FAQ Loonspecificatie

Hoe is de loonspecificatie in Easyflex opgebouwd?

Flexwerker
Algemene gegevens van de flexwerker

Kolom A: Het personeelsnummer (dit is het registratienummer uit Easyflex), het Burgerservicenummer (indien ingevuld), het dossiernummer en de burgerlijke staat van de flexwerker worden hier getoond.
Kolom B: Het tijdvak waarin de flexwerker heeft gewerkt, bijvoorbeeld week, maand, 4 weken of dag, de betreffende periode, het minimumuurloon en de datum in dienst worden hier getoond. Indien de dagtabel van toepassing is dan wordt er een loonspecificatie per week gemaakt en het tijdvak aangeduid met 'Dag 1 t/m 7'.
Kolom C: De geboortedatum, de gekozen loontijdvaktabel (Frontoffice > Flexwerker > Fiscaal-sociaal), de toepassing van de loonheffing en het fiscaal woonland van de flexwerker worden hier getoond. 
Kolom D: De CAO fase waarin de flexwerker werkzaam is wordt getoond, of de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd of onbepaalde tijd is, of de arbeidsovereenkomst schriftelijk is vastgelegd, of het een oproepovereenkomst betreft en welke uren er in de arbeidsoveeenkomst staat. Indien er geen contract is vastgelegd wordt er 'Uitzendbeding' weergegeven. 

Tips:
- In situaties waarin het uitzendbeding wordt toegepast staat de indicatie 'Schriftelijke overeenkomst' standaard op 'Nee'. Op het tabblad cao-overige van de flexwerker kun je dit aanpassen.


- Het contract of de plaatsing dat actief is op de eerste dag van het aangiftetijdvak is bepalend voor de vermelding op de loonspecificatie.


- Indien er meerdere plaatsingen verloond worden: zodra er bij één van de plaatsingen de optie voor oproepkracht/jaarurennorm is vastgelegd wordt deze getoond op de loonstrook.

Werkgever
Algemene gegevens van de werkmaatschappij

Kolom A: De NAW gegevens van de werkmaatschappij worden hier getoond.
Kolom B: Het loonheffingennummer van de werkmaatschappij wordt getoond. Bij 'Datum verloning' wordt de datum waarop de loonspecificatie is aangemaakt getoond. Bij 'Datum administratie' wordt getoond op welke datum de verloning op de journaalpost is geboekt. Dit is afhankelijk van de instelling van de productieweek. (Zie Beheer > Bedrijfsinstellingen > Productieweek).
Kolom C :  Een mededeling voor alle flexwerkers, deze kan door jezelf worden aangemaakt (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties).

Declaratie
Algemene gegevens van de urendeclaratie

Kolom A en B:  In deze kolommen worden de verwerkte looncomponenten getoond uit de genoemde urendeclaratie(s) en het nummer van de verwerkte urendeclaratie(s) wordt getoond. Tevens kun je in de urendeclaratie een mededeling invoeren, deze wordt hier ook getoond. 

Omschrijving: In deze kolom worden de omschrijvingen getoond van de onderdelen uit de loonspecificatie zoals wachtdagcompensatie, bruto loon en loonheffing. Met behulp van deze onderdelen wordt het uit te betalen loon voor de flexwerker berekend.
R: Dit is de risicogroep waarin de betreffende regel wordt verloond, bijvoorbeeld 1 of 2. Onderin bij de cumulatieven wordt getoond welke risicogroep bij het getoonde nummer hoort.
T: Hier wordt de tabel voor de loonheffing getoond waarin de betreffende regel wordt verloond, dit kan zijn T = Tabel (reguliere witte tabel) of B = Bijzondere beloningen tabel (bijvoorbeeld bij overwerkuren). Wordt er een sterretje * getoond dan maakt Easyflex zelf een verdeling tussen de Tabel en Bijzondere beloningen tabel, bijvoorbeeld bij het berekenen van premies, automatisch zal een correct deel berekend worden via de Witte tabel en een correct deel via de Bijzondere beloningen tabel. 
Percentage: Indien het percentage van de betreffende regel anders is dan 100%, wordt het percentage getoond. Bijvoorbeeld bij Premie WW, Werknemersbijdrage ZVW, maar ook bij Loon overwerkuren.

