Stap 2 2023-2024
Aanmaken verschillende overzichten
Wanneer je stap 1 hebt afgerond, kun je door naar stap 2. Stap 2 bestaat uit het aanmaken van verschillende overzichten. Denk hierbij aan het uitbetalen van de reserveringen, het aanpassen van de lonen en tarieven en het herwaarderen van de reserveringen. De verschillende overzichten kun je vinden via ‘Backoffice > Overzichten’. Mocht een van de overzichten hier nog niet tussen staan, kun je deze beschikbaar stellen via 'Beheer > Aansturing overzichten'.
Ons advies is om deze stap in week 52 uit te voeren. Heb je nog vragen over deze stap? Bekijk de FAQ die hoort bij stap 2.
2.1 'Backoffice > Overzichten > Uitbetalen reserveringen' (optioneel)
Met behulp van het overzicht 'Uitbetalen reserveringen' kun je een eindafrekening maken van de opgebouwde reserveringen. In de CAO kun je bekijken welke reserveringen uitbetaald dienen te worden. Klik hier voor de procesbeschrijving voor het uitbetalen van reserveringen.
Let op: Wil je dat een aparte loonspecificatie met de uitbetaalde reserveringen wordt gemaakt? Raadpleeg dan de FAQ.
2.2 'Backoffice > Overzichten > Collectieve loon/tarief aanpassingen'
Met het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen' kun je de uurlonen en/of tarieven van alle plaatsingen in één keer aanpassen. Dit hoef je dus niet per plaatsing te doen. Maak dit overzicht ook aan als de uurlonen en tarieven niet wijzigen. Dit overzicht zorgt er namelijk ook voor dat de kostprijzen van 2024 in de plaatsingen komen te staan. Voordat je dit overzicht aanmaakt, moet je wel over de juiste kostprijsfactoren beschikken. Deze zijn vanuit stap 1 van de jaarwissel berekend. Klik hier voor een uitgebreide procesbeschrijving van het overzicht. Bekijk hier de FAQ en de boekingsdata.
Er zijn verschillende mogelijkheden in het overzicht die je kunt gebruiken voor het doorvoeren van gegevens van de jaarwissel.
Kostprijzen doorvoeren (ingangsdatum 01-01-2024)
Ophogen tot minimumloon (ingangsdatum 01-01-2024)
Ophogen lonen en/of tarieven (ingangsdatum zelf bepalen)
Ophogen aan de hand van loon- en tarievenschema (ingangsdatum zelf bepalen)
Optioneel: ophogen km vergoeding van 0,21 naar 0,23 cent
Let op: Wanneer je gebruik maakt van loon- en/of tarievenschema’s, kun je de lonen, tarieven en onbelaste kilometervergoeding enkel doorvoeren met de optie ‘Bijwerken aan de hand van loon- en/of tariefschema’. Je kan een nieuwe situatie vastleggen in het loon- en/of tarievenschema met ingang van 01-01-2024, waarna je deze middels het overzicht ‘Collectieve loon/tariefaanpassingen’ collectief kunt doorvoeren in de desbetreffende plaatsingen. Ook de kostprijzen voer je in dit geval door middels de optie ‘Bijwerken aan de hand van loon- en/of tariefschema’, echter hoef je voor enkel de kostprijzen niet eerst een nieuwe situatie vast te leggen in de loon- en/of tarievenschema’s.
2.3 ‘Flexwerkers > Vaste beloningen’ (optioneel)
Wanneer je gebruik maakt van vast loon, adviseren we om per 1 januari 2024 een nieuwe situatie vast te leggen en de oude vaste beloning af te sluiten. Dit in verband met de nieuwe wetgeving minimumuurloon die in 2024 in werking treedt. De invoering van het minimumuurloon op 1 januari 2024 betekent dat er geen vaste minimum dag-, week- en maandlonen door de wet meer worden voorgeschreven. Per sector kan de omvang van een voltijds dienstverband verschillen (bijvoorbeeld 36, 38 of 40 uur per week). Onder het ‘oude’ wettelijk minimum loon was in die gevallen eenzelfde minimum maandbedrag van toepassing. Dat leidde er in de praktijk toe dat bij een dienstverband van 40 uur feitelijk een lager uurloon gold dan bij een dienstverband van bijvoorbeeld 36 uur. Door de invoering van het wettelijk minimumuurloon op 1 januari 2024 geldt voor werknemers in alle sectoren één uniform minimumuurloon. Op het tabblad ‘Vaste beloningen’ zijn daarom een aantal velden toegevoegd. Bekijk de volledige procesbeschrijving voor meer informatie over deze aanpassingen.
