Business rules (Binnenkort beschikbaar)
In het scherm ‘Business rules’ leg je vast welke controles je wilt uitvoeren op de geaccordeerde urendeclaraties, vóórdat je gaat verlonen en factureren. Zo zorg je dus voor een foutloze verloning en facturatie. Je bepaalt zelf per business rule de details van de uit te voeren controle.
Zodra je middels ‘De Knop’ een nieuwe verloningsrun start, worden in stap 2 van de wizard alle geaccordeerde urendeclaraties getoets aan de hand van jouw persoonlijk business rules. Dit kan leiden tot ‘succesvolle’ urendeclaraties, maar ook tot urendeclaraties die een ‘fout’ of een ‘waarschuwing’ bevatten.
Resultaat: Fout
Als je instelt dat het resultaat van je business rule moet leiden tot een fout, dan wordt de betreffende urendeclaratie niet verloond/gefactureerd.
Je kunt instellen dat deze fouten kunnen worden genegeerd. Wanneer je dit doet wordt de declaratie wél verloond/gefactureerd. Om het negeren van fouten mogelijk te maken dien je een autorisatie aan te zetten in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisaties > Urendeclaratie en urenregistratie’. Wil je dat iedereen die in de knop ‘Verlonen / factureren’ kan werken ook fouten moet kunnen negeren? Vink de autorisatie dan aan en laat de rol op “N.v.t.” staan. Zo niet, dan kies je een betreffende rol voor diegene die de fouten mogen negeren.
Resultaat: Waarschuwing
Als je instelt dat het resultaat van je business rule moet leiden tot een waarschuwing, dan wordt de betreffende urendeclaratie wel verloond/gefactureerd.
Waarschuwingen kunnen altijd en door iedereen ‘Genegeerd’ worden. Met het negeren van een waarschuwing kun je deze als het ware ‘afvinken’. Je weet dan dat je deze gecontroleerd is.
Omschrijving
De omschrijving die je vastlegt bij een business rule, wordt tijdens de controle aan je getoond. Om dus in 1 oogopslag duidelijk te krijgen waarom een declaratie gesignaleerd wordt, is het belangrijk dat je een duidelijke omschrijving vastlegt.
Een voorbeeld. De signalering van het type ‘Aantal uur gewerkt' zou je meerdere keren kunnen vastleggen. 1 keer voor ‘Meer dan 8 uur per dag’ en 1 keer voor ‘Meer dan 40 uur per week'. Als je deze details ook zo in de omschrijving zet, dan weet je bij het signaleren dus precies welke situatie van toepassing is.
Type signalering: Aantal uur gewerkt
Hiermee stel je een signalering in voor wanneer het aantal gewerkte uren per dag, week, 4-weken of maand boven een bepaald aantal komt. Je kunt de signalering meerdere keren vastleggen met verschillende instellingen: bijvoorbeeld 1 signalering voor meer dan 8 uur per dag die moet leiden tot een waarschuwing en 1 signalering voor meer dan 40 uur per week die moet leiden tot een fout.
Je kunt signaleren op de uren van de flexwerker of op de uren van de relatie. Beide kan ook, in dat geval leg je de signalering meerdere keren vast.
Middels het aanvinken van de looncomponenten bepaal je welke looncomponenten moeten meetellen in de telling. Wil je bijvoorbeeld voorkomen dat overuren boven de 40 uur worden vastgelegd als ‘Normale uren’, omdat deze als ‘Overwerkuren’ geboekt moeten worden? Dan kies je dus voor:
Controleperiode: Week
Betreft uren van: Flexwerker
Aantal uur is meer dan: 40
Looncomponenten: hier vinkje dan dus alleen de normale uren aan en juist niet de overwerkuren, omdat het totaal van de normale uren en overwerkuren wel boven de 40 mag komen. Je wilt alleen een signalering indien de normale uren het aantal van 40 overstijgen.
Type signalering: Auto van de zaak en reiskosten
Hiermee stel je een signalering in voor het geval er bij flexwerkers met een auto van de zaak reiskosten worden vergoed. Bij de looncomponenten heb je alleen de keuze uit vergoedingen/inhoudingen. Sowieso vink je hier alle looncomponenten aan van het ‘hoofdtype’ Reiskostenvergoeding. Omdat we vaak zien dat klanten reiskosten ook aanmaken onder de reguliere vergoedingen, is het nodig om zelf de looncomponenten aan te vinken die gebruikt worden om reiskostenvergoedingen te verstrekken.
Type signalering: Gewerkte uren tijdens arbeidsongeschiktheid
Met deze signalering controleer of er gewerkte uren geboekt zijn op dagen waarvoor een arbeidsongeschiktheidsmelding vastligt.
Je dient zelf aan te vinken bij welke soorten verzuim je geen verwerkte uren verwacht. Tijdens reguliere ziekte is het waarschijnlijk vreemd als er ook gewerkt wordt, maar WAZO verlof dat bijvoorbeeld maar voor een bepaald aantal uren per week van toepassing is kan wellicht wel gecombineerd worden met gewerkte uren.
Type signalering: Opname feestdag op een niet-feestdag
Deze signalering controleert of er geen feestdaguren geboekt staan op een dag die geen officiële feestdag is.
Voor flexwerkers met uitzendbeding gebruik je het looncomponent ‘Feestdagen’ om feestdagen door te betalen. Dit looncomponent is een standaard Easyflex component en staat dus altijd standaard aangevinkt. Daarnaast heb je waarschijnlijk nog een looncomponent ‘Doorbetaling FD/KV’ dat je gebruikt voor de loondoorbetaling op feestdagen voor flexwerker zonder uitzendbeding. Omdat dit looncomponent niet bij iedereen hetzelfde heet én soms onder verschillende ‘hoofdcomponenten’ vastligt, dien je dit looncomponent zelf aan te vinken. Zo weten wij op welke looncomponenten er gesignaleerd dient te worden.
Type signalering: Tarief wijkt af van loon- en tariefafspraak
Indien je deze signalering activeert leidt deze tot een fout of waarschuwing wanneer het tarief in de urendeclaratie afwijkt van het tarief in de loon- en tariefafspraak in de plaatsing.
Type signalering: Uurloon wijkt af van loon- en tariefafspraak
Indien je deze signalering activeert leidt deze tot een fout of waarschuwing wanneer het uurloon in de urendeclaratie afwijkt van het uurloon in de loon- en tariefafspraak in de plaatsing.
Type signalering: Verschil verloonde/gefactureerde uren
Hiermee stel je een signalering in voor het geval de ingevoerde uren van elkaar verschillen. Middels het veld ‘Niet signaleren indien minder dan … minuten’ stel je een marge in. Een verschil van 1 uur (60 minuten) vind je misschien acceptabel en dus wil je bijvoorbeeld pas signaleren als het verschil groter is dan 1 uur (60 minuten).
Door middel van de looncomponenten bepaal je welke looncomponent gesignaleerd moeten worden. Stel dat je ‘Loon arbeidsongeschiktheid’ niet één op één doorfactureert aan je relatie. Dan vul je bij dit looncomponent in de urendeclaratie dus alleen flexwerkeruren en geen uren voor de relatie. In dat geval wil je dit looncomponent dus uitsluiten van je signalering en vink je deze dus niet aan.