FAQ Stap 2 Jaarwissel 2023-2024
Reserveringen uitbetalen
Ik wil een aparte loonspecificatie met daarop de uitbetaling van de reserveringen. Hoe doe ik dat?
Indien je een aparte loonspecificatie wilt met daarop de reserveringen, dien je eerst de normale loonverwerking af te wikkelen. Vervolgens kun je het overzicht 'Uitbetalen reserveringen' aanmaken en een extra loonverwerking aanmaken.
Maakt het loontechnisch uit of ik de reserveringen in een aparte loonverwerking uitbetaal?
Het maakt loontechnisch voor jou en voor de flexwerker niet uit welke methodiek je toepast, want dit wordt in het totaal van de tijdvaktabel berekend. Het is voor de flexwerker alleen duidelijker wat hij/zij er netto aan over houdt als je de reserveringen uitbetaalt met een aparte loonverwerking.
Welke relatie t.b.v. plaatsing dien ik te selecteren voor het aanmaken van het overzicht 'Uitbetalen reserveringen'?
Voor het uitbetalen van reserveringen worden door Easyflex automatisch éénmalige plaatsingen aangemaakt. Je bepaalt hier bij welke relatie deze plaatsingen kunnen worden aangemaakt. Easyflex adviseert je een relatie aan te maken met jullie eigen bedrijfsnaam. Zo worden alle plaatsingen voor het uitbetalen van reserveringen op deze relatienaam aangemaakt.
Collectieve loon/tariefaanpassingen
Welke ingangsdatum dien ik te selecteren voor het doorvoeren van de 'Collectieve loon/tarief aanpassingen'?
De ingangsdatum die wordt gekozen bij het overzicht is de datum van de nieuwe loon-en tariefafspraak in de plaatsing. Omdat 2024 begint op maandag 1 januari, is de eerste datum van het tijdvak voor alle declaratietijdvakken (Week, 4-weken en maand) het zelfde.
Kostprijzen doorvoeren (ingangsdatum 01-01-2024)
Ophogen tot minimumloon (ingangsdatum 01-01-2024)
Ophogen lonen en/of tarieven (ingangsdatum zelf bepalen)
Ophogen aan de hand van loon en tarievenschema (ingangsdatum zelf bepalen)
Let op: Wanneer je gebruik maakt van loon- en tarievenschema's kun je de lonen, tarieven en de kostprijzen enkel doorvoeren met de laatste optie.
Wanneer moet ik het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen' aanmaken?
Het collectief aanpassen van lonen en/of tarieven kan te allen tijde. Let erop dat als je dit met terugwerkende kracht doet, alle verloningen die zijn gedaan na de ingangsdatum van de nieuwe loon/tariefafspraken niet worden gewijzigd.
Ik heb het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen' aangemaakt, maar er staan ook flexwerkers op die niet meer actief zijn. Hoe kan dat?
Het overzicht 'Collectieve loon/ tarief aanpassingen' past alle 'Actieve' plaatsingen aan. Indien de einddatum in de plaatsing op 'Voorlopig' staat, worden deze plaatsingen ook aangepast. Mocht je dit aan willen passen, dan kan dat door in de afgesloten plaatsing(en) de status achter de einddatum op 'Definitief' zetten.
Ben ik verplicht om mijn kostprijzen te kopiëren middels het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen’?
Het doorvoeren van de kostprijzen middels het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen' doe je, zodat in de plaatsing de juiste kostprijs wordt getoond. Dat is onder andere van belang voor een juiste berekening van de marge. Daarom adviseren we om dit wel te doen. Tijdens de verloning wordt er echter altijd met de actuele kostprijs op basis van jullie instellingen in 'Beheer' gerekend.
Wat moet ik doen als ik de nieuwe kostprijzen reeds heb doorgevoerd en daarna nog iets in de kostprijselementen heb gewijzigd?
De kostprijzen die in de plaatsing worden getoond, worden niet automatisch bijgewerkt. In dit geval adviseren wij je dus om het overzicht nogmaals aan te maken, zodat de aangepaste kostprijzen worden doorgevoerd in de plaatsing. Je kiest hier dan dezelfde ingangsdatum en het is belangrijk om het vinkje bij 'Overschrijven' aan te zetten.
Kan ik in één keer alle plaatsingen ophogen naar het nieuwe wettelijk minimum loon?
Ja, dat is mogelijk. Je kiest dan bij 'Aanpassing loon (uitzenden)' voor 'Ophogen tot minimumloon'.
Wat gebeurt er met mijn factor of marge in de plaatsing wanneer ik het tarief aanpas met het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen'?
