DM > Document beheer

Vaste Documenten

Alle documenten waarvoor in Easyflex gegevens kunnen worden vastgelegd, zijn terug te vinden in het tabblad ‘Vaste documenten’. Het betreft documenten voor flexwerkers. Denk hierbij aan een identiteitsbewijs, VAR-verklaring of loonbelastingverklaring. Voor deze vaste documenten kun je zelf aangeven of een kopie van deze documenten vereist is/aanwezig dient te zijn bij inschrijving of plaatsing van een flexwerker. 

Let op! Het is mogelijk om hier op individueel niveau van af te wijken.

De volgende documenttypes behoren tot de ‘Vaste documenten’:

• Identiteitsbewijs
• Loonbelastingverklaring
• VAR-verklaring
• Rijbewijs
• Tewerkstellingsvergunning
• Verblijfsvergunning
• Diploma
• A1-verklaring (indien toepassing 'Alleen loonbelasting' op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces' aanstaat)
  

In het veld 'Status' kun je aangeven of het documenttype ‘Actief’ of ‘Passief’ is. Wanneer de status van een documenttype ‘Actief’ is, kan het documenttype voor alle flexwerkers of voor individuele flexwerkers verplicht gesteld worden. Een actief documenttype wordt zichtbaar bij de flexwerker op het tabblad ‘Frontoffice > Flexwerker > Documenten > Vereist’. 
Documenttype

Documenttypen met de status ‘Passief’  zijn niet meer zichtbaar bij de flexwerker op het tabblad ‘Frontoffice > Flexwerker > Documenten > Vereist’.

Verplicht aanwezig vanaf

Afhankelijk van het soort documenttype wordt de volgende tekst getoond:

• Verplicht voor flexwerkers ingeschreven vanaf
• Verplicht voor VAR-verklaringen vanaf
• Verplicht voor LB-verklaringen vanaf
• Verplicht voor A1-verklaringen vanaf

Verplicht voor flexwerkers ingeschreven vanaf (bij identiteitsbewijs, rijbewijs, tewerkstellingsvergunning en verblijfsvergunning)

Wanneer je een van deze documenttypes verplicht stelt wordt dit documenttype als vereist aangemerkt bij de flexwerker op het tabblad ‘Documenten > Vereist’. Het document wordt als vereist aangemerkt bij alle flexwerker die zijn ingeschreven op of na de ingegeven datum en zodra je op het tabblad ‘Identiteitsgegevens’ de gegevens behorende bij het document vastlegt. Door het veld ‘Verplicht’ aan te vinken kun je hier vervolgens niet meer op individueel niveau van afwijken.

Verplicht voor VAR-verklaringen vanaf

Wanneer je het documenttype ‘VAR-verklaring’ verplicht stelt wordt dit documenttype als vereist aangemerkt bij de flexwerker op het tabblad ‘Documenten > Vereist’. Het document wordt als vereist aangemerkt voor alle VAR-verklaringen die betrekking hebben op het ingegeven jaar en de daaropvolgende jaren en zodra je op het tabblad ‘ZZP’ de gegevens behorende bij de VAR-verklaring vastlegt. Door de optie ‘Verplicht’ aan te vinken kun je hier vervolgens niet meer op individueel niveau van afwijken. 

Verplicht voor Loonbelastingverklaringen vanaf

Wanneer je het documenttype ‘Loonbelastingverklaring’ verplicht stelt wordt dit documenttype als vereist aangemerkt bij de flexwerker op het tabblad ‘Documenten > Vereist’. Het document wordt als vereist aangemerkt voor alle loonbelastingverklaringen met een ingangsdatum op of na de ingegeven datum en zodra je op het tabblad ‘Fiscaal-Sociaal’ de gegevens behorende bij de loonbelastingverklaring vastlegt. Door het veld ‘Verplicht’ aan te vinken kun je hier vervolgens niet meer op individueel niveau van afwijken. 

Let op! Wil je een document niet verplicht stellen voor alle flexwerkers maar wil je per flexwerker kunnen aangeven of de kopie van het document vereist aanwezig dient te zijn? Geef het documenttype dan de status ‘Actief’ maar zet geen vinkje bij ‘Verplicht’. Je kunt vervolgens bij de individuele flexwerker op het tabblad ‘Documenten > Vereist’ een vinkje zetten bij het betreffende documenttype.

Verplicht voor A1-verklaringen vanaf

Wanneer je het documenttype ‘A1-verklaring’ verplicht stelt wordt dit documenttype als vereist aangemerkt bij de flexwerker op het tabblad ‘Documenten > Vereist’. Het document wordt als vereist aangemerkt voor alle A1-verklaringen met een ingangsdatum op of na de ingegeven datum en zodra je op het tabblad ‘Fiscaal-Sociaal’ voor het toepassen van de loonheffing kiest voor 'Alleen belastingplichtig'. Door het veld ‘Verplicht’ aan te vinken kun je hier vervolgens niet meer op individueel niveau van afwijken. 

Let op! Wil je een document niet verplicht stellen voor alle flexwerkers maar wil je per flexwerker kunnen aangeven of de kopie van het document vereist aanwezig dient te zijn? Geef het documenttype dan de status ‘Actief’ maar zet geen vinkje bij ‘Verplicht’. Je kunt vervolgens bij de individuele flexwerker op het tabblad ‘Documenten > Vereist’ een vinkje zetten bij het betreffende documenttype.

