Stap 1 2025-2026
Let op: Wanneer je per 01-01-2026 een sectorwijziging hebt, moet je deze sectorwijziging eerst door Easyflex laten uitvoeren voordat je de stappen van de jaarwissel kunt uitvoeren. Stuur hiervoor een e-mail naar easy2serve@easyflex.nl.
Openen loonjaar
In stap 1 wordt beschreven hoe je het loonjaar beschikbaar stelt. Om het nieuwe loonjaar te openen moeten onderstaande stappen allemaal worden doorlopen. Er is een FAQ beschikbaar voor stap 1 en je kunt het door Easyflex georganiseerde webinar terugkijken.
Let op: Er kunnen geen pro forma's aangemaakt worden en geen verloning en/of facturatie worden uitgevoerd, totdat het loonjaar de status ‘Operationeel’ heeft!
Tip: Let op dat je loonjaar 2026 selecteert op de tabbladen waarin je een keuze moet maken voor het loonjaar!
1.1 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'
Ga naar het tabblad 'Loonjaren' om het loonjaar te activeren. Dit doe je door de instelling van 'Niet geactiveerd' te wijzigen naar 'Geactiveerd'. Vanaf dit moment is het belangrijk dat je alle onderstaande stappen uitvoert om het loonjaar te openen.
1.2 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren > Werkkostenregeling'
Pas je de ‘Werkkostenregeling’ niet toe via Easyflex en stond de instelling vorig jaar al op ‘Niet’? Dan hoef je niets aan te passen. Ga door naar stap 1.3.
Als je voor loonjaar 2026 de werkkostenregeling in Easyflex wilt toepassen, kies dan bij ‘Werkkostenregeling' voor één van de twee opties: ‘Afrekenen met laatste loonaangifte' of 'Doorlopend afrekenen per aangiftetijdvak'. Het veld 'Fiscaal loon 2026’ wordt door Easyflex gevuld met dezelfde waarde als 'Fiscaal loon 2025’. Hiervoor geldt dat dit het fiscaal loon is van loonjaar 2025 (tot en met de laatste verloning van 2025 die op dat moment is uitgevoerd). Het fiscale loon van de laatste periode 2025 zit hier dus nog niet in! Dit bedrag kan desgewenst later nog worden aangepast. Vul het fiscale loon voor loonjaar 2026 in (dit is een schatting). Wanneer het loon voor dit jaar afwijkt van het door Easyflex bepaalde loon (van vorig jaar), krijg je een melding bij het opslaan. Deze melding is enkel bedoeld om te informeren dat er sprake is van een afwijking in het bedrag. Je kunt hier kiezen voor 'Doorgaan: Ja'. Het heeft geen gevolgen als de schatting van het fiscaal loon afwijkt van het daadwerkelijke fiscaal loon. De schatting wordt gebruikt als prognose voor het overzicht 'Werkkostenregeling'.
Voor meer informatie over de werkkostenregeling verwijzen wij je naar de Belastingdienst en/of je accountant. Wil je meer informatie over de inrichting van de werkkostenregeling in Easyflex? Lees dan hier de procesbeschrijving.
1.3.1 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Gebruikelijke loon’
Op dit tabblad kun je de nieuwe grondslag ‘Gebruikelijke loon’ inrichten. Standaard zijn hier alle looncomponenten aangevinkt die onder de grondslag ‘Basisloon’ vallen. Wanneer je op dit tabblad niets wijzigt en in een reserveringsschema de grondslag ‘Gebruikelijke loon’ kiest, pas je in feite dus het ‘Basisloon’ toe.
Houd er rekening mee dat het gebruikelijke loon per relatie anders kan zijn. Controleer dus goed de daadwerkelijke grondslag van de relatie wanneer je ‘Gebruikelijke loon’ toepast. Wijkt de grondslag van de relatie af van het gebruikelijke loon dat is ingericht in Easyflex? Kies dan voor ‘Afwijkend’ en vink zelf de looncomponenten voor de grondslag aan.
Meer informatie over het gebruik van verschillende grondslagen in Easyflex vind je in onze FAQ.
