Belangrijke mededelingen
Grote stap richting de Wtta: urendeclaraties met van-tot tijden nu al beschikbaar
Het is vanaf nu mogelijk om urendeclaraties in te voeren op basis van van-tot tijden in plaats van gewerkte uren. Dit is een verplichting vanuit de Wtta die per 1 januari 2027 ingaat. Je kiest zelf wanneer en voor welke relaties/plaatsingen je overstapt op deze nieuwe invoer. In ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Declaraties’ leg je bij de nieuwe instelling ‘Soort ureninvoer’ vast welke soorten ureninvoer beschikbaar zijn (‘Van-tot tijden’ en/of ‘Gewerkte uren’) en welke de standaard is. Per relatie (‘Relatie > Overige gegevens’) en per plaatsing (tabblad ‘Factuurgegevens’) kun je hiervan afwijken.
Staat de plaatsing op ‘Van-tot tijden’, dan bevat de urendeclaratie een extra tabblad ‘Tijden’ waarop je per dag de begin- en eindtijden en pauzes vastlegt. Met de knop ‘Ontrafelen’ worden de ingevoerde tijden omgezet naar gewerkte uren.
Let op: het is nog niet mogelijk om een ontrafelschema te koppelen; alle uren worden daarom vooralsnog ontrafeld naar de eerste urensoort die in je declaratie staat (vaak ‘Normale uren’). De koppeling van het ontrafelschema is de vervolgstap die wordt opgepakt. In de procesbeschrijving lees je alles wat je moet weten!
Melding: 38371, 34068
Nieuw / Gerealiseerde wensen
Verloning- en facturatiewizard vernieuwd
De verloning- en facturatiewizard (Backoffice > Verlonen/factureren) heeft een frisser en gebruiksvriendelijker uiterlijk gekregen. De schermen zien er overzichtelijker en aantrekkelijker uit en je ziet nu in één oogopslag waar je in het proces zit: controle, verwerking en overzichten. Lees hier alle informatie.
Melding: 38495
Nieuwe automation-trigger: plaatsingsdocument retour
Het is nu mogelijk om een automation automatisch te laten starten, zodra een plaatsingsdocument retour is. Bij het aanmaken van een automation in Beheer > Automations kies je de nieuwe trigger ‘Plaatsingsdocument retour' en geef je aan voor welke overeenkomsten en bevestigingen deze geldt. Zodra zo'n document retour komt, voert Easyflex de gekozen acties uit. Zo kun je bijvoorbeeld een berichtgeving versturen, zodra de plaatsingsbevestiging retour is. De trigger is alleen beschikbaar bij werkmaatschappijen die met 'Documentmanagement’ werken.
Melding: 36800
Dataservice documentatie aangepast
De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je hier in ons online handboek terugvinden.
Verbeterd
'Mobiel' als standaardkeuze bij communicatiemiddelen
Onlangs is toegevoegd dat bij het vastleggen van een mobiel nummer altijd de landcode moet worden vastgelegd, omdat dit voor sommige koppelingen belangrijk is. Bij het toevoegen van een communicatiemiddel stond altijd 'Telefoon' bovenaan in de keuzelijst, waardoor mobiele nummers soms onbedoeld als vast telefoonnummer werden vastgelegd (zonder landcode). In verband met de toevoeging van de landcode én het feit dat men vaker een mobiel telefoonnummer heeft dan een vast telefoonnummer, staat vanaf nu 'Mobiel' als standaardkeuze geselecteerd. Dit geldt overal waar communicatiemiddelen worden vastgelegd, zoals bij flexwerkers, relaties, contactpersonen, vestigingen en medewerkers. Reeds vastgelegde nummers en volgordes blijven ongewijzigd.
Melding: 38861
Datachecker: vergunningsgegevens automatisch overgenomen
Bij het automatisch importeren van Datachecker-gegevens werden de datums van de tewerkstellingsvergunning en verblijfsvergunning niet overgenomen, waardoor deze handmatig moesten worden ingevuld. Vanaf nu worden bij een goedgekeurd resultaat ook de afgiftedatum en geldig t/m-datum van beide vergunningen automatisch bij de flexwerker gevuld.
Melding: 38010
Opgelost
Overzicht ‘Uitbetalen reserveringen’ verbeterd
Het overzicht Uitbetalen reserveringen maakte soms onterecht declaraties aan voor het uitbetalen van vakantiedagen, terwijl de flexwerker geen saldo vakantiedagen meer had. Het ging dan om flexwerkers in sectorrisicogroep IA of IIA die nog wel een saldo in geld hebben, maar geen saldo in uren. Dit leidde tot 0 loonspecificaties. Vanaf nu worden geen urendeclaraties meer klaar gezet. Deze verbetering is ook doorgevoerd voor de reserveringen ‘Arbeidsduurverkorting’ en ‘Extra reserveringen’.
Verder is de selectie van de flexwerkers bij het overzicht ‘Uitbetalen reserveringen’ verbeterd. Flexwerkers met een positief aantal uur aan vakantiedagen, ADV of extra reserveringen en een negatief saldo in geld of een saldo van € 0,00 werden bij het overzicht ‘Uitbetalen reserveringen’ niet geselecteerd. Dit is opgelost.
Melding: 38558
Accorderen van urendeclaraties werd te vroeg geblokkeerd bij een tewerkstellings- of verblijfsvergunning
Wanneer bij een tewerkstellings- of verblijfsvergunning de blokkade op het accorderen van urendeclaraties was ingesteld, werd het accorderen al tegengehouden zodra de signaleringstermijn begon (het ingestelde aantal dagen voor de einddatum), terwijl de vergunning op dat moment nog geldig was. Het aantal dagen bepaalt alleen vanaf wanneer er gesignaleerd wordt, niet vanaf wanneer er geblokkeerd wordt. Dit is opgelost. Zolang de vergunning nog geldig is, zie je alleen een waarschuwing en kun je gewoon accorderen. Het accorderen wordt nu pas geblokkeerd, zodra de vergunning daadwerkelijk is verstreken.
Melding: 38710
Vastlopen van Word en Easyflex bij bewerken van documenten opgelost
Wanneer je een document genereerde, die via 'Bewerk document' in Word opende en je vervolgens het scherm 'Documentafhandeling' sloot of annuleerde terwijl Word nog open stond, liepen Word en Easyflex beide vast bij het sluiten van Word. Dit is opgelost. Het bewerken en sluiten van een document in Word verloopt nu zonder problemen.
Melding: 38701
Businessrule 'Uurloon/tarief wijkt af van loon- en tariefafspraak' keek naar de verkeerde loon- en tariefafspraak
Wanneer een urendeclaratie meerdere loon- en tariefafspraken omvatte, gaf de businessrule 'Uurloon/tarief wijkt af van loon- en tariefafspraak' ten onrechte een melding. De controle keek niet naar de loon- en tariefafspraak die op de betreffende dag van toepassing was. Dit is opgelost. De controle wordt nu per dag uitgevoerd op basis van de op die dag geldende loon- en tariefafspraak.
Melding: 38789
Tarievenschema zonder sectorkoppeling nu ook in de plaatsing te selecteren
Wanneer er tarievenschema's met een sectorkoppeling waren vastgelegd, kon je in een plaatsing alleen die sector-gekoppelde schema's kiezen. Tarievenschema's zonder sectorkoppeling vielen dan weg. Dit is opgelost. Je kunt nu zowel tarievenschema's met als zonder sectorkoppeling in een plaatsing selecteren.
Melding: 5260
EF2GO
Oudere declaraties inzien in het urenoverzicht
Als intercedent kun je nu ook afgewikkelde declaraties van langer dan 53 weken terug inzien. Het periodefilter in het Urenoverzicht toont vanaf nu alle jaren waarvan declaraties beschikbaar zijn, dus ook oudere jaren.
Zodra je een specifieke periode kiest of op declaratienummer zoekt, worden ook de oudere afgewikkelde declaraties in de lijst getoond en kun je de bijbehorende declaratie openen en inzien. Kies je geen periode, dan blijft het overzicht standaard de laatste 53 weken tonen, zodat de lijst overzichtelijk blijft.
Melding: 16721
Bijlagen toevoegen aan e-mails in de communicatiemodule
Bij het opstellen van een nieuwe e-mail in de ATS communicatiemodule kun je nu één of meerdere bijlagen meesturen, bijvoorbeeld een PDF-flyer. In het opstelformulier is hiervoor een nieuw bijlagenveld toegevoegd waarmee je bestanden toevoegt; toegevoegde bijlagen zijn direct zichtbaar en kun je vóór het versturen weer verwijderen.
De bijlagen worden meegestuurd met de e-mail via je gekoppelde mailbox (Gmail of Office 365). De verzonden e-mail met bijlage is daarna gewoon terug te zien in het communicatieoverzicht. Toegestaan zijn PDF-, afbeeldings-, Word- en Excel-bestanden; per bestand en in totaal geldt een maximum van 3 MB.
Melding: 16298
Filter op publicatiestatus in huizenplanning houdt rekening met de geselecteerde periode
In de huizenplanning (Planning > Huizen) kon het filteren op publicatiestatus (enkel gepubliceerde of enkel niet-gepubliceerde bedden) bedden tonen die eigenlijk buiten de gekozen periode vielen. Er werd namelijk gekeken naar alle ingeplande flexwerkers van een huis over de volledige looptijd, in plaats van alleen naar de periode die je op dat moment bekijkt.
Dit is nu opgelost: bij het filteren op publicatiestatus worden alleen nog de bedden meegenomen die binnen de geselecteerde periode vallen, net zoals het bezettingsfilter dit al deed. Zo krijg je een kloppend overzicht dat aansluit op de periode die je bekijkt.
Melding: 15746
Werktijden van ingeplande flexwerkers in bulk aanpassen met selectie
In de dienstenplanning is het nu mogelijk om de werktijden van meerdere ingeplande diensten in één keer aan te passen. Via de nieuwe optie 'Met selectie bewerken' maak je eerst een selectie — meerdere dagen voor één persoon, meerdere personen op één dag, of een combinatie daarvan — en pas je de begin- en eindtijd vervolgens voor de hele selectie tegelijk aan.