Met het overzicht 'Collectieve loon/tariefaanpassingen' kan ook het tarief in de plaatsing worden aangepast. Let erop dat wanneer er bij de rekenwijze in de plaatsing is gekozen voor een 'Factor' of 'Marge' deze hierdoor wel aangepast wordt in 'Tarief'. De tariefcalculator in de plaatsing is alleen een manier om het uiteindelijke tarief mee te berekenen. Door de collectieve wijziging van het tarief kan de 'Factor' of 'Marge' die hiervoor werd gebruikt niet worden behouden.
Reserveringen herwaarderen
Past het overzicht 'Reserveringen herwaarderen' de stand in tijd of in geld aan?
De stand in geld wordt aangepast naar het werkelijke saldo op basis van het laatst gebruikte uurloon (i.v.m. ophogen van uurlonen). De stand in tijd is dus leidend voor het ophogen van het saldo in geld.
Waarom maak ik het overzicht 'Reserveringen herwaarderen' aan?
De stand van reserveringen wordt in geld en in uren bijgehouden. Voor de flexwerkers die hun reserveringen in de vorm van uren opbouwen geldt dat zij deze ook in uren opnemen. Flexwerkers met een arbeidsovereenkomst en vaste medewerkers bouwen reserveringen op in uren welke worden gewaardeerd tegen geld. Als deze flexwerker of vaste medewerker tijdens het opbouwen van zijn reservering een lager uurloon had dan bij de opname van de reservering, is het gevolg dat het uiteindelijke saldo in geld negatief is.
Voorbeeld: Een flexwerker bouwt 50 uur aan vakantiedagen op tegen € 10,-. Dit vertegenwoordigt een geldwaarde van € 500,-. De flexwerker neemt zijn vakantiedagen op, maar heeft inmiddels een hoger uurloon gekregen van € 12,-. De uitbetaling van zijn vakantiedagen is dan 50 uur x € 12,- = € 600,-. Zijn saldo in uren is 0:00 uur en het saldo in geld is € -100,-.
Is het verplicht om reserveringen te herwaarderen?
Nee, het is niet verplicht. Echter adviseren we wel dit overzicht aan te maken. Indien je flexwerkers gaat verlonen in sectorrisicogroep IB+IIB wordt de stand van de reserveringen in de vorm van uren opgebouwd. Wanneer een flexwerker gedurende het jaar een loonsverhoging heeft gehad, is de stand in geld op het moment van uitbetalen vaak niet toereikend. Tip: Maak dit overzicht altijd eerst pro forma aan. Is deze akkoord, maak het overzicht dan definitief aan.
Let op: Heb je flexwerkers waarbij de ET regeling van toepassing is, maak dit overzicht dan aan met de instelling om flexwerkers met ET-uitruil uit te sluiten. Omdat flexwerkers met ET-uitruil reserveringen opbouwen tegen het verlaagde uurloon en het herwaarderen gebeurt tegen het uurloon van de plaatsing, kan dit onjuiste resultaten opleveren. Klik hier voor meer informatie over dit overzicht.
Wordt er van de reserveringen die geherwaardeerd zijn ook een journaalpost gemaakt?
Ja, de herwaardering van de reserveringen wordt gejournaliseerd. Wanneer je handmatig reserveringen wijzigt op het tabblad 'Saldigegevens' wordt dit niet gejournaliseerd.
Overzicht 'Reserveringen'
Wat is het verschil in rapportkeuzes bij het overzicht 'Reserveringen'?
Het overzicht 'Reserveringen' is aan te maken met de opties 'Huidige stand' en 'Stand op datum'. Wanneer je kiest voor 'Stand op datum' wordt er naar die datum teruggerekend aan de hand van mutaties op de journaalposten. In dit rapport wordt uitgegaan van het saldo in geld. Gedurende het jaar kunnen hierdoor verschillen in de waarden ontstaan. Met de optie 'Huidige stand' heb je dus de daadwerkelijke gegevens van dat moment. Om deze reden adviseren we om dit overzicht na de laatste verloning in 2023 en na de eerste verloning in 2024 aan te maken.
Methode voor het berekenen van de grondslag voor vakantiegeld
Na het aanpassen van de instelling naar "Opname VD (Methode contracten)" wordt de negatieve saldi van ‘Vakantiegeld’ in mindering gebracht op het loon. Waarom is dat?
Als het automatisch uitbetalen van vakantiegeld aangevinkt staat bij de flexwerker op het tabblad 'Betalingen', komt het negatieve saldo vakantiegeld als bruto inhouding op de eerstvolgende loonstrook te staan.
Wil je dit voorkomen dan kun je de 'opname' van vakantiegeld weghalen in de betreffende urendeclaraties op het tabblad 'Reserveringen'. Of het automatisch uitbetalen van het vakantiegeld tijdelijk uitzetten bij de flexwerker op het tabblad 'Betalingen'.