Stap 3 2023- 2024

Afsluiten loonjaar 2023

Wanneer je stap 1 en 2 goed hebt doorlopen, kun je in januari het oude loonjaar gaan afsluiten (stap 3). Ons advies is om dit vanaf de derde week van januari te doen. Je kunt namelijk nog tot het afsluiten van het loonjaar 2023 gegevens verwerken in loonjaar 2023. Denk hierbij aan nabetalingen en correcties. 

Als je het gehele loonjaar niet hebt verloond en/of loonaangifte hebt gedaan, bijvoorbeeld omdat je enkel ZZP’ers in dienst hebt, is het mogelijk om het loonjaar af te sluiten. Je kan het loonjaar afsluiten in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren’ indien het loonjaar de fase ‘Operationeel’ of ‘In afsluitfase’ heeft.

Heb je nog vragen over deze stap? Bekijk de FAQ die hoort bij stap 3.

3.1 'Backoffice > Overzichten > Werkkostenregeling'

Pas je de werkkostenregeling in Easyflex toe? Maak dan het overzicht 'Werkkostenregeling' aan voor loonjaar 2023. Controleer het rapport, voordat je de laatste loonaangifte van 2023 aanmaakt. Hierop kun je namelijk zien of je binnen de vrije ruimte bent gebleven. Wanneer dit niet het geval is en je dus eindheffing gaat betalen, wordt dit in de laatste loonaangifte van 2023 meegestuurd naar de Belastingdienst.

Pas je de werkkostenregeling buiten Easyflex toe en moet je eindheffing betalen? Ga dan naar 'Backoffice > Loonaangifte'. Kies bij 'Betreft' voor 'Nog aan te geven loonaangifte', loonjaar 2023 en selecteer het laatste aangiftetijdvak. Klik op wijzigen en voer bij 'Eindheffing overschr. forfait.werkkostenregeling' in de kolom mutatie het bedrag van de eindheffing in.

Let op: Tot en met loonjaar 2022 werd de eindheffing niet in de loonaangifte meegenomen als de werkkostenregeling op ‘Niet toepassen’ stond. Dit is vanaf loonjaar 2023 niet meer het geval.

3.2 'Backoffice > Overzichten > Loonaangiften (historisch)'

Om te controleren wat er aan te geven staat op de loonaangifte, kun je het overzicht ‘Loonaangiften (historisch)' voor loonjaar 2023 aanmaken. Zet het vinkje aan bij de optie 'Nog aan te geven'.

Let op: Op dit rapport staan geen gegevens van de werkkostenregeling (als je de werkkostenregeling wel in Easyflex toepast). Hiervoor is het overzicht 'Werkkostenregeling’. Controleer beide rapporten, voordat je de laatste loonaangifte van 2023 aanmaakt. Heb je handmatig een eindheffing bij 'Backoffice > Loonaangifte' ingevoerd? Dan komt deze wel op het overzicht 'Loonaangifte (historisch)' bij de optie 'Nog aan te geven'. 

3.3 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'

De status van het loonjaar 2023 is 'Operationeel'. Wijzig deze naar 'In afsluitfase' op het moment dat je daadwerkelijk onderstaande stappen gaat doen.

Het loonjaar kan door verschillende redenen op 'Afgesloten' komen te staan. Dit is daarna niet meer aan te passen. Bekijk de FAQ om te voorkomen dat het loonjaar per ongeluk al eerder afgesloten wordt dan de bedoeling is.

3.4 'Backoffice > Overzichten > Loonaangifte'

De loonaangifte voor de laatste aangifteperiode van 2023 kan pas worden gedaan als de status van het loonjaar 2023 'In afsluitfase' staat (stap 3.3). Let erop dat na het uitvoeren van deze stap (stap 3.4) het loonjaar 2023 definitief afgesloten wordt en er geen correcties op dit loonjaar meer kunnen plaatsvinden. De laatste loonaangifte van 2023 moet je handmatig aanmaken. Zo kun je zelf bepalen wanneer je het loonjaar definitief wilt afsluiten. Na het aanmaken van de laatste loonaangifte van 2023 is het loonjaar 'Afgesloten'. Dit is terug te zien in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'.

3.5 'Backoffice > Overzichten > Herziening lage premie' 

In een aantal gevallen mag de lage WW-premie worden toegepast, waaronder bij een onbepaalde tijd arbeidsovereenkomst (dat geen oproep is en schriftelijk is vastgelegd). Er mag niet meer dan 30% zijn afgeweken van het aantal vastgelegde contracturen indien het aantal contracturen lager is dan 35. Als de afwijking meer dan 30% is, moet de lage premie worden herzien en moet de hoge premie worden toegepast. Om inzicht te krijgen bij welke flexwerkers dit aan de hand is, is het overzicht 'Herziening lage premie' gemaakt. Na het aanmaken van de laatste loonaangifte kan dit overzicht worden aangemaakt. Om de WW-premie bij de flexwerkers te corrigeren, is het nodig dat loonjaar 2023 geopend wordt. Neem hiervoor contact op met het Service Center. 

