Op dit tabblad kun je fiscale en sociale gegevens van de flexwerker vastleggen. De diverse onderdelen zijn:

  • Basisgegevens
  • Studentenregeling
  • Loontijdvak
  • Aftrekposten alle heffingen
  • Gegevens voor loonopgave
  • Verzekering
  • Sociale- en aanvullende verzekeringen

Het kan voorkomen dat bepaalde onderdelen niet beschikbaar zijn, deze worden dan grijs getoond (i.p.v. wit). Dit kan per medewerker verschillen en is afhankelijk van de autorisatie instellingen 'Flexwerkers' (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwerkers).


Basisgegevens

Deze gegevens zijn jaargebonden en worden o.a. gebruikt voor de jaaropgave.

Burgerservicenummer

In dit veld geef je het burgerservicenummer van de flexwerker in. Easyflex controleert dit nummer op bestaanbaarheid aan de hand van de elfproef. Elk burgerservicenummer kan maar éénmalig worden ingegeven, er kunnen dus geen meerdere flexwerkers met hetzelfde burgerservicenummer worden ingevoerd. Ook deze controle voert Easyflex uit. 

In verband met de AVG kan het BSN van een flexwerker in bepaalde situaties verwijderd worden. Dit kan voor flexwerkers die geen actieve plaatsingen en geen actieve verzekeringen (meer) hebben. Alle plaatsingen moeten definitief beëindigd zijn om het BSN te kunnen verwijderen. Verzekeringen moeten een einddatum in het verleden hebben en de beëindiging van de verzekering moet verwerkt/gemeld zijn om het BSN te kunnen verwijderen. Bij het (opnieuw) plaatsen van een flexwerker waarvan het BSN is verwijderd moet het BSN eerst weer worden vastgelegd alvorens de definitieve plaatsing kan worden aangemaakt.

Er zijn enkele uitzonderingen voor het kunnen plaatsen zonder BSN: voor medewerkers die hiervoor geautoriseerd zijn, indien het anoniementarief van toepassing is en in plaatsingen met de leveringswijzen Doorlenen, ZZP en Werving & Selectie.

Arbeidsmigrant

Indien de flexwerker een arbeidsmigrant betreft, wordt er automatisch een vinkje gezet in dit veld zodra je in het veld 'Einddatum AM' een einddatum ingeeft.

Datum indiensttreding

In dit veld geef je de datum van indiensttreding voor de flexwerker in. Easyflex controleert of de flexwerker op de datum indiensttreding 14 jaar of ouder is. Wanneer dit niet het geval is, wordt hiervan een foutmelding getoond. Het kan ook voorkomen dat Easyflex de datum indiensttreding aanpast. Dit komt voor wanneer bij de verloning de datum indiensttreding in de toekomst ligt. Easyflex past de datum dan aan naar de huidige verloningsdatum. Indien de flexwerker in het verleden nog niet verloond is, hanteert Easyflex deze nieuwe datum als startdatum en heeft dit geen verdere gevolgen. Indien de flexwerker in het verleden verloond is via Easyflex, wordt tijdens de verloning (na het wijzigen van de 'datum indiensttreding') deze nieuwe datum terug gezet naar de oude datum en worden eventuele premiekortingen niet toegepast.  Dit laatste heeft te maken met de inkomstenverhouding voor de Belastingdienst, welke al bestaat en niet zomaar gewijzigd kan worden. Is de flexwerker eerder verloond in Easyflex en is er bij een nieuw dienstverband recht op een korting, kan dit niet automatisch in Easyflex verwerkt worden. Dit dient dan handmatig in de loonaangifte verwerkt te worden. Dit kun je in Easyflex doen bij Backoffice > Loongiften > Betreft: Nog aan te geven > Selecteer gewenste periode > Wijzigen.

Wij zijn niet bekend met andere gevolgen die er eventueel zijn als de 'datum indiensttreding' wordt gewijzigd.

De datum die bij 'Datum indiensttreding' wordt ingevuld wordt tevens gebruikt als startdatum indien er sprake is van een arbeidsmigrant. 

Einddatum AM

Wanneer er sprake is van een arbeidsmigrant kun je in dit veld handmatig of door middel van de kalender een einddatum invoeren. De einddatum is de datum tot wanneer de flexwerker recht heeft op het voltijd minimumloon. Doorgaans zijn dit dus twee maanden, maar als er bijvoorbeeld sprake is van een project kan de tijd ook korter zijn. Zodra een einddatum is ingevuld, komt er automatisch een vinkje te staan bij 'Arbeidsmigrant'.

Loonkostenvoordeel

In dit veld geef je aan dat een loonkostenvoordeel voor de flexwerker van toepassing is. Loonkostenvoordeel is een onderdeel van de Wet Tegemoetkoming Loondomein en gaat in per 1 januari 2018. Voor de betreffende flexwerkers dien je, wanneer je geen gebruik maakt van het overgangsrecht, over een doelgroepverklaring te beschikken. Na het selecteren van de 'zoekknop' kun je de juiste begin- en einddatum van het loonkostenvoordeel vastleggen. Er is geen automatische bepaling op de maximale duur, je dient zelf de juiste begin- en einddatum in te geven. Indien de flexwerker in aanmerking komt voor meerdere loonkostenvoordelen kun je deze allemaal vastleggen. Alle voordelen worden gedurende de vastgelegde periodes meegestuurd in de loonaangifte. Het UWV bepaalt vervolgens welke voordelen aan je worden uitgekeerd. Je hebt de keuze uit de volgende vier regelingen:

  • Loonkostenvoordeel oudere werknemers

  • Loonkostenvoordeel arbeidsbeperkte werknemers
  • Loonkostenvoordeel banenafspraak
  • Loonkostenvoordeel herplaatsen arbeidsbeperkte werknemers

Afdrachtvermindering zeevaart

In dit veld geef je aan dat de regeling 'Afdrachtvermindering zeevaart' voor de flexwerker wordt toegepast. 

Afdrachtvermindering onderwijs

In dit veld geef je aan dat de regeling 'Afdrachtvermindering onderwijs' voor de flexwerker wordt toegepast. 

De afdrachtvermindering onderwijs is met ingang van 1 januari 2014 afgeschaft. Vanaf deze datum zal in Easyflex geen afdrachtvermindering meer worden toegepast. De afdrachtvermindering onderwijs zal worden vervangen door de Subsidieregeling Praktijkleren. Deze regeling kan niet via Easyflex toegepast worden.

Premiekorting jongeren

De premiekorting jongeren gaat in vanaf 1 juli 2014. Je hebt als werkgever recht op deze premiekorting wanneer je op of na 1 januari 2014 en vóór 1 januari 2016 een jongere flexwerker in dienst neemt. Deze flexwerker dient dan wel in het bezit te zijn van een doelgroepverklaring én je moet de flexwerker een contract aanbieden van ten minste 24 uur met de duur van minimaal 6 maanden. (Tot 1 juli 2015 was dit een contract van tenminste 32 uur). Direct voorafgaand aan de indiensttreding heeft de flexwerker recht op uitkering WW of bijstand. Als werkgever dien je een doelgroepverklaring in je loonadministratie te bewaren. De verklaring is afkomstig van het UVW of gemeenten. 

