Urendeclaratie en urenregistratie

Op dit sub-tabblad kun je aan bepaalde rollen autorisatie verlenen voor acties en/of wijzigingen uit te voeren. Alleen de medewerker met deze rol is dan geautoriseerd om bepaalde gegevens bij een flexwerker in te voeren, te wijzigen of te verwijderen. Het gaat hierbij om de volgende onderdelen:

Accorderen urendeclaratie

Onder minimum marge

Je kunt per sector een margebewaking ingeven (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sectoren). Wanneer je een autorisatie voor accorderen onder deze minimum marge aangeeft, kan alleen de medewerker met deze rol autorisatie verlenen voor het accorderen van een urendeclaratie met een marge onder de minimum marge van de betreffende sector. Dit betekent dat alle andere medewerkers nooit urendeclaraties kunnen accorderen wanneer de marge onder de minimum marge valt van de betreffende sector. Wanneer je geen autorisatie toekent, hebben alle medewerkers (welke programmarechten hebben voor urendeclaraties) rechten om urendeclaraties te accorderen waarin de marge onder de minimum marge van de betreffende sector valt. Wanneer je echter aan niemand deze rechten wilt toekennen, adviseren wij je een rol aan te maken en deze aan geen enkele medewerker toe te kennen.

Ongelijke uren

Met ongelijke uren wordt bedoeld dat binnen de urendeclaratie het aantal uren voor de flexwerker niet gelijk is aan het aantal uren voor de relatie. Deze controle wordt per regel/looncomponent uitgevoerd. Wanneer je een autorisatie voor accorderen ongelijke uren aangeeft, kan alleen de medewerker met deze rol autorisatie verlenen voor het accorderen van ongelijke uren. Dit betekent dat alle andere medewerkers nooit urendeclaraties kunnen accorderen waarin ongelijke uren zijn opgenomen. Wanneer je geen autorisatie toekent, hebben alle medewerkers (welke programmarechten hebben voor urendeclaraties) rechten om urendeclaraties te accorderen waarin ongelijke uren zijn opgenomen. Wanneer je echter aan niemand deze rechten wilt toekennen, adviseren wij je een rol aan te maken en deze aan geen enkele medewerker toe te kennen.

Declaraties

Corrigeren declaraties

In dit veld kun je de autorisatie instellen voor het corrigeren van declaraties in het tabblad 'Frontoffice > urendeclaraties'. Indien het vinkje niet aanstaat kan niemand corrigeren. Als je de autorisatie aanvinkt i.c.m. de rol 'N.v.t.' hebben alle medewerkers deze rechten. Indien je de autorisatie aanvinkt i.c.m. een rol, hebben alleen medewerkers met de gekozen rol rechten declaraties te corrigeren.

Bewerken declaraties

In dit veld kun je de autorisatie instellen voor het bewerken van declaraties in het tabblad 'Frontoffice > urendeclaraties'. Indien het vinkje niet aanstaat kan niemand bewerken. Als je de autorisatie aanvinkt i.c.m. de rol 'N.v.t.' hebben alle medewerkers deze rechten. Indien je de autorisatie aanvinkt i.c.m. een rol, hebben alleen medewerkers met de gekozen rol rechten declaraties te bewerken.

Tonen informatie na pro forma berekening vanuit urendeclaratie

Journaalposten

In dit veld kun je een autorisatie vastleggen voor het tonen van extra informatie met betrekking tot de journalisering van een urendeclaratie na een pro forma verloning. Wanneer je geen autorisatie toekent, heeft geen enkele medewerker de rechten deze extra informatie in te zien.

Kostenoverzicht

In dit veld kun je een autorisatie vastleggen voor het tonen van extra informatie met betrekking tot de (loon)kosten van een urendeclaratie na een pro forma verloning. Wanneer je geen autorisatie toekent, heeft geen enkele medewerker de rechten deze extra informatie in te zien.

Tonen bij 'Pro forma loon' vanuit Frontoffice en Flexwerkers 

Resultaat

In dit veld kun je een autorisatie vastleggen voor het tonen van extra informatie met betrekking tot het resultaat bij een pro forma loon berekening in 'Frontoffice > Pro forma loon' en 'Flexwerkers > Pro forma loon'. Wanneer je geen autorisatie toekent, heeft elke medewerker de rechten deze extra informatie in te zien. Door het toekennen van een rol kunnen alleen de medewerkers met de betreffende rol het resultaat inzien. Deze optie maakt het mogelijk om de kostprijs en marge te verbergen. Door het toekennen van een rol kun je de gegevens verbergen voor bijvoorbeeld je intercedentes en/of franchisenemers.

Tonen informatie per loonspecificatie

Journaalposten

In dit veld kun je een autorisatie vastleggen voor het tonen van extra informatie met betrekking tot de journalisering per loonspecificatie op het tabblad 'Loonspecificaties' bij flexwerkers. Wanneer je geen autorisatie toekent, heeft geen enkele medewerker de rechten deze extra informatie in te zien.

Kostenoverzicht

In dit veld kun je een autorisatie vastleggen voor het tonen van extra informatie met betrekking tot de (loon)kosten per loonspecificatie op het tabblad 'Loonspecificaties' bij flexwerkers. Wanneer je geen autorisatie toekent, heeft geen enkele medewerker de rechten deze extra informatie in te zien.

Beschikbaar gestelde declaratieperioden

In dit gedeelte leg je vast welke declaratieperioden binnen de werkmaatschappij mogen worden toegepast en welke periode wordt aangemerkt als standaard. Je kunt meerdere keuzes aanvinken, echter kun je maar één periode als standaard ingeven. Deze standaard instelling wordt automatisch bij nieuwe relaties, aanvragen en plaatsingen toegekend. Deze kan eventueel worden gewijzigd. Het is mogelijk om autorisatie te verlenen aan een medewerker met een bepaalde rol voor het wijzigen van de declaratieperiode. Wanneer je de optie aanvinkt, ben je verplicht een rol te selecteren. Alleen de medewerker met deze rol is geautoriseerd om af te wijken van de standaard declaratieperiode. Wanneer je geen autorisatie verleent, heeft elke medewerker de rechten om de declaratieperiode te wijzigen.

Week

Easyflex heeft als standaard declaratieperiode 'Week' ingesteld. De urendeclaraties kunnen nu per week worden aangeleverd door de relaties en flexwerkers. Wanneer je 'Week' als standaard instelling laat staan, kun je hieraan geen autorisatierol koppelen, deze standaard instelling is namelijk voor elke medewerker beschikbaar.

4-weken periode

Wanneer er binnen de werkmaatschappij urendeclaraties per 4 weken kunnen worden aangeleverd, kun je deze optie aanvinken. Uiteraard kun je deze periode als standaard instellen. In dat geval is het niet mogelijk om een autorisatierol in te geven, de standaard instelling is namelijk voor elke medewerker beschikbaar.

Maand

Wanneer er binnen de werkmaatschappij urendeclaraties per maand kunnen worden aangeleverd, kun je deze optie aanvinken. Uiteraard kun je deze periode als standaard instellen. In dat geval is het niet mogelijk om een autorisatierol in te geven, de standaard instelling is namelijk voor elke medewerker beschikbaar.