Relaties > Documenten
Archief
Op dit tabblad kan je de reeds vastgelegde documenten inzien en wijzigen. Je kan hierbij bijvoorbeeld denken aan uitzendovereenkomsten, correspondentie e.d.
Op het scherm verschijnt een overzicht van alle opgeslagen documenten. Deze worden getoond op volgorde van datum en onderwerp. Het is mogelijk documenten te verwijderen of te wijzigen, printen of e-mailen.
Overzicht documentenarchief
Filterinstellingen
Je kan filteren op ‘Documentmap’. Daarbij kan je een keuze maken uit alle documentmappen voor de relatie welke door de werkmaatschappij zijn aangemaakt in ‘Beheer > Document management > Mappen’. Wanneer je een filter wil instellen voor 'sorteren op' kan je een keuze maken uit:
- Datum (aflopend)
- Datum (oplopend)
- Onderwerp (van het document)
- Resultaat (deze filter wordt automatisch getoond wanneer u een zoekopdracht heeft ingegeven)
Standaard staat deze filter op ‘N.v.t.’ en daarmee worden alle documentmappen getoond. Daarnaast kan je instellen hoe de getoonde documenten gesorteerd dienen te worden. Standaard worden de documenten op datum (oplopend) gesorteerd.
Zoekopdracht
Easyflex bied je de mogelijkheid om een document te zoeken middels een ingegeven zoekopdracht. Je geeft een zoekopdracht in en selecteert de knop 'Zoeken'. De gevonden documenten worden getoond op volgorde van relevantie. Het document met de hoogste relevantie wordt bovenaan getoond.
Herkomst
In dit veld wordt vastgelegd wat de herkomst van het geselecteerde document is. De herkomst kan zijn:
- Gegenereerd
- Geïmporteerd
- Digitaal ondertekend document
Type document
In dit veld wordt het documenttype getoond. Je kan het type van het document eventueel aanpassen. Je hebt de keuze uit de types die vastgelegd zijn in ‘Beheer > Document management > Document beheer > Eigen documenttypen’.
Documentmap relatie
In dit veld wordt de documentmap getoond waarin het document gearchiveerd is. Je kan deze documentmap wijzigen indien je het document in een andere map wilt opslaan. Hierbij kan je kiezen uit alle documentmappen voor de relatie die vastgelegd zijn in 'Beheer > Document management > Mappen’.
Ook archiveren bij flexwerker
Een document kan zowel voor een relatie als voor een relatie worden gearchiveerd. Een voorbeeld hiervan is de uitzendbevestiging van een flexwerker. Door het activeren van de knop ‘Zoeken’ kan je de flexwerker opzoeken en selecteren.
Volledig verwijderen
Met deze knop kan je het document én de bijbehorende detailgegevens verwijderen. De hele regel aan de linkerkant van het scherm en alle detailgegevens aan de rechterkant van het scherm worden verwijderd. Indien je gebruik maakt van 'Document management' kan dit leiden tot (nieuwe) signaleringen omtrent het onbreken van het document.
Bestand verwijderen
Met deze knop kan je het geselecteerde bestand verwijderen uit de database maar blijven de detailregel en detailgegevens van het document bewaard. De detailgegevens kunnen niet meer bewerkt worden en uiteraard kan het document niet meer worden ingezien of opnieuw verwerkt. Het 'bewaren' van de detailregel zorgt ervoor dat er geen (nieuwe) signaleringen ontstaan m.b.t. Document management.
Documenten genereren
Op dit tabblad kan je standaard templates voor de relatie genereren (templates van het type 'Standaard brief relatie').
Opmaak
Met behulp van de opmaak kan je een filtering maken op templates die gegenereerd kunnen worden. De instellingen voor correspondentie zijn bepalend voor de automatische vorm (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Correspondentie). Wanneer de Jij-vorm is toegestaan, worden alle templates getoond die vastliggen met het template type ‘Standaard brief relatie’ en de opmaak ‘Jij-vorm’. Wanneer de Jij-vorm niet is toegestaan, worden alle templates getoond die vastliggen met het formuliertype ‘Standaard brief relatie’ en de opmaak ‘U-vorm’.
Template
In dit veld zie je alle templates die behoren bij de gekozen ‘Opmaak’. Het betreft templates van het template type ‘Standaard brief relatie’ die je beschikbaar hebt gesteld in Beheer > Document management > Templates.
Genereren
Wanneer je de gewenste template hebt geselecteerd activeer je de knop ‘Genereren’. Vervolgens wordt het scherm ‘Documentafhandeling’ geopend. Hier kan je het document archiveren, e-mailen of afdrukken.
Importeren
Op dit tabblad kan je documenten importeren. Je kan hierbij denken aan documenten die je digitaal ontvangt van jouw relaties, zoals een CV of een kopie van een heftruckcertificaat.
Document-/bestandsnaam (verplicht)
In dit veld kan je het document importeren met behulp van de knop ‘Importeren’. Wanneer je het document hebt geïmporteerd, kan je het document met behulp van de knop ‘Informatie’ inzien.
Type document
Wanneer het geïmporteerde document een type betreft dat verplicht geïmporteerd dient te worden kan je hier het type selecteren. Je kan hier kiezen voor de documenttypen die vastliggen in 'Beheer > Document management > Document beheer > Eigen documenttypen' met de herkomst ‘Geïmporteerd’ en het type ‘relatie’.
Documentmap relatie (verplicht)
In dit veld selecteer je de documentmap waarin het document gearchiveerd dient te worden. Hierbij kan je kiezen uit alle documentmappen die voor de relatie zijn vastgelegd in Beheer > Document management > Mappen.
Ook archiveren bij relatie (verplicht)
Een document kan zowel voor een relatie als voor een relatie worden gearchiveerd. Een voorbeeld hiervan is de uitzendbevestiging van een relatie. Door het activeren van de knop ‘Zoeken’ kun je de relatie opzoeken en selecteren. Wanneer u de knop 'Verwijderen' activeert zullen de relatiegegevens worden verwijderd.
Vereist
In dit tabblad zie je alle actieve documenttypen voor relaties die zijn vastgelegd in ‘Beheer > Document management > Document beheer > Vaste documenten’ en in ‘Beheer > Document management > Document beheer > Eigen documenttypen’.
De grijs getoonde documenten zijn documenten waarvan in ‘Beheer > Documentmanagement > Vaste documenten / Eigen documenttypen’ is vastgelegd dat ze ‘Actief’ en ‘Verplicht’ zijn. Deze zijn standaard aangevinkt en moeten verplicht gegenereerd of geïmporteerd worden bij de relatie. Het is niet mogelijk deze documenttypen als niet vereist aan te merken.
Naast de documenttypen die standaard zijn aangevinkt, worden ook documenttypen getoond die wel ‘Actief’ maar niet ‘Verplicht’ zijn. Deze documenttypen kan je op dit tabblad alsnog voor de betreffende relatie verplicht stellen. Dit kan je doen door in de kolom ‘Vereist’ de optie aan te vinken voor het betreffende documenttype. In het veld ‘Status’ kan je zien of het betreffende document reeds aanwezig is in Easyflex. Wanneer het document reeds aanwezig is, wordt de status aangepast naar ‘Retour’ en wordt de datum getoond waarop het document in Easyflex geïmporteerd is.
Archief
Op dit tabblad kun je reeds vastgelegde documenten inzien en wijzigen. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan uitzendovereenkomsten, correspondentie e.d