FAQ Stap 1 Jaarwissel 2025-2026

Algemeen

Als ik aan stap 1 van de procesbeschrijving begin, moet ik deze dan afmaken?

Wanneer je de status van het loonjaar 2026 in 'Geactiveerd' hebt gewijzigd, moeten alle onderdelen van stap 1 gedaan worden. Zolang je bezig bent met stap 1 van de jaarwissel, is het niet mogelijk om pro forma's te maken/in te zien en is het niet mogelijk om te verlonen en/of factureren. Bedenk daarom goed wanneer je aan deze stap gaat beginnen.

Kan ik met de status 'Geactiveerd' al urendeclaraties invoeren voor 2026?

Nee, de urendeclaraties voor 2026 komen pas beschikbaar wanneer dit loonjaar de status 'Operationeel' heeft. Hiervoor moet je stap 1 van de jaarwissel hebben afgerond. Verder zijn declaraties van 2026 pas vanaf 2026 beschikbaar. Dus als je in december het loonjaar al op 'Operationeel' zet, kun je nog geen urendeclaraties voor 2026 invullen. 

Werkkostenregeling

Hoe kan ik de werkkostenregeling inrichten voor 2026?

Ga je voor het eerst de werkkostenregeling toepassen? Dan richt je de gegevens in. Bekijk hier de procesbeschrijving om te zien hoe je dit kunt doen.

In het voorgaande jaar maakte ik al gebruik van de werkkostenregeling. Moet ik dan nog iets doen?

Automatisch worden er bepaalde gegevens overgenomen van het voorgaande jaar. Dit geldt voor de afrekenmethode en de inrichting van de looncomponenten. Wanneer eerder genoemde voor het aankomend jaar hetzelfde blijft, hoef je alleen maar het verwachte fiscaal loon in te geven voor het nieuwe jaar. Het bedrag dat je hier ingeeft is een schatting. Easyflex zal voor het berekenen van eventuele naheffing steeds kijken naar het definitieve fiscaal loon dat is voortgekomen uit de verloningen. Het heeft geen gevolgen als de schatting fiscaal loon afwijkt van het daadwerkelijke fiscaal loon. De schatting wordt gebruikt als prognose voor het overzicht 'Werkkostenregeling'.

Hoe bepaal ik mijn fiscaal loon voor 2026 om te gebruiken voor de werkkostenregeling?

Easyflex toont het fiscaal loon van het huidige jaar. Dit is terug te zien in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'. Je kunt ervoor kiezen om deze gegevens over te nemen of zelf een schatting in te geven. Het heeft geen gevolgen als de schatting voor het fiscaal loon afwijkt van het daadwerkelijke fiscaal loon. De schatting wordt gebruikt als prognose voor het overzicht 'Werkkostenregeling'.

Hoe geef ik de concernregeling in?

Het is mogelijk om de concernregeling toe te passen. Als je meerdere bedrijven hebt, kun je fiscaal loon van bedrijf A overhevelen naar bedrijf B. In bedrijf B krijg je een hoger fiscaal loon waardoor meer vrije ruimte wordt gecreëerd.

Voorbeeld:
Stel dat je 200.000 euro aan fiscaal loon wilt overhevelen van bedrijf A naar bedrijf B, dan kun je deze 200.000 euro als mutatie opgeven in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren' bij 'Concernregeling mutatie op fiscaal loon'. In bedrijf A geef je bij 'Concernregeling mutatie op fiscaal loon' -/- 200.000 euro in.

Ga bij de Belastingdienst na of je de concernregeling mag toepassen.

Hoe kan ik zien wat ik in 2025 aan de werkkostenregeling heb gebruikt?

Hiervoor kan in 'Backoffice > Overzichten' het overzicht 'Werkkostenregeling' worden aangemaakt. Dit overzicht laat per looncomponent de bedragen zien. Uiteraard wordt dit overzicht alleen gevuld wanneer er in 2025 gebruik is gemaakt van de werkkostenregeling.

Hoe kan ik looncomponenten beschikbaar stellen voor de werkkostenregeling?

Ga je voor het eerst gebruik maken van de werkkostenregeling of wil je voor nieuwe looncomponenten aangeven dat deze onder de werkkostenregeling vallen? Dan kun je dit per looncomponent aangeven. Dit doe je in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten'. In de instelling van het looncomponent kies je bij de optie 'Werkkostenregeling' voor 'Ja' als je deze wilt meenemen. Wanneer het looncomponent niet beschikbaar is staat hier standaard 'n.v.t.'

Hoe kan ik de looncomponenten inrichten voor de werkkostenregeling?

In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren' kun je bij 'Selecteer looncomponenten' de componenten instellen voor de werkkostenregeling. Hier worden de looncomponenten getoond waarbij je in de instellingen hebt aangegeven dat de werkkostenregeling op 'Ja' staat. Het Service Center van Easyflex kan niet adviseren over de keuze die je hier maakt. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Belastingdienst en/of je accountant.

Ik heb een probleem op mijn controlelijst omdat de rekeningnummers voor de eindheffing van de werkkostenregeling ontbreken. Wat moet ik nu doen?

In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten > Overige werkgeverslasten > Eindheffing werkkostenregeling' kun je op 'Onderhoud' klikken. Kies vervolgens het looncomponent en klik op 'Wijzigen'. Bij 'Journaalpostgegevens > Flexwerkers' dienen nog rekeningnummers te worden gekoppeld. Overleg dit eventueel met je boekhouder.

Reserveringen

Is het noodzakelijk om nieuwe reserveringsschema’s aan te maken of kunnen bestaande reserveringsschema’s ook worden gewijzigd?

Je kunt bestaande reserveringsschema’s ook wijzigen. Hierbij is het dan belangrijk dat je 2026 kiest, zodat je geen percentages wijzigt voor 2025. Overzichtelijker kan zijn dat je wel nieuwe reserveringsschema’s aanmaakt.
In 2026 zijn er geen standaard reserveringspercentages meer vanuit de uitzend cao (ABU of NBBU). Je zult daarom zelf de juiste reserveringspercentages in moeten voeren vanuit de beloningsregeling van je inlener. Bij het openen van het loonjaar worden in de bestaande reserveringsschema’s de percentages vanuit 2025 overgenomen voor 2026. Wanneer je bestaande reserveringsschema’s blijft hanteren, dien je hier wel aanpassingen op door te voeren.
Je kunt er ook voor kiezen om nieuwe reserveringsschema’s aan te maken. De werking in Easyflex voor de reserveringsschema’s welke gelden vanaf 2026 is dat er per inlener/cao maar één reserveringsschema nodig is.

Wanneer je de koppeling met Inlenersbeloning.com gebruikt kun je reserveringsschema’s aanmaken vanuit de verstrekte beloning van de relatie. Zie hiervoor meer info op deze pagina.

Als je geen nieuwe reserveringsschema’s aanmaakt en je de bestaande reserveringsschema’s niet aanpast, dan worden hoogstwaarschijnlijk de verkeerde percentages gehanteerd en voldoe je daarmee niet aan de gelijkwaardige beloning. Volg de volgende stappen om gegevens juist in te voeren:

• Maak nieuwe reserveringsschema’s aan (per inlener één nieuw schema) en geef hierin alle reserveringspercentages in volgens de cao/beloningsregeling van de inlener. Je kunt hiervoor cao-reserveringen toevoegen voor de reserveringen welke niet als standaard in het reserveringsschema staan. Bij een cao-reservering kun je instellen of deze mee moeten tellen in de kostprijs, of dat je ervoor kiest om dit niet te doen en de kosten na te factureren. Ook kun je voorzieningen toevoegen waarmee je de kostprijs verhoogd.
  Heb je geen koppeling met Inlenersbeloning.com en heb je hulp nodig met het uitzoeken van de cao van de inlener? Gebruik dan de cao scan!;

• Of wijzig bestaande reserveringsschema’s. Open ieder reserveringsschema voor 2026 óf maak het overzicht ‘Bedrijfsinstellingen (parameters)' voor 2026 aan (en zoek naar “Reserveringen” om alle reserveringsschema’s inzichtelijk te hebben in een rapport). Controleer per regel de ingevoerde percentages en pas deze waar nodig aan. Let erop dat je het jaar 2026 selecteert;

Moet ik per nieuw reserveringsschema ook nieuwe sectoren aanmaken?

Het is niet per se meer nodig om nieuwe sectoren aan te maken. Lees hier wat de voor- en nadelen zijn en bepaal hoe je hiermee om wilt gaan.

Hoe kan ik de percentages in het reserveringsschema controleren?

We hebben hier een document voor gemaakt waarin alle percentages vanuit de cao opgenomen zijn waarmee je de invoer in je reserveringsschema’s kunt controleren. Klik hier om naar de downloads te gaan.

Kan ik alle ingegeven percentages in één keer controleren?

Het controleren van de percentages kan door de verschillende reserveringsschema's te raadplegen via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema's'. Op het overzicht 'Bedrijfsinstellingen (parameters)' (aanmaken vanuit 'Backoffice > Overzichten') kun je alle ingegeven percentages in één oogopslag controleren.

Wat is het verschil tussen individueel en collectief reserveren?

Indien je kiest voor individueel reserveren, dan wordt de feestdagenreservering voor elke flexwerker apart gereserveerd. De flexwerker kan dan op een feestdag uit zijn privé tegoed uren/geld opnemen. Tevens kan de flexwerker ook uren/geld opnemen uit dit tegoed wanneer het geen feestdag is. Indien je kiest voor collectief reserveren, dan wordt het bedrag niet voor elke flexwerker apart gereserveerd maar wordt het bedrag in het collectieve reserveringstegoed opgenomen. Je kunt de flexwerker nu alleen op feestdagen uit dit collectief tegoed uren/geld uitkeren. Dit geldt alleen voor flexwerkers met beding.

Kan ik de keuze voor feestdagenreservering gedurende het hele jaar nog wijzigen?

Nee, zodra je één verloning hebt uitgevoerd in het nieuwe loonjaar kun je deze instelling gedurende het betreffende loonjaar niet meer wijzigen. Dit is conform de voorschriften van de ABU en NBBU-cao. 

Sociale verzekeringen

Wat moet ik precies controleren bij de sociale verzekeringen?

De instellingen die voor 2025 stonden ingegeven, zijn automatisch voor je mee overgenomen naar 2026. Je dient de percentages te controleren. Verder zijn er sociale verzekeringen die aan de hand van beschikkingen van de Belastingdienst ingevoerd moeten worden. Je kunt de percentages controleren in het handboek loonheffingen van de Belastingdienst. Klik hier om naar de downloads van Easyflex te gaan.

Wat moet ik invoeren bij 'Werkgeverslasten over reserveringen'?

Over de opgebouwde reserveringen ben je op het moment van uitbetaling ook sociale lasten verschuldigd. De kosten ontstaan op het moment dat de reserveringen worden opgebouwd. Het percentage dat je hier ingeeft is een optelsom van de volgende kostprijspercentages: ZVW premie, WW hoge premie, gedifferentieerde premie Aof, premie Wko, gedifferentieerde premie Whk, AZV premies. Je kunt Easyflex de optelsom laten maken door op 'Geef indicatie' te klikken. Hierna heb je de keuze om dit voorgestelde percentage over te nemen. Omdat het slechts een globale indicatie betreft is het niet noodzakelijk om dit percentage 100% nauwkeurig vast te stellen.

Ik heb op de controlelijst een melding dat de sociale verzekering niet is ingericht, maar dat is wel zo?

Het is belangrijk dat bij alle sociale verzekeringen voor ieder loonheffingennummer een percentage is ingevuld. Deze kun je controleren in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sociale verzekeringen'. Wanneer het percentage '0' is, dien je een '0' in te geven en niet het veld leeg te laten.

Wat moet ik invoeren bij AZV?

De AZV betreft de Aanvullende Ziektewet Verzekering conform je CAO. Indien je geen verzekering hebt afgesloten en de aanvulling zelf verstrekt, dien je een eigen inschatting van de kosten te maken. Het is mogelijk om een 'fictief' deel op te nemen, waarbij je het beste uit kan gaan van het premie werkgeversdeel van 2025.

Financieel

Wij hebben een nieuw financieel pakket voor 2026. Wat nu?

De gegevens van het nieuwe pakket kunnen ingevoerd worden in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie'. Klik hier voor het document 'Easyflex en uw financiële administratie'. Hierin staat meer informatie over het inrichten van een nieuw financieel pakket.

Waar moet ik rekening mee houden bij het kiezen van een factuurnummer voor 2026?

Je dient rekening te houden met het maximum aantal cijfers dat door je boekhoudpakket wordt ondersteund. Het maximum aantal cijfers in Easyflex is 8. Indien je minder dan 8 cijfers ingeeft, wordt dit in Easyflex op de factuur automatisch aangevuld met voorloopnullen. Indien je dat niet wilt kun je dit instellen via tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen > Niet vermelden van'. 

Hebben jullie voorbeelden van factuurnummers voor 2026?

Voor het jaar 2026 kun je bijvoorbeeld beginnen met factuurnummer 20260001 (de 2026 van het loonjaar 2026) of 25000001 (de 25 van het loonjaar 2026).

Wat gebeurt er als ik in dit tabblad niets wijzig?

Als je hier niets wijzigt, heeft de eerste factuur van 2026 factuurnummer 25000001.

We hebben Reeleezee als financieel pakket. Welk volgnummer dienen we nu te kiezen voor de factuur?

Reeleezee geeft aan dat het volgnummer bij hen altijd dient door te lopen en bij een nieuw jaar niet weer op 1 mag beginnen. Je kunt voor het volgnummer voor het jaar 2026 beginnen met 20260001 (de 2026 van het loonjaar 2026) of 25000001 (de 25 van het loonjaar 2026). 

Pensioen

Voor mijn afwijkende pensioenregeling geldt per 01-01-2026 een andere maximum grondslag. Waar moet ik dit invoeren?

Je kunt de grondslagen invoeren in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten > Percentages'.

Per 2026 heb ik een nieuwe pensioenregeling. Waar kan ik die invoeren?

Het toevoegen van de pensioenregeling in Easyflex betreft een aantal stappen. Klik hier voor de procesbeschrijving voor het toevoegen van een nieuwe pensioenregeling. 

Controlelijst

Ik heb de controlelijst aangemaakt, maar 2026 is nog niet operationeel. Wat nu?

Het is belangrijk om het rapport van de controlelijst in te zien na het aanmaken. Wanneer er nog problemen op de controlelijst staan, moeten deze eerst opgelost worden om stap 1 van de jaarwissel af te kunnen ronden.

Wat gebeurt er als alle problemen op de controlelijst zijn opgelost?

Het loonjaar 2026 wordt automatisch ingesteld op 'Operationeel'. Het jaar 2026 is nu beschikbaar in de 'Backoffice' en 'Frontoffice' module.

Ik heb op de controlelijst meldingen staan die ik moet controleren. Wat betekent dit?

Op de controlelijst staan standaard meldingen van het type ‘Controleer’. Dit zijn geen problemen, maar aandachtspunten om te controleren.

1. Instelling ‘Netto Equivalent WML’ bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten'.
   Deze melding wordt altijd getoond als je het berekenen van het ‘Netto Equivalent WML’ in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces' hebt geactiveerd.

2. Instellingen ruilvoet bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwerkers'
   Deze melding wordt altijd getoond als je de overwerkuren hebt aangevinkt voor het berekenen van de bruto uitruil op dit tabblad.