16-06-2023 - Versie 2023-12

Om de opname te bekijken over alle items die betrekking hebben tot de Easyflex Connector klik hier.

Belangrijke mededelingen

Cao wijzigingen 1 juli 2023

De cao wijzigingen van 1 juli 2023 komen steeds dichterbij. Er zijn een aantal stappen die je zelf dient uit te voeren en het is van groot belang dat je deze stappen uitvoert vóór de eerste verloning van loontijdvakken waarin de maand juli valt. Hier vind je de procesbeschrijvingen van de cao wijzigingen. Neem alle onderliggende pagina's door zodat je weet wat je dient aan te passen. Denk aan het inrichten en wijzigen van de AZV premie, het vervallen van de wachtdagcompensatie, gevolgen voor ziekte bij het uitzendbeding en de wijzigingen in de pensioenwet.

Wist je dat het ook mogelijk is om de inrichting door ons uit te laten voeren? Stuur de ingevulde en ondertekende opdrachtbevestiging naar easy2serve@easyflex.nl en wij plannen de opdracht voor je in. Download hier de order "Opdrachtbevestiging CAO wijziging 1-7-2023".

Op 22-06 organiseren we een webinar om ervoor te zorgen dat je optimaal voorbereid en zorgeloos de aankomende cao-wijzigingen tegemoet gaat. De kosten hiervoor bedragen €99,- per deelname (exclusief btw). Meld je snel aan via easyflex.webinargeek.com/webinar-cao-wijzigingen.

Instelling voor bepaling uurloon reserveringen van declaratietijdvak van 1 januari en 1 juli

In de Easy update van 2 juni (Versie 2023-11) is geschreven over een nieuwe instelling voor de bepaling van het uurloon voor reserveringen in loontijdvakken waarin het wettelijk minimumloon wijzigt. Dit is van invloed voor flexwerkers met de ET-uitruil. Omdat deze instelling niet herrekend kan worden is het belangrijk dat als je flexwerkers met ET-uitruil hebt, je deze instelling vóór de verloning van 1 juli juist instelt. Hier lees je alles wat je moet weten.

Wijzigingen StiPP Pensioen per 1 juli 2023

Vanaf 1 juli 2023 komt de wachttijd/referteperiode bij StiPP volledig te vervallen. Dit betekent dat elke werknemer vanaf de eerste werkdag direct pensioen opbouwt. De huidige wachttijd van 8 gewerkte weken komt dus te vervallen.

Wat betekent dit concreet:
- Alle werknemers van 21 jaar of ouder worden per 1 juli 2023 direct aangemeld bij StiPP als ze in dienst treden. De werknemer bouwt direct pensioen op en de werkgever gaat direct pensioenpremie betalen.
- De werknemer die op 1 juli 2023 minder dan 8 weken heeft gewerkt voor één uitzendonderneming, start per 1 juli 2023 met pensioen opbouwen in de Basisregeling.
- Voor werknemers die nu al deelnemen aan de Basisregeling van StiPP verandert er niets.
- De weken die de werknemer heeft gewerkt voordat de leeftijd van 21 jaar is bereikt tellen niet meer mee voor de wekentelling.

Op de laatste dag van het loontijdvak wordt er door Easyflex bepaald welke aftrekposten er moeten worden toegepast voor het gehele loontijdvak van de werknemer. Bijvoorbeeld: een werknemer heeft een week loontijdvak en is in week 24 21 jaar geworden en bouwt op dat moment nog geen pensioen op. 1 Juli valt op de zaterdag van week 26. Dit wil zeggen dat er op de zondag van week 26 wordt gekeken of de medewerker pensioen moet opbouwen. Aangezien de StiPP-wijziging per 1 juli in gaat zal het systeem dus signaleren dat er bij de flexwerker per 26-06-2023 StiPP Basis moet worden vastgelegd. Indien de medewerker niet op zaterdag 1 juli en zondag 2 juli werkt, is het niet nodig over week 26 basispensioen toe te passen. Daarom zou je enkel in dit geval de basisregeling kunnen vastleggen vanaf de maandag van week 27 (03-07-2023). Indien de medewerker wel op zaterdag 1 juli of zondag 2 juli werkt, dien je het basispensioen wel per 26-06-2023 vast te leggen bij de werknemer.