Signaleren vanaf

Je kunt hier vastleggen wanneer je een waarschuwing wilt krijgen als de vereiste documenten nog niet aanwezig zijn.

Je hebt de keuze uit:

• (aantal) dagen na inschrijfdatum
• (aantal) dagen na datum indiensttreding

(Aantal) dagen na inschrijfdatum

Wanneer je dit veld aanvinkt en een aantal dagen invult, dient het document een x aantal dagen na het inschrijven van de flexwerker aanwezig te zijn. Wanneer het document op dat moment nog niet aanwezig is, wordt hiervan een melding getoond op de controlelijst van de flexwerker. Daarnaast zie je dit terug in ‘Frontoffice > Documentenbeheer > Document signalering’. 

(Aantal) dagen na datum indiensttreding

Wanneer je dit veld aanvinkt en een aantal dagen invult, dient het document een x aantal dagen na de datum indiensttreding van de flexwerker aanwezig te zijn. Wanneer het document op dat moment nog niet aanwezig is, wordt hiervan een melding getoond op de controlelijst van de flexwerker. Daarnaast zie je dit terug in ‘Frontoffice > Documentenbeheer > Document signalering’.

Blokkeren bij

Je kunt hier vastleggen wanneer er een blokkade dient op te treden als de vereiste documenten nog niet aanwezig zijn.

Je hebt de keuze uit:

• Definitief accorderen plaatsing
• Aanmaken nieuwe loon- en tariefafspraak in plaatsing
• Accorderen urendeclaratie

Beleid voor 'Wijzigen bijbehorende gegevens'

Bij de vaste documenten horen bepaalde gegevens. Denk hierbij aan de geldigheidsdatum van een paspoort of het nummer van een rijbewijs. Middels deze optie kun je instellen wat er dient te gebeuren wanneer je deze bijbehorende gegevens wijzigt.

Je hebt de keuze uit:

• Document opnieuw inscannen
• Controlevraag stellen
• Geen actie

Overeenkomsten en bevestigingen

In dit tabblad kun je voor de documenttypen ‘Overeenkomsten’ en ‘(Plaatsings)Bevestigingen’ vastleggen of ze verplicht gegenereerd dienen te worden bij het accorderen van een plaatsing of bij het aanmaken van een nieuwe loon- en tariefafspraak.  Verder is het mogelijk om een aanwezigheidscontrole vast te leggen, een signalering in te stellen én om het moment van blokkeren op te geven. Door een documenttype te selecteren kun je de bijbehorende gegevens wijzigen.

Status

In dit veld kun je aangeven of het documenttype ‘Actief’ of ‘Passief’ is. Wanneer de status van een documenttype ‘Actief’ is, kan het documenttype voor alle flexwerkers of relaties verplicht gesteld worden. Een actief documenttype wordt zichtbaar in de plaatsing op het tabblad ‘Accorderen’. Wanneer je het documenttype passief maakt, is het niet meer zichtbaar in de plaatsing op het tabblad ‘Accorderen’.

Verplicht genereren

Je kunt per documenttype vastleggen of het verplicht moet worden gegenereerd. Het verplicht genereren is vast te leggen voor de volgende opties:

Verplicht genereren bij accorderen plaatsing vanaf

Wanneer je wilt dat het geselecteerde documenttype gegenereerd wordt bij het accorderen van de plaatsing zet je een vinkje bij de optie ‘verplicht bij accorderen plaatsing’. Let op, dit geldt dus enkel voor de eerste keer dat je de plaatsing accordeert. Daarnaast dien je in te geven voor plaatsingen met welke ingangsdatum het genereren van het documenttype verplicht is. Door het opgeven van deze ‘vanaf’ datum voorkom je dat plaatsingen uit het verleden waar het documenttype niet aanwezig is, worden gesignaleerd.

Indien ... dagen niet geplaatst

Indien je de optie 'Verplicht genereren bij accorderen plaatsingen vanaf' aan hebt staan kun je voor de overeenkomsten met uitzendbeding ook kiezen voor de optie 'indien ... dagen niet geplaatst'. Zo kun je voorkomen dat je voor elke nieuwe plaatsing die gemaakt wordt met uitzendbeding ook een nieuwe overeenkomst moet genereren. Indien je de optie aanzet zal Easyflex controleren of er tussen twee plaatsingen een gat ontstaat dat groter is dan het aantal dagen dat je ingesteld hebt. Indien dit het geval is, zal Easyflex bij het aanmaken van een nieuwe plaatsing afdwingen dat er een nieuwe overeenkomst gegenereerd wordt. Let op! De gaten tussen twee plaatsingen worden gecontroleerd aan de hand van definitieve einddata. Indien je de einddatum van een plaatsing op 'voorlopig' hebt staan wordt deze gezien als een doorlopende plaatsing.

Verplicht genereren bij aanmaken loon- en tariefafspraken vanaf

Wanneer je wilt dat het geselecteerde documenttype gegenereerd wordt bij elke loon- en tariefafspraak die geaccordeerd wordt, kies je voor de optie ‘Verplicht bij aanmaken loