FAQ Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM)
Waarom rapporteren?
Wat is het doel van de rapportageverplichting?
Met de rapportageverplichting verzamelen we gegevens over de CO2-uitstoot van de werkgebonden personenmobiliteit. Daarmee bedoelen we het zakelijk verkeer en woon-werkverkeer van uw werknemers. Zo is te zien of de CO2-uitstoot voldoende afneemt, en of een regel (norm) moet worden ingevoerd om de uitstoot te verminderen.
De rapportageverplichting is onderdeel van het ‘Besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit’. Dat is een maatregel in het Klimaatakkoord. Het doel van het Besluit is om de CO2-uitstoot die werkgebonden personenmobiliteit veroorzaakt te verlagen met minimaal 1,5 megaton in 2030.
Wie moet rapporteren?
Voor wie geldt de rapportageverplichting?
De verplichting is voor werkgevers die 100 of meer werknemers in dienst hebben. Zijn er op 1 juli 2024 minimaal 100 werknemers in dienst? Dan ben je verplicht om uiterlijk 30 juni 2025 te rapporteren over het zakelijk verkeer en het woon-werkverkeer van uw werknemers over de 2e helft van 2024, of over heel 2024. Om het aantal werknemers in de organisatie te bepalen, tel je de werknemers van alle vestigingen met hetzelfde KVK-nummer bij elkaar op.
Hoe wordt bepaald of een organisatie 100 werknemers heeft?
Heb je op 1 juli 2024 minimaal 100 werknemers in dienst? Dan ben je verplicht uiterlijk 30 juni 2025 te rapporteren over het zakelijk verkeer en het woon-werkverkeer van de werknemers over de 2e helft van 2024, of over heel 2024.
Vanaf 2025 kijken we elk jaar op 1 januari naar het aantal werknemers dat er in dienst zijn. Bijvoorbeeld: als u op 1 januari 2025 minimaal 100 werknemers in dienst heeft, rapporteert u in 2026 de gegevens van 2025.
Wanneer is iemand 'een werknemer'?
Iemand is een werknemer als deze bij jou in dienst is met een contract dat 20 of meer uren betaald werk per maand garandeert. Werknemers die in het buitenland wonen maar in uw Nederlandse vestiging werken, zijn ook werknemer van uw organisatie. Uitzendkrachten, gedetacheerden, zzp'ers, wethouders, gemeenteraadsleden en andere politieke vertegenwoordigers zijn geen werknemers.
Tellen uitzendkrachten, gedetacheerden en zzp'ers ook mee als werknemer?
Nee, uitzendkrachten, gedetacheerde medewerkers en zzp'ers tellen niet mee als werknemer van uw organisatie. Werknemers van uitzendbureaus met een contract met een 'uitzendbeding' vallen niet onder de rapportageplicht. Het uitzendbureau en het bedrijf dat de werknemer inhuurt, kunnen het contract van deze werknemer namelijk direct beëindigen.
Welke gegevens rapporteren?
Vallen vliegreizen of reizen per schip onder deze rapportageverplichting?
Nee, vliegreizen en reizen met een vaartuig (bijvoorbeeld met een veerpont) vallen niet onder het besluit. Deze hoeft u daarom niet te rapporteren.
Mijn uitzendkrachten zijn soms voor hun werk in het buitenland, tellen die kilometers ook mee?
Kilometers in het buitenland tellen mee voor de rapportageplicht voor, als de reis begint of eindigt in Nederland.
Wanneer rapporteren
Wanneer ben ik verplicht om te rapporteren?
Heeft u op 1 juli 2024 minimaal 100 werknemers in dienst? Dan is het nodig dat u in elk geval in de 2e helft van 2024 de gegevens verzamelt en vastlegt over het zakelijk verkeer en het woon-werkverkeer van uw werknemers. Deze gegevens rapporteert u uiterlijk 30 juni 2025.
Hoe rapporteren?
Hoe moet ik de gegevens rapporteren over de werkgebonden personenmobiliteit van mijn organisatie?
U rapporteert uw gegevens met het online formulier via Mijn RVO. In dat formulier vult u alle gegevens in. Ga naar het formulier via Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit. Bekijk op die pagina ook de handleiding 'Aan de slag met het online formulier WPM'.
Aanvulling uitzendbranche
Waarom is er een aanvulling speciaal voor de uitzendbranche?
