Administratie

Contractgegevens

Op dit tabblad worden de contractgegevens van de werkmaatschappij weergegeven. Het is niet mogelijk om hier iets in aan te passen (behalve de communicatiemiddelen). Wanneer het wel wenselijk is om gegevens aan te laten passen, kun je hiervoor een e-mail sturen naar administratie@easyflex.nl. De gegevens worden dan in de administratie van Easyflex aangepast en daardoor ook in dit scherm gewijzigd.

Contractgegevens

Werkmaatschappij

Hier wordt het schemanummer van de werkmaatschappij getoond. Iedere werkmaatschappij heeft een uniek schemanummer en wordt bij de implementatie van Easyflex toegekend.

Inlognaam

Dit is de inlognaam van de werkmaatschappij die medewerkers moeten gebruiken om in te loggen. Ook dit wordt tijdens de implementatie van Easyflex vastgesteld.

Bedrijfsnaam

Dit is de bedrijfsnaam van de werkmaatschappij.

Looptijd huidige overeenkomst

Hier wordt de begindatum en de einddatum van de huidige overeenkomst met Easyflex weergegeven.

Factuurgegevens

Onder de factuurgegevens vind je alle gegevens die Easyflex gebruikt voor de facturatie. De gegevens bestaan uit onder andere de tenaamstelling van de factuur, het factuuradres, de IBAN, BIC/SWIFT code en de machtiging ID. 

Communicatie

In dit veld kun je de communicatiemiddelen van de werkmaatschappij ingeven (Algemene beschrijving > Communicatie). Door het wijzigen van deze gegevens wordt dit ook in de administratie van Easyflex aangepast.

Easyflex berichtgeving

In dit veld leg je één of twee e-mailadressen vast waarop Easyflex jouw organisatie kan bereiken in het geval van calamiteiten en zeer belangrijke berichtgeving over het gebruik van de Easyflex applicatie. Dit kan bijvoorbeeld het e-mailadres van de operationeel beheerder zijn.

Licenties

Op dit tabblad is het mogelijk om het aantal licenties van de werkmaatschappij in te zien, te bestellen of op te zeggen. Ook kun je hier de tarieven per licentie inzien. 
Let op: Wanneer je als werkmaatschappij een contract op basis van verloonde uren hebt is dit scherm niet toegankelijk, omdat je bij dit type contract over een onbeperkt aantal licenties beschikt. Hierdoor is dit scherm niet meer van toepassing. 

Licenties

Basislicentie

De basislicentie is de minimale set aan licenties die je nodig hebt om met Easyflex te kunnen werken en bestaat uit:

• Eén werkmaatschappijlicentie
• Eén locatielicentie
• Eén gebruikerslicentie
• Eén toegangslicentie

Omdat dit de minimale licenties zijn is het niet mogelijk om deze op te zeggen. Omdat er altijd maar één basislicentie wordt afgenomen is het ook niet mogelijk om hiervoor een extra licentie aan te vragen.

Locatielicentie

Een werkmaatschappij bevat één of meerdere vestigingen. Deze vestigingen noemen we binnen Easyflex locaties. Om een locatie aan te kunnen maken heb je een locatielicentie nodig. Met de knop 'Bestellen' kun je een extra locatielicentie aanvragen. Vervolgens kan er in 'Beheer > Locaties' een nieuwe locatie worden aangemaakt. Met de knop 'Opzeggen' kun je een extra locatielicentie opzeggen.

Gebruikerslicentie

Met een gebruikerslicentie kun je inloggen in Easyflex. Met de knop 'Bestellen' kun je een extra gebruikerslicentie aanvragen. Daarna kan er een nieuwe medewerker worden aangemaakt in 'Beheer > Medewerkers'. Op het tabblad 'Licenties' kan de aangevraagde licenties worden toegekend aan de medewerker door te kiezen voor 'Licentie toekennen'. Met de knop 'Opzeggen' kun je een extra gebruikerslicentie opzeggen.

Toegangslicentie

Met een toegangslicentie zorg je ervoor dat er meerdere medewerkers met een gebruikerslicentie tegelijkertijd in kunnen loggen in Easyflex. Met de knop 'Bestellen' kun je een extra toegangslicentie aanvragen. Met de knop 'Opzeggen' kun je een extra toegangslicentie opzeggen. Bijvoorbeeld: Je hebt 10 parttimers in dienst, waarvan er maximaal 5 tegelijkertijd in Easyflex werken. Je verstrekt hen dan 10 gebruikerslicenties en 5 toegangslicenties. Zo hebben 10 medewerkers de mogelijkheid om in te loggen, maar 5 personen kunnen tegelijkertijd in Easyflex werken.

Licenties bestellen

Middels de knop 'Bestellen' kun je extra licenties bestellen.

Overzicht licenties

Door bovenin het scherm per licentie te knop 'Inzien' te selecteren kun je een overzicht krijgen met de licenties die momenteel zijn toegekend aan de werkmaatschappij. Hierbij staan ook de namen van de locaties en medewerkers. De toegangslicenties bevatten geen namen, omdat deze niet gekoppeld zijn aan een medewerker.

