FAQ Financiële administratie

Algemeen

Het bedrag op mijn SEPA betaalbestand komt niet overeen met het netto loon vermeldt op mijn journaalposten lonen.

Het kan zijn dat er flexwerkers met een negatief bedrag aan verrekeningen naar een positief bedrag gaan en andersom. Het verschil tussen verrekeningen in de min en verrekeningen in de plus is het verschil wat je ziet tussen de clieop/SEPA en de journaalposten lonen.

WIA gedifferentieerd stond fout, hoe kan ik dit oplossen?

Je kunt dan de eerste verloning corrigeren en weer opboeken. De premies worden daarna herberekend. Wanneer dit geen optie is kun je het best contact opnemen met het belastingkantoor in de regio. Lees van tevoren even de informatie op de website van de belastingdienst: www.belastingdienst.nl.

Wij worden 'eigen risicodrager', wat moeten we hiervoor doen in Easyflex?

Je kunt eigen risicodrager worden voor de ziektewet en voor de WGA. Voor meer informatie hierover, raadpleeg onze procesbeschrijving.

Wij zijn eigen risicodrager voor de gedifferentieerde premie WGA, kan ik de premie die ik daarvoor betaal opnemen in mijn kostprijs?

Ja, indien je kiest voor Eigen Risicodrager gediff. premie WGA, kun je dit op het tabblad 'Beheer>Bedrijfsinstellingen>Sociale Verzekeringen', onder gediff. premie WGA, aanvinken.
De hier ingevulde premiepercentages zullen meegenomen worden bij het berekenen van de kostprijs.

Op het tabblad 'Beheer>Bedrijfsinstellingen>Looncomponenten>Premies Sociale Verzekeringen> Uniforme Premie WAO/Gediff.Premie WGA', kun je bij de journaalpostgegevens kiezen om hier een andere grootboekrekening in te voeren bij voorziening eigen risicodrager.

Wat stel ik in zodat ik automatische incasso kan toepassen bij mijn relaties?

Voor het toepassen van automatische inscasso moet het volgende gebeuren:

- Op het tabblad 'Frontoffice > Relaties > Facturatie > Instellingen' vul je het bank- of gironummer in van de relatie. Vervolgens kies je bij 'Betaalwijze' voor 'Automatische incasso bank'.
- Op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Bank-/girorekeningen' voeg je, indien dit nog niet gedaan is, het bank- of gironummer toe waarop je de incasso(s) wilt ontvangen. Tevens selecteer je deze rekening in het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Rekeninggebruik' bij de optie 'Automatische incasso verkoopfacturen'.
- Op de dag welke vermeld is op de factuur als 'Uiterste betaaldatum' kun je een Clieop/SEPA lijst aanmaken om de facturen te incasseren. Je maakt het overzicht 'Incasso (aanmaken incasso-opdrachten)' aan, indien gewenst kun je ook eerst een saldilijst voor je incasso opdrachten aanmaken. Wanneer deze overzichten nog niet beschikbaar zijn gesteld in 'Backoffice' dan kun je dit alsnog doen bij 'Beheer > Aansturing overzichten'. Hierna kun je deze Clieop/SEPA inlezen in je bankprogramma.

TIP: Optioneel kun je er voor kiezen om bij incasso opdrachten de naam en/of woonplaats van de begunstigde (betaler) te vermelden in de clieop/SEPA. Fortis Bank accepteert alleen bestanden waarin deze gegevens vermeld staan, andere banken niet. Wanneer je incasso bestanden wilt inlezen middels een bankprogramma van Fortis adviseren we je de naam en plaats van de begunstigde altijd te vermelden. Op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Bank-/girorekeningen' kun je deze keuze instellen. Hiervoor activeer je de knop 'Geavanceerd'.

Waarom accepteert het bankprogramma van de ABN AMRO mijn SEPA betaalbestand niet?

Als je loonbetalingen en loonbeslagen op 1 clieop/SEPA heeft staan wordt deze clieop niet geaccepteerd door het bankprogramma van de ABN AMRO. De reden hiervan is omdat de loonbetalingen en de loonbeslagen een andere code hebben. Je kunt dit oplossen door voortaan de clieop apart aan te maken voor loonbeslagen en loonbetalingen.De clieop/SEPA die al is aangemaakt kun je niet meer wijzigen. Je zal de betalingen handmatig in moeten voeren.