In de uitzendbranche hebben uitzendkrachten veel verschillende standplaatsen. De standplaats is de plek waar een werknemer normaal gesproken zijn werk verricht. Dit is vaak vastgelegd in het arbeidscontract. Dat maakt het lastig om het woon-werkverkeer te registreren. Uitzendkrachten zijn niet gemakkelijk te bereiken met een vragenlijst over hun reisgedrag. In de reguliere methode vraagt een werkgever naar het woon-werkverkeer in 1 werkweek. Dat zou voor een uitzendorganisatie een sterk vertekend beeld opleveren. Wel registeren uitzendorganisaties welke bedragen uitzendkrachten aan reiskosten krijgen uitbetaald per tijdvak of over een periode. Deze bedragen zijn het vertrekpunt voor de speciale methode. Deze laat u op basis van de administratie van de reiskostenvergoedingen de afgelegde kilometers per vervoerswijze berekenen. Het bijhouden van het gebruikte vervoermiddel (zoals auto of fiets) hoeft niet.
Deze speciale methode beschrijft daarom een aangepaste wijze van dataverzameling voor de uitzendkrachten in een uitzendorganisatie. Als werkgever in de uitzendsector bent u vrij om óf deze methode te gebruiken voor het rapporteren van uw gegevens óf de methodes in de handreiking van het ministerie te volgen.
Wat houdt de methode voor de uitzendbranche in het kort in?
De reiskostenvergoeding is een onderdeel van de beloningsregeling van de inlener (BRI). Dit kan voor elke inlener anders zijn, afhankelijk van de geldende CAO of arbeidsvoorwaardenregeling. Dat maakt het moeilijk om met een standaardgetal reiskosten om te zetten naar kilometers. Daarom werkt de speciale methode met een gemiddeld bedrag per kilometer. Om het gemiddelde bedrag te berekenen kunt u de zogenaamde 37-posten methode gebruiken; deze werkt met een steekproef. De 37-posten methode is een door de Belastingdienst goedgekeurde methode met een hoge betrouwbaarheidsfactor. De 37-posten methode levert een gemiddeld vergoed bedrag per kilometer op. Bijvoorbeeld €0,16.
Met de opgetelde uitgekeerde reiskostenvergoedingen van alle uitzendkrachten is zo het totaal aantal kilometers te berekenen. De reiskosten over het jaar zijn in totaal bijvoorbeeld €10.000. Gedeeld door €0,16 komt u op 62.500 kilometers die uw uitzendkrachten in totaal hebben afgelegd. Dit aantal wordt nog te gecorrigeerd met het percentage niet-vergoede reiskosten. Stel dat de verhouding betaald – onbetaald 60-40 was, dan rekent u verder met 62.500/ 0,6 – 104.166 kilometer.
Om deze kilometers te rapporteren verdeelt u ze eerst nog over de verschillende vervoerswijzes / brandstoftype. Hier is een standaardtabel voor beschikbaar gesteld.
Voor de OV-kilometers is de berekening net even wat anders. Deel het totale bedrag aan ov-kosten door de standaard vergoeding per kilometer. Hiervoor wordt gekeken naar het meest actuele kengetal. Voor 2024 is dit bepaald op 6,1 reizigerskilometer per euro. Het resultaat is het aantal jaarkilometers van uitzendkrachten gereden met ov. Verhoog deze km met de tijdvakken niet-vergoede reiskosten. Uit de eigen administratie blijkt dat bijvoorbeeld 60% van de tijdvakken een reiskosten- vergoeding bevat. Te rapporteren dan: 20.000 km ov / 0,6 = 33.333 jaarkilometer ov.
CO2 rapportage in Easyflex
Moet ik de CO2 rapportage van Easyflex gebruiken?
Nee, als werkgever mag je zelf bepalen hoe je de CO2-registratie voor je bedrijf aanpakt. Naast gegevensverzameling via Easyflex kun je ook denken aan een jaarlijkse enquête of gegevensverzameling via gespecialiseerde registratiesystemen. Voor de handreiking over de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit en de aanvulling uitzendbranche klik hier.
Welke gegevens heeft Easyflex nodig?
Easyflex zal er voor zorgen dat zo min mogelijk handelingen nodig zijn om aan deze rapportageverplichting te voldoen. Op basis van de gegevens die in Easyflex vastliggen worden de populatie, reiskostenvergoeding en reiskilometers (woon-werkadres en v.v.) bepaald. Om tot een goede berekening te kunnen komen, is het van belang dat de volgende zaken goed zijn ingericht in Easyflex:
Inrichten van specifieke looncomponenten voor zowel reiskostenvergoeding (voor de auto e.d.) als een OV-vergoeding; deze zullen dus apart bijgehouden moeten gaan worden.
Woon- en correspondentieadres van de flexwerker bij tabje ‘Algemeen’.
