale uren’ en ‘Loon onregelmatige uren’ aan.
· Bij 'Vanaf' en 'tot en met' vul je de peilperiode in. Dit is de periode waarover het gemiddelde aantal uren en uurloon berekend moet worden
· Kies je eigen bedrijf als relatie voor de plaatsing.
· Selecteer het looncomponent ‘Doorbetaling FD/KV’.
· Bij periode voor verwerking kies je ‘Datum’ en voer je de datum van de feestdag in.
· Bij ‘Gemiddelde berekenen over’ kies je voor ‘Uitzend-cao’.
· Het uurloon voor uitbetaling is ‘huidig’.
· Om zeker te zijn dat de uren geboekt worden, zet je het vinkje bij ‘Niet uitbetalen bij geboekte uren’ uit.
· Start het overzicht en als het gereed is, controleer dan het resultaat.
· Is het resultaat goed, wijzig dan hetzelfde overzicht en pas de ‘Verwerkingswijze’ aan naar ‘Definitief’ en start het overzicht nogmaals.
· Maak het overzicht ‘Verlonen/Factureren urendeclaraties’ aan, als ook de gewerkte uren van de flexwerkers zijn ingevoerd. Op deze manier komen de feestdag- en gewerkte uren samen op de loonspecificatie.
Stappenplan voor flexwerkers met een overeenkomst met beding
· Ga naar ‘Frontoffice > Matching’ en maak een nieuwe match aan met selectie ‘Flexwerker (handmatig)’. Bij kenmerk geef je een naam aan de match.
· Selecteer het selectieobject ‘plaatsingen’ en vul de datum feestdag als peildatum in.
· Vink de optie ‘Geplaatst zonder arbeidsovereenkomst’ aan en start de match*.
· Ga naar ‘Backoffice > Overzichten’ en maak het overzicht ‘Automatisch uitbetalen’ aan.
· Kies bij ‘ Selectie’ de optie ‘Flexwerkers uit match’ en selecteer vervolgens bij ‘Match’ de zojuist aangemaakte match.
· Selecteer als verwerkingswijze ‘Pro forma’.
· Vink bij de looncomponenten ‘Loon normale uren’ en ‘Loon onregelmatige uren’ aan.
· Bij 'Vanaf' en 'tot en met' vul je de peilperiode in. Dit is de periode waarover het gemiddelde aantal uren en uurloon berekend moet worden
· Kies je eigen bedrijf als relatie voor de plaatsing.
· Selecteer het looncomponent ‘Feestdag’.
· Bij periode voor verwerking kies je ‘Datum’ en voer je de datum van de feestdag in.
· Bij ‘Gemiddelde berekenen over’ kies je voor ‘Uitzend-cao’.
· Het uurloon voor uitbetaling is ‘huidig’.
· Om zeker te zijn dat de uren geboekt worden zet je het vinkje bij ‘Niet uitbetalen bij geboekte uren’ uit.
· Start het overzicht en als het gereed is, controleer dan het resultaat.
· Is het resultaat goed, wijzig dan hetzelfde overzicht en pas de ‘Verwerkingswijze’ aan naar ‘Definitief’ en start het overzicht nogmaals.
· Maak het overzicht ‘Verlonen/Factureren urendeclaraties’ aan, als ook de gewerkte uren van de flexwerkers zijn ingevoerd. Op deze manier komen de feestdag- en gewerkte uren samen op de loonspecificatie.
Omdat je de feestdag voor flexwerkers met een arbeidsovereenkomst met het looncomponent ‘Doorbetaling FD/KV’ uitbetaalt en voor flexwerkers met uitzendbeding met het looncomponent ‘Feestdag’ (kolom FD in urendeclaratie), maak je de match en het overzicht ‘Automatisch uitbetalen’ twee keer aan. Eén keer voor flexwerkers met een arbeidsovereenkomst (zonder beding) en één keer voor flexwerkers met een overeenkomst met uitzendbeding (zonder arbeidsovereenkomst).