Tarief voor licenties per week

Hier worden de tarieven per licentie getoond. Zo kun je direct zien wat de kosten zijn voor een extra licentie per week. Door de knop 'Inzien' te gebruiken kun je bepalen van welke licentie je de tarieven wilt zien.

Webservice

Op dit tabblad kun je zelf de definitieve webservice inschakelen, een key per koppeling genereren, kopiëren, en IP adressen beheren. Let op: De test keys voor webservice en webpageservice dienen altijd aangemaakt te worden door Easyflex. De opdrachtbevestiging kan gedownload worden via 'Downloads > Opdrachtbevestigingen'.

Het is mogelijk om voor elke koppelpartner een unieke key te genereren. Deze key is dan ook per koppelpartner te beheren. 

Voor het genereren van de definitieve webservice key kies je voor 'Nieuw' (links onderin). De key wordt nu automatisch gegenereerd en kan gekopieerd worden naar het klembord. Het is ook mogelijk om de webservice key uit te schakelen door het vinkje bij 'Actief' uit te zetten. De ingevoerde gegevens blijven getoond worden op dit tabblad.

IP-adres

Om aan te geven tot welke IP adressen de webservice key toegang heeft kun je hier zelf IP adressen beheren. Je kunt IP adressen toevoegen, wijzigen en verwijderen. Een overzicht met alle ingevoerde IP adressen zijn te kopiëren naar het klembord.

Uitsluitend sandbox toegang

Onder de license key kun je aangeven of deze license key bedoeld is voor (uitsluitend) toegang tot de sandbox omgeving. Indien aangevinkt, kan de license key niet gebruikt worden in de live omgeving en alleen in de sandbox omgeving. Indien uitgevinkt, kan de license key ook gebruikt worden voor de live omgeving. De Easyflex Sandbox is een testomgeving in Easyflex met de data van gisteren. In deze omgeving kun je zorgeloos situaties nabootsen en testen zonder dat dit consequenties heeft. Veilig complexe situaties testen zonder risico!

Zo kun je dus aan de slag in je eigen vertrouwde Easyflex omgeving, zonder dat dit gevolgen heeft, processen verstoort of er berichten naar buiten toe worden gecommuniceerd. Experimenteer zonder vervelende gevolgen! De data wordt elke nacht om 00:00 uur bijgewerkt.

Sandbox

De Sandbox omgeving kan geactiveerd worden via 'Beheer > Administratie > Sandbox'.  Door op de knop 'Nieuw' te klikken, wordt automatisch de ingangsdatum gevuld met de huidige week in het huidige jaar. Zodra je hier een week kiest per wanneer de Sandbox in moet gaan en daarna kiest voor 'Opslaan', zal de datum automatisch aangepast worden naar de maandag van deze week. Als blijkt dat je de verkeerde week hebt gekozen, kan je dit nog aanpassen door op 'Verwijderen' te klikken. Vervolgens kan je de Sandbox opnieuw aanvragen met de juiste ingangsdatum. 

Je bepaalt zelf welke medewerkers je toegang geeft tot deze omgeving door in 'Beheer > Programmarechten' voor de gewenste rollen het menu-item ‘Sandbox’ aan te vinken. Alleen de rollen waarbij dit menu-item is aangevinkt hebben toegang tot de Sandbox-omgeving. 

De minimale afname van Sandbox is 4 weken. Mocht je het gebruik van Sandbox willen beëindigen, doe je dit door op de knop 'Beëindigen' te klikken. Automatisch wordt hier het weeknummer dat minimaal 4 weken na de startdatum ligt getoond. De einddatum is altijd de zondag van de week, zodat de Sandbox deze volledige week nog gebruikt kan worden. 

Heb je vragen over de Easyflex Sandbox? Neem dan contact met ons op via sales@easyflex.nl.

Webpageservice

Op dit tabblad kun je zelf de definitieve webpageservice key genereren. Aan de definitieve key voor de webpageservice zijn eenmalige kosten verbonden. Hiervoor dient er een order getekend naar Easyflex verzonden te worden. De order kan gedownload worden via 'Downloads > Opdrachtbevestigingen'. Nadat Easyflex deze order heeft ontvangen zal dit ingeschakeld worden. Wanneer Easyflex de webpageservice nog niet ingeschakeld heeft zal dit getoond worden in een tekst en zijn de velden voor Aanroepende pagina en CSS-locatie nog grijs. 

Let op: De test keys voor Webservice en Webpageservice dienen altijd aangemaakt te worden door Easyflex. De opdrachtbevestiging kan gedownload worden via 'Downloads > Opdrachtbevestigingen'. 

Webpageservice-keys genereren 

Aanroepende pagina en CSS-locatie 

Voor het genereren van de definitieve key voor de Webpageservice voer je eerst de aanroepende website en CSS-locatie in. 

Webpageservice-key en Genereer 

Na het invoeren van de aanroepende pagina en CSS-locatie kun je de key zelf genereren door op de 'Genereer' knop te klikken. De key wordt nu getoond in het scherm Webpageservice-key. Hier kun je de key selecteren en kopiëren. 

Let op: De gegenereerde key blijft niet getoond op dit tabblad. Dit vanwege de reden dat er meerdere webpageservice keys gegenereerd kunnen worden. Wanneer je de gegevens terug wilt zien kan dit via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Notificaties'.