Meld- en werkadressen bij de relatie vastleggen. Voor de berekening van de reiskilometers wordt gekeken naar het meld- en werkadres in de plaatsingen.
Hoe wordt de populatie bepaald?
Er wordt gekeken hoeveel werknemers er op 1 juli 2024 in dienst zijn. Vanaf 2025 kijken we elk jaar op 1 januari naar het aantal werknemers dat er in dienst zijn.
Uitgesloten zijn:
gedetacheerden en zzp’ers
uitzendkrachten die een arbeidsovereenkomst hebben met een uitzendbeding en/of geen loondoorbetalingsverplichting;
uitzendkrachten met een arbeidsovereenkomst voor minder dan 20 uur per maand. Minder dan 20 uur per maand is ook:
4,62 uur per week
18,46 uur per periode (4 weken)
60 uur per kwartaal
240 uur per jaar
Het gaat om gegarandeerde uren, dus bij min-max contracten moet het minimum dat is afgesproken 20 uur per maand zijn. Bijvoorbeeld een min-max contract van 15 tot 25 uur per periode is uitgesloten.
In de 37 posten methode wordt gerekend met reisafstanden. Hoe hebben jullie dit berekend?
Voor het berekenen van de reisafstand wordt gekeken naar het woon- en correspondentieadres van de flexwerker en het meld- en werkadres in de plaatsing. Daarnaast wordt er gekeken naar de gewerkte dagen binnen het tijdvak. Een dag wordt als gewerkt gezien als er op de dag één van de volgende looncomponenten aanwezig is:
Loon normale uren
Loon overwerkuren
Loon onregelmatige uren
Vast loon
Mijn uitzendkracht krijgt geen reiskosten over bijvoorbeeld de eerste 5 kilometer, hoe gaat Easyflex hier mee om?
Hier hoeven we in de berekening van het gemiddelde geen rekening mee te houden. We berekenen dus van deur tot deur.
Hoe rapporteer ik voor uitzendkrachten die een ov-abonnement hebben? Zij declareren de kosten van het abonnement dus niet per reis.
Ook de kosten van een abonnement kunt u gebruiken om de kilometers te berekenen.
Mijn uitzendkrachten zijn soms voor hun werk in het buitenland, tellen die kilometers ook mee?
Kilometers in het buitenland tellen mee voor de rapportageplicht voor, als de reis begint of eindigt in Nederland.
Is de 37 posten methode betrouwbaar?
Ja, deze methode is door de Belastingdienst goedgekeurd en wordt vaker gebruikt.
Moeten voor de 37 posten de bruto reiskosten meegenomen worden?
Nee, voor de steekproef wordt gebruikgemaakt van de netto onbelaste vergoedingen.
Er wordt alleen gesproken over gedeclareerde kilometers, wat doen we met uitzendkrachten die een vaste reiskostenvergoeding hebben?
Ook de vaste reiskostenvergoedingen worden meegenomen in de 37-posten steekproef.
Gaat het alleen om uitzendkrachten die reiskosten declareren en een vaste reiskostenvergoeding hebben of moet ik ook rapporteren voor uitzendkrachten die geen vergoeding krijgen maar wel reizen?
Uitzendkrachten die geen reiskostenvergoeding krijgen, vallen ook onder de rapportage.
Waar zijn is de verdeling van de vervoersmiddelen op gebaseerd?
Wij gebruiken hiervoor de standaard verdelingstabel (2022) vanuit het Ministerie van I&W. Op dit moment wordt er nog gewerkt aan een update, zodra deze bekend is zullen wij de verdeling updaten.
Waar is het kengetal op gebaseerd?
Dit kengetal wordt jaarlijks bepaald door onderzoeks- en adviesbureau CE Delft. Dit gebeurt in opdracht van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en is in overeenstemming met het Klimaatakkoord.
Overige vragen
Mijn organisatie heeft meerdere vestigingen. Moet ik over alle vestigingen los van elkaar rapporteren?
Nee, als de organisatie meerdere vestigingen heeft met allemaal hetzelfde KvK-nummer, dan tel je de gegevens van deze vestigingen bij elkaar op. In Easyflex is dit mogelijk indien er een samenwerking aan staat. Je voert de gegevens voor al deze vestigingen gezamenlijk in. Je rapporteert niet op concern (groep bedrijven die een economische eenheid vormen) niveau.
Ik heb verschillende bv’s, rapporteer ik die als groep?
Nee, de rapportage gaat per KVK-nummer. U mag de steekproef uitvoeren over de gehele groep met bv’s als u meer dan 1 uitzendbedrijf heeft. Maar de uitkomst hiervan rapporteert u per KVK-nummer.