BI > Loonproces

Op dit tabblad leg je vast welke loonprocessen binnen de werkmaatschappij mogen worden toegepast en welk proces wordt aangemerkt als 'standaard'. Bij het verwerken van urendeclaraties wordt het standaard proces getoond. Je kunt meerdere processen beschikbaar stellen en hiervoor eventueel bepaalde medewerkers te autoriseren. Alleen de medewerkers met deze rol, kunnen een ander proces dan het standaardproces opstarten. Ook kun je binnen dit tabblad aangeven wanneer het loontijdvak als verstreken kan worden beschouwd.

Loonverwerking

Voor de loonverwerking heb je de keuze uit:

In batch afwikkelen voor verstreken loontijdvakken
Wanneer de verloningsrun wordt gestart, worden alle urendeclaraties van de loontijdvakken verloond welke volledig zijn verstreken. Er worden dus geen urendeclaraties verloond van loontijdvakken die gedeeltelijk binnen en gedeeltelijk buiten een bepaalde verloningsrun vallen.
In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken
Wanneer de verloningsrun wordt gestart, worden alle urendeclaraties van de loontijdvakken verloond. In deze situatie worden dus ook alle urendeclaraties verloond van loontijdvakken die gedeeltelijk binnen en gedeeltelijk buiten een bepaalde verloningsrun vallen.
Direct afwikkelen voor alle loontijdvakken
Alle urendeclaraties van de loontijdvakken worden verloond, er wordt niet gewacht op de eerstvolgende verloningsrun. In deze situatie worden dus ook alle urendeclaraties verloond van loontijdvakken die gedeeltelijk binnen en gedeeltelijk buiten een bepaalde verloningsrun vallen.

Een van deze drie processen dien je aan te merken als 'Standaard'. Wanneer je de optie standaard aanvinkt, wordt de autorisatie automatisch op 'N.v.t.' gezet. Elke medewerker kan dit proces selecteren. Wanneer je een ander proces aanvinkt, is de standaardwaarde van de autorisatie 'N.v.t.', je kunt eventueel een bepaalde rol selecteren. Alleen de medewerkers met deze rol kunnen het geselecteerde proces selecteren en dus afwijken van het standaardproces.

Autorisatie bijzondere loonheffingen

Anoniementarief
Wanneer het anoniementarief moet worden toegepast kan dit hier worden aangevinkt. Je kunt hier ook een rol aan koppelen zodat alleen medewerkers met die rol het anoniementarief mogen kiezen. Wanneer je dit op n.v.t. laat staan mogen alle medewerkers het anoniementarief selecteren.

Alleen loonbelasting
Wanneer je gebruik wilt maken van het alleen berekenen van de loonbelasting in de verloning dan kun je dat hier aanvinken. Bij de 'Gegevens voor loonopgave' op het tabblad 'Fiscaal-sociaal' komen er dan 2 opties bij: 'Alleen loonbelasting met heffingskorting' en 'Alleen loonbelasting zonder heffingskorting'.

Je kunt aan deze instelling een autorisatierol koppelen zodat alleen medewerkers met die rol deze opties bij de flexwerker mogen kiezen. Wanneer je dit op n.v.t. laat staan mogen alle medewerker deze optie selecteren.

Dagtabel
Met het aanvinken van de optie 'Alleen loonbelasting' komt de optie voor de dagtabel als loontijdvak bij de flexwerker beschikbaar. De autorisatierol is hierop ook van toepassing.

Alleen loonbelasting
Met deze instellingen wordt tijdens de verloning alleen de loonbelasting berekend en geen sociale verzekeringen (volksverzekeringen en werknemersverzekeringen). De berekening van alleen de loonbelasting is de herleidingssituatie ‘Alleen belastingplichtig’ zoals die is vastgelegd door de Belastingdienst. Hiervoor zijn aparte loonbelastingtabellen.

Het alleen inhouden van de loonbelasting is voor medewerkers die niet in Nederland verzekerd zijn voor de sociale premies en alleen loonbelasting moeten afdragen. Hiervoor is een A1-verklaring voor sociale verzekeringspremies nodig. Voor het mogen toepassen en aanvragen van een A1-verklaring voor sociale verzekeringspremies zijn voorwaarden verbonden. Easyflex kan hierover geen advies geven en wij adviseren om je hier eerst goed over te laten informeren. Voor meer informatie kun je terecht bij de Belastingdienst of SVB.

Alleen sociale verzekeringen

Als je gebruik wilt maken van het alleen berekenen van volks- en werknemersverzekeringen, dus geen loonbelasting, dan kun je dat hier aanvinken. Bij de 'Gegevens voor loonopgave' op het tabblad 'Fiscaal-sociaal' zijn dan twee opties toegevoegd waaruit je kunt kiezen: 'Alleen soc.verzekeringen met heffingskorting' en 'Alleen soc.verzekeringen zonder heffingskorting'.

Easyflex kan niet adviseren wanneer deze optie mag worden toegepast. Voor meer informatie kan navraag worden gedaan bij de Belastingdienst of SVB.

Je kunt aan deze instelling een autorisatierol koppelen zodat alleen medewerkers met die rol deze opties bij de flexwerker mogen kiezen. Wanneer je dit op n.v.t. laat staan mogen alle medewerker deze optie selecteren.

Wanneer moet een loontijdvak als verstreken worden beschouwd?

Je kunt aangeven wanneer een loontijdvak als verstreken kan worden beschouwd. Bij de verloning wordt gecontroleerd wanneer de weeklonen, 4-wekenlonen en maandlonen verwerkt kunnen worden. Bij de standaardinstelling van 0 dagen worden de declaraties pas na afloop van de periode verloond.

Weekloon

Je dient aan te geven wanneer het loontijdvak voor het weekloon als verstreken kan worden beschouwd. Je kunt een keuze maken van 0 tot en met 7 dagen.

4-wekenloon

Je dient aan te geven wanneer het loontijdvak voor het 4-wekenloon als verstreken kan worden beschouwd. Je kunt een keuze maken van 0 tot en met 14 dagen.

Maandloon

Je dient aan te geven wanneer het loontijdvak voor het maandloon als verstreken kan worden beschouwd. Je kunt een keuze maken van 0 tot en met 14 dagen.

Bij de verloning wordt gecontroleerd wanneer de weeklonen, 4-wekenlonen en maandlonen verwerkt kunnen worden (indien er in de urendeclaratie gekozen is voor 'Afwikkelen voor verstreken loontijdvakken). Bij de standaard instelling van 0 dagen worden de declaraties pas na afloop van de periode verloond.

Als je een positief aantal vastlegt wordt het tijdvak pas na afloop als ‘verstreken’ beschouwd. Als je een negatief aantal vastlegt kan het tijdvak al een aantal dagen vóór afloop als ‘verstreken’ worden beschouwd.

In welke situaties maak je gebruik van een negatief aantal?

Bijvoorbeeld voor flexwerkers die een loontijdvak van een maand hebben, maar die je reeds op de 25e van de lopende maand wilt verlonen.

Als je in de urendeclaratie zou kiezen voor ‘Afwikkelen voor verstreken loontijdvakken', wordt de declaratie pas verloond nadat de maand verstreken is. Als je zou kiezen voor 'Afwikkelen voor alle loontijdvakken', wordt de declaratie al gelijk aan het begin van de maand verloond (zodra je het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties’ start, bijvoorbeeld om de weekverloning uit te voeren). Dat is niet wenselijk.

Daarom kun je dus instellen dat het tijdvak een x aantal dagen vóór het einde van de maand ‘verstreken' moet worden beschouwd. Als je een aantal van -6 invoert wordt een maandtijdvak met 31 dagen dus op de 26e als ‘verstreken’ beschouwd. Een maand met 30 dagen wordt bij een invoer van -6 dagen op de 25e als 'verstreken’ beschouwd. Wil je elke maand op dezelfde dag uitkomen dan zul je het aantal dus elke maand moeten aanpassen. Voor week en 4-weken tijdvakken is dit uiteraard niet nodig omdat deze altijd 7 of 28 dagen omvatten.

Netto equivalent WML

Vanaf 23 februari 2016 kan de berekening van het 'Netto equivalent WML' worden aangezet. Dit betekent dat er:

een regel op de loonspecificatie komt te staan met het bedrag
bij de loonspecificatie op het tabblad 'Netto equivalent WML' de detailgegevens zijn te zien
bij een pro forma loonspecificatie de laatste pagina's 'Netto equivalent WML' detailgegevens zijn te zien

Deze instelling is altijd aan en uit te zetten. Mocht tijdens de verloning blijken dat dit voor het huidige moment te lang gaat duren, kan de instelling tijdens de verloning weer worden uitgezet. De reeds verloonde gegevens bevatten dan wel de 'Netto equivalent WML' gegevens, maar de daarop volgende loonberekeningen niet meer waardoor de verloning weer op de 'oude' snelheid verder gaat.