De regeling is bedoeld voor werknemers met de leeftijd vanaf 18 jaar tot en met 26 jaar. Uitsluitend de leeftijd op het moment van in dienst nemen is relevant voor het bepalen of de jongerenkorting van toepassing is. De premiekorting jongeren zal automatisch verrekend worden met de loonaangifte en is zonder onderbrekingen maximaal 2 jaar geldig. Indien je de premiekorting toch ten onrechte heeft toegepast kun je de ingevoerde perioden aanpassen of verwijderen. Vervolgens kun je het overzicht ‘Herrekenen verloningen’ in de ‘Backoffice’ aanmaken.

De premiekorting jongeren wordt met ingang van 1 januari 2018 afgeschaft. Vanaf deze datum zal Easyflex geen premiekorting meer toepassen.

Uitkeringsgerechtigde met recht op premiekorting

De ouderenkorting voor langdurig werklozen gaat in vanaf 1 januari 2009. Van de betreffende flexwerkers moet je als werkgever een doelgroepverklaring in de loonadministratie bewaren. De verklaring is afkomstig van het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen, de Sociale Verzekeringsbank, het college van burgemeester en wethouders of een andere uitkeringsinstantie.

Vanaf januari 2015: werknemers ouder dan 56 jaar (tot 2014 was dit 50 jaar) met een uitkering (op de dag vóór indiensttreding) kunnen de verklaring aanvragen bij het WERKbedrijf (voormalig UWV en CWI). Dat kan telefonisch via 0900-9294. De aanvrager moet daarbij aangeven per welke datum hij in dienst treedt en ontvangt de verklaring binnen enkele dagen.

Je hebt als werkgever recht op deze premiekorting wanneer je vanaf deze datum een flexwerker van 56 jaar of ouder in dienst neemt (in 2014 was dit vanaf 50 jaar of ouder). Deze flexwerker dient dan wel een uitkeringsgerechtigde te zijn. De optie komt alleen beschikbaar als de flexwerker aan de leeftijdseis en datum in diensttreding voldoet. Je moet als werkgever zelf controleren of de flexwerker een uitkeringsgerechtigde is. De premiekorting zal automatisch worden verrekend met de loonaangifte en is voor maximaal 3 jaar geldig. De premiekorting is ook van toepassing als je flexwerkers van 62 jaar en ouder in dienst neemt. In het geval van flexwerkers van 62 jaar en ouder zal Easyflex automatisch de premiekorting verrekenen. (Let op: Het vinkje wordt in dit geval niet aangezet, de korting wordt wel verrekend!). Als je het vinkje bij de premiekorting uitzet wordt er niet automatisch herrekend voor deze flexwerker, je dient hiervoor het overzicht 'Herrekenen verloningen' in de 'Backoffice' aan te maken.

Als het dienstverband minder dan 3 maanden onderbroken is, wordt de dienstbetrekking geacht niet te zijn onderbroken. Je mag dan de premiekortingsperioden voor en na de onderbreking bij elkaar op tellen totdat je de premiekorting van drie jaar hebt toegepast. In Easyflex kun je de premiekorting niet meer dan 3 kalenderjaren toepassen. Dit omdat het mogelijk is om in een latere periode gewerkte weken toe te voegen, hierdoor kan er bijvoorbeeld teveel premiekorting worden geclaimd. Om dit ten allen tijden te voorkomen berekent Easyflex niet meer dan 3 kalenderjaren. Mocht je toch meer premiekorting willen toepassen dan is het mogelijk om via 'Backoffice > Loonaangifte'  handmatig een bedrag toe te voegen voor deze premiekorting.

De premiekorting ouderen wordt met ingang van 1 januari 2018 afgeschaft. Vanaf deze datum zal Easyflex geen premiekorting meer toepassen. De premiekorting ouderen zal worden vervangen door het Loonkostenvoordeel (zie boven).

Studentenregeling

Deze gegevens gelden voor de opgegeven kwartalen in het betreffende loonjaar. Standaard staat de studentenregeling op N.v.t. Wanneer je deze gegevens wilt wijzigen activeer je de knop 'Wijzig'.

Registratie op basis van

Je dient in dit veld een keuze te maken op basis waarvan de registratie plaats vindt. Je hebt de keuze uit:

  • N.v.t.
  • Registratienummer kinderbijslag (x.xxx.xxx.x)
  • ISIC regeling (xxx.xxx.xxx.xxx)
    International Student Identity Card
  • Burgerservicenummer (wordt automatisch gevuld)

Voorheen was het correspondentie-/O&W-nummer voldoende voor de registratie van de studentenregeling, dit is aangepast naar het burgerservicenummer. Flexwerkers die al een studentenregeling hadden op basis van een Correspondentie-/O&W-nummer blijven geregistreerd staan op basis van dit nummer. 

Nummer

Indien je voor 'Registratienummer kinderbijslag' of 'ISIC' kiest, dien je in dit veld het betreffende nummer in te geven. Easyflex plaatst deze nummers automatisch in de juiste volgorde voor aanlevering. Tevens dien je aan te geven over welke kwartalen de regeling wordt toegepast. Je dient minimaal één kwartaal te selecteren.

Bijlage studentenregeling

Je dient in dit veld de aanvangs- en einddatum van de regeling in te geven. Als je op de knop 'Bijlage' klikt, worden automatisch de datums gevuld van de door jou aangevinkte kwartalen. Heb je bijvoorbeeld kwartaal 1 en 2 aangevinkt, wordt de aanvangsdatum gevuld met 01-01-2006 en de einddatum met 30-06-2006. Uiteraard kun je ook handmatig de aanvangs- en einddatum ingeven. Als je het vinkje in kwartaal 4 van het huidige jaar aan heeft staan, zal de studentenregeling automatisch actief zijn in het nieuwe jaar voor kwartaal 1,2,3 en 4. Tevens is het mogelijk een bijlage studentenregeling (bijvoorbeeld een kopie van de loonbelastingverklaring voor studenten- en scholierenregeling) vast te leggen via importeren bestand (Algemeen > Importeren bestand). Ook hiervoor selecteer je de knop 'Bijlage'. Wanneer je een bijlage hebt vastgelegd wordt in het vierkantje naast de datum een icoontje getoond (zie onderstaande afbeelding bij aanvangsdatum). Wordt het vierkantje leeg getoond, heb je geen bijlage vastgelegd (zie onderstaande afbeelding bij einddatum), Wanneer je een aanvangs- en einddatum hebt ingegeven, kun je ook een model loonbelastingverklaring voor studentenregeling inzien. Je selecteert de knop 'Bijlage' en het model loonbelastingverklaring voor studentregeling wordt getoond.

Loontijdvak

Binnen het loonjaar zijn verschillende loontijdvakken mogelijk omdat Easyflex je de mogelijkheid wil bieden zelf te bepalen of er per week, per 4-weken of per maand moet worden verloond. Deze informatie is van belang voor de loonberekeningen; zonder loontijdvak kan de flexwerker niet tewerk worden gesteld. Op de jaaropgave wordt vermeld welke tijdvaktabel het meest is toegepast. Je kunt de loontijdvakken niet op elk moment wijzigen. Wanneer er bijvoorbeeld al verloond is voor een bepaalde periode kun je het loontijdvak niet wijzigen. Easyflex toont je in dit geval een melding. Tevens adviseert Easyflex je, om belastingtechnische redenen, om de wijziging in te laten gaan op de eerste dag van de periode welke je selecteert. Wanneer je bijvoorbeeld loontijdvak 'Week' selecteert, geef je bij de ingangsdatum de eerste dag van de week in, bij loontijdvak '4-weken' de eerste dag van de 4-weken periode en bij loontijdvak 'Maand' de eerste dag van de maand.