Zijn de werktijden voor de hele selectie gelijk, dan worden ze in het bewerkscherm alvast getoond; verschillen ze binnen de selectie, dan blijft het veld leeg zodat je niet per ongeluk een tijd toepast die niet overal klopt.
Deze mogelijkheid is alleen beschikbaar op de dienstenplanning.
Melding: 14434
Historie van wijzigingen in flows
In de flow-editor is een nieuw tabblad 'Historie' toegevoegd, naast de tabbladen 'Algemeen' en 'Acties'. Hiermee kun je altijd terugzien wie wanneer welke aanpassing aan een flow heeft gedaan, zodat je eenvoudig kunt achterhalen waar en wanneer er iets is gewijzigd.
Het overzicht toont per gebeurtenis de datum, wat er is gebeurd, welke gebruiker de wijziging heeft doorgevoerd en de status van de flow na die gebeurtenis. Via de detailknop open je een venster met alle details van de betreffende wijziging. Daarin zie je overzichtelijk wat er is aangepast: bij een aanpassing wordt getoond wat de nieuwe situatie is ('is nu') en wat de oude situatie was ('was'). Bij het aanmaken van een flow krijg je een opsomming van alles wat is ingericht.
Wanneer een wijziging meerdere onderdelen betreft, zoals documenten of voorwaarden, wordt per onderdeel duidelijk aangegeven wat er is toegevoegd of aangepast. Bij documenten wordt daarbij bovendien onderscheid gemaakt tussen formele en informele documenten. Zo heb je altijd een volledig en inzichtelijk overzicht van de wijzigingshistorie van je flows.
Melding: 13604
Sparen of uitbetalen kiezen bij overwerk en onregelmatige uren
In de urendeclaratie kun je nu per dag aangeven of overwerkuren en onregelmatige uren uitbetaald of gespaard moeten worden. Hiervoor is de knop 'Detail' toegevoegd. Deze is beschikbaar voor de flexwerker en de intercedent, en wordt actief zodra er uren zijn ingevuld bij een looncomponent van het type 'Loon overwerkuren' of 'Loon onregelmatige uren'.
Via 'Detail' opent een overzicht met per looncomponent alle dagen waarop uren zijn ingegeven. Per dag kies je tussen 'Uitbetalen', 'Alles sparen' en 'Alleen toeslagdeel sparen', zodat de keuze per dag kan verschillen. Maak je geen keuze, dan wordt automatisch de instelling uit Easyflex op het tabblad 'Betaalinstellingen' van de flexwerker gebruikt. Bij een declaratie die niet meer bewerkt mag worden kun je het overzicht nog wel openen om de keuzes te bekijken, maar niet meer aanpassen.
Deze functionaliteit is beschikbaar bij reguliere declaraties, niet bij VTT-declaraties.
Melding: 11206
Nieuw tabblad 'Profiel' op de flexwerkerkaart
Op de flexwerkerkaart heet het tabblad 'Opleidingen en werkervaring' voortaan Profiel. Je vindt het op dezelfde plek in het menu aan de linkerkant.
In dit tabblad zie je de werkervaring en de opleidingen van een flexwerker onder elkaar in één overzicht, chronologisch gesorteerd met de meest recente bovenaan. Bij iedere regel zie je aan een label waar de informatie vandaan komt. Gegevens uit Easyflex herken je aan het label 'Easyflex' en een slotje: die zijn alleen ter inzage en pas je in Easyflex zelf aan.
Het overzicht is daarnaast al voorbereid op gegevens uit het CV van een flexwerker, herkenbaar aan het label 'Uit CV'. Daarmee is dit tabblad een opstap naar de matching in het ATS, waarin profielen automatisch gaan worden vergeleken met de vacature(eisen). Hoe completer het profiel van een flexwerker, hoe beter die matching straks kan werken, en op deze plek zie je precies welke gegevens daarvoor bekend zijn.
Het automatisch uitlezen van CV's is nog volop in ontwikkeling. Voorlopig zie je in dit overzicht dus uitsluitend gegevens uit Easyflex staan. Zodra het uitlezen van CV's verder wordt uitgerold, verschijnen die regels vanzelf op dezelfde plek.
Boven het overzicht staat één balk waarmee je snel de juiste gegevens vindt. Met de knoppen 'Alle bronnen', 'Alleen CV' en 'Alleen Easyflex' filter je op herkomst, en met het zoekveld zoek je direct op functie, werkgever of opleiding. Beide blokken worden meteen bijgewerkt en de tellers achter 'Werkervaring' en 'Opleidingen' laten zien hoeveel regels er overblijven.
Bij een opleiding staat kort vermeld of het diploma is behaald en, indien bekend, op welk niveau. Is er meer vastgelegd, zoals een vakkenpakket/specialisatie of een toelichting, dan klap je de regel open met het pijltje aan de rechterkant.
De oude zoekbalk met losse velden onder 'Opleidingen en werkervaring' is hiermee komen te vervallen.
Melding: 15521 en 15600