Waarom accepteert de Rabobank mijn SEPA betaalbestand niet voor buitenlandse betalingen?

De Rabobank accepteert de buitenlandse betalingen niet als je in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Bank-/girorekeningen' geen land hebt ingevuld onder 'Gegevens rekeninghouder'. Bij het aanmaken van een looncomponent voor 'Vergoedingen/inhoudingen belast' dien je een keuze te maken voor 'Loonbelastingtabel'. Hiermee bepaal je welke tabel wordt toegepast voor het berekenen van loonheffing. Je kunt de volgende regel hanteren: selecteer 'Witte tabel' als het gaat om een steeds terugkerende vergoeding en 'Witte tabel bijzondere beloningen' als het gaat om eenmalige uitkeringen.

Ik heb een min marge maar waar komt deze vandaan?

Het kan zijn dat je bij een relatie of flexwerker op het tabblad 'Resultaten' of in het Management dashboard een min marge tegenkomt. Om erachter te komen waar deze minmarge vandaan komt kun je het volgende doen:
In het Management dashboard kijken naar het aantal uur dat is verloond en het aantal uur dat is gefactureerd, komt dit overeen?
- Je kunt het overzicht 'Rapportage detail' aanmaken om te zien welke relatie een verschil veroorzaakt.
- Als je weet van welke relatie of flexwerker het komt kun je de declaraties gaan nalopen op eventuele fouten of verschillen. Bijvoorbeeld: Zijn alle declaraties wel volledig verwerkt? - Een min marge kan ook ontstaan na het uitbetalen van reserveringen. In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sociale verzekeringen' wordt ingegeven wat er aan werkgeverslasten over reserveringen wordt voorzien op het moment van opbouw. Als deze voorziening te laag is geschat en bij de uitbetaling van de reserveringen zijn de werkgeverslasten meer dan de voorziening ontstaat er een min marge in de periode van uitbetalen.
- Ook in de perioden na het uitbetalen van bijvoorbeeld een vakantiegeld kunnen de werkgeverlsasten hoger zijn door het voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR). Meer informatie over het voortschrijdend cumulatief rekeningen vindt je op de website van de Belastingdienst.

Als je hier niet uitkomt kunnen wij op basis van nacalculatie de oorzaak uitzoeken, de kosten hiervan zijn €125,- per uur. Hiervoor kun je contact opnemen met het Service Center.

Hoe kan ik zien wat mijn voordeel is van de ET regeling (extraterritoriale kosten)?

Je kunt je voordeel zien wanneer je bij het looncomponent voor de ET-uitruil gekozen hebt voor drie verschillende grootboekrekeningen. Je kijkt eerst naar het saldo van de grootboekrekening voor de bruto uitruil. Daarna tel je alle sociale premiepercentages + eventueel pensioenen, sociaal fonds en scholing bij elkaar op. Dit percentage neem je van het saldo van de grootboekrekening voor de bruto uitruil. Dit is het voordeel van de ET regeling.

Bijvoorbeeld:
Saldo van grootboekrekening bruto uitruil = €10.000,00
Percentage van alle sociale premies en pensioenen e.d. = 25%
25% van €10.000,00 = €2.500,- voordeel.

Worden herrekeningen meegenomen in het management dashboard?

Wanneer je een herrekening hebt uitgevoerd wordt dit ook meegenomen in de statistieken van het management dashboard. Hoe deze herrekening wordt getoond is afhankelijk van de rapportkeuze. Bij de rapportkeuze werkmoment wordt de herrekening meegenomen in de weken die herrekend zijn (dit kunnen ook meerdere weken zijn). Bij de rapportkeuze financieel wordt de herrekening meegenomen in de week dat de herrekening is uitgevoerd.

Verloning en facturatie niet op dezelfde dag geboekt

Bij de verloning van een maanddeclaratie wordt de verloning van de flexwerker geboekt op de laatste dag van de maand. Bij de facturatie wordt de omzet op de zondag van de vorige week geboekt.

Wat moeten we met de voorziening voor het sociaal fonds doen wanneer we contracten geven in de eerste 52 weken?

Op het overzicht 'SFU' wordt de grondslag voor het sociaal fonds getoond. Deze premie gaat alleen over de eerste 52 weken of flexwerkers in de overgangsregeling. Dit bevat fase 1 en 2A van de NBBU-CAO en voor de ABU-CAO is dit fase A. Hieronder vallen dus ook flexwerkers zonder beding (premiegroep IB+IIB). Om ook voor deze flexwerkers een voorziening te treffen, kan er een extra sector en een extra reserveringsschema aangemaakt worden.