Situatie met ingang van

Wanneer je de knop 'Nieuw' kiest, kun je een nieuwe ingangsdatum ingeven voor het loontijdvak. Leg je voor de eerste keer een loontijdvak vast, wordt automatisch de huidige systeemdatum getoond. Er wordt een controle uitgevoerd op de laatste verloningsperiode in het huidige loontijdvak, de nieuwe ingangsdatum mag nooit liggen vóór de laatste verloningsdatum.

Loontijdvak

Wanneer je het eerste loontijdvak ingeeft, kun je een keuze maken uit één van de beschikbare opties;

  • Week
  • 4-weken
  • Maand
  • Dag* 

*De dagtabel is beschikbaar vanaf het moment de optie 'Alleen loonbelasting' op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces' is geactiveerd en afhankelijk van de autorisatierol te selecteren. De dagtabel hanteert als achterliggende periode voor loonstroken, rapportages, boekingsdatum tbv loonaangifte etc. de declaratieperiode van de flexwerker.

Wanneer je een volgend nieuw loontijdvak ingeeft, kun je alleen maar kiezen uit de twee opties welke nog niet geselecteerd zijn. Bijvoorbeeld het loontijdvak is per 1-10-2005 per Maand, je geeft een nieuw loontijdvak in per 1-12-2005, je kunt nu alleen maar kiezen uit de opties 4-weken of Week. Wanneer je een wijziging of een nieuw loontijdvak inbrengt, controleert Easyflex of het moment dat je de aanpassing doorvoert belastingtechnisch wel gunstig is voor de flexwerker. Zo kun je een loontijdvak per week het beste in laten gaan op de maandag van de week, een loontijdvak per 4-weken op de 1e dag van een 4-weken periode en een loontijdvak per maand op de eerste van de maand. Indien dit niet het geval is, geeft Easyflex je een controle melding en vraagt of je wil doorgaan, je kunt met 'Ja' of 'Nee' antwoorden.

Indien je het loontijdvak van een flexwerker wijzigt en je hebt een vast bedrag voor het werknemers- en werkgeversgedeelte voor de pensioenregeling vastgelegd, dan dien je deze bedragen ook aan te passen aan het nieuwe loontijdvak.

Wij adviseren voor flexwerkers waarbij het anoniementarief wordt toegepast een loontijdvak van een week te hanteren. Het is namelijk niet toegestaan om de toepassing van het anoniementarief te wijzigen binnen een reeds verloond loontijdvak. Op het moment dat je het 4-wekentijdvak of maandtijdvak selecteert geeft Easyflex de volgende controle melding:

Deeltijdbaan

De optie 'deeltijdbaan' mag alleen toegepast worden als er een duidelijke schriftelijke afspraak met de flexwerker is gemaakt over het aantal uren wat de flexwerker (parttime) per loontijdvak gaat werken. Je kunt hier bijvoorbeeld een plaatsingsbevestiging voor gebruiken.

Er wordt bij de verloning gecontroleerd of de flexwerker een volledig loontijdvak heeft gewerkt. Bij een loontijdvak 'Week' wordt gecontroleerd of de flexwerker 5 dagen of meer heeft gewerkt, bij loontijdvak '4-weken' wordt gecontroleerd of de flexwerker 20 dagen of meer heeft gewerkt en bij loontijdvak 'Maand' wordt gecontroleerd of de flexwerker het aantal werkdagen van de maand heeft gewerkt, dit aantal verschilt per maand. Wanneer de flexwerker een volledig loontijdvak heeft gewerkt wordt de loonbelastingtabel toegepast van het loontijdvak (weektabel, 4-wekentabel of maandtabel).

Heeft de flexwerker geen volledig loontijdvak maar een gedeeltelijk loontijdvak gewerkt dan wordt de optie 'deeltijdbaan' gecontroleerd. Wanneer de optie 'Deeltijdbaan' aangevinkt is zal Easyflex bekijken of volgens de regels van de Belastingdienst de tijdvaktabel toegepast kan worden (weektabel, 4-wekentabel of maandtabel). Anders worden de daadwerkelijk gewerkte dagen toegepast op basis van de dagtabel. Voor meer informatie omtrent het toepassen van de tijdvaktabellen verwijzen wij je naar het handboek Loonheffingen van de Belastingdienst.

Wanneer is er sprake van een gedeeltelijk loontijdvak?

Er is sprake van een gedeeltelijk loontijdvak wanneer;
- Een flexwerker minder dan vijf dagen per week werkt. Wanneer de optie 'Deeltijdbaan' aangevinkt is zal Easyflex bekijken of volgens de regels van de Belastingdienst de tijdvaktabel toegepast kan worden.
- Er halverwege een loontijdvak een switch wordt gemaakt naar een ander loontijdvak (bijvoorbeeld midden in een week naar '4-weken'). Wanneer je een flexwerker halverwege een loontijdvak wilt laten switchen naar een ander loontijdvak dan toont Easyflex je de melding dat dit nadelig is voor de flexwerker en toont je tevens een alternatief. Je bent vrij in de keuze dit advies op te volgen.
- De flexwerker bij indiensttreding geen volledig tijdvak werkt, dus halverwege een tijdvak start. Wanneer de optie 'Deeltijdbaan' aangevinkt is zal Easyflex bekijken of volgens de regels van de Belastingdienst de tijdvaktabel toegepast kan worden.

                    

Aftrekposten alle heffingen

In dit veld worden de aftrekposten zoals pensioenen, VUT en WAO-hiaatregelingen geselecteerd. Deze gegevens kunnen in de loop van het jaar worden gewijzigd en zijn van belang voor de loonberekeningen.

Situatie met ingang van

Wanneer je de knop 'Nieuw' kiest, toont Easyflex je automatisch de systeemdatum. Deze kun je, indien gewenst, wijzigen. Een wijziging of nieuwe ingangsdatum wordt direct uitgevoerd. Bij de verloning van urendeclaraties wordt gecontroleerd welke instellingen er bekend zijn op de laatste dag van de verloningsperiode. Deze gegevens worden toegepast. Bijvoorbeeld; er zijn twee schema's vastgelegd, één per 1-1-2006 en één per 16-4-2006. Het loontijdvak is per week en week 14 wordt verloond, 9 april is de laatste verloningsdag van week 14, voor deze week wordt het schema van 1-1-2006 toegepast. Wanneer week 15 wordt verloond is 16 april de laatste verloningsdag, voor week 15 wordt het schema van 16-4-2006 toegepast.

Bij een ingangsdatum halverwege een loontijdvak, zal automatisch het pensioen berekend worden over het gehele loontijdvak.

Aftrekposten

Je kunt per aftrekpost aanvinken of deze van toepassing is op de flexwerker. Welke aftrekposten hier worden getoond, is afhankelijk van eerdere instellingen. Er is ook een mogelijkheid om de pensioenpremie als een vast bedrag te verrekenen. Deze regeling pas je alleen toe voor vaste medewerkers of gedetacheerden. Voor flexwerkers moet je te allen tijden gebruik maken van de pensioenregeling van de StiPP. Met de gegevens van het betreffende pensioenfonds bereken je zelf de bedragen welke van toepassing zijn voor het werknemers- en werkgeversgedeelte. Je dient de bedragen wel te herleiden naar het loontijdvak wat je hebt geselecteerd. Heb je gekozen voor een loontijdvak van een maand dan moeten de bedragen ook gebaseerd zijn op een maand. De premies voor het werknemers- en werkgeversgedeelte dien je altijd voor het gehele loontijdvak vast te leggen, ook als een medewerker halverwege het loontijdvak start. Easyflex herleidt deze bedragen automatisch naar de daadwerkelijk gewerkte periode. Let op: als je het loontijdvak van de flexwerker wijzigt dan dien je ook de bedragen voor het werknemers- en werkgeversgedeelte hierop aan te passen.