Meer informatie over de vervallen wachttijd is terug te vinden in de procesbeschrijving van de cao-wijzigingen.

Nieuwe ABU templates beschikbaar

In verband met het in werking treden van de nieuwe CAO voor Uitzendkrachten per 1 juli 2023, heeft de ABU aangepaste modelovereenkomsten opgesteld en beschikbaar gesteld. Deze modelovereenkomsten zijn aangepast met Easyflex mergefields en zijn vanaf nu beschikbaar in de templatebibliotheek.

In 'Beheer > Document management > Templates > Bibliotheek' kun je de templates die je wilt gaan gebruiken selecteren en kiezen voor 'Kopiëren'. De templates worden dan toegevoegd aan de lijst met templates die in de Frontoffice module van jouw werkmaatschappij beschikbaar zijn (tabblad 'Overzicht'). Het gaat om de volgende templates die je kunt herkennen aan onderstaande titel maar ook aan de datum van 09-06-2023.

*A-01 fase A uitz.bed. uitzend cao
*A-02 fase A uitz.bed. inlenersbeloning
*A-03 fase A bepaalde tijd/zonder beding
*A-04 fase B
*A-05 fase C
*A-11 fase A pl. bev. uitzend cao
*A-11 fase AB pl. bev. uitzend cao
*A-11 fase C pl. bev. uitzend cao
*A-12 fase A pl. bev. inlenersbeloning
*A-12 fase AB pl. bev. inlenersbeloning
*A-12 fase C pl. bev. inlenersbeloning

Er is vanuit de ABU geen modelovereenkomst beschikbaar gesteld voor een overeenkomst fase B ULDB (uiteraard wel voor doorbetalingsverplichting). Mocht het voorkomen dat je in fase B uitsluiting van loondoorbetaling toepast kan hier een eigen document voor opgesteld worden.

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Overzicht 'Afwijkende reserveringspercentages' uitgebreid met mogelijkheid situatie te kopiëren naar een nieuwe datum

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Tabblad: Afwijkende reserveringspercentages
Melding: 539976

Per juli verdwijnt de wachtdagcompensatie. Zoals eerder aangegeven leggen wij met een database-actie een nieuwe situatie per juli vast voor alle reserveringsschema's waar de wachtdagencompensatie wordt toegepast. Als er in Beheer een nieuwe situatie vastligt, dan wordt er vanaf dat moment (vanaf de verloning van juli in dit geval) niet meer gekeken naar de afwijkende reserveringspercentages die bij de flexwerker vastliggen maar naar de situatie in Beheer, omdat Beheer op dat moment de 'hoogste’ ingangsdatum heeft.

Om te voorkomen dat bij iedere flexwerker (met een afwijkend reserveringsschema) waar voorheen wachtdagencompensatie werd toegepast handmatig een nieuwe situatie moet worden vastgelegd, is het overzicht 'Afwijkende reserveringspercentages' uitgebreid met de mogelijkheid de situaties die nu vastliggen bij flexwerkers te kopiëren naar een nieuwe datum. Op die manier wordt de situatie van de flexwerker weer leidend en wordt er geen wachtdagencompensatie meer toegepast.