Het nieuwe reserveringsschema kan worden aangemaakt in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema's'. De percentages van het reguliere reserveringsschema voor de IB+IIB kunnen hierin worden overgenomen. Daarbij kun je een voorziening hierin treffen voor het sociaal fonds. De nieuwe sector kan worden aangemaakt in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sectoren'. Het is belangrijk om hier het nieuwe reserveringsschema aan te koppelen en om bij 'Sectorrisicogroep UWV' te kiezen voor de IB+IIB.

Vervolgens kan deze sector gekozen worden in plaatsingen van flexwerkers die in de eerste 52 weken een contract hebben. Let erop dat je na de eerste 52 weken een nieuwe loon-en tariefafspraak vastlegt in deze plaatsing, met een nieuwe sector zonder de voorziening voor het sociaal fonds. Ná 52 weken is het namelijk niet meer nodig om hiervoor een voorziening op te bouwen.

Wat betekenen de verschillende posten op Rapportage detail?

Voor een beschrijving van Rapportage detail per onderdeel, klik hier.

Wat betekenen de verschillende posten op Rapportage globaal?

Voor een beschrijving van Rapportage globaal per onderdeel, klik hier.

Kan ik Rapportage detail vergelijken met Rapportage globaal?

Het is mogelijk om 'Rapportage detail' te vergelijken met 'Rapportage globaal' als 'Rapportage detail' is aangemaakt met één van de onderstaande selectiecritera:
- Geaccordeerde declaraties (prognose)
- Nog te verlonen / te factureren (prognose)
- Verloond of gefactureerd (in bewerking)
- Volledig verwerkte declaraties

Wat betekenen de rapportkeuzes in Rapportage detail, Rapportage globaal en Management dashboard? Ik kan kiezen tussen Commercieel, Financieel en Werkmoment

Voor een uitgebreide uitleg over de rapportkeuzes, klik hier.

Kan ik het Management dashboard vergelijken met het rangordeoverzicht?

Je kunt het 'Management dashboard' alleen vergelijken met het rangordeoverzicht als alle declaraties zijn afgewikkeld. Het 'Rangordeoverzicht' telt alleen volledig verwerkte declaraties en het management dashboard telt volledig en onvolledig verwerkte declaraties.

Kan ik het Management dashboard vergelijken met de overzichten Rapportage detail en Rapportage globaal?

Ja, dat kan. Hiervoor gebruik je de meest rechtse dashboardobjecten 'Omzet/marge' en 'Aandeel'.
Commercieel kun je vergelijken met: Commercieel, Geacordeerde declaraties (prognose)
Financieel kun je vergelijken met: Financieel, volledig verwerkte declaraties
Werkmoment kun je vergelijken met: Werkmoment, verloond en/of gefactureerd (exclusief handmatig).

Overzichten

Hoe kan ik de financiële overzichten van Easyflex vergelijken?

Voor het maken van aansluitingen dien je altijd van cumulatieve overzichten uit te gaan. Deze overzichten dienen dan ook op gelijktijdige momenten te worden aangemaakt en voor het gehele loonjaar. In 'Backoffice > Overzichten' vindt je de volgende financiële overzichten:

- Verzamelloonstaat, met name het totaal-generaal overzicht (laatste pagina van het overzicht)
- Overzicht loonaangiften (historisch), selectiecriteria: Aangegeven + aan te geven
- Cumulatieve journaalpost lonen
- Overzicht premies en grondslagen

Let op: Als je de cumulatieve journaalpost lonen aanmaakt dienen alle perioden gejournaliseerd te zijn.

