Algemeen 2025-2026
Elk jaar wil Easyflex de jaarwissel zo gemakkelijk mogelijk maken. Easyflex bereidt je hierop voor met behulp van webinars en het stappenplan in dit handboek. Deze hulpmiddelen hebben één gezamenlijke basis: De procesbeschrijving. Deze bestaat uit 3 korte stappen en eventuele acties vanuit wettelijke wijzigingen. De stappen voor een Easy jaarwissel bestaan uit:
Deze stappen richten zich op de handelingen die je in Easyflex moet doen om het loonjaar 2026 operationeel te maken en uiteindelijk het loonjaar 2026 af te sluiten. Aanvullende informatie en veel voorkomende vragen vind je gemakkelijk terug in de doorverwijzingen of in de FAQ. Klik hier voor een overzicht van alle downloads.
Terugkijken webinar Jaarwissel 2025/2026
Dinsdag 16 december heeft Easyflex een online webinar georganiseerd waarin alle wijzigingen en stap 1 t/m 3 van de jaarwissel uitgebreid worden besproken. Wil je dit webinar terugkijken? Dat kan via deze link.
Tip: Stel de kwaliteit in YouTube in op 1080p (HD) voor de beste kijkervaring.
Wanneer je met stap 1 van de jaarwissel bezig bent, is het niet mogelijk om pro forma's te maken en is het niet mogelijk om te verlonen en factureren. Bedenk daarom goed wanneer je aan deze stap gaat beginnen. Nadat stap 1 is afgerond, kun je de eventuele acties uitvoeren die voortkomen uit de wijzigingen zoals hieronder beschreven. De aanmaak van verschillende overzichten die hier betrekking op hebben, worden beschreven in stap 2. Stap 1 kan vanaf vrijdag 12 december uitgevoerd worden.
Wat heb je nodig?
De beschikking van de Belastingdienst met hierop de gedifferentieerde premies Whk en de te betalen Aof-premie;
Premie voor de AZV (wanneer je flexwerkers in fase A/1-2 tewerkstelt);
Pensioengegevens (wanneer je een ander pensioen dan StiPP en/of APG cao codes 17 UTA en 92 Bpf Middelloon toepast) of gegevens van andere aftrekposten zoals Cao-fonds, VUT regeling of WIA hiaat regeling;
Rechten in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen' + 'Beheer > Aansturing overzichten' + 'Backoffice > Overzichten'.
Daarnaast wijzen wij je erop dat alle in dit document opgenomen variabelen zijn verzameld uit de diverse documenten zoals wij deze van de Belastingdienst, de ABU, de NBBU, StiPP en APG hebben mogen ontvangen. Easyflex aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de juistheid van deze variabelen. Voor het verkrijgen van de juiste voor jullie van toepassing zijnde variabelen verwijzen wij je naar de daarvoor verantwoordelijke instanties.
Wil je de jaarwissel graag een keer oefenen?
Dat kan met de Sandbox die Easyflex beschikbaar heeft. De Easyflex Sandbox is een testomgeving in Easyflex met de data van gisteren. In deze omgeving kun je zorgeloos situaties nabootsen en testen zonder dat dit consequenties heeft. Veilig complexe situaties testen zonder risico! Zo kun je dus aan de slag in je eigen vertrouwde Easyflex omgeving, zonder dat dit gevolgen heeft. Je bepaalt zelf welke medewerkers je toegang geeft tot deze omgeving en de data wordt elke nacht om 00:00 uur bijgewerkt. De kosten hiervoor bedragen € 25,- per week (per werkmaatschappij).
De Sandbox omgeving kan geactiveerd worden via 'Beheer > Administratie > Sandbox'. Zie hier meer informatie.
Heb je vragen over de Easyflex Sandbox? Neem dan contact met ons op via administratie@easyflex.nl.
Overzicht van de belangrijkste wijzigingen vanaf 2026
Gelijkwaardig belonen
De totale waarde van het arbeidsvoorwaardenpakket van de flexwerker moet minimaal gelijk zijn aan aan het arbeidsvoorwaardenpakket van een vaste medewerker bij de opdrachtgever die een gelijke of vergelijkbare functie heeft. Niet elk onderdeel hoeft dus precies hetzelfde te zijn, zolang de optelsom maar klopt.
Reserveringssystematiek bij uitzendbeding
Vanaf 2026 worden vakantiedagen voor flexwerkers met uitzendbeding in dagen/ uren en niet meer in geld opgebouwd.
Vanaf 2026 zijn er geen vaste reserveringspercentages meer. Het aantal vakantie-, ADV- en feestdagen worden bepaald door de regeling bij de opdrachtgever.
Aantal werkbare dagen
In de nieuwe uitzend CAO wordt uitgegaan van 260 werkbare dagen. Dit betekent dat over vakantiedagen, ADV dagen en feestdagen dagen wordt opgebouwd als ze worden opgenomen.
Voor het aanmaken van de reserveringsschema’s en het berekenen van de percentages via Inlenersbeloning.com wordt altijd rekening gehouden met 260 werkbare dagen als de inlener geen grondslagmethode opgeeft. Bij de grondslag basisloon en gebruikelijke loon wordt uitgegaan van 260 werkbare dagen.
Uiteraard is het ook mogelijk om, net als voorgaande jaren, met het aantal netto werkbare dagen te rekenen. In het reserveringsschema kies je dan bij de grondslag van de vakantiedagen voor standaard. (Er wordt dan gekeken naar de grondslag van de looncomponenten bij ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten’). Of voor de grondslag ‘Afwijkend’ waarbij je de vakantiedagen bij de looncomponenten in het reserveringsschema uit vinkt.
Wij adviseren je één methodiek voor alle relaties toe te passen.
Grondslagen
Basisloon (periodeloon)
Gebruikelijke loon
Afwijkend
Standaard
Feitelijk loon staat niet meer in de uitzend cao. Bij toeslagen is het basisloon de grondslag.
Tijd voor tijd per relatie
Als uitzendbureau kun je op vergelijkbare wijze gebruik maken van de tijd-voor-tijd regeling die de relatie kent voor de werknemer in dienst van de relatie die een gelijk(waardige) functie als de flexwerker vervult. Een openstaand saldo aan tijd-voor-tijd uren kun je aan het einde van de opdracht in de urendeclaratie opnemen.
Allocatiegroep
Vanaf 2026 maakt de allocatiegroep geen onderdeel meer uit van de uitzend-cao.
Vakantiekracht
Ook vakantiekracht staat niet meer in de nieuwe uitzend cao. Vanaf 2026 is de leveringswijze vakantiewerk niet meer toegestaan in een nieuwe aanvraag en plaatsing. Als in een plaatsing nog leveringswijze vakantiewerk is gekozen, krijg je bij het bewerken van een urendeclaratie in 2026 een probleem: De leveringswijze 'Vakantiewerk' komt vanaf 2026 niet meer voor in de ABU en NBBU cao. Beëindig de plaatsing en leg een nieuwe plaatsing vast met de juiste leveringswijze. Je kunt hiervoor een kopie maken van de oude plaatsing.
StiPP pensioen
Vanaf 2026 is de StiPP basis- en plusregeling vervallen. Vanaf 2026 is er één regeling voor alle flexwerkers. De flexwerker gaat vanaf de eerste werkdag pensioen opbouwen. De totale premie bedraagt 23,4% van de pensioengrondslag. Het werkgeverspercentage bedraagt 15,9% en het werknemerspercentage bedraagt 7,5%. Ook de signaleringen zijn hierop aangepast. Verder wordt bij de kostprijzen geen onderscheid meer gemaakt in soort StiPP pensioen.
De uurfranchise en het maximum pensioengevend uurloon zijn nog niet bekend. Zodra deze bekend zijn, zal Easyflex deze in de software aanpassen.
Let op! Aangezien het werknemerspercentage ten opzichte van 2026 omhoog gaat, zal het netto loon omlaag gaan als het loon van de flexwerker gelijk blijft.
StiPP pensioen aanlevering
Werkmaatschappijen die loonaangifte per 4-weken doen, moeten vanaf 2026 het StiPP pensioen ook per 4-weken gaan aanleveren. Werkmaatschappijen die loonaangifte per maand én 4-weken doen, blijven het StiPP pensioen per maand aanleveren. Ook werkmaatschappijen die alleen loonaangifte per maand doen, blijven het StiPP pensioen per maand aanleveren. Zo kan StiPP de pensioengegevens beter vergelijken met de loongegevens uit de loonaangifte.
Easyflex is aan het onderzoeken of we de handelingen voor je uit handen kunnen nemen. Indien dit niet mogelijk is, communiceren we zo spoedig mogelijk welke handelingen je zelf kunt uitvoeren.
Het aansluitnummer bij StiPP blijft gelijk. De contractnummers wijzigen wel. Basis (01) en Plus (02) komen te vervallen. Vanaf 2026 wordt het contractnummer 99. Het is niet nodig om de contractnummers te wijzigen. Het nieuwe contractnummer wordt door Easyflex automatisch in het PDO bestand van de pensioenaanlevering gezet.
Pensioencompensatie
In de nieuwe uitzend cao staan twee methodes om het verschil in pensioen te compenseren. Easyflex ondersteunt methode 1.
Bij de relatie op het tabblad ‘Inlenersbeloning’ kan het werkgeverspercentage van het pensioen worden vastgelegd.
Door middel van het nieuwe overzicht ‘Pensioencompensatie’ wordt de pensioencompensatie berekend. Deze pensioencompensatie kan achteraf/aan het eind van de opdracht of aan het eind van het jaar worden uitbetaald. De reden hiervan is dat bij het StiPP pensioen VCR rekenen wordt toegepast en de pensioengrondslag bij correcties kan wijzigen.
Nieuw looncomponent ‘Pensioencompensatie’
Bij het openen van loonjaar 2026 wordt door Easyflex automatisch een nieuw looncomponent ‘Pensioencompensatie’ onder ‘Vergoedingen belast’ aangemaakt. Dit looncomponent kan gebruikt worden om de pensioencompensatie achteraf/ aan het eind van de opdracht aan de flexwerker uit te betalen.
Bij het nieuwe looncomponent dat door Easyflex is aangemaakt, is bij ‘Factureren’ voor ‘Nee’ gekozen. Wil je de pensioencompensatie aan je relatie factureren? Dan kun je deze instelling wijzigen en de opbrengsten zelf koppelen aan het juiste grootboeknummer. Doe dit vóór de eerste verloning met dit looncomponent. Na de eerste verloning met dit looncomponent kun je deze instelling namelijk niet meer wijzigen. Uiteraard is het ook mogelijk om een nieuw looncomponent voor de facturatie aan te maken.
Voor werkmaatschappijen die het 4-cijferig rekeningschema van Easyflex gebruiken is het nieuwe looncomponent aan grootboeknummer 7199 gekoppeld. Voor werkmaatschappijen die het 5-cijferig rekeningschema van Easyflex gebruiken is het nieuwe looncomponent aan grootboeknummer 71099 gekoppeld. Uiteraard kun je het grootboeknummer zelf aanpassen.
Gebruik je een rekeningschema van meer dan 5 cijfers, dan is het nieuwe looncomponent niet automatisch aan een grootboeknummer gekoppeld. Deze kun je dan zelf aan een nieuw grootboeknummer koppelen.
Geen pensioencompensatie bij ziek uit dienst
Volgens de ABU en NBBU stopt de pensioencompensatie bij einde van de uitzendovereenkomst. Daarom adviseren wij een plaatsing op de eigen bedrijfsnaam aan te maken als je zelf het ziektegeld aan de flexwerker doorbetaalt.
Bpf Bouw pensioen
Vanaf 2026 wijzigt het APG pensioen. Productkeuze ML wordt gesplitst in productkeuze OP (opbouwpremie) en RP (risicopremie). Easyflex zal voor Bouw (code 92) en UTA (code 17) vanaf loonjaar 2026 productkeuze ML omzetten in productkeuze OP.
Verder zal Easyflex een nieuwe productkeuze RP inrichten. Dit houdt in dat in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten > Aftrekposten voor alle heffingen > Pensioen’ twee nieuwe looncomponenten worden aangemaakt, genaamd ‘BPF APG risico (cao code 92)’ en ‘UTA pensioen Risico (cao code 17)’. Vervolgens worden onder ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten > Pensioenregeling APG Bouw’ twee categorieën met dezelfde naam toegevoegd. Deze looncomponenten/deelfondsen worden door Easyflex ingericht als loonjaar 2026 geactiveerd wordt.
Let op! Aan de nieuw aangemaakte looncomponenten zijn de grootboeknummers gekoppeld die aan het hoofdcomponent van het APG pensioen gekoppeld zijn.
De normuren en periodefactor zijn aan het exportbestand van de pensioenaanlevering toegevoegd.
Vanaf 2026 wordt het productloon en de pensioengrondslag voor de desbetreffende periode in de APG pensioenaanlevering opgenomen. T/m 2026 was dit het productloon en de pensioengrondslag op jaarbasis.
Duurzame inzetbaarheid
Vanaf 2026 is het volgens de uitzend cao niet langer verplicht om 1,02% aan scholing te besteden. Wil je in 2026 toch scholing in je kostprijs opnemen? Maak dan een nieuwe voorziening in je reserveringsschema aan.
De grondslag duurzame inzetbaarheid staat vanaf 2026 niet langer op het ‘Overzicht SFU’.
Arbeidsongeschiktheid
Voor het percentage van loondoorbetaling bij ziekte en eventuele wachtdagen wordt gekeken naar de regeling bij de inlener. Bij geen eenduidige arbeidsomvang is het gemiddelde van de afgelopen 13 weken bepalend.
Feestdagen
De feestdagen zoals deze gelden bij de inlener zijn van toepassing. In de uitzend-cao is geen individuele opbouw van feestdagen meer opgenomen. Je dient de feestdagreservering vanaf 2026 op ‘Collectief’ te zetten!
Als je een percentage voor feestdagen in het reserveringsschema opneemt, dan wordt een collectieve pot voor feestdagen opgebouwd. Dit geldt ook voor flexwerkers zonder beding. Het is niet langer nodig om voor flexwerkers zonder beding een percentage bij ‘Doorbetaling FD/KV’ in het reserveringsschema in te voeren. Zowel bij flexwerkers met beding als zonder beding kun je feestdagen doorbetalen via de kolom FD (feestdagen) in de urendeclaratie.
Het is mogelijk om op relatie en flexwerker niveau af te wijken van de officiële feestdagen. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van memovelden Memovelden toepassen. Voordeel van memovelden is dat je deze als mergefield in templates kunt toevoegen Templates procedures. Bovendien kun je memovelden als selectieobject gebruiken bij het onderdeel ‘Matching’.
In de connector is in de urendeclaratie de datum van een officiële feestdag geel gearceerd. Aangezien de flexwerker de feestdaguren ook op een andere dag, bijvoorbeeld het suikerfeest, kan laten doorbetalen, is de kolom FD in de urendeclaratie het gehele jaar invulbaar. (Dit gedrag was al zo als bij de instelling voor de feestdagreservering voor individueel was gekozen.)
Kort verzuim/bijzonder verlof
Vanaf 2026 is er geen sprake meer van individuele opbouw in geld voor kort verzuim en bijzonder verlof uren.
Aanvullende ziektewetuitkering (AZV)
Voor deze aanvulling kan de uitzendonderneming een verzekering afsluiten of op een andere wijze een voorziening treffen. Op het basisloon van de flexwerker mogen de volgende maximumpercentages voor deze verzekering cq voorziening worden ingehouden: 0,3% voor administratief personeel en 0,7% voor technisch/ industrieel personeel.
PAWW
De PAWW compensatie vervalt. Het wordt volledig een werknemerspremie, behalve als de PAWW premie bij de relatie wordt gecompenseerd. Op het tabblad ‘Inlenersbeloning’ bij de relatie kan dit worden aangegeven (eind december 2025 beschikbaar).
Om de PAWW compensatie van de inlener in de kostprijs op te nemen kan in het reserveringsschema een voorziening voor de PAWW compensatie worden ingevoerd. Uiteraard kan de PAWW compensatie ook apart aan de relatie worden gefactureerd.
Wijziging loonkostenvoordeel (LKV) 2026
Het loonkostenvoordeel voor oudere werknemers wordt vanaf 1 januari 2026 afgeschaft. Voor werknemers die vóór 1 januari 2024 zijn gestart, is het overgangsrecht van toepassing en bedraagt het LKV oudere werknemers nog € 3,05 per uur.
Vanaf 2026 mag het loonkostenvoordeel banenafspraak onbeperkt toegepast worden. Tot en met 2025 was dit maximaal 3 jaar.
De aanpassingen zijn doorgevoerd in het overzicht ‘Tegemoetkomingen Loondomein’.
Code wijziging einde inkomstenverhouding
De code ‘31 Einde van rechtswege, om een andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden, e.d.)’ komt te vervallen. Deze wordt gewijzigd in:
32 Einde van rechtswege vanwege pensionering
33 Einde van rechtswege vanwege overlijden
34 Einde van rechtswege, om andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, e.d.)
Werkkostenregeling
In 2026 blijft de vrije ruimte van de werkkostenregeling 2% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom. Boven een fiscale loonsom van € 400.000 blijft 1,18% gelden.
ET regeling wordt versoberd
Vanaf 2026 mogen werkgevers bepaalde kosten, zoals levensonderhoud niet meer onbelast vergoeden. In Easyflex worden deze kosten vastgelegd onder het component ‘ET uitruil overige kosten’.
Maak ter controle het overzicht ‘Vaste beloningen’ aan en selecteer het component ‘ET uitruil overige kosten’. Ook is het mogelijk een match met actieve flexwerkers aan te maken en bij het selectieobject ‘V. beloning’ het component ET uitruil overige kosten aan te vinken.
Als je bij ET uitruil overige kosten de kosten van levensonderhoud hebt ingevoerd, kun je deze vaste beloningen met een batch actie bij het onderdeel ‘Matching’ beëindigen. De naam van de batch actie is ‘Vaste beloningen beëindigen’. Bij flexwerkers met een loontijdvak van een week of 4 weken moet de vaste beloning op 28 december 2026 worden beëindigd. Bij flexwerkers met een loontijdvak van een maand moet de vaste beloning op 31 december 2026 worden beëindigd.