1.3.2 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema’s > Wettelijk percentage vakantiedagen' (Dit onderdeel kan ook in stap 2 uitgevoerd worden)
In 2026 is het in Easyflex mogelijk om een percentage vast te leggen voor de opbouw van de wettelijke vakantiedagen. Afhankelijk van de grondslag die je hanteert kan dit percentage verschillen. Easyflex heeft het standaard percentage voor 2026 bepaald op basis van 230 netto werkbare dagen. Deze werking is gelijk aan de werking zoals je nu gewend bent. Ga je zelf uit van een andere grondslag, kan het percentage voor de opbouw van wettelijke vakantiedagen anders zijn. In de nieuwe uitzend cao wordt bijvoorbeeld uitgegaan van 260 werkbare dagen.
Let op! Ga je in je reserveringsschema’s uit van bijvoorbeeld 230 werkbare dagen maar baseer je je percentage voor wettelijke vakantiedagen op bijvoorbeeld 260 werkbare dagen, betekent dit dat je flexwerkers te weinig wettelijke vakantiedagen opbouwen. Andersom geldt dat flexwerkers te veel wettelijke vakantiedagen opbouwen. Wanneer je deze dagen laat vervallen, laat je dus ook te veel vakantiedagen vervallen. Het is daarom belangrijk om de grondslag en het bijbehorende percentage juist te bepalen.
Goed om te weten! Bij de grondslag ‘Basisloon’ en ‘Gebruikelijke loon’ in Easyflex wordt uitgegaan van 260 werkbare dagen. Bij de grondslag ‘Standaard’ in Easyflex wordt uitgegaan van 230 werkbare dagen.
Voorbeeld bij 230 werkbare dagen
Deze grondslag is gebaseerd op 261 sv-dagen minus 25 vakantiedagen minus 6 feestdagen. De berekening voor het percentage is dan als volgt:
20/230*100 = 8,70%
Voorbeeld bij 260 werkbare dagen
Deze grondslag staat in de nieuwe uitzend cao. In artikel van 33 is bepaald dat voor de waarde van een verlofdag mag worden uitgegaan van 0.385% per dag. De berekening voor het percentage is als volgt:
20*0.385 = 7,70%
Wil je dit percentage wijzigen? Zorg er dan voor dat je dit wijzigt vóór de eerste verloning over het nieuwe loonjaar. Na de eerste verloning van 2026 kun je deze instelling namelijk niet meer wijzigen.
Meer informatie over het gebruik van verschillende grondslagen in Easyflex vind je in onze FAQ.
1.3.3 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema's' (Dit onderdeel kan ook in stap 2 uitgevoerd worden)
In 2026 zijn er geen standaard reserveringspercentages meer vanuit de uitzend cao. Je zult daarom zelf de juiste reserveringspercentages in moeten voeren vanuit de beloningsregeling van je inlener. Bij het openen van het loonjaar worden in de bestaande reserveringsschema’s de percentages vanuit 2025 overgenomen voor 2026. Wanneer je bestaande reserveringsschema’s blijft hanteren, dien je hier aanpassingen op door te voeren.
Je kunt er ook voor kiezen om nieuwe reserveringsschema’s aan te maken. De werking in Easyflex voor de reserveringsschema’s welke gelden vanaf 2026 is dat er per inlener/cao maar één reserveringsschema nodig is.
Wanneer je de koppeling met Inlenersbeloning.com gebruikt kun je reserveringsschema’s aanmaken vanuit de verstrekte beloning van de relatie. Zie hiervoor meer info op deze pagina.
Als je geen nieuwe reserveringsschema’s aanmaakt en je de bestaande reserveringsschema’s niet aanpast, dan worden hoogstwaarschijnlijk de verkeerde percentages gehanteerd en voldoe je daarmee niet aan de gelijkwaardige beloning. Volg de volgende stappen om gegevens juist in te voeren:
Maak nieuwe reserveringsschema’s aan (per inlener één nieuw schema) en geef hierin alle reserveringspercentages in volgens de cao/beloningsregeling van de inlener. Je kunt hiervoor cao-reserveringen toevoegen voor de reserveringen welke niet als standaard in het reserveringsschema staan. Bij een cao-reservering kun je instellen of deze mee moeten tellen in de kostprijs, of dat je ervoor kiest om dit niet te doen en de kosten na te factureren. Ook kun je voorzieningen toevoegen waarmee je de kostprijs verhoogt. Meer informatie over het toevoegen van Cao-reserveringen vind je hier.