Let op: Wanneer het nodig is om het loonjaar voor 2023 weer te openen om deze correctie(s) te kunnen doorvoeren, is dit pas mogelijk vanaf begin februari 2024.

3.6 'Backoffice > Overzichten > Pensioenaanlevering'

Easyflex past voor de StiPP pensioenaanlevering de 'Loon over' systematiek toe. Dit betekent dat urendeclaraties van december 2023 in de pensioenaanlevering van periode 12-2023 worden aangeleverd.

Daarin geldt het volgende advies: Maak de pensioenaanlevering van december 2023 pas aan, zodra je alle urendeclaraties van loonjaar 2023 verloond hebt. Als je na het aanmaken van de pensioenaanlevering van periode 12 (bijvoorbeeld omdat je deze automatisch hebt ingepland) nog urendeclaraties van 2023 hebt verwerkt, dan is het advies om de pensioenaanlevering van december 2023 nogmaals aan te maken. Bij de pensioenaanlevering kies je dan bij 'Periode selectie' voor handmatig. Bij 'Aanleveren over periode' kies je voor 2023 en periode 12. 

Bovenstaande geldt ook voor de pensioenaanlevering van APG. Heb je na het aanmaken van de laatste APG pensioenaanlevering van loonjaar 2023 nog urendeclaraties van 2023 verwerkt of correcties uitgevoerd? Maak dan het overzicht 'Pensioenaanleveringen' nogmaals handmatig aan voor de laatste periode van 2023.

3.7 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'

In stap 1.1 heb je als schatting het fiscaal loon voor loonjaar 2024 ingevoerd. Ons advies is om nu nogmaals het ingevoerde geschatte fiscaal loon voor 2024 te controleren. Nu heb je namelijk je gehele verloning van 2023 gedaan. Je kunt aan de hand van deze gegevens je schatting voor het huidige jaar maken. Je kunt nu dus bekijken of het ingegeven geschatte bedrag voor 2024 nog overeenkomt met wat je wil hanteren als schatting voor het fiscaal loon 2024. Je kunt het fiscaal loon nog aanpassen, mocht dit wenselijk zijn.

3.8 'Backoffice> Overzichten > Jaaropgaven'

Voor het loonjaar met de status 'In afsluitfase' of 'Afgesloten' kun je éénmalig de jaaropgaven van 2023 voor de flexwerkers aanmaken en versturen. Voor iedere flexwerker die in dat jaar arbeid heeft verricht, wordt een jaaropgave geproduceerd. Het is vanaf 2019 niet meer verplicht om het adres van de medewerker op de jaaropgave te tonen. Dit wordt in Easyflex wel standaard gedaan. Wil je dit niet? Dan kun je dit op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Jaaropgaven' wijzigen. De jaaropgaven worden op dezelfde wijze als de loonspecificaties afgewikkeld. Er wordt dus per flexwerker gekeken naar deze instelling voor het versturen van de jaaropgaven.

Tip: Wil je een logo op de jaaropgaven? Dit kun je instellen in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Jaaropgaven'. Selecteer hier de achtergrondafbeelding die van toepassing is. 

Let op: Voorgaande jaren bestond het aanmaken van de jaaropgaven uit twee stappen. Dit wordt nu gedaan in enkel stap 3.8.

3.9 'Backoffice > Overzichten > Jaaropgaven administratie' (optioneel)

Wil je voor je eigen administratie een rapport met alle jaaropgaven? Maak dan dit overzicht aan. Het is niet nodig dit rapport te printen, maar door de aanmaak kun je deze wel altijd weer inzien vanuit 'Backoffice > Exporteren en printen'.

3.10 'Backoffice > Overzichten > Loonstaat'

Je kunt de verzamelloonstaat en/of de historische loonstaat op elk gewenst moment laten samenstellen. Wanneer het loonjaar de status 'Afgesloten' heeft, hoef je dit slechts één keer uit te voeren. Je selecteert hier dan jaar 2023. 

3.11 'Backoffice > Overzichten > Reserveringen'

Als je een overzicht wilt van de stand van de reserveringen per einde loonjaar, dan kun je deze aanmaken met dit overzicht. Je kunt dit overzicht te allen tijde voor de gewenste datum aanmaken. Omdat dit overzicht ook in stap 2 is aangemaakt, kun je het resultaat van dit overzicht met het vorige vergelijken. Zo ondervang je eventuele correcties en herwaarderingen die nog zijn doorgevoerd.

3.12 'Backoffice > Overzichten > 'Journaalposten lonen' en 'Journaalposten verkopen/inkopen'

Om te voorkomen dat er boekingen in de financiële administratie ontbreken, na bijvoorbeeld het verwerken van het overzicht 'Reserveringen herwaarderen', kun je de 'Journaalposten lonen' en de 'Journaalposten verkopen/inkopen' aanmaken. Net zoals bij de loonaangifte maak je dit overzicht handmatig aan, zodat je zelf kunt bepalen wanneer je de laatste journaalpost van 2023 wilt aanmaken.

Met het afronden van deze stap zijn alle stappen van de jaarwissel afgerond!