Voor meer informatie en voorbeeldberekeningen kun je de FAQ van het minimumuurloon raadplegen.
2.4 'Backoffice > Overzichten > Afwijkende reserveringspercentages'
Met het overzicht ‘Afwijkende reserveringspercentages' kun je een overzicht genereren waarop inzichtelijk wordt bij welke flexwerker(s) een afwijkend reserveringspercentage is vastgelegd op het tabblad ‘Cao-overige'. Kies bij het aanmaken van dit overzicht voor ‘Alle reserveringschema's' en 'Loonjaar > 2023'. Wanneer er in 'Beheer’ een nieuwe situatie wordt vastgelegd, wordt er vanaf dat moment niet meer gekeken naar de de afwijkende reserveringspercentages die bij de flexwerker vastliggen maar naar de situatie in 'Beheer’. Indien je in 2024 de afwijkende reserveringspercentages wil blijven toepassen, kun je middels de optie ‘Kopieer gegevens’ de afwijkende reserveringspercentages naar een nieuwe datum kopiëren. Je kunt hiervoor het overzicht aanmaken met ingang van 01-01-2024 waarbij je de optie 'Alle reserveringsschema's' selecteert of een keuze maakt uit een van de schema's. Mocht je dit niet bij iedereen die op het overzicht staat willen doorvoeren, kun je de afwijkende reserveringspercentages ook handmatig vastleggen bij de flexwerker op het tabblad 'Cao-overige > Afwijkende reservering percentages’.
Tip: Maak het overzicht altijd eerst aan zonder te kopiëren om te controleren welke schema's worden gekopieerd.
2.5 'Backoffice > Overzichten > PAWW Compensatie'
Tijdens de verloningen kan bij flexwerkers een verschil zijn ontstaan tussen de PAWW bijdrage en de PAWW compensatie. Met het overzicht 'PAWW compensatie' kun je inzichtelijk krijgen of er inderdaad verschillen zijn ontstaan en bij welke flexwerkers dit het geval is. Middels dit overzicht kun je direct een urendeclaratie laten vullen. Bekijk hier de werking van het overzicht.
Tip: Easyflex adviseert om dit overzicht na de laatste verloning van 2023 aan te maken. Wanneer je deze stap in 2023 doet, kun je het overzicht alvast inplannen op een datum ('Wanneer verwerken > Op datum'). Laat het rapport per mail naar je mailbox versturen.
2.6 'Backoffice > Overzichten > Reserveringen herwaarderen'
Flexwerkers met een arbeidsovereenkomst en vaste medewerkers bouwen reserveringen op in uren, die in geld worden gewaardeerd. Als deze flexwerkers of vaste medewerkers tijdens het opbouwen van de reserveringen een lager uurloon hadden dan bij de opname van de reserveringen, is het gevolg dat het uiteindelijke saldo in geld negatief is. Met behulp van dit overzicht wordt de stand in geld aangepast naar een saldo op basis van het laatst gehanteerde uurloon. De verschillen in geld worden in dit overzicht gelijk gesteld en de gewijzigde gegevens worden klaargezet voor de journaalpost. Je kunt dit overzicht ook aanmaken voor flexwerkers in sectorrisicogroep IA en IIA, omdat voor de reservering 'Tijd voor tijd' het saldo in uren leidend is.
Tip: Maak dit overzicht altijd eerst 'Pro forma' aan. Zijn de resultaten akkoord, maak het overzicht dan 'definitief' aan.
Let op: Heb je flexwerkers waarbij de ET-regeling van toepassing is, maak dit overzicht dan aan met de instelling om flexwerkers met ET-uitruil uit te sluiten. Omdat flexwerkers met ET-uitruil reserveringen opbouwen tegen het verlaagde uurloon en het herwaarderen gebeurt tegen het uurloon van de plaatsing, kan dit onjuiste resultaten opleveren. Klik hier voor meer informatie over dit overzicht.
2.7 'Backoffice > Overzichten > Reserveringen'
Door het overzicht 'Reserveringen' aan te maken met de optie 'Actuele stand', kun je de stand van de reserveringen controleren. Wij adviseren je om dit overzicht na de laatste verloning in 2023 (dit zijn waarschijnlijk gegevens t/m week 51) en na de laatste verloning van declaraties uit 2023 (dit zijn waarschijnlijk gegevens t/m week 52) aan te maken. Op deze manier krijg je inzichtelijk wat de stand van de reserveringen is op 31-12-2023 en wat de stand van de reserveringen is na de laatste verloning van 2023.
Tip: Je kunt dit overzicht instellen op datum. Wanneer je wekelijks verloont, kun je dit overzicht alvast instellen op datum 31 december 2023 en 7 januari 2024 (dit is de zondag van week 1 - 2024). In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat je vóór 8 januari 2024 je laatste verloning van 2023 verwerkt.
2.8 'Backoffice > Overzichten > Herziening lage premie'
In een aantal gevallen mag de lage WW-premie worden toegepast, waaronder bij een onbepaalde tijd arbeidsovereenkomst (dat geen oproep is en schriftelijk is vastgelegd). Er mag niet meer dan 30% zijn afgeweken van het aantal vastgelegde contracturen indien het aantal contracturen lager is dan 35 per week. Als de afwijking meer dan 30% is, moet de lage premie worden herzien en moet de hoge premie worden toegepast. Om inzicht te krijgen bij welke flexwerkers dit aan de hand is, maar ook welke flexwerkers tegen de grens zitten (zodat hierop geanticipeerd kan worden), is het overzicht 'Herziening lage premie' gemaakt.
Voor flexwerkers waarvoor de lage premie herzien moet worden, dient eerst de WW-premie op het tabblad 'Cao-overige' aangepast te worden naar 'Hoge premie - herzien' per de juiste datum. Vervolgens dienen de flexwerkers herrekend te worden door middel van het overzicht 'Herrekenen verloningen'. In de eerstvolgende loonaangifte wordt dan de hoge WW-premie berekend en de tag 'Herzien' meegestuurd.
Let op: Zorg dat je het overzicht ‘Herziening lage WW-premie’ aanmaakt voordat het loonjaar wordt gesloten. Met het aanmaken van het overzicht wordt namelijk inzichtelijk bij welke flexwerkers is afgeweken zodat dit nog kan worden gecorrigeerd. Wanneer het loonjaar al is afgesloten, is het nodig dat het loonjaar voor 2023 weer door Easyflex wordt geopend.
2.9 Instelling grondslag vakantiegeld
Voor flexwerkers met uitzendbeding (IA en IIA) wordt vakantiegeld altijd opgebouwd over de opbouw van vakantiedagen. Voor flexwerkers zonder uitzendbeding (IB en IIB) heb je de keuze of het vakantiegeld moet worden opgebouwd over de opbouw van vakantiedagen of over de opname van vakantiedagen (zie 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwerkers'). Wij zien dat een groot deel van de klanten ervoor kiest om vakantiegeld op te bouwen over de opbouw van vakantiedagen.
Flexwerkers zonder uitzendbeding (IB en IIB) reserveren vakantiedagen in uren. Deze uren hebben een geldwaarde, afhankelijk van het uurloon van de flexwerker. Bij een loonsverhoging krijgen de opgebouwde vakantiedagen in feite dus een hogere geldwaarde en zou het vakantiegeld ook gereserveerd moeten worden over deze hogere geldwaarde; oftewel bij de opname/uitbetaling van de vakantiedagen en niet bij de opbouw van de vakantiedagen.
Het gevolg van de ingestelde methode die Easyflex op dit moment veel terugziet (opbouw vakantiegeld bij de opbouw van vakantiedagen) is dus dat het vakantiegeld niet gereserveerd wordt over het feitelijk loon. Daarom heb je in Easyflex dus ook de instelling/keuze om vakantiegeld te reserveren over de opgenomen vakantiedagen. Kijkend naar de cao tekst van de ABU en NBBU, waar te lezen valt dat de grondslag voor het vakantiegeld het feitelijk loon is, zou je dus beter deze instelling kunnen hanteren. Easyflex adviseert daarom om deze instelling te wijzigen. Je kunt overwegen deze wijziging door te voeren na de laatste verloning van 2023, zo pas je in ieder geval voor een heel kalenderjaar dezelfde methodiek toe.
Overweeg je om deze instelling aan te passen? Lees dan eerst goed de informatie op deze pagina. Het omzetten van de instelling heeft namelijk een aantal directe gevolgen voor het saldo vakantiegeld van je flexwerkers en ook gevolgen voor de procedure die je hanteert bij de overgang van een contract.
Stap 2 van de jaarwissel is nu afgerond! Klik hier om naar stap 3 te gaan.