Urenbestanden
Easyflex biedt de mogelijkheid om urenbestanden te importeren die door relaties worden aangeleverd. Op basis van deze gegevens worden urendeclaraties opgesteld, die door Easyflex tot loonspecificaties en/of facturen kunnen worden verwerkt. De uren die via 'Urenbestanden Premium' worden verwerkt, zijn vaak "onbewerkte" uren. Hiermee wordt bedoeld dat de uren nog niet volledig zijn ontrafeld volgens de geldende cao of afspraak. Door gebruik te maken van de uren ontrafelaar kunnen de in 'Urenbestanden Premium' gedefinieerde uren worden ontrafeld, zodat de correcte cao of afspraak op de ingelezen uren in Easyflex wordt toegepast.
De uren ontrafelaar maakt integraal deel uit van 'Urenbestanden Premium'.
Urendeclaraties
Ook in urendeclaraties die je handmatig invoert kun je gebruik maken van ontrafeling. Wanneer je van-tot tijden invoert, kunnen deze ontrafeld worden.
Lees en bekijk in korte filmpjes hier de werking en toepassing van de uren ontrafelaar.
Waar koppel je een ontrafelschema?
Je kunt op drie plekken vastleggen welk ontrafelschema gebruikt moet worden:
-
Plaatsing: Frontoffice > Relaties > Plaatsingen > tabblad 'Factuurgegevens' > 'Ontrafelschema'
-
Relatie: Frontoffice > Relaties > tabblad 'Overige gegevens' > 'Ontrafelschema'
-
Urenbestand-definitie: Beheer > Urenbestand-definities > tabblad 'Algemeen' > 'Standaard ontrafelschema'. Hiervoor moet 'Gewerkte tijden ontrafelen' aan staan.
Easyflex kijkt bij het ontrafelen eerst naar de plaatsing. Staat daar 'Volg relatie (…)', dan wordt het ontrafelschema van de relatie gebruikt. Is ook bij de relatie geen ontrafelschema vastgelegd, dan wordt het ontrafelschema van de urenbestand-definitie gebruikt. Zo kun je met één urenbestand meerdere relaties verwerken, elk volgens de regels die bij die relatie horen.
Wijzig je het ontrafelschema van de relatie, dan wijzigen de plaatsingen die op 'Volg relatie (…)' staan automatisch mee. Plaatsingen met een afwijkend ontrafelschema houden hun eigen schema.
Let op! Wordt er op geen van deze plekken een ontrafelschema gevonden, dan worden alle ontrafelde uren geboekt als 'Normale uren'. Staat er in de plaatsing geen looncomponent voor 'Normale uren', dan worden ze geboekt als 'Onregelmatige uren'. Voor nachtdiensten geldt dat de uren worden geboekt op de startdatum van de dienst.
Ontrafelprioriteit
Werkt een flexwerker op meerdere plaatsingen bij dezelfde relatie, dan bepaal je met de 'Ontrafelprioriteit' (1 t/m 9) op het tabblad 'Factuurgegevens' van de plaatsing in welke volgorde de uren worden ontrafeld. De plaatsing met de hoogste prioriteit wordt als eerste verwerkt. Zo bepaal je op welke plaatsing eventuele overuren terechtkomen: dat is de plaatsing die als laatste wordt verwerkt. Hebben de plaatsingen dezelfde prioriteit, dan worden de regels van boven naar beneden verwerkt.
Voorbeeld: een flexwerker heeft twee plaatsingen bij dezelfde relatie. In beide ontrafelschema's geldt overwerk na 24 uur per week.
-
Plaatsing A heeft prioriteit 1, met 8 uur op maandag, dinsdag en woensdag.
-
Plaatsing B heeft prioriteit 9, met 8 uur op donderdag en vrijdag.
Plaatsing B wordt eerst verwerkt, dus donderdag en vrijdag worden normale uren (16 uur). Daarna volgt plaatsing A: maandag telt nog tot de grens van 24 uur, en dinsdag en woensdag worden overuren volgens het ontrafelschema van plaatsing A.
Overwerk per relatie
Easyflex ontrafelt de uren per flexwerker en houdt de gewerkte uren per relatie bij. Uren op verschillende plaatsingen bij dezelfde relatie tellen samen mee voor de overwerkberekening. Uren bij verschillende relaties tellen niet voor elkaar mee: overwerk wordt dus altijd per relatie bepaald.
Gelden er per relatie andere overwerkregels, dan hoef je daar geen apart ontrafelschema voor te maken. Leg op het tabblad 'Overwerk' of 'Extra' een conditie vast op een memoveld van de relatie. Lees hier meer over de extra condities.
Ontrafelen in de urendeclaratie
Het ontrafelschema wordt ook gebruikt als je in Frontoffice > Urendeclaraties op het tabblad 'Tijden' van-tot tijden invult en op 'Ontrafelen' klikt. Houd daarbij rekening met het volgende:
-
Staat een looncomponent uit het ontrafelschema niet in de plaatsing, dan wordt het toch aan de declaratie toegevoegd, zonder tarief. De regel wordt blauw en moet gefiatteerd worden. Heeft de medewerker geen rechten op dat looncomponent, dan wordt het ook toegevoegd, maar is de kolom niet te wijzigen.
-
Bij een zzp- of doorleenplaatsing met een afwijkend inkooptarief wordt dat tarief als uurloon gebruikt.
-
Een vergoeding per 'Gewerkte dag' telt het aantal datums op het tabblad 'Urenspecificatie'. Staat 'Dagoverschrijdende dienst' op 'Verwerken op daadwerkelijk gewerkte datum', dan kan een nachtdienst dus als twee gewerkte dagen tellen.