Er is ook een informatie knop beschikbaar. Deze knop laat informatie zien over aftrekposten die zijn vastgelegd in een eventuele andere werkmaatschappij. Om de informatie knop te kunnen zien moet je een samenwerking hebben met een andere werkmaatschappij en moet de betreffende flexwerker bekend zijn in deze werkmaatschappij op basis van het registratienummer. De knop is bedoeld om snel te kunnen zien of de flexwerker al een actieve aftrekpost heeft in een andere werkmaatschappij.

APG Inkomstenverhouding

Voor de aftrekpost APG kan hier worden aangegeven wat de datum in- en uit dienst is. Indien de inkomstenverhouding niet is gevuld terwijl er al wel premie is berekend en er wordt een levering gedaan, dan wordt de inkomstenverhouding bepaald door Easyflex. De bepaling door Easyflex van de datum in dienst heeft de volgende voorwaarden:

  • APG pensioen staat aan
  • Er is nog geen inkomstenverhouding datum vastgelegd

Als aan deze voorwaarden is voldaan, dan wordt de datum aan de hand van de volgende punten bepaald:

  • Datum in dienst
  • Datum 'aan' van APG pensioen
  • Startdatum aangiftetijdvak APG. (Maand of 4-weken)

De te gebruiken datum wordt dan:

  1. De eerder vastgelegde datum
  2. De kleinste datum van datum in dienst en APG pensioenlevering
  1. Datum wordt vervroegd naar startdatum aangifte tijdvak APG pensioenlevering.

Vanaf juni 2016 kan de inkomstenverhouding ten behoeve van APG ook handmatig worden vastgelegd.

Als de datum handmatig is vastgelegd en de inkomstenverhouding is nog niet gebruikt in een aanlevering, dan is deze volledig aan te passen of te verwijderen. Zodra de inkomstenverhouding is verwerkt in een pensioenlevering, dan is de datum in dienst alleen binnen het tijdvak aan te passen. De datum uit dienst is altijd in te geven indien niet aanwezig. Als deze wel aanwezig is, dan is de datum wel te verlaten, maar niet te vervroegen. In geval APG pensioen alleen in een plaatsing is ingesteld en dus niet als nieuwe situatie bij 'Aftrekposten alle heffingen' in 'Fiscaal-sociaal' dan is het nodig om de datum uit dienst handmatig in te geven om een einde inkomstenverhouding bericht te sturen naar APG.

Indien de inkomstenverhouding dient te worden ingetrokken kan dit worden aangegeven. De intrekking wordt in de eerst volgende aanlevering samen met alle bijbehorende inkomstenperioden ingetrokken. Echter voor de daarop volgende aanleveringen dienen wel alle perioden binnen de inkomstenverhouding ook te worden gecorrigeerd naar 0,00. Als de inkomstenverhouding is ingetrokken, maar er staat nog premie in een periode binnen de inkomstenverhoudingsperiode, dan wordt de inkomstenverhouding opnieuw verstuurd met premies in de betreffende inkomstenperioden.

Bij het ingeven van een inkomstenverhouding met een datum in het verleden wordt in het scherm volgende melding getoond:
Let op: Voor deze inkomstenverhouding dient nog een heraanlevering gedaan te worden. Totdat de aanlevering is gedaan is het nog mogelijk om de inkomstenverhouding te wijzigen of verwijderen.

Als op de 'Intrekking' knop is gedrukt en daar is akkoord op gegeven, maar achteraf was dat niet de bedoeling, dan kan er door er nog een keer op te klikken de intrekking worden teruggedraaid. Dit kan echter alleen als er nog niet is aangeleverd.

CAO-fonds

Indien je gebruik maakt van de aftrekpost CAO-fonds kun je hier het registratienummer van de flexwerker invoeren welke je van het betreffende fonds ontvangt. Let op: Dit nummer geldt voor alle aangemaakte CAO-fondsen, het is niet mogelijk per CAO-fonds een apart nummer in te voeren. 

Gegevens voor loonopgave

Deze gegevens zijn van belang voor de loonopgave en vermelding op de jaaropgave en kunnen meerdere keren per jaar wijzigen. Echter wanneer de gegevens voor 'Tarief bijzondere beloningen' worden gewijzigd, worden deze voor het gehele kalenderjaar (jaar waarin de huidige systeemdatum valt) gewijzigd en aangepast. Je kunt de gegevens voor loonopgave pas ingeven wanneer er de geboortedatum van de flexwerker is vastgelegd.

Situatie met ingang van

Wanneer je de knop 'Nieuw' kiest, toont Easyflex je automatisch de systeemdatum. Deze kun je, indien gewenst, wijzigen. De datum moet altijd liggen tussen 1 januari van het huidige kalenderjaar tot en met 31 december van het volgende kalenderjaar. Een wijziging of nieuwe ingangsdatum wordt direct uitgevoerd. Bij de verloning van urendeclaraties wordt gecontroleerd welke instellingen er bekend zijn op de laatste dag van de verloningsperiode. Deze gegevens worden toegepast. Bijvoorbeeld; er zijn twee schema's vastgelegd, één per 1-1-2006 en één per 16-4-2006. Het loontijdvak is per week en week 14 wordt verloond, 9 april is de laatste verloningsdag van week 14, voor deze week wordt het schema van 1-1-2006 toegepast. Wanneer week 15 wordt verloond is 16 april de laatste verloningsdag, voor week 15 wordt het schema van 16-4-2006 toegepast. De datum die je hier vastlegt is leidend voor het aanmaken van een plaatsing.

Loonheffing berekenen

Je kunt aangeven of er loonheffing voor de flexwerker moet worden berekend. De mogelijkheden zijn:

  • Ja, met loonheffingskorting (regulier, er wordt loonheffing berekend en er wordt loonheffingskorting berekend)
  • Ja, zonder loonheffingskorting (bijvoorbeeld het werk via de werkmaatschappij is voor de flexwerker een tweede baan, er wordt al ergens anders loonheffingskorting berekend)
  • Nee (er wordt geen loonheffing berekend, de fiscus stelt dat er een optie moet zijn om geen loonheffing te berekenen)
  • Alleen loonbelasting met heffingskorting (herleidingssituatie, alleen de loonbelasting wordt berekend)
  • Alleen loonbelasting zonder heffingskorting (herleidingssituatie, alleen de loonbelasting wordt berekend)
  • Alleen soc.verzekeringen met heffingskorting (herleidingssituatie, alleen de volksverzekeringen en werknemersverzekeringen worden berekend)
  • Alleen soc.verzekeringen zonder heffingskorting (herleidingssituatie, alleen de volksverzekeringen en werknemersverzekeringen worden berekend)
  • Anoniementarief

Automatisch wordt 'Ja, met loonheffingskorting' getoond bij het invoeren van nieuwe gegevens voor loonopgave. Door het activeren van het pijltje, kun je deze keuze eventueel wijzigen.

De opties 'Alleen loonbelasting met heffingskorting', 'Alleen loonbelasting zonder heffingskorting' en 'Anoniementarief' zijn beschikbaar nadat deze in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces' zijn geactiveerd en afhankelijk van de autorisatierol te selecteren. 

De opties 'Alleen loonbelasting met heffingskorting' en 'Alleen loonbelasting zonder heffingskorting' zijn alleen te selecteren als de flexwerker een buitenlands domicilieadres heeft. Met deze opties wordt tijdens de verloning alleen de loonbelasting berekend en geen sociale verzekeringen (volksverzekeringen en werknemersverzekeringen). De berekening van alleen de loonbelasting is de herleidingssituatie ‘Alleen belastingplichtig’ zoals die is vastgelegd door de Belastingdienst. Hiervoor zijn aparte loonbelastingtabellen.

Het alleen inhouden van de loonbelasting is voor medewerkers die niet in Nederland verzekerd zijn voor de sociale premies en alleen loonbelasting moeten afdragen. Hiervoor is een A1-verklaring voor sociale verzekeringspremies nodig. Voor het mogen toepassen en aanvragen van een A1-verklaring voor sociale verzekeringspremies zijn voorwaarden verbonden. Easyflex kan hierover geen advies geven en wij adviseren om je hier eerst goed over te laten informeren. Voor meer informatie kun je terecht bij de Belastingdienst of SVB. 

Met de opties 'alleen soc.verzekeringen met heffingskorting' en 'alleen soc.verzekeringen zonder heffingskorting' worden tijdens de verloning alleen de volksverzekeringen belast bij de werknemer en de werknemersverzekeringen bij de werkgever. Er wordt dus geen loonbelasting berekend. De berekening van alleen de loonbelasting is de herleidingssituatie ‘Uitsluitend premieplichtig voor de AOW, Anw en Wlz’ zoals die is vastgelegd door de Belastingdienst. Hiervoor zijn aparte loonbelastingtabellen.

Let op! Als je na toepassing van alleen loonbelasting een nieuwe ingangsdatum vastlegt met een keuze voor berekening loonheffing waar de sociale verzekeringen wel van toepassing is, dan is het inhaaleffect van toepassing. Met terugwerkende kracht worden de sociale verzekeringen alsnog berekend.

Wij adviseren voor flexwerkers waarbij het anoniementarief wordt toegepast een loontijdvak van een week te hanteren. Het is namelijk niet toegestaan om de toepassing van het anoniementarief te wijzigen binnen een reeds verloond loontijdvak. Op het moment dat je het anoniementarief selecteert geeft Easyflex de onderstaande controle melding:

Fiscaal woonland

Hier leg je het fiscale woonland van de flexwerker vast. Het fiscale woonland is van invloed op de in te houden loonheffing. Je hebt de keuze uit:

  • Nederland
  • Landenkring
  • Derde landen
  • België (vanaf 01-01-2020)
  • Suriname/Aruba (vanaf 01-01-2020)

Indien je bij 'Loonheffing' kiest voor 'Anoniementarief' wordt het fiscaal woonland automatisch gevuld met 'N.v.t.' omdat het fiscale woonland geen invloed heeft op het anoniementarief.

Loonbelastingverklaring

Easyflex neemt automatisch de datum over van 'Situatie met ingang van'. Uiteraard kun je, indien gewenst, handmatig deze datum wijzigen. Deze datum is niet leidend voor het aanmaken van een plaatsing. Tevens is het mogelijk een kopie loonbelastingverklaring vast te leggen via importeren bestand. Je selecteert hiervoor de knop 'Bekijk document'. Wanneer je een bijlage hebt vastgelegd wordt in het vierkantje naast de datum een icoontje getoond. Wordt het vierkantje leeg getoond, heb je geen bijlage vastgelegd. Wanneer de datum is ingegeven kun je ook een model loonbelastingverklaring inzien. Je selecteert de knop 'Bekijk document' en het model loonbelastingverklaring wordt getoond.

A1-Verklaring

Als je bij 'Loonheffing berekenen' hebt gekozen voor de optie 'Alleen loonbelasting met heffingskorting' of 'Alleen loonbelasting zonder heffingskorting' dan komt de optie 'A1-verkl.' beschikbaar. Je kunt dan een A1-verklaring vastleggen via importeren bestand. Je selecteert hiervoor de knop 'Bekijk document'. Wanneer je een bijlage hebt vastgelegd wordt in het vierkantje naast de datum een icoontje getoond. Wordt het vierkantje leeg getoond, heb je geen bijlage vastgelegd. 

Aanduiding soort inkomen

Easyflex toont in dit veld automatisch de optie 'Flexwerkers/vaste medewerkers'. Alleen voor vaste medewerkers kun je deze optie, indien gewenst, wijzigen naar 'Directeuren NV/BV wel verzekerd svw' of 'Directeuren NV/BV niet verzekerd svw'. Indien je kiest voor 'Directeuren NV/BV niet verzekerd svw' mag het verlaagde premiepercentage voor de ZVW toepassen (per 2013 is dit de werknemersbijdrage ZVW).

Let op: als je de optie 'Directeuren NV/BV niet verzekerd svw' kiest zullen de instellingen voor de sociale en aanvullende verzekeringen automatisch worden aangepast. Dit wordt direct toegepast tijdens het verlonen. In het onderdeel 'Sociale en aanvullende verzekeringen' blijven alle opties aangevinkt staan. Je hoeft hier zelf geen aanpassingen te maken.

Tarief bijzondere beloningen

Aan de hand van het geschatte jaarloon van een flexwerker wordt bepaald welk percentage wordt toegepast voor bijzondere beloningen. Het percentage voor bijzondere beloningen is van toepassing bij de verloning van looncomponenten waarbij is aangegeven dat deze verloond worden via de loonbelastingtabel voor bijzondere beloningen, bijvoorbeeld overwerkuren, vakantiegeld, feestdagen e.d. Met de 'i'-knop kunnen de jaarlonen van vorige kalenderjaren worden bekeken.

Standaard toont Easyflex de optie 'Automatisch'. Het jaarloon van de flexwerker wordt dan op de volgende wijze berekend: uurloon van de plaatsing van de eerste verloning in Easyflex x 2250. Met 'eerste verloning' wordt elke eerste verloning bedoeld die plaatsvindt nadat het jaarloon op 0 is gezet. Het jaarloon wordt automatisch aan het begin van het nieuwe loonjaar op 0 gezet. Ook kun je het jaarloon (gedurende het loonjaar) handmatig op 0 zetten. Indien je een nieuwe situatie vastlegt bij 'Gegevens voor loonopgave' zal automatisch het jaarloon voor het betreffende loonjaar worden getoond indien de flexwerker reeds is verloond in dat loonjaar. 

Voor de verschillende tarieven kun je het 'Handboek Loonheffingen' van de Belastingdienst raadplegen. Je kunt er ook voor kiezen het tarief voor bijzondere beloningen zelf te bepalen. Daarvoor wijzig je de instelling naar 'Handmatig' en vervolgens geef je het percentage voor bijzondere beloning in.

Extra % loonheff.

Wanneer er extra loonheffing berekend moet worden, kun je het percentage ingeven. Het gaat om een extra percentage bovenop de berekende loonheffing. Als een flexwerker bijvoorbeeld 50% extra loonheffing wil betalen over een loonheffing van € 103,00, dan is de extra loonheffing 50% van € 103,00 en de totale loonheffing € 103,00 x 1,5 = € 154,50.