Advies is om de reserveringsschema's waar eerst wachtdagencompensatie werd toegepast te kopiëren naar de ingangsdatum 01-07-2023 en niet naar maandag 03-07-2023, omdat er dan voor 1 en 2 juli naar de situatie in Beheer wordt gekeken en daarmee voor de genoemde twee dagen wellicht een verkeerde opbouw plaatsvindt. Reserveringen (waaronder de wachtdagencompensatie) worden op dagbasis berekend dus die wordt vanaf 01-07-2023 niet meer toegepast in de verloning. Maak het overzicht eerst aan zonder de optie 'Kopiëren' om te controleren welke situaties gekopieerd zullen worden. Let op: het is niet mogelijk een afwijkend schema te kopiëren naar een vroegere ingangsdatum. Stel dat er al een afwijkend reserveringsschema vastligt per 01-08-2023, dan wordt dat niet gekopieerd naar ingangsdatum 01-07-2023.

Je kunt ervoor kiezen om alle afwijkende reserveringsschema's te kopiëren naar de nieuwe datum 01-07-2023. Dit heeft geen gevolgen indien er na januari geen wijzigingen meer zijn doorgevoerd in de reserveringsschema's zonder wachtdagencompensatie in Beheer.

Deze informatie is ook opgenomen in de procesbeschrijving van de cao-wijzigingen.

Voorlopige einddatum van de plaatsing kan automatisch verlengd worden

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Aanvragen en plaatsingen

Middels een nieuwe instelling in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aanvragen en plaatsingen' kun je ervoor kiezen om plaatsingen met beding die een voorlopige einddatum bevatten, op de einddatum te verlengen met een zelf te bepalen termijn. We hebben gehoord dat veel klanten vanaf 1 juli zullen gaan werken met contracten voor steeds een periode van bijvoorbeeld 4-weken, waarin wordt opgenomen dat de overeenkomst automatisch verlengd zal worden (behalve in het geval van ziekte).

Met deze nieuwe instelling, die je dus wel aan moet zetten om er gebruik van te maken, hoef je deze plaatsingen niet steeds handmatig te verlengen maar zal dat automatisch gebeuren. Op de dag van de voorlopige einddatum zal in de avond middels een automatisch proces de einddatum verlengd worden met het door jou ingestelde aantal dagen. Indien er plaatsingen verlengd zijn óf indien er plaatsingen zijn die verlengd hadden moeten worden maar waarbij dit door een probleem niet heeft kunnen plaatsvinden, wordt er een rapport aangemaakt en getoond in 'Backoffice > Exporteren en printen'. Het rapport heet 'Plaatsingen automatisch verlengen'. We adviseren je om dit rapport steeds te controleren. Zet je de einddatum van de plaatsingen steeds op zondag, dan kan er dus ook alleen op zondag resultaat uit het overzicht komen en hoef je dus maar 1x per week (in dit geval op maandagochtend) het rapport te controleren.

Automatisch verlengen van voorlopige einddatum plaatsing op relatie niveau

Module: Frontoffice
Onderdeel: Relatie
Tabblad: Overige gegevens
Melding: 540005

Zoals te lezen is op deze Easy update pagina is er een instelling bij gekomen bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aanvragen en plaatsingen' waarmee je voorlopige einddatums van plaatsingen automatisch kan verlengen. Deze instelling heeft betrekking op de gehele werkmaatschappij. Aangezien het natuurlijk kan voorkomen dat er per relatie binnen de werkmaatschappij verschillende afspraken worden gemaakt m.b.t. het aantal dagen waarmee de voorlopige einddatum moet worden verlengd is er een optie toegevoegd op het tabblad 'Frontoffice > Relatie > Overige gegevens'. Zodra je de instellingen in beheer hebt aangezet kun je in dit veld afwijken van de bedrijfsinstellingen. De dagen die zijn ingevuld op het tabblad 'Frontoffice > Relatie > Overige gegevens' is in dat geval leidend.