Heb je geen koppeling met Inlenersbeloning.com en heb je hulp nodig met het uitzoeken van de cao van de inlener? Gebruik dan de cao scan!;Wijzig bestaande reserveringsschema’s. Open ieder reserveringsschema voor 2026 óf maak het overzicht ‘Bedrijfsinstellingen (parameters)' voor 2026 aan (en zoek naar 'Reserveringen' om alle reserveringsschema’s inzichtelijk te hebben in een rapport). Controleer per regel de ingevoerde percentages en pas deze waar nodig aan. Let erop dat je het jaar 2026 selecteert;
Het is niet per se meer nodig om nieuwe sectoren aan te maken. Lees hier wat de voor- en nadelen zijn en bepaal hoe je hiermee om wilt gaan.
Tip: Vanaf nu is het mogelijk om voorwaarden vast te leggen in reserveringsschema’s. Zo kun je bijvoorbeeld afwijkende percentages per leeftijd of sectorrisicogroep vastleggen. Op deze pagina vind je hier meer informatie over.
1.4 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringenbeleid'
Vanaf 2026 zijn de feestdagen zoals deze gelden bij de inlener van toepassing. Volg je de uitzend-cao? Dan dien je de feestdagreservering vanaf 2026 op ‘Collectief’ te zetten.
Bij collectief wordt het bedrag niet voor iedere flexwerker apart gereserveerd, maar komt het bedrag in de collectieve reserveringspot. Bij een feestdag die bij de inlener van toepassing is, kan de feestdag worden doorbetaald. De feestdaguren kunnen in de kolom FD (feestdag) in de urendeclaratie worden ingevoerd. Dit geldt zowel voor flexwerkers met beding als zonder beding. (Bij flexwerkers zonder beding is het dus niet langer nodig om de feestdaguren met het looncomponent ‘Doorbetaling FD/KV’ door te betalen.) In de connector is in de urendeclaratie de datum van een officiële feestdag geel gearceerd. Aangezien de flexwerker de feestdaguren ook op een andere dag, bijvoorbeeld het suikerfeest, kan laten doorbetalen, is de kolom FD in de urendeclaratie het gehele jaar invulbaar. (Dit gedrag was al zo als bij de instelling voor de feestdagreservering voor individueel was gekozen.)
Standaard wordt hier de methodiek voor het reserveren van de feestdagen overgenomen van het voorgaande jaar.
Daarnaast kun je instellen welke loonheffingentabel toegepast moet worden bij het automatisch uitbetaalde vakantiegeld. Wil je hier niets in wijzigen? Dan kun je deze stap overslaan. Wil je dit wel wijzigen? Zorg er dan voor dat je dit wijzigt vóór de eerste verloning over het nieuwe loonjaar. Na de eerste verloning van 2026 kun je deze instelling namelijk niet meer wijzigen.
1.5 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sociale verzekeringen'
Easyflex heeft alle standaard afgegeven premies al voor je ingevoerd in de sociale verzekeringen. Voor een overzicht van deze premies kun je de downloads raadplegen. Automatisch wordt de selectie van sociale verzekeringen van het vorige loonjaar overgenomen. Alle standaard ingevoerde premies zijn te herkennen aan de instelling 'Onderhoud door Easyflex'. Ook de standaardpremies voor de WAO/WIA basispremie (gedifferentieerde premie Aof) zijn ingevoerd. Let op dat je hier wel controleert of je voor 2026 onder dezelfde Aof-premie bent ingedeeld. Wijzig deze anders naar de indeling van 2026. Op de beschikking van de Belastingdienst staat vermeld welke premie je dient toe te passen.
Tip: Let op dat je het loonjaar 2026 selecteert. Zorg er ook voor dat je alle percentages van de sociale verzekeringen voor alle sectorrisicogroepen zelf nog controleert, dus ook die op 'Onderhoud door Easyflex' staan.