Bijtelling auto/fiets

In dit veld dien je aan te geven of de flexwerker een auto of fiets van de zaak heeft. Standaard toont Easyflex de optie 'Nee'. Je kunt dit indien gewenst aanpassen, je hebt de keuze uit;

  • Nee
    Flexwerker heeft geen auto van de zaak.
  • Ja, met bijtelling privégebruik
    Flexwerker heeft een auto van de zaak en heeft bijtelling op het loon en/of een eigen bijdrage.
  • Ja, geen bijtelling (verklaring bel. dienst)
    Flexwerker heeft een auto van de zaak, maar er is een 'Verklaring geen privé-gebruik auto' van de belastingdienst, zodat de flexwerker geen bijtelling en/of eigen bijdrage heeft.
  • Ja, geen bijtelling (afspraak werkgever)
    Flexwerker heeft een auto van de zaak, maar er geldt een collectieve afspraak vanuit de werkgever naar de belastingdienst, zodat de flexwerker geen bijtelling en/of eigen bijdrage heeft.
  • Ja, geen bijtelling (ander bewijs)
    Flexwerker heeft een auto van de zaak, maar hij/zij kan bewijs aanleveren aan de belastingdienst dat hij/zij niet meer dan 500 kilometer privé heeft gereden, er hoeft geen bijtelling en/of eigen bijdrage berekend te worden.
  • Ja, geen bijtelling (afwisselend gebruik)
    Flexwerker heeft een auto van de zaak, maar hij/zij kan bewijs aanleveren aan de belastingdienst dat de auto met 1 of meer collega’s doorlopend afwisselend gebruikt wordt.
  • Ja, geen bijtelling (auto zonder CO2)
    Flexwerker heeft een auto van de zaak, maar het betreft een auto zonder CO2 uitstoot waarvoor de bijtelling 0 % is.
  • Ja, geen bijtelling (zakelijke bestelauto)
    Flexwerker heeft een bestelauto van de zaak, maar er is een 'Verklaring geen privé-gebruik bestelauto' van de belastingdienst, zodat de flexwerker geen bijtelling en/of eigen bijdrage heeft.
  • Fiets, met bijtelling privégebruik
    Flexwerker heeft een fiets van de zaak en heeft een bijtelling op het loon en/of een eigen bijdrage.

Wanneer je voor 'Nee' hebt gekozen, hoef je verder niets in te geven. Heb je voor een van de 'Ja' situaties gekozen, kun je de knop 'Zoeken' activeren. Het venster 'Auto/fiets van de zaak' wordt geopend. In dit venster kun je een aantekening noteren, het bedrag bijtelling op jaarbasis en het bedrag eigen bijdrage op jaarbasis opgeven. Je neemt hier dus 25% van de cataloguswaarde van de auto of 7% van de cataloguswaarde van de fiets op. Heb je gekozen voor de situatie 'Ja, met bijtelling privégebruik' ben je verplicht een bedrag voor bijtelling in te geven. Deze bijtelling moet worden ingegeven als jaarbedrag. Je hebt twee keuzes voor de methode van berekening van de bijtelling:

  • Aantal kalenderdagen in loontijdvak
    Bij de loonberekening wordt het jaarbedrag berekend op basis van het aantal kalenderdagen van het loontijdvak dat bij de flexwerker is vastgelegd. Is het loontijdvak bijvoorbeeld week wordt het jaarbedrag maal 7 (dagen per week) gedaan en daarna gedeeld door 365 (dagen per jaar). Let op: in een schrikkeljaar deel je dit door 366 (dagen per jaar). 
  • Vast bedrag per loontijdvak
    Bij de loonberekening wordt het jaarbedrag berekend op basis van het aantal loontijdvakken in het kalenderjaar. Als bij de flexwerker bijvoorbeeld een week loontijdvak is vastgelegd wordt het jaarbedrag gedeeld door 52 (weken). Indien het bedrag halverwege het loontijdvak van de flexwerker wordt vastgelegd of beëindigd, dan wordt de bijtelling op dag basis berekend. Bijvoorbeeld 5200 (bijtelling op jaarbasis) / 52 (weken) / 7 (dagen) * 3 (aantal dagen wel bijtelling) = 42,86 bijtelling in de betreffende week.

Indien er sprake is van een loontijdvak van een dag, dan wordt dit voor deze berekeningen gezien als een week.

In de andere 'Ja' situaties kun je geen bedrag ingeven. 

Let op: Om tot het volledige jaarbedrag te komen, kies je voor 'Vast bedrag per loontijdvak'.

Lening zonder rente en/of kosten

Hier geef je aan dat deze flexwerker een personeelslening heeft afgesloten waarvan de rente- en/of kostenvoordelen niet tot het loon zijn gerekend. Vanaf het loonjaar 2016 dient het bedrag van de rente- en/of kostenvoordeel meegegeven te worden in de aangifte loonheffingen. Dit bedrag kan hier worden ingegeven.

Vervoer vanwege inhoudingsplichtige

In de volgende situaties is sprake van vervoer vanwege de werkgever:

  • Je organiseert het vervoer van de werknemer, bijvoorbeeld met een personeelsbus of door een auto of fiets van de zaak ter beschikking te stellen.
  • Je regelt dat je werknemer meerijdt in het privévervoermiddel van een collega, die daarvoor een vergoeding ontvangt.
  • Je werknemer reist per openbaar vervoer met vervoerbewijzen die je hebt gekocht en aan hem hebt verstrekt.

Je mag in deze situaties geen onbelaste kilometervergoeding betalen.

Arbeidsgehandicapt

Het is mogelijk om vast te leggen of een flexwerker arbeidsgehandicapt is. Met ingang van 1 januari 2018 heb je de keuze uit:

  • Geen arbeidshandicap
  • Arbeidshandicap
    De flexwerker is arbeidsgehandicapt en Easyflex controleert op het minimumloon (geen loondispensatie). De status 'Arbeidsgehandicapt' wordt o.a. meegestuurd in ziekmeldingen naar UWV.
  • Arbeidshandicap met loondispensatie
    De flexwerker is arbeidsgehandicapt en heeft recht op loondispensatie. Easyflex controleert niet op het minimumloon. De status 'Arbeidsgehandicapt' wordt o.a. meegestuurd in ziekmeldingen naar UWV.
  • Jonggehandicaptenkorting
    De flexwerker is arbeidsgehandicapt en heeft recht op de jonggehandicaptenkorting. Easyflex controleert op het minimumloon (geen loondispensatie). De status 'Arbeidsgehandicapt' wordt o.a. meegestuurd in ziekmeldingen naar UWV.
  • Jonggehandicaptenkorting met loondispensatie
    De flexwerker is arbeidsgehandicapt en heeft recht op de jonggehandicaptenkorting en op loondispensatie. Easyflex controleert niet op het minimumloon. De status 'Arbeidsgehandicapt' wordt o.a. meegestuurd in ziekmeldingen naar UWV.

Standaard staat de optie op 'Geen arbeidshandicap'.