Signalering StiPP-pensioen bij het plaatsen van een flexwerker

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Aanvragen en plaatsingen
Melding: 539742

Vanaf 1 juli 2023 is het StiPP basispensioen verplicht vanaf dag 1 van het dienstverband, voor flexwerkers van 21 t/m 66 jaar (vanaf 1 januari 2024 vanaf 18 t/m 66 jaar). Er is een nieuwe signalering toegevoegd die signaleert bij het plaatsen van de flexwerker of er een StiPP pensioen vastliggen bij de flexwerker. Deze signalering staat standaard aan. Je kan deze signalering uitzetten op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aanvragen en plaatsingen > Signaleringen'. Indien je vervolgens een flexwerker plaatst waarbij er geen StiPP pensioen vast ligt krijg je een pop-up melding te zien waarin je direct het StiPP pensioen kan vastleggen op de maandag van de week waarin de startdatum van de plaatsing valt. Klik hier voor alle informatie omtrent deze wetswijziging.

Aftrekposten in batch actie vastleggen via 'Matching'

Module: Frontoffice
Onderdeel: Matching
Tabblad: Batch actie
Melding: 539743

In het onderdeel 'Matching' kun je bij 'Batch acties' kiezen voor een nieuwe batch actie 'Aftrekposten wijzigen'. Hiermee is het mogelijk om bij een groep flexwerkers een aftrekpost te wijzigen. Zo kun je bijvoorbeeld per 1 juli het basispensioen vastleggen voor flexwerkers die nu nog in de referteperiode van 8 weken zitten. In de procesbeschrijving van de cao wijzigingen lees je alles wat je hierover moet weten.

Matchen op loontijdvak

Module: Frontoffice
Onderdeel: Matching
Melding: 540011

Er is een nieuw selectieobject toegevoegd aan 'Matching' waarmee je kunt matchen op het loontijdvak van de flexwerker. Ook kun je via 'Uitvoer samenstellen' nu de ingangsdatum van het loontijdvak toevoegen aan het resultaat van je match. Heeft de flexwerker meerdere situaties/loontijdvakken vastliggen? Dan zie je via 'Uitvoer samenstellen' alleen de situatie die 'vandaag' van toepassing is én je ziet dus op welke ingangsdatum deze situaties is vastgelegd. Het matchen op het loontijdvak van de flexwerker kan onder andere handig zijn voor het in batch vastleggen van aftrekposten in het kader van de wijzigingen per 1 juli aanstaande.

Mogelijk om bij aanmaken arbeidsovereenkomst de documentafhandeling over te slaan

Module: Beheer
Onderdeel: Document management
Tabblad: Document beheer
Melding: 539669

In 'Beheer > Document management > Document beheer > Overeenkomsten en bevestigingen' is de optie 'Document niet verplicht archiveren' bijgekomen. Deze feature kan alleen worden toegepast bij documenttypes 'Overeenkomsten' met de status 'Passief'. Hiermee kan ervoor worden gekozen om bij het aanmaken van contracten (in 'Cao-overige' bij de flexwerker of via de plaatsing) het gedeelte 'Documentafhandeling' over te slaan. Na het invoeren van de contractgegevens kun je direct kiezen voor Opslaan. In de plaatsing bij het tabje 'Documentafhandeling' komt er wel een datum bij te staan, maar het is niet mogelijk hierop te signaleren met het overzicht 'Documentsignaleringen'.

Mogelijkheid om 'Extra vermelding factuur' mee te sturen met een urenbestand

Module: Frontoffice/Backoffice
Onderdeel: Urendeclaraties/Urenbestanden
Tabblad: Overige/Urenbestand-definities

In urendeclaraties op het tabblad 'Overige' heb je de mogelijkheid om een 'Extra vermelding factuur' vast te leggen. Deze kan vanaf nu ook opgegeven worden in het urenbestand. Hiervoor maak je een extra kolom aan in je urenbestand en deze kolom definieer je naar 'Extra vermelding factuur'. De tekst die je in het urenbestand invult in deze kolom komt dus terecht in de urendeclaratie. Er zijn 2 regels beschikbaar voor de 'Extra vermelding factuur'. Elke regel heeft een capaciteit van 90 karakters, in totaal kun je dus 180 karakters kwijt. In het geval de tekst meer dan 90 karakters omvat, gaat deze automatisch verder op de volgende regel. In het geval de tekst meer dan 180 karakters omvat, wordt deze automatisch afgekapt. Als een urenbestand meerdere urenregels bevat die in dezelfde urendeclaratie terecht komen, en elke urenregel bevat een tekst voor de 'Extra vermelding factuur', dan worden al deze teksten achter elkaar geplaatst en gescheiden met een spatie. Wil je dat de teksten gescheiden worden middels een punt of komma, dan dien je deze dus zelf op te nemen op de gewenste positie.