Let op: Er zijn een aantal premies die je zelf nog aan dient te passen. Dit gaat om de volgende premies:
Gedifferentieerde premie Whk. Deze bestaat uit twee afzonderlijke premies; WGA en ZW-flex (let op: de Whk-percentages van 2025 worden automatisch overgenomen; pas deze aan);
AZV;
Werkgeverslasten over reserveringen.
Om bovenstaande premies in te voeren kies je voor 'Onderhoud zelf verzorgen'.
Klik hier voor de volledige toelichting op bovenstaande punten. Hieronder volgt een korte toelichting:
Gedifferentieerde premie Whk; Voor de gedifferentieerde premie van de Whk ontvang je een beschikking van de Belastingdienst. Dit gaat dan om de premies WGA en ZW-flex. Ook staat hierop vermeld of je Eigenrisicodrager bent voor de WGA en/of ZW-flex. Klik hier voor de download met een voorbeeld hoe je de percentages juist invoert. Let op: de Whk-percentages van 2025 worden automatisch overgenomen; pas deze aan naar de van toepassing zijnde percentages van 2026.
AZV; Voor de sectorrisicogroepen IA, IIA, IB en IIB, geef je ook het percentage voor de AZV in (en dien je dus onderin te kiezen voor ‘Onderhoud zelf verzorgen’). De AZV betreft de Aanvullende Ziektewet Verzekering conform je CAO. Voor de verzekering van deze kosten en de uitvoering hiervan kun je een overeenkomst met een verzekeraar sluiten, bijvoorbeeld met Flexcom4. De premie hiervoor ontvang je van de verzekeraar. Wanneer je hiervoor geen verzekering hebt, moet je zelf een inschatting van de kosten maken. In de 'Toelichting per kostprijselement voor 2026' van de ABU en in de 'Loonsombrief 2026' van de NBBU kun je de gemiddelde rekenpremies terugvinden.
Werkgeverslasten over reserveringen; Als laatste geef je per sectorrisicogroep een percentage in voor de werkgeverslasten over reserveringen. Easyflex maakt hier een indicatie van die je kunt overnemen. Zo beschik je over het percentage sociale lasten voor de voorziening van de opgebouwde reserveringen. In de indicatie wordt de Aof-premie gebruikt die is aangevinkt (dus Hoog of Laag) ; Aof Uitkering wordt niet gebruikt in de berekening.
Indien je een ander percentage wenst toe te passen kun je dit handmatig ingeven.
Klik hier voor een overzicht van alle standaardpercentages.
1.6 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie' (optioneel)
Easyflex heeft de gegevens van je financiële administratie overgenomen van het vorige loonjaar. Verander je niet van financiële administratie? Dan kun je deze stap overslaan. Verander je wel van financiële administratie? Klik dan hier voor het document 'Easyflex en uw financiële administratie'. Hierin staat meer informatie over het inrichten van een nieuw financieel pakket.
1.7 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen
Op dit tabblad kun je het factuurnummer voor het nieuwe loonjaar bepalen. Ons advies hierin is om bijvoorbeeld te beginnen met ‘26000001' of '0001'. Easyflex vult voor het loonjaar 2026 standaard het factuurnummer met '26000001’. Dit kan desgewenst nog worden aangepast.
Wanneer het factuurnummer uit minder dan 8 cijfers bestaat, wordt het factuurnummer op de factuur aangevuld tot 8 cijfers met voorloopnullen. Het is mogelijk dit uit te zetten. In ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen > Niet vermelden van…’ staat de optie 'Voorloopnullen factuurnummer'. Wanneer je deze optie aanvinkt wordt het factuurnummer niet meer aangevuld tot 8 cijfers met voorloopnullen, maar wordt alleen het factuurnummer zoals vastgelegd in het veld ‘Nummer volgende factuur’ vermeld.
1.8 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Crediteuren’ (optioneel, alleen van toepassing bij Reverse Billing)
Op dit tabblad kun je de factuurnummers voor Reverse Billing facturen bepalen. Maak je geen gebruik van zzp’ers in combinatie met Reverse Billing? Dan kun je deze stap overslaan.