Tot 1 januari 2018 kon je in bepaalde situaties recht hebben op premiekorting arbeidsgehandicapten. Tot deze datum kon je daarom een keuze maken uit de volgende opties:

  • Geen arbeidshandicap
  • Premiekorting Arbeidsgehandicapt (AGH)
    De hoge korting wordt toegepast bij een 36 urige werkweek. De flexwerker is gehandicapt. De werkgever heeft recht op premiekorting arbeidsgehandicapte werknemer.
  • Premiekorting- en loonheffingskorting
    De hoge korting wordt toegepast bij een 36 urige werkweek en de loonheffingskorting. De flexwerker is gehandicapt en kan onder de doelgroep banenafspraak vallen. De werkgever heeft recht op premiekorting arbeidsgehandicapte werknemer. Het minimumloon wordt gehanteerd (geen loondispensatie).
  • Premiekorting- en loonheffingskorting banenafspraak
    De lage korting wordt toegepast en de loonheffingskorting. De flexwerker is gehandicapt en kan onder de doelgroep banenafspraak vallen. De werkgever heeft recht op premiekorting arbeidsgehandicapte werknemers. De werknemer gebruikt de loonheffinsgkorting. Easyflex controleert niet op het minimumloon (loondispensatie).
  • Premiekorting banenafspraak
    De lage korting wordt toegepast. De flexwerker is gehandicapt en kan onder de doelgroep banenafspraak vallen. De werkgever heeft recht op premiekorting arbeidsgehandicapte werknemers. De werknemer gebruikt de loonheffingskorting niet. Easyflex controleert niet op het minimumloon (loondispensatie).
  • Premiekorting Arbeidsgehandicapt (WIA)
    De hoge korting wordt toegepast bij een 36 urige werkweek. De flexwerker is gehandicapt en de werkgever heeft recht op premiekorting arbeidsgehandicapte werknemer. (Herplaatsing werknemer met recht op een WIA uitkering, Maximale duur van 1 jaar).
  • Premie- en loonheffingskort. (WIA)
    De hoge korting wordt toegepast bij een 36 urige werkweek en de loonheffingskorting. De flexwerker is gehandiacpt en kan onder de doelgroep banenafspraak vallen. De werkgever heeft recht op premiekorting arbeidsgehandicapte werknemer. Het minimumloon wordt gehanteerd (geen loondispensatie). (Herplaatsing werknemer met recht op een WIA uitkering. Maximale duur van 1 jaar).
  • Premie- en loonheffingskort. banenafspraak (WIA)
    De lage korting wordt toegepast en de loonheffingskorting. De flexwerker is gehandicapt en kan onder de doelgroep banenafspraak vallen. De werkgever heeft recht op premiekorting arbeidsgehandicapte werknemers. De werknemer gebruikt de loonheffingskorting. Easyflex controleert niet op het minimumloon (loondispensatie). (Herplaatsing werknemer met recht op een WIA uitkering. Maximale duur van 1 jaar).
  • Premiekorting banenafspraak (WIA)
    De lage korting wordt toegepast. De flexwerker is gehandicapt en kan onder de doelgroep banenafspraak vallen. De werkgever heeft recht op premiekorting arbeidsgehandicapte werknemers. De werknemer gebruikt de loonheffingskorting niet. Easyflex controleert niet op het minimumloon (loondispensatie). (Herplaatsing werknemer met recht op een WIA uitkering. Maximale duur van 1 jaar).

Standaard staat de optie op 'Geen arbeidshandicap'. AOW gerechtigde flexwerkers hebben geen recht op gehandicaptenkorting. De optie is standaard niet beschikbaar voor flexwerkers die AOW gerechtigd zijn. Voor flexwerkers die in de loop van hun uitzend- of arbeidsovereenkomst AOW gerechtigde worden zal de gehandicaptenkorting automatisch niet meer toegepast worden. Dit is met ingang van het eerste loontijdvak van de maand waarop de flexwerker op de laatste dag van die maand AOW gerechtigde is. Indien de premiekorting banenafspraak aan is gevinkt, dan vindt er geen controle plaats op het minimumloon bij het vastleggen van de lonen- en tarievenafspraak in de plaatsing.

De premiekorting arbeidsgehandicapten wordt met ingang van 1 januari 2018 afgeschaft. Vanaf deze datum zal Easyflex geen premiekorting meer toepassen. De premiekorting arbeidsgehandicapten zal worden vervangen door het Loonkostenvoordeel (zie boven).

Artiest en beroepssporters

Als je een artiest, beroepssporter, artiestengezelschap of sportploeg uitzend of detacheert dan kan het zijn dat je loonbelasting en premies werknemersverzekeringen moet berekenen en afdragen op grond van een speciale regeling: de artiesten- en beroepssportersregeling. Bijzonder aan deze regeling is dat je geen premie volksverzekeringen en bijdrage ZVW inhoudt op de gage (beloning). Op de factuur voor de relatie wordt een BTW tarief van 6% gehanteerd. In het handboek vind je een uitgebreide procesbeschrijving over de inrichting. Je geeft hier aan wat voor soort artiest of beroepssporter de flexwerker is.


Verzekering

Als je met een verzekeraar zoals Hollandzorg/Salland afspraken hebt gemaakt en een flexwerker neemt hier aan deel, dan dien je dit ook bij de flexwerker vast te leggen. Door de zoek-knop te activeren wordt het detailscherm geopend. De aan- en/of afmeldingen van verzekeringen wordt dagelijks automatisch door Easyflex verzorgd. 

Eenmaal per dag wordt er een bericht naar de verzekeringsinstantie gestuurd met daarin de mutaties. (Voordat je het onderdeel kunt gebruiken dien je eerst de verzekeraar vast te leggen in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Verzekeraar'.) Deze verzekering kun je alleen vastleggen bij flexwerkers met een domicilieadres in een land van de Europese Unie. Daarnaast dient de flexwerker inwoner van een lidstaat van de Europese Unie te zijn. Op het moment dat er geen Burgerservicenummer van de flexwerker aanwezig is, kan de verzekering niet aangemeld worden. Je kunt de verzekering wel activeren en verlonen in Easyflex. De flexwerker komt dan op het rapport van het overzicht 'Aan- en afmeldingen verzekering' te staan met de volgende melding: Flexwerker kan niet worden aangemeld, omdat er nog geen burgerservicenummer bekend is.

Er is ook een informatie knop beschikbaar. Deze knop laat informatie zien over verzekeringen die zijn vastgelegd in een eventuele andere werkmaatschappij. Om de informatie knop te kunnen zien moet je een samenwerking hebben met een andere werkmaatschappij en moet de betreffende flexwerker bekend zijn in deze werkmaatschappij op basis van het registratienummer. De knop is bedoeld om snel te kunnen zien of de flexwerker al een actieve zorgverzekeringen heeft in een andere werkmaatschappij.

Huidige situatie

De huidige situatie wordt getoond. Indien er geen verzekering is geselecteerd toont Easyflex dat er geen verzekering actief is. Indien er wel een verzekering is geselecteerd wordt de naam van de verzekering getoond.

Invoeren nieuwe verzekering

Nadat je de knop 'Zoeken' hebt geactiveerd, opent Easyflex het venster 'Verzekeringen'. In het linker deel van het scherm zie je alle reeds ingevoerde verzekeringen, inclusief de datum waarop de verzekering is ingegaan en is gemeld aan de betreffende organisatie, eventueel tot wanneer de verzekering loopt, bij welke verzekeraar en welke polis. Door het activeren van de knop 'Nieuw' kun je een nieuwe verzekering vastleggen. Het is mogelijk om de volgorde van verzekeringen te bepalen. Je selecteert hiervoor de pijltjestoeten. Het is niet mogelijk om van één verzekeraar twee dezelfde polissen tegelijk te laten lopen.