BTW en KvK nummer van de werkmaatschappij worden getoond op reverse billing factuur indien BTW verlegd is

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers / ZZP'ers
Tabblad: ZZP Facturen
Melding: 539673

Indien er bij een ZZP'er gebruik wordt gemaakt van 'Reverse billing' en de BTW instelling van de ZZP'er of de BTW instelling van de plaatsing staat op 'BTW verlegd', dan wordt het BTW nummer en KvK nummer van de werkmaatschappij getoond in de toelichting onderaan de factuur.

Exportbestand overzicht Arbeidsovereenkomsten uitgebreid

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Arbeidsovereenkomsten
Melding: 539859

Er zijn standaard twee nieuwe kolommen toegevoegd aan het .csv rapport van het overzicht 'Arbeidsovereenkomsten', namelijk: fase en laatst gewerkte datum.

In de kolom 'Fase' komt de fase te staan die aan de arbeidsovereenkomst is gekoppeld;
In de kolom 'Laatst gewerkte datum' wordt de laatst gewerkte dag weergegeven waarop gewerkte uren zijn ingegeven in de urendeclaratie van de flexwerker.

Tevens kun je bij het aanmaken van het overzicht de optie 'Naam en locatie relatie' aanvinken. Als je dit doet zullen de kolommen 'Relatie' en 'Locatie relatie' ook worden toegevoegd aan het .csv rapport. In deze kolommen wordt de naam en de locatie van de relatie weergegeven.

Overzichten 'Aanmaken Jaaropgaven' en 'Jaaropgaven' samengevoegd

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Jaaropgaven en Aanmaken jaaropgaven
Melding: 539597

De overzichten ‘Aanmaken jaaropgaven’ en ‘Jaaropgaven’ zijn samengevoegd tot één overzicht genaamd ‘Jaaropgaven’. Hierdoor is het niet meer nodig om twee overzichten aan te maken voor het aanmaken en versturen van de jaaropgaven.
Het nieuwe gecombineerde overzicht ‘Jaaropgaven’ krijgt indien ingesteld de autorisatie rol die ook geselecteerd is/was bij het overzicht ‘Aanmaken jaaropgaven’.
Het wordt geadviseerd om de autoriserende rol van het nieuwe overzicht ‘Jaaropgaven’ te controleren en waar nodig aan te passen.

Uitvoer samenstellen uitgebreid met webservice gegevens relatie

Module: Frontoffice
Onderdeel: Matching
Onderdeel: Relatie (handmatig)
Melding: 538771

In het onderdeel 'Uitvoer samenstellen' van 'Matching' kun je vanaf nu extra webservice gegevens van de relatie selecteren. Dit zijn de waardes onder 'Relatie > Webservices' namelijk 'Externe koppeling werkmaatschappij', 'Externe koppelingen pakketnaam’ en 'Externe koppelingen waarde’ .

Zoeken naar match en mogelijkheid om match te vergrendelen voor andere gebruikers

Module: Frontoffice
Onderdeel: Matching
Melding: 540030

Vanaf nu is het mogelijk om op het kenmerk van een match te zoeken in 'Frontoffice > Matching'. Daarnaast is het mogelijk om een match te vergrendelen. De match kan dan wel opnieuw gestart worden door andere gebruikers maar niet qua kolommen en selectieobjecten worden aangepast. Je kunt deze matches herkennen aan het slotje. Wil je de match toch aanpassen kun je altijd een submatch starten en blijft de originele match bewaard.

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je hier in ons online handboek terugvinden.

Verbeterd

E-mailbeleid voor e-mailadres van de locatie indien beschikbaar wordt nu ook gebruikt bij webservice

Module: Beheer / Frontoffice
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen / Flexwerkers en Relaties
Tabblad: E-mailbeleid / Webservice en Flexwrapp
Melding: 538786

In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > E-mailbeleid' staat de optie 'Het e-mailadres van de locatie indien deze beschikbaar is'. Bij het inschakelen van de webservice of Flexwrapp werd echter het e-mailadres van de vestiging gebruikt, ongeacht of voorgenoemde instelling aan of uit stond. Vanaf nu wordt er voor het inschakelen van de webservice en Flexwrapp wel gekeken naar de instelling in 'Beheer'.

Andere default waarde bij het hercoderen van looncomponenten in een urenbestand-definitie

Module: Beheer
Onderdeel: Urenbestand-definities
Tabblad: Hercoderen
Melding: 539969

Bij het hercoderen van looncomponenten in een urenbestand-definitie, is de default eenheid gewijzigd naar 'Uren (tijdnotatie)' in plaats van 'Minuten'. We hebben hiervoor gekozen omdat in het meerendeel van de gevallen de uren in het urenbestand als tijdnotatie worden aangeleverd en niet als minuten.

Pro forma loon uitgebreid met fase & beroepsgroep

Module: Frontoffice / Flexwerkers
Onderdeel: Pro forma loon

In verband met de cao wijzigingen per 1 juli is 'Frontoffice > Pro forma loon' en 'Flexwerkers > Pro forma Loon' uitgebreid fase & beroepsgroep. Wanneer je kiest voor een sector met sectorrisicogroep IB+IIB waar geen beroepsgroep is geselecteerd dien je de gewenste fase en beroepsgroep te kiezen. Voor meer informatie: bekijk de pagina informatie van 'Pro forma loon'.

EF2GO

Bij het genereren van een plaatsingsdocument kan je direct het document ter ondertekening aanbieden

Module: Plaatsing aanmaken / Ondertekeningen
Onderdeel: Plaatsingsdocumenten
Melding: EF2GO-5013 / EF2GO-5090

Je kan vanuit het tabblad 'Documenten' in de plaatsing plaatsingsdocumenten aanmaken en deze direct ook aanbieden ter ondertekening. De flexwerker en relatie worden nu ook voorgeselecteerd vanuit de plaatsing. Wil je het toch aan een andere flexwerker of relatie aanbieden? Dan kan dat.

Aangemaakte plaatsingsdocumenten kunnen inzien in de plaatsing

Module: Plaatsingen
Onderdeel: Plaatsingsdocumenten
Melding: EF2GO-4896

In de plaatsing op het tabblad 'Plaatsingsdocumenten' kan je het meest recent aangemaakte document inzien via het vergrootglas.

Inloggen met Azure AD of Google voor intercedenten

Module: algemeen
Onderdeel: inloggen
Melding: EF2GO-4551

Maakt je bureau in de Easyflex connector gebruik van inloggen met Google of Azure AD? Dan werkt dit vanaf nu ook door in EF2GO. Wanneer in de Easyflex connector ook de beheerder is gekoppeld is inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord niet meer mogelijk.

Naam van urenbestand-definities in dropdown menu tonen

Module: beheer
Onderdeel: bedrijfsinstellingen
Melding: EF2GO-5050

Sinds april is het mogelijk om voor de verwerking van tijdregistratie declaraties een eigen urenbestand-definitie te gebruiken welke je in de Easyflex connector vastlegt. In EF2GO kun je in de instellingen aangeven welke urenbestand-definitie gebruikt moet worden. Vanaf nu kun je middels een dropdown kiezen uit alle beschikbare urenbestand-definities.