Wanneer je hebt gekozen voor de optie ‘Standaard’, wordt bij de flexwerker op het tabblad ‘ZZP > Reverse Billing' voor het nieuwe loonjaar achter ‘Eerstvolgende factuurnr' het jaar 2026 beschikbaar. Het volgnummer zal dan vanaf het nieuwe loonjaar weer beginnen met nummer ‘1'. Wanneer je hebt gekozen voor 'Uniek per crediteur’ wordt de nummerreeks aangepast naar: 'Laatste cijfer loonjaar + laatste 4 cijfers registratienummer flexwerker + 001’. Ook voor deze optie geldt dat voor het nieuwe loonjaar achter ‘Eerstvolgende factuurnr' het jaar 2026 beschikbaar wordt.
Let op: Wanneer je bij de flexwerker op het tabblad ‘ZZP > Reverse Billing' handmatig een factuurnummer hebt ingegeven, dien je deze voor 2026 ook handmatig in te geven.
Klik hier voor de volledige procesbeschrijving.
1.9 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten'
Pas je StiPP pensioen toe? Dan worden de premies en franchises automatisch aangepast. De cijfers die bekend zijn gemaakt door StiPP, zijn de voorlopige cijfers. De percentages en bedragen zoals genoemd in de download 'Percentages reserveringsschema's 2026' blijven dan ook onder voorbehoud. Wanneer StiPP nog wijzigingen bekend maakt, zullen wij deze uiteraard doorvoeren in Easyflex. Houd hiervoor onze Easy Update pagina in de gaten.
Let op! In 2026 komt het StiPP Basis en StiPP Plus Pensioen te vervallen en zal er één regeling worden gehanteerd, namelijk StiPP Pensioen. Easyflex zorgt er per 01-01-2026 voor dat flexwerkers die nu in de basisregeling zitten automatisch doorgaan in de nieuwe StiPP Pensioen regeling, en flexwerkers in de plusregeling over worden gezet naar de nieuwe StiPP Pensioen regeling.
Pas je APG pensioen toe? Dan worden de premies en franchises voor cao codes 17 (UTA) en 92 (Bpf Middelloon) ook door Easyflex ingericht. Wanneer de rekenregels bekend zijn, worden deze doorgevoerd in Easyflex. Mocht dan de jaarwissel al zijn gedaan, dienen de kostprijzen opnieuw te worden berekend.
Heb je nog andere pensioenregelingen op het tabblad 'Aftrekposten' vastgelegd? Of pas je andere aftrekposten toe zoals Cao-fonds, VUT regeling of WIA hiaat regeling? Dan dien je zelf de premies en wijzigingen door te voeren voordat je de eindcontrole gaat doen. Controleer goed of handmatig aangevinkte looncomponenten van het voorgaande jaar zijn overgenomen.
Let op! Dit is nauwkeurig werk. Wanneer je de gegevens niet aanpast, dan kunnen er problemen op de controlelijst staan en kun je foutmeldingen in je pensioenaanleveringen krijgen.
1.10 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Verzekeraar > Onderhoud’ (optioneel)
Heb je een koppeling met HollandZorg of Zorg en Zekerheid? Controleer dan of er voor 2026 nieuwe premies van toepassing zijn en wijzig deze indien nodig.
1.11 'Beheer > Controlelijst'
Heb je alle tabbladen doorlopen? Start dan de controlelijst voor 2026. De controlelijst controleert of je alle gegevens correct hebt ingevoerd en berekent de kostprijzen. Het rapport vind je terug in 'Backoffice > Exporteren en printen'. Indien er problemen op het rapport staan, dien je deze eerst op te lossen voordat het loonjaar operationeel is.
1.12 'Backoffice > Overzichten > Bedrijfsinstellingen (parameters)'
Controleer nog een keer alle instellingen van het loonjaar. Dit kun je gemakkelijk doen door via 'Backoffice > Overzichten' het overzicht 'Bedrijfsinstellingen (parameters)' aan te maken. Kies hier het juiste loonjaar en controleer op het rapport de bovenstaande tabbladen.
Stap 1 van de jaarwissel is nu afgerond! Het loonjaar heeft de status 'Operationeel'. Klik hier om naar stap 2 te gaan!