Kolom B

Mutatie: In deze kolom worden de totalen getoond die betrekking hebben op de genoemde uren, vergoedingen en inhoudingen van de verwerkte declaraties.
Grondslag: Hier worden de grondslagen getoond waarover de loonberekeningen plaats vinden. De grondslag is een bedrag waarover de premie en/of reservering moet worden berekend. Er zijn diverse soorten lonen terug te vinden op de loonspecificatie zoals 'bruto loon', 'loon voor werknemersverzekeringen' en 'loon voor loonbelasting en premies'. Ieder loon is weer de grondslag voor een andere soort afdracht. 
Fiscaal: In deze kolom worden de totalen getoond ter berekening van de loonheffing. Deze loopt normaliter gelijk aan de bedragen in de kolom 'Betalen', echter bij fiscale bijtelling van een auto/fiets of inhouding van de WIA premie kunnen hier verschillen in ontstaan. Deze kolom eindigt altijd bij loon voor loonheffingen.
Betalen: Hier wordt het daadwerkelijke inkomen van de flexwerker getoond. Na de vermelding van het netto loon kunnen er nog inhoudingen of vergoedingen plaatsvinden. Je kunt hierbij denken aan de verrekening van een voorschot, loonbeslag of uitbetaalde reiskostenvergoeding(en).

Kolom C

Mutatie: In deze kolom worden de totalen getoond die betrekking hebben op alles wat verloond is in het betreffende loontijdvak. Wanneer er meerdere verloningen hebben plaatsgevonden wordt hier als het ware een optelsom gemaakt van het reeds verloonde loon en de huidige verloning (kolom B).
Grondslag: Hier worden de grondslagen getoond waarover de loonberekeningen plaats vinden. De grondslag is een bedrag waarover de premie en/of reservering moet worden berekend. Er zijn diverse soorten lonen terug te vinden op de loonspecificatie zoals 'bruto loon', 'loon voor werknemersverzekeringen' en 'loon voor loonbelasting en premies'. Ieder loon is weer de grondslag voor een andere soort afdracht. Wanneer er meerdere verloningen hebben plaatsgevonden in hetzelfde loontijdvak zullen deze bedragen niet gelijk zijn aan de grondslag bedragen uit kolom B. 
Fiscaal: In deze kolom worden de totalen getoond ter berekening van de loonheffing. Deze loopt normaliter gelijk aan de bedragen in de kolom 'Betalen', echter bij fiscale bijtelling van een auto/fiets of inhouding van de WIA premie kunnen hier verschillen in ontstaan. Deze kolom eindigt altijd bij loon voor loonheffingen.
Betalen: Hier wordt het daadwerkelijke inkomen van de flexwerker getoond. Na de vermelding van het netto loon kunnen er nog inhoudingen of vergoedingen plaatsvinden. Je kunt hierbij denken aan de verrekening van een voorschot, loonbeslag of uitbetaalde reiskostenvergoeding(en).

Kolom D

Verrekenen: In deze kolommen worden te verrekenen gegevens getoond. Dit kan voorkomen wanneer er na de huidige periode al verloningen hebben plaatsgevonden. Voorbeeld: op het moment dat je week 20 verloond zijn de verloningen van week 21, 22 en 23 reeds afgewikkeld. De verloning van week 20 kan in dit voorbeeld van invloed zijn op genoten kortingen van premies van de weken 21, 22 en 23. Ook een wijziging van het loon kan van invloed zijn op verschuldigde of betaalde premies. Denk hier bijvoorbeeld aan te veel of te weinig betaalde loonheffingen. Deze werkwijze vloeit voort uit het VCR. (Voortschrijdend Cumulatief Rekenen).
Fiscaal: In deze kolom worden de totalen getoond ter berekening van de loonheffing. Deze loopt normaliter gelijk aan de bedragen in de kolom 'Betalen', echter bij fiscale bijtelling van een auto/fiets of inhouding van de WIA premie kunnen hier verschillen in ontstaan. Deze kolom eindigt altijd bij loon voor loonheffingen.
Betalen: Hier wordt het daadwerkelijke inkomen van de flexwerker getoond. Na de vermelding van het netto loon kunnen er nog inhoudingen of vergoedingen plaatsvinden, je kunt hierbij denken aan de verrekening van een voorschot, loonbeslag of uitbetaalde reiskostenvergoeding(en).

Cumulatieven

De standen worden getoond die geldig waren op de dag van verloning, dus niet de standen aan het einde van het verwerkte loontijdvak. Voorbeeld: op het moment dat je week 20 verloond zijn de verloningen van week 21, 22 en 23 reeds afgewikkeld. De loonspecificatie van week 20 toont bij de cumulatieven dan ook de bedragen van de eerder verloonde weken 21, 22 en 23.