Einddatum

Wanneer de verzekering een einddatum heeft, kun je deze in dit veld ingeven. Als je een einddatum hebt vastgelegd en deze is ook gemeld bij de verzekeraar dan is het niet meer mogelijk deze te verwijderen. Als blijkt dat de flexwerker toch langer doorwerkt dien je de einddatum te verleggen naar een datum in de toekomst. Indien er geen einddatum is vastgelegd en je beëindigt de plaatsing van de flexwerker dan toont Easyflex je hiervan een melding.

Reden van uitschrijven

Wanneer de verzekering via Holland Zorg loopt, is het vanaf 01-01-2020 verplicht om een reden van uitschrijven op te geven.

Collectiviteit/Polis

De naam van de polis/collectiviteit wordt getoond zoals deze is vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Verzekeraar'.

Aanduiding

De aanduiding van de verzekering wordt getoond zoals deze is vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Verzekeraar'.

E106

wanneer je kiest voor HollandZorg heb je hier de keuze uit 'Ja' of 'Nee'. Als je kiest voor 'Ja' toont Easyflex de melding 'Let op, indien je kiest voor de waarde "Ja", is dit later niet meer te wijzigen naar de waarde "Nee". Als je kiest voor 'Ja' dan wordt er door de verzekeraar een E106 formulier naar het buitenlandse adres van de verzekerde gestuurd. Hiermee kunnen zij naar hun verzekeraar in het thuisland zodat ze daar geen premie hoeven te betalen.
Per 28 juni 2019 is dit bij Zorg en zekerheid niet meer het geval.

Handmatig

Met de knop 'Handmatig' achter het veld waar je de ingangsdatum en einddatum van de verzekering invoert kun je de aan- en/of afmelding markeren als handmatig aangegeven. De aan- of afmelding wordt dan niet meer automatisch verstuurd en ook niet getoond op het overzicht 'Aan-/afmeldingen verzekering'. Het handmatig markeren wordt genotificeerd en de notificatie hiervan kun je terugvinden in het tabblad 'Notificaties' bij de flexwerker. Dit kan van toepassing zijn als je wijzigingen in verzekeringen hebt doorgevoerd op het portaal, welke je vervolgens niet meer in Easyflex kunt verwerken. Bijvoorbeeld: Je hebt op het portaal een flexwerker afgemeld voor een verzekering. In Easyflex staat deze nog open. Geef je in Easyflex bij de flexwerker een einddatum voor de verzekering in, dan krijg je een foutmelding op de afmelding omdat deze flexwerker al afgemeld is. Je kunt dan de einddatum markeren als handmatig afgemeld zodat de verzekering in Easyflex afgesloten wordt maar niet automatisch afgemeld.

Sociale en aanvullende verzekeringen

Wanneer je het tabblad opent worden alle sociale- en aanvullende verzekeringen getoond welke binnen de bedrijfsinstellingen van de werkmaatschappij zijn vastgelegd. Deze sociale- en aanvullende verzekeringen zijn automatisch geselecteerd. Dit betekent dat bij verloning van de flexwerker door Easyflex de wettelijke bepalingen worden toegepast. Dit geschiedt o.a. op basis van de leeftijd van de flexwerker. Als een verzekering staat aangevinkt wil dit zeggen dat de wet wordt gevolgd (of deze nu wel of niet toegepast moet worden staat hierbuiten), als een verzekering staat uitgevinkt wil dit zeggen dat de wet niet wordt gevolgd. Het is daarom erg belangrijk dat je niets aan of uit zet bij de voorzieningen omdat dit het verloningsproces beïnvloed.

Premie
Indien geselecteerd
Indien niet geselecteerd
Toelichting
ZVW
premie wordt berekend
premie wordt niet berekend
Wanneer een flexwerker niet verzekerd is voor de AWBZ is in principe ook geen premie verschuldigd voor de ZVW. Je mag de selectie dan uitzetten
WW (Awf)
met uitzondering van de in de toelichting vermelde situatie zal premie worden berekend
premie wordt niet berekend
Voor flexwerkers die op de eerste dag van de maand AOW gerechtigde zijn zal geen premie worden berekend.
Sector premie -
WW (Wgf)
met uitzondering van de in de toelichting vermelde situatie zal premie worden berekend
premie wordt niet berekend
Voor flexwerkers die op de eerste dag van de maand AOW gerechtigde zijn zal geen premie worden berekend.
WIA basispremie
met uitzondering van de in de toelichting vermelde situatie zal premie worden berekend
premie wordt niet berekend
Voor flexwerkers die op de eerste dag van de maand AOW gerechtigde zijn zal geen premie worden berekend.

WIA gedifferentieerde premie

met uitzondering van de in de toelichting vermelde situatie zal premie worden berekend
premie wordt niet berekend
Voor flexwerkers die op de eerste dag van de maand AOW gerechtigde zijn zal geen premie worden berekend.
AZV
met uitzondering van de in de toelichting vermelde situatie zal premie worden berekend
premie wordt niet berekend
Voor flexwerkers die op de eerste dag van de maand AOW gerechtigde zijn zal geen premie worden berekend.

Situatie met ingang van

In dit veld wordt de ingangsdatum getoond van de huidige situatie. Wanneer je een nieuwe situatie wilt ingeven, selecteer je de knop 'Nieuw'. Easyflex toont bij de ingangsdatum automatisch de huidige systeemdatum. Je kunt deze datum, indien gewenst, wijzigen. Een wijziging of nieuwe ingangsdatum wordt direct uitgevoerd. Bij de verloning van urendeclaraties wordt gecontroleerd welke instellingen er bekend zijn op de laatste dag van de verloningsperiode. Deze gegevens worden toegepast. Bijvoorbeeld; er zijn twee schema's vastgelegd, één per 1-1-2006 en één per 16-4-2006. Het loontijdvak is per week en week 14 wordt verloond, 9 april is de laatste verloningsdag van week 14, voor deze week wordt het schema van 1-1-2006 toegepast. Wanneer week 15 wordt verloond is 16 april de laatste verloningsdag, voor week 15 wordt het schema van 16-4-2006 toegepast. Wanneer je gegevens binnen de sociale- en aanvullende verzekeringen wilt wijzigen, selecteert je de knop 'Wijzigen'. Je kunt nu de sociale- en aanvullende verzekeringen activeren of deactiveren door middel van het plaatsen van een vinkje of het weghalen van een vinkje. 

Reden

Wanneer je een sociale- en/of aanvullende verzekering activeert of deactiveert, dien je de reden hiervan ingeven. Alleen bij het wijzigen van de premie WW (Awf) vult Easyflex automatisch de reden 'particulier verzekerd' in. De 'WAO Uniforme premie' is gecombineerd met de 'Gedifferentieerde premie WGA'. Wanneer je één van beiden wijzigt, zal de andere ook automatisch worden aangepast.

Peildatum

Wanneer je het tabblad opent, wordt automatisch de huidige systeemdatum getoond. Je kunt de fiscale en sociale gegevens op elke gewenste peildatum opvragen. Je geeft de betreffende datum in en selecteert de knop 'Verversen'. De gegevens worden getoond zoals deze van toepassing zijn op de door jou ingegeven peildatum. Met de knop 'Standaarddatum' selecteer je wederom de huidige systeemdatum.