Aansluiting Loon-SV

• Kolom 8 in de loonstaat*
• Loon voor de sociale verzekeringen in de loonaangiften (historisch)
• Grootboek 18000/18009 of 1800/1809 in de Cumulatieve journaalpost lonen
• Loon SVW in het overzicht premies en grondslagen

Let op in 2022! Het SV-loon op de loonstaat (kolom 8) kwam begin september niet meer overeen met de controlerekening in de cumulatieve journaalposten. Het verschil werd veroorzaakt door de PAWW (vanaf 1 augustus 2022). Dit probleem is opgelost voor verloningen die plaatsvonden na 8 september, maar over de reeds verloonde weken met PAWW vóór 8 september blijft dit verschil voor 2022 bestaan in de cumulatieve journaalpost lonen. De controlerekeningen hebben echter geen invloed op de kostenrekeningen. De journalisering an sich in je kosten en afdrachten is dus wel goed gegaan. Alleen bij de controlerekeningen is de PAWW niet meegenomen. Dat betekent dat als je het totale SV-loon van de cumulatieve journaalpost lonen vergelijkt met de loonstaat, daar voor het jaar 2022 een klein verschil zal zitten. Het probleem zat zowel aan de credit als debet kant dus de journaalpost is wel netjes in evenwicht.

Aansluiting Loon-LB

• Kolom 14 in de loonstaat
• Loon voor de loonbelasting-premieheffing in de loonaangiften (historisch)
• Grootboek 189010/18019 of 1810/1819 in de cumulatieve journaalpost lonen
• Loon LB in het overzicht premies en grondslagen

Aansluiting Loonheffingen

• Kolom 15 in de loonstaat
• Ingehouden loonheffingen in de loonaangiften (historisch)
• Grootboek 15040 of 1540 in de cumulatieve journaalpost lonen
• Loonheffing in het overzicht premies en grondslagen

Aansluiting ZVW

• Kolom 16 in de loonstaat
• Premie ZVW in de loonaangifte (historisch)
• Grootboek 15060 en/of 71015 of 1560 en/of 7115 in de cumulatieve journaalpost lonen
• Premies ZVW in het overzicht premies en grondslagen

Let op! De grootboekrekeningnummers waar naar verwezen wordt staan in het standaard rekeningschema van Easyflex.

Het loon voor loonbelasting - premieheffing van het overzicht 'Loonaangifte (historisch)', kun je vergelijken met kolom nummer 14 (loon voor de loonbelasting en volksverzekeringen) van het totaal generaal overzicht van de (verzamel-) loonstaat. Hier mag maximaal € 13,00 afrondingsverschil in zitten.

*Het loon voor sociale verzekering van het overzicht loonaangifte kun je niet altijd vergelijken met kolom nummer 8 (loon voor werknemersverzekeringen) van de loonstaat. Dat komt omdat in deze kolom ook het loon ingevuld wordt wanneer een werknemer niet of niet onder alle sociale verzekeringswetten valt, bijvoorbeeld een AOW gerechtige flexwerker.

Vanaf 2013 moet, vanwege de Wet ULB, het bedrag op de loonstaat van kolom 8 en kolom 14 (mits gevuld) altijd gelijk zijn. Maar het bedrag in de loonaangifte moet echter nog steeds zo worden opgegeven zoals dat in 2012 gebeurde. Dit betekent dat in de loonaangifte het 'Loon voor alle heffingen' inclusief de 'Kleinvergoedingsregeling (kvr)/Kostenvergoedingsbeschikking (kvb)' is. In de loonaangifte wordt dus kolom 14 vermeerderd met het bedrag van kolom 7. Op de loonstaat is de kvr/kvb niet opgenomen in het 'Loon voor alle heffingen'.

In 2010 en 2011 is de kleine banen regeling in werking geweest. Deze regeling veroorzaakt verschillen tussen het loon voor de sociale verzekeringen vermeld op de loonaangifte en de (verzamel-) loonstaat.

Indien deze regeling van toepassing was, bleef men wel verzekerd voor het loon sociale verzekeringen. (dus werd dit meegenomen bij de (verzamel-) loonstaat) Echter werden er geen premies over berekend waardoor dit loon niet werd meegenomen met het loon voor sociale verzekeringen op de loonaangifte.

Het loon voor sociale verzekeringen is dus niet altijd sluitend te krijgen met het loon voor de sociale verzekering vermeld op de (verzamel-) loonstaat.

Hoe krijg ik aansluiting met de financiële administratie?

Voor het maken van aansluitingen dien je altijd van cumulatieve overzichten uit te gaan. Deze overzichten dienen dan ook op gelijktijdige momenten te worden aangemaakt. De aansluiting is te maken door de cumulatieve journaalposten lonen uit Easyflex aan te maken en deze te vergelijken met een uitdraai van de proef/saldibalans uit de financiële administratie. Het saldo van de grootboekrekeningen dienen gelijk te zijn aan elkaar.