Kolom A: De risicogroep en het loonheffingennummer worden weergegeven.
Kolom B: De risicogroep waarin cumulatieven zijn opgebouwd binnen het loontijdvak wordt getoond, bijvoorbeeld 1 of 2. In het linker venster wordt de risicogroep weergegeven, bijvoorbeeld 52 - Uitzendbedrijven IA of IIB.  
Kolom C: Het totaal aantal verloonde dagen binnen het loontijdvak.
Kolom D: Het totaal aantal sociale verzekeringsdagen, deze tellen mee voor de sociale verzekeringen.
Kolom E: Het totaal aantal verloonde dagen voor de loonbelasting.
Kolom F: Het totaal bruto loon.
Kolom G: Het totaal loon voor sociale verzekeringen.
Kolom H: Het totaal loon voor de zorgverzekeringswet.
Kolom I: Het totaal loon voor de loonbelasting en premie heffingen.
Kolom J: Het totaal ingehouden bedrag voor de loonbelasting en premie heffingen.
Kolom K: Het totaal aan premie betaalde bedrag werknemersbijdrage ZorgVerzekeringsWet.
Kolom L: Het totaal aan premie betaalde bedrag WerkloosheidsWet.
Kolom M: Het totaal aan premie betaalde bedrag wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen.

Rechten

Kolom A: De reserveringen die door de flexwerker worden opgebouwd worden getoond.
Kolom B: De risicogroep waarop de rechten betrekking hebben wordt getoond, bijvoorbeeld 1 of 2.
Kolom C:  De naam van de risicogroep behorende bij het cijfer uit de eerste kolom wordt getoond, bijvoorbeeld IA of IIB.
Kolom D: Het percentage van de reservering wordt getoond.
Kolom E:  Het oude saldo tot de datum van verloning wordt getoond.
Kolom F:  Het opgebouwde bedrag van de verwerkte urendeclaraties wordt getoond.
Kolom G : Het nieuwe saldo (oude saldo + opgebouwde saldo) wordt getoond. Dit saldo is exclusief eventuele opname van reserveringen.
Kolom H: Wanneer er reserveringen zijn opgenomen, wordt het opname bedrag in deze kolom getoond.
Kolom I : Het nieuwe totaal saldo in uren wordt getoond, inclusief eventuele opname van reserveringen.

Let op; 'saldo uren' is een richtlijn om aan te geven hoeveel uur de flexwerker die werkt volgens een uitzendovereenkomst met beding kan opnemen met het laatst verdiende uurloon. Wanneer het loon van de flexwerker wijzigt blijft het op te nemen geldsaldo gelijk maar wijzigt het aantal uren. Bijvoorbeeld het saldo is € 100.- en de flexwerker verdiend € 10,- per uur, deze flexwerker kan 10 uur opnemen (€ 100.- : € 10.- = 10 uur). Wanneer het loon omhoog gaat naar € 11,- blijft er nog 9,09 uur over om op te nemen (€ 100,- : € 11,- = 9,09 uur). De standen van reserveringen van flexwerkers die werkzaam zijn in de sector risicogroepen IB-IIB of periode/keten worden in uren getoond. Dit geldt voor de reserveringen kort verzuim, vakantiedagen, feestdagen, arbeidsduurverkorting, tijd voor tijd en de 'extra reservering'.

Kolom J:  Het nieuwe totaal saldo in geld wordt getoond. Dit saldo is inclusief eventuele opname van reserveringen.

Klik hier voor een toelichting op de opbouw van reserveringen.

Toelichting

De toelichting wordt getoond op de loonspecificatie als de ET-regeling wordt toegepast en/of het 'Netto equivalent WML' is berekend. De toelichting verschaft informatie omtrent de ET-regeling op desbetreffende loonspecificatie en/of het minimale netto (giraal) te betalen bedrag.

In verband met de wijzigingen in de pensioenwet per 1 juli 2023 wordt er een melding op de loonspecificatie en jaaropgave getoond indien er voor de flexwerker geen pensioenopbouw heeft plaatsgevonden in het betreffende loontijdvak.
Op de loonspecificatie komt bij de 'Toelichting' de volgende tekst te staan: Er is in deze periode geen ouderdomspensioen in het kader van de Pensioenwet opgebouwd.

Overige

Kolom A: Alle overige informatie zoals spaarloon en pensioenpremie wordt hier vermeld, mits deze gegevens zijn vastgelegd binnen de werkmaatschappij. Het basispensioen wordt berekend over alle uitbetaalde normale uren, onregelmatige uren, verhoogde uren, verlaagde uren, loon voor leegloop, loon voor arbeidsongeschiktheid EN alle opgenomen reserveringen op de loonspecificatie. De premie voor het basispensioen is 2,6% en komt in 2013 geheel voor rekening van de werkgever. Het pluspensioen wordt berekend over alle uitbetaalde normale uren, onregelmatige uren, verhoogde uren, verlaagde uren, loon voor leegloop, loon voor arbeidsongeschiktheid EN alle opgenomen reserveringen op de loonspecificatie. De premie voor het pluspensioen is in 2013 vastgesteld op 12,6%. 2/3 deel (8,4%) komt voor rekening van de werkgever en 1/3 deel (4,2%) komt voor rekening van de werknemer. In 2013 is de franchise € 5,85 per uur. 'Daarnaast toont deze kolom het totaal aantal opgebouwde en opgenomen vakantiedagen in het huidige kalenderjaar. Reserveringen die zijn opgebouwd in risicogroep IB en IIB worden uitgesplitst naar het aantal wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen.
Kolom B: Toont informatieve totalen die belangrijk kunnen zijn voor de fiscale gegevens van de flexwerker, bijvoorbeeld arbeidskorting of premie AVZ. De meest actuele stand van alle gewerkte weken wordt getoond. 
Kolom C: Toont de totale bedragen welke de flexwerker heeft gereserveerd, bijvoorbeeld pensioen, spaarloon of reserveringen. De meest actuele stand van alle gewerkte weken wordt getoond.

Betaalinformatie

Kolom D:  Betaalinformatie omtrent het bedrag wat wordt uitbetaald of ingehouden bij de flexwerker en hoe dit wordt uitbetaald. Dit kan zijn per kas, ING giro of per bank EU, bank binnenland of bank. In de laatste twee gevallen wordt het rekeningnummer waarop het bedrag wordt uitbetaald getoond. Betaalfrequentie instellingen hebben geen invloed op de netto bedrag van de loonspecificatie.

Indien gebruikt gemaakt wordt van het NeWML automatisch corrigeren toont het veld 'Betaalinformatie' tevens een toelichting met het gecorrigeerde of verrekende bedrag. Ook wordt vermeld dat dit bedrag indien mogelijk automatisch verrekend zal worden. Tot slot is de totale schuld van de flexwerker hier zichtbaar.

Toelichting opbouw reserveringen

De opbouw van reserveringen kent een grondslag, hieronder wordt beschreven welke grondslag van toepassing is op de reserveringen. Dit zijn kostprijsberekeningen; op de loonspecificatie van de flexwerker wordt de reserveringen van feestdagen niet meegeteld bij de grondslag voor reservering van vakantiegeld. Dit wordt bewust niet gedaan omdat bij de opname van feestdagen er ook een reservering wordt opgebouwd wordt vakantiegeld. Als dit bij de reguliere opbouw van vakantiegeld ook al zou gebeuren zou er dubbel worden gereserveerd voor feestdagen.

ABU-CAO:

Reservering vakantiedagen
Grondslag: bruto basisuursalaris + wachtdagcompensatie

Reservering feestdagen
Grondslag: bruto basisuursalaris + wachtdagcompensatie

Reservering kort verzuim/buitengewoon verlof
Grondslag: bruto basisuursalaris + wachtdagcompensatie

Reservering vakantiegeld 
Grondslag: bruto basisuursalaris + feestdagen(reservering uitbetaald) + vakantiedagen(reservering opgebouwd) + ADV indien opgenomen in het reserveringsschema (opgebouwd)

NBBU-CAO:

Reservering vakantiedagen
Grondslag: bruto basisuursalaris + wachtdagcompensatie

Reservering feestdagen 
Grondslag: bruto basisuursalaris + wachtdagcompensatie

Reservering kort verzuim/buitengewoon verlof 
Grondslag: bruto basisuursalaris + wachtdagcompensatie

Reservering vakantiegeld 
Grondslag: bruto basisuursalaris + feestdagen(reservering uitbetaald) + vakantiedagen(reservering opgebouwd) + ADV indien opgenomen in het reserveringsschema (opgebouwd)

Toelichting: reserveringen worden opgebouwd over alle uitbetaalde normale uren, onregelmatige uren, verhoogde uren, verlaagde uren, leegloop uren en arbeidsongeschiktheid uren.