Opbouw vakantiegeld automatisch aanvullen tot WML

Vanaf 1 januari 2018 hebben medewerkers ook over meeruren (overuren) recht op minimaal het wettelijk minimumloon plus vakantiebijslag. De optie 'Opbouw vakantiegeld automatisch aanvullen tot WML' berekent in de verloning of er over alle gewerkte uren die meetellen voor WML (inclusief meeruren/overuren) wordt voldaan aan het WML + 8% vakantiebijslag. Indien er onvoldoende opgebouwd en/of gespaard wordt, wordt de opbouw vakantiegeld automatisch aangevuld naar 8%. Het aangevulde bedrag wordt vermeld op de loonspecificatie in de toelichting.

Deze instelling kan alleen aangezet worden op het moment de optie ' Bereken het Netto Eequivalent WML' aanstaat. Het aanzetten van deze optie is niet verplicht. Eventueel kunnen individuele flexwerkers uitgesloten worden van deze aanvulling. Dit kun je instellen bij de betreffende flexwerker(s) op het tabblad 'Betalingen'.

Negatief betaalsaldo als verrekening schuld

Het kan bij een correctie voorkomen dat er een lager nettoloon ontstaat dan origineel het geval was. Het oorspronkelijke bedrag in kwestie was al betaald. Het eerder teveel betaalde loon wordt een negatief te betalen bedrag. Dit bedrag wordt verrekend met de eerstvolgende betaling. Hierdoor kan het voorkomen dat je in een ander tijdvak een betaling krijgt die onder het NeWML komt. Indien je dit wil voorkomen, kan met deze optie worden gekozen om een negatieve restbetaling door middel van een inhouding als schuld te markeren om geleidelijk in te houden tot het NeWML. De schuld komt dan bij het tabblad 'Verrekeningen > Schulden' bij de flexwerker te staan.

Zodra deze optie is aangevinkt, kan bij 'Looncomponent voor schuld' een looncomponent van het type 'inhoudingen' worden geselecteerd. Desgewenst kan hiervoor een nieuw looncomponent worden aangemaakt. Kies een inhouding waar de rekeninggroep 'Correctie WAS' is ingericht.

Een voorbeeld ter illustratie:

Vinkje uit:

Werknemer Y heeft loon € 500 van week 1 betaald gekregen. Het nog te verrekenen saldo (bij tabblad 'Betalingen' is 0.
Dan blijkt dat voor deze werknemer 10 uur teveel is verloond. Er vindt een correctie plaats die wordt verloond. Het nog te verrekenen saldo is -100.
De werknemer heeft loon € 500 van week 2. Het NeWML is € 450.
Het loon van € 500 wordt verminderd met € 100 vanwege de correctie uit week 1. Het nog te verrekenen saldo is 400. De inhouding van € 100 uit week 1 houdt geen rekening met het NeWML van week 2.

Vinkje aan

Werknemer Y heeft loon € 500 van week 1 betaald gekregen. Het nog te verrekenen saldo (bij tabblad 'Betalingen' is 0.
Dan blijkt dat voor deze werknemer 10 uur teveel is verloond. Er vindt een correctie plaats die wordt verloond. Het nog te verrekenen saldo blijft 0 en de schuld wordt € 100
De werknemer heeft loon € 500 van week 2. Het NeWML is € 450.
Het loon van € 500 wordt verminderd met € 50 vanwege de ontstane schuld uit week 1. Het nog te verrekenen saldo is 450. Er resteert een schuld van € 50.

Is het totale betaalsaldo nog positief, dan verrekent Easyflex wel met het betaalsaldo
Is het totale betaalsaldo negatief, dan verrekent Easyflex tot 0 euro en alles eronder wordt schuld.
Uitzondering is wanneer de verrekening plaatsvindt binnen hetzelfde tijdvak; dan wordt de schuld volledig verrekend.

Verrekening huisvesting

Je kunt per loonjaar (vanaf 2018) kiezen hoe je de schuld huisvesting, die is ontstaan met het automatisch corrigeren t.b.v. de NeWML berekening, wilt verrekenen. Je hebt de keuze uit de volgende twee opties:

Alleen ruimte boven NeWML benutten: De ruimte boven NeWML wordt benut voor het verrekenen van de schuld huisvesting
25% toegestane inhouding en ruimte boven NeWML benutten: Voor het verrekenen van de schuld huisvesting wordt eerst gekeken of er ruimte is binnen de 25% toegestane inhouding voor huisvesting en deze wordt dan benut. Daarna wordt gekeken naar de ruimte boven NeWML.

Let op! Na het opslaan van je keuze kun je deze niet meer wijzigen. Je kunt de instelling alleen wijzigen bij aanvang van een nieuw loonjaar. Automatisch wordt de instelling van het vorige loonjaar overgenomen.