FAQ Margefacturatie
Algemeen
Hoe werkt margefacturatie?
In onze procesbeschrijving kun je exact lezen hoe je margefacturatie kunt inrichten in Easyflex. Kort gezegd komt het erop neer dat je een intermediair (relatie) kunt koppelen aan een locatie. Vervolgens kun je één of meerdere factorschema’s aanmaken en deze beschikbaar stellen per locatie. Na (verloning en) facturatie van de urendeclaraties van de relaties die onder de betreffende locatie zijn ondergebracht kun je het overzicht ‘Margefacturatie’ aanmaken. Hiermee kun je een creditfactuur genereren voor de intermediair (op basis van het geselecteerde factorschema), of je kunt ervoor kiezen om alleen het overzicht aan te maken, waarmee de intermediair zelf een factuur kan opstellen.
Op welk looncomponent worden margefacturen geboekt?
Op tabblad 'Beheer > Margefacturen > Instellingen' kun je een standaard looncomponent selecteren voor de margefacturatie. Alle looncomponenten van het soort 'Omzet handmatige facturen' kunnen hier worden geselecteerd. Je kunt er bij het aanmaken van het overzicht ‘Margefacturatie’ ook voor kiezen om geen handmatige factuurregels klaar te zetten, zodat de intermediair het aangemaakte overzicht kan gebruiken om een factuur op te stellen.
Moet de intermediair als relatie bekend zijn in Easyflex?
Ja, als de intermediair nog niet bekend is als relatie in Easyflex zal hiervoor een nieuwe relatie aangemaakt moeten worden. Er kunnen namelijk alleen relaties geselecteerd worden op tabblad ‘Beheer > Margefacturen > Instellingen’ bij ‘Intermediair’.
Moet ik een nieuwe locatie aanmaken?
Het is niet per se nodig, maar we adviseren wel om dit te doen. Bij alle relaties die onder de betreffende locatie vallen zal het geselecteerde (standaard of afwijkende) factorschema worden toegepast zodra je de margefacturatie start. Vallen er dus relaties onder een bepaalde locatie waarvoor geen margefacturatie moet worden toegepast, dan gaat dit niet goed. Daarom is het het meest overzichtelijk als je voor elke intermediair een aparte locatie aanmaakt, zodat alleen de relaties waarvoor margefacturatie toegepast moet worden hieronder gezet kunnen worden.
Kan ik een factorafspraak kopiëren?
Ja, dat is mogelijk. Op tabblad ‘Beheer > Margefacturen > Factorafspraken’ is de knop ‘Kopiëren’ zichtbaar. Zodra je een factorafspraak selecteert en op de knop ‘Kopiëren’ drukt zal het schema gekopieerd worden. De inhoud van de nieuwe afspraak is exact hetzelfde als van de oorspronkelijke factorafspraak. De code is hetzelfde als de oorspronkelijke code, maar er zal ‘(1)’ toegevoegd worden op het einde.
Wanneer er nieuwe factoren gelden voor een bepaalde ingangsdatum, moet ik dan een nieuwe factorafspraak vastleggen?
Nee, dat is niet nodig. In een factorafspraak is het mogelijk om middels de knop ‘Nieuw’ (naast ‘Datum’) een nieuwe ingangsdatum vast te leggen. Wanneer je dat doet zullen alle factoren van de laatste datum worden overgenomen en kun je deze wijzigen. M.i.v. de nieuwe datum zullen de factoren worden toegepast zoals ingesteld bij deze datum.
Kan ik een factor instellen voor vergoedingen?
Ja, in een factorschema kun je zowel een factor ingeven voor uurlooncomponenten als voor belaste en onbelaste vergoedingen.
Kan ik een factor instellen voor inhoudingen?
Ja, in een factorschema kun je ook een factor ingeven voor alle looncomponenten van het type 'Inhoudingen'. Wanneer het looncomponent niet wordt gefactureerd is er sprake van omzet voor de intermedair. Als het looncomponent wel wordt gefactureerd is er geen sprake van omze voor de intermediair.
Voorbeeld 1:
De intermediair heeft een boete betaald voor een medewerker en wil dit bedrag graag retour ontvangen. Er wordt €100,- ingehouden bij de flexwerker, het factuurbedrag is €0,- en in de margeberekening ontvangt de intermediair €100,-. In dit geval wordt de inhouding dus alleen verloond, en niet gefactureerd.
Voorbeeld 2:
De klant heeft een boete betaald voor een medewerker en wil dit bedrag graag retour ontvangen. Er wordt €100,- ingehouden bij de flexwerker, er wordt €100,- gecrediteerd aan de klant en in de margeberekening is de intermediair omzet €0,-. In dit geval wordt de inhouding dus zowel verloond als gefactureerd.
Waarom zie ik een type looncomponent niet terug bij 'Beheer > Margefacturen > Factorafspraken'?
Alleen de type looncomponenten waarbij minstens één looncomponent vastligt met de instelling 'Factureren: ja' worden getoond bij 'Beheer > Margefacturen > Factorafspraken'. Wanneer er dus alleen looncomponenten vastliggen die niet gefactureerd moeten worden zal het type looncomponent niet zichtbaar zijn.
Kan ik een factor ingeven voor looncomponenten die niet gefactureerd worden?
Ja, dat is mogelijk. Wanneer bij ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten’ bij een bepaald looncomponent is ingesteld dat er niet gefactureerd wordt, zal het looncomponent toch zichtbaar worden bij ‘Beheer > Margefacturen > Factorafspraken’. Rechts in het scherm onder de knop ‘Opslaan’ wordt dan de volgende melding zichtbaar: ‘Dit looncomponent kan niet gefactureerd worden’. De waarde van de niet gefactureerde looncomponenten zal in mindering worden gebracht op de marge van de intermediair. Dit geldt voor zowel uurlooncomponenten als voor (belaste) vergoedingen, waarbij is ingesteld dat er niet gefactureerd wordt.
Kan ik in één keer een factor ingeven voor alle looncomponenten van hetzelfde type?
Ja, dat is mogelijk. Wanneer je een factor ingeeft en kiest voor het pijltje naast de knop ‘Opslaan’, dan kun je kiezen voor ‘Voor alle looncomponenten van hetzelfde type’. Vervolgens zal de ingegeven factor worden opgeslagen bij alle looncomponenten van hetzelfde type. Deze kunnen naderhand nog wel individueel gewijzigd worden.
Kan ik afwijkende factorafspraken instellen?
Ja, dat is mogelijk. Bij ‘Beheer > Margefacturen > Factorafspraken per locatie’ kun je per locatie aangeven welke factorafspraken beschikbaar zijn, en welke factorafspraak als standaard moet worden aangemerkt.
Zodra dit is ingesteld kun je bij de relatie(s) die onder de betreffende locatie vallen op tabblad ‘Overige gegevens’ de standaard factorafspraak terugzien. Hier heb je ook meteen de mogelijkheid om een afwijkende factorafspraak in te stellen, welke dus alleen zal gelden voor de betreffende relatie.
Ook is het mogelijk om op flexwerkerniveau een afwijkende factorafspraak te selecteren op tabblad ‘cao-overige’.
In de plaatsing is het mogelijk om een afwijkende factorafspraak in te stellen op tabblad ‘Factuurgegevens’.
Tenslotte is het daarnaast nog mogelijk om een afwijkende factorafspraak in te stellen op loon- en tariefafspraak niveau in de plaatsing. Dit kan ook op tabblad ‘Factuurgegevens’ in de plaatsing ingegeven worden. Hier is rechts onderaan een overzicht te zien met elke unieke ingangsdatum van elke loon- en tariefafspraak. Per loon- en tariefafspraak kan een afwijkende factorschema geselecteerd worden.
Overzicht ‘Margefacturatie’
Hoe kan ik een margefactuur maken in Easyflex?
Op het overzicht 'Margefacturatie' kun je bij 'Handmatige factuurregels' kiezen voor 'Aanmaken voor facturatie' (dit veld wordt alleen beschikbaar wanneer je bij ‘Verwerkingswijze’ hebt gekozen voor ‘Definitief’). Als je deze optie selecteert worden bij de intermediair op tabblad 'Facturatie > Handmatige facturen' handmatige factuurregels klaargezet. Vervolgens kun je dit factureren.
Ik wil geen creditfactuur sturen naar de intermediair. Kan ik dit ook anders doen?
Ja. Op het overzicht 'Margefacturatie' kun je bij 'Handmatige factuurregels' kiezen voor 'Niet aanmaken'. Er worden dan geen handmatige factuurregels klaargezet. Na het aanmaken van het overzicht kun je het rapport raadplegen. Dit rapport kun je naar de intermediair sturen, waarna deze een factuur voor de werkmaatschappij kan opstellen.
Kan ik dezelfde margefactuur nogmaals aanmaken?
Ja. Bij het overzicht 'Margefacturatie' kun je kiezen voor 'Uitsluitend nieuwe factuurregels' en 'Alle factuurregels'. Als je kiest voor 'Alle factuurregels' kun je zo vaak als je wilt dezelfde margefactuurregels laten klaarzetten. Wanneer je kiest voor 'Uitsluitend nieuwe factuurregels' gaat er niets dubbel; dan worden alleen de nieuwe factuurregels meegenomen.
Hoe kan ik de resultaten lezen op het overzicht 'Margefacturatie'?
Indien bij het aanmaken van het overzicht ‘Margefacturatie’ is gekozen voor de ‘Omzetverdeling’: ‘Boven factor voor intermediair’ werkt het als volgt:
- Uurloon x factor = werkmaatschappij omzet
- Omzet - werkmaatschappij omzet = intermediair omzet
Als bij ‘Omzetverdeling’ is gekozen voor ‘Boven factor voor werkmaatschappij’ is de werking andersom:
- Uurloon x factor = intermediair omzet
Omzet – intermediair omzet = werkmaatschappij omzet
Hoe kan ik een handmatige margefactuur corrigeren?
Wanneer een margefactuur niet juist is kun je dit corrigeren door een handmatige debetfactuur te maken voor de intermediair, of door de urendeclaratie terug- en op te boeken en vervolgens het overzicht ‘Margefacturatie’ opnieuw aan te maken. Als de handmatige factuurregels nog niet gefactureerd zijn kun je deze handmatig verwijderen op tabblad ‘Facturatie > Handmatige facturen’ bij de intermediair.
Waarom staat er op het PDF rapport bij sommige regels een ‘*’ i.p.v. een factuurnummer?
Wanneer niet gefactureerde looncomponenten mee worden genomen in de margefacturatie ligt daar geen factuur aan ten grondslag (er is tenslotte niets gefactureerd). Daarom wordt er geen factuurnummer getoond, maar een ‘*’. Alle regels met een ‘*’ zullen als eerste worden getoond op het PDF rapport.
Kan ik de omzetverdeling aanpassen?
Standaard wordt bij het overzicht ‘Margefacturatie’ de instelling ‘Boven factor voor intermediair’ zichtbaar bij ‘Omzet verdeling’. In dit geval gaat het bedrag boven ‘uurloon x factor’ naar de intermediair, en het gedeelte eronder is voor de werkmaatschappij.
Je kunt daarnaast ook kiezen voor ‘Boven factor voor werkmaatschappij’. In dat geval gaat het bedrag boven ‘uurloon x factor’ naar de werkmaatschappij en het gedeelte eronder is voor de intermediair.
Worden de niet gefactureerde regels verwerkt als er nog niet verloond is?
Wanneer je bij het aanmaken van het overzicht ‘Margefacturatie’ gekozen hebt om de ‘Niet gefactureerde regels’ ook mee te nemen, dan wordt dit alleen gedaan wanneer de betreffende urendeclaratie(s) zijn verloond. Als je de betreffende urendeclaratie(s) dus alleen maar hebt gefactureerd zullen de niet gefactureerde regels dus niet worden meegenomen.
Wordt er rekening gehouden met het eventuele deeltijdpercentage i.g.v. niet gefactureerde looncomponenten?
Ja, indien er een deeltijdpercentage van toepassing is (bijvoorbeeld i.g.v. 'Vast loon') wordt hier rekening mee gehouden in de margefacturatie.
Hoe kan ik ervoor zorgen dat alle handmatige factuurregels in één keer gefactureerd worden?
Als je bij het aanmaken van het overzicht ‘Margefacturatie’ hebt gekozen voor het aanmaken van handmatige factuurregels kun je een datum ingeven bij ‘Geagendeerd voor’. Wanneer je dat doet, en je maakt vervolgens het overzicht ‘Verlonen/factureren urendeclaraties’ aan met het vinkje aan bij ‘Handmatige facturen’ zullen de handmatige factuurregels worden gefactureerd, mits de aanmaakdatum van het overzicht op of na de datum die is ingegeven bij ‘Geagendeerd voor’ ligt.
Wanneer je geen datum ingeeft bij ‘Geagendeerd voor’ kun je de handmatige factuurregels alleen handmatig factureren via tabblad ‘Handmatige facturen’ bij de intermediair, door te kiezen voor ‘Direct factureren’.
Kan ik een afwijkende factuurdatum/documentdatum ingeven voor de margefactuur?
Ja, dat is mogelijk. Wanneer je bij het aanmaken van het overzicht hebt gekozen voor ‘Handmatige factuurregels’ > ‘Aanmaken voor facturatie’, dan kun je een afwijkende factuurdatum en/of een factuur documentdatum ingeven. De data die hier worden ingegeven worden toegepast bij de handmatige factuur.
Kan ik de opmaak van de margefactuur aanpassen?
Ja, je kunt er voor kiezen om de datum, de periode en het jaartal en het registratienummer van de flexwerker wel of niet op de handmatige factuur te tonen. Dit kan je instellen bij het aanmaken van het overzicht ‘Margefacturatie’, wanneer je kiest voor ‘Aanmaken voor facturatie’ bij ‘Handmatige factuurregels’. Wanneer je het vinkje aan zet bij ‘Datum’, ‘Periode en jaar’ en/of ‘Factuur documentdatum’ worden deze gegevens zichtbaar op de margefactuur. Indien het vinkje uit staat worden deze gegevens niet getoond.