Voorbeeld uitbetaling feestdag 1 januari
Je wilt voor alle flexwerkers met een plaatsing op 1 januari, 1 januari als feestdag uitbetalen op basis van het huidige uurloon berekend over het gemiddelde aantal ‘loon normale uren’ van de afgelopen 13 weken. Ter controle wordt het overzicht eerst pro forma aangemaakt en daarna definitief.
Ga naar ‘Frontoffice > Matching’ en maak een nieuwe match aan met selectie ‘Flexwerker (handmatig)'.
Selecteer het matchobject ‘plaatsingen’ en vul 1 januari als peildatum in.
Vink de opties ‘geplaatst met arbeidsovereenkomst’ aan en maak de match*.
Ga naar ‘Backoffice > Overzichten’ en open het overzicht ‘Automatisch uitbetalen’.
Kies bij ‘ Selectie’ de optie ‘Flexwerkers uit match’ en selecteer vervolgens bij ‘Match' de zojuist aangemaakte match.
Selecteer als verwerkingswijze ‘Pro forma’.
Vink ‘Loon normale uren’ aan bij de looncomponenten.
Als periode voer je vanaf 2 oktober tot en met 31 december in.
Kies je eigen bedrijf als relatie voor de plaatsing.
Selecteer het looncomponent ‘Doorbetaling FD/KV'.
Als perioden voor verwerking kies je voor ‘Datum’ en voer je 1 januari in.
Het gemiddelde bereken je over de 'Daadwerkelijke weken'.
Het uurloon voor de uitbetaling is ‘huidig’.
Om zeker te zijn dat de uren geboekt worden zet je het vinkje bij ‘Niet uitbetalen bij geboekte uren’ uit.
Start het overzicht en als het gereed is controleer dan het resultaat.
Is het resultaat goed, open dan hetzelfde overzicht nogmaals, wijzig de ‘verwerkingswijze’ naar ‘Definitief’ en start het overzicht nogmaals.
Wil je de declaraties direct verwerken dan kun je het overzicht ‘Verlonen/factureren urendeclaraties' aanmaken om deze te verlonen. Wil je wachten tot de volgende verloning dan hoef je verder niets te doen.
*Omdat je de feestdag voor flexwerkers met een arbeidsovereenkomst uitbetaald met het looncomponent ‘Doorbetaling FD/KV’ en voor flexwerkers met uitzendbeding met het looncomponent van de feestdag reservering maak je het overzicht in geval van het uitbetalen van een feestdag 2x aan te maken: 1x voor flexwerkers met uitzendbeding en 1x voor flexwerkers met een arbeidsovereenkomst.
Voorbeeld ‘uitbetalen feestdag volgens de uitzend cao’
Je wilt voor alle flexwerkers met een plaatsing op 1 januari, 1 januari als feestdag uitbetalen op basis van het huidige uurloon berekend volgens de uitzend CAO. Ter controle wordt het overzicht eerst pro forma aangemaakt en daarna definitief.
Ga naar ‘Frontoffice > Matching’ en maak een nieuwe match aan met selectie ‘Flexwerker (handmatig)'.
Selecteer het matchobject ‘plaatsingen’ en vul 1 januari als peildatum in.
Vink de opties ‘geplaatst met arbeidsovereenkomst’ aan en maak de match*.
Ga naar ‘Backoffice > Overzichten’ en open het overzicht ‘Automatisch uitbetalen’.
Kies bij ‘ Selectie’ de optie ‘Flexwerkers uit match’ en selecteer vervolgens bij ‘Match' de zojuist aangemaakte match.
Selecteer als verwerkingswijze ‘Pro forma’.
Vink ‘Loon normale uren’ aan bij de looncomponenten.
Bij vanaf voer je niks in, deze worden automatisch gevuld na stap 12.
Kies je eigen bedrijf als relatie voor de plaatsing.
Selecteer het looncomponent ‘Doorbetaling FD/KV'.
Als perioden voor verwerking kies je voor ‘Datum’ en voer je 1 januari in.
Het gemiddelde bereken je over de 'Uitzend CAO'.
Het uurloon voor de uitbetaling is ‘huidig’.
Om zeker te zijn dat de uren geboekt worden zet je het vinkje bij ‘Niet uitbetalen bij geboekte uren’ uit.
Start het overzicht en als het gereed is controleer dan het resultaat.
Is het resultaat goed, open dan hetzelfde overzicht nogmaals, wijzig de ‘verwerkingswijze’ naar ‘Definitief’ en start het overzicht nogmaals.
Wil je de declaraties direct verwerken dan kun je het overzicht ‘Verlonen/factureren urendeclaraties' aanmaken om deze te verlonen. Wil je wachten tot de volgende verloning dan hoef je verder niets te doen.
*Omdat je de feestdag voor flexwerkers met een arbeidsovereenkomst uitbetaald met het looncomponent ‘Doorbetaling FD/KV’ en voor flexwerkers met uitzendbeding met het looncomponent van de feestdag reservering maak je het overzicht in geval van het uitbetalen van een feestdag 2x aan te maken: 1x voor flexwerkers met uitzendbeding en 1x voor flexwerkers met een arbeidsovereenkomst.
Tips
Indien de flexwerker uitbetaald kan worden toont het overzicht als resultaat de melding ‘Ja’ met daarachter de sector waarop de plaatsing is aangemaakt.
De sector voor de plaatsing wordt als volgt bepaald:
1. Er wordt als eerste gekeken naar alle actieve plaatsingen tijdens de uitbetalingsperiode en daarvan wordt de sector van de plaatsing met de meeste uren gebruikt voor het maken van de nieuwe plaatsing.
2. Zijn er geen actieve plaatsingen in de periode van uitbetaling dan wordt gekeken naar alle actieve plaatsingen in de peilperiode en wordt de sector van de plaatsing met de meeste uren gebruikt voor het maken van de nieuwe plaatsing.
In de periode van uitbetaling dient de flexwerker een geldige fasestap en/of arbeidsovereenkomst te hebben. Is dit niet aanwezig, dan kan de flexwerker niet uitbetaald worden en krijg je op het overzicht de melding ‘Nee, nieuwe fase/contract nodig’.
Komt de uurloon berekening onder het minimumloon welke van toepassing is in de periode van uitbetaling wordt de flexwerker niet uitbetaald en toont het overzicht de melding ‘Nee, onder minimumloon’ met tussen haakjes het voor die periode geldige minimumloon.
Als de flexwerker werkt met uitzendbeding en je kiest bij ‘Uurloon voor uitbetaling’ de optie ‘Contractloon’ dan wordt de flexwerker niet uitbetaald en krijg je op het overzicht de melding ‘Er is geen uurloon beschikbaar’
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Frequently Asked Questions (veelgestelde vragen)
Ik heb een ‘-‘ in de kolom ‘Uitbetalen, wat betekent dat?
Als er een streepje staat dan betekent dat dat die regel goed is maar in de uitbetalingsperiode een andere regel fout is waardoor er in de gehele uitbetalingsperiode geen uitbetaling plaats kan vinden.
Als ik alles onder de 4 uur niet wil uitbetalen, wat voer ik dan als aantal uren in bij ‘Niet uitbetalen bij minder dan’?
De urengrens kijkt naar alles onder het aantal uren wat je ingeeft. Voer je 4 uur in dan wordt er bij 4 uur nog uitbetaald en alles daaronder niet meer.
Tellen ingevoerde maar niet verloonde uren mee in het overzicht?
De ingevoerde uren van geaccordeerde urendeclaraties tellen mee voor het overzicht.