Toelichting opbouw wachtdagencompensatie

De wachtdagencompensatie wordt als volgt opgebouwd:

Bruto uurloon x % wachtdagencompensatie = ........ (dit bedrag afronden) en dan x het aantal gewerkte uren.
Bijvoorbeeld: de wachtdagencompensatie is 0,72%, het uurloon is €10,43 en de flexwerker heeft 40 uur gewerkt: €10,43 : 100 x 0,72 = 0.074053. Dit is afgerond 0,07 x 40 uur = €2.80.

Het percentage voor de wachtdagencompensatie kun je terugvinden in Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema's, dit percentage kan per sector risicogroep afwijken.

Is het mogelijk om een loonspecificatie naar meerdere e-mailadressen te e-mailen?

Ja, dat is mogelijk. Op tabblad 'Loonspecificaties' bij de flexwerker kun je een tweede e-mailadres ingeven. Wanneer je de loonspecificaties verstuurt middels het overzicht 'Loonspecificaties flexwerkers' zal de loonspecificatie verstuurd worden naar alle e-mailadressen die vastliggen op tabblad 'Loonspecificaties. 

Kan ik een loonspecificatie nogmaals e-mailen?

Ja, dat is mogelijk. Op tabblad 'Loonspecificaties' kun je de betreffende loonspecificatie selecteren en vervolgens rechts onderin op de 'Start bewerken' knop drukken. Daarna druk je op 'Print' en kom je in het scherm 'Documentafhandeling' terecht. Hier kun je het vinkje aanzetten bij 'E-mailen'. Wanneer je daarna op 'Ok' drukt zal de loonspecificatie opnieuw worden gemaild.

Worden de loonspecificaties direct zichtbaar op het portaal?

Zodra de declaratie is verloond middels het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' wordt de loonspecificatie gegenereerd en is deze meteen zichtbaar in Easyflex op tabblad 'Loonspecificaties' bij de flexwerker. Vanaf dat moment kan de flexwerker ook meteen zijn/haar loonspecificatie raadplegen wanneer er gebruik wordt gemaakt van een portaal zoals EF2Go of flexwerker.com. 

Is het mogelijk om een loonspecificatie te vertalen?

Ja, dat is mogelijk. Bekijk hier de procesbeschrijving.

Kan de tekst in de mail worden aangepast bij het verzenden van een loonspecificatie?

Wanneer je bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties' geen afwijkende e-mailtemplate hebt geselecteerd zal er een standaard tekst worden gebruikt bij het versturen van een loonspecificatie. Deze tekst is niet aan te passen. Wil je liever een andere tekst toepassen? Dan kun je een e-mailtemplate vastleggen en deze selecteren bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties'.

Kan ik de ondertekening in de mail aanpassen?

De ondertekening in de standaard e-mail die wordt gebruikt bij het versturen van loonspecificaties is afhankelijk van de relatiebeheerder van de betreffende flexwerker. De naam van de relatiebeheerder zal standaard worden gebruikt.

Waar kan ik de verzendwijze voor de loonspecificaties aanpassen?

Op tabblad 'Loonspecificaties' bij de flexwerker kun je de juiste verzendwijze vastleggen. Je hebt de keuze uit:

• Per post
  Alle loonspecificaties worden zodanig verwerkt (geprint) dat deze per post verzonden kunnen worden.
• Via e-mail
  Alle loonspecificaties worden zodanig verwerkt dat deze per e-mail verzonden kunnen worden. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer je bij tenminste 'E-mailadres 1' een e-mailadres heeft ingegeven.
• Via website/balie
  Alle loonspecificaties worden zodanig verwerkt dat deze digitaal via de website kunnen worden geraadpleegd of afgedrukt kunnen worden wanneer de flexwerker deze aan de balie komt ophalen.

Let op: Wanneer je de webservice voor de flexwerker hebt geactiveerd, zijn loonspecificaties altijd digitaal te raadplegen via de website. Je kan de verzendwijze dan tevens op 'via e-mail' of 'per post' instellen.

Bij het verwerken van de loonspecificaties ('Overzichten > Loonspecificaties flexwerkers') betekent dit voor de flexwerkers waarbij de loonspecificatie op verzendwijze 'Per post' staat de loonspecificatie direct wordt geprint. Voor flexwerkers waarbij de loonspecificatie op verzendwijze 'Via e-mail' staat worden de loonspecificaties direct gemaild. Staat de verzendwijze bij de flexwerker op 'Via website/balie', dan wordt de loonspecificatie aangemaakt en kan deze in een later stadium worden opgehaald via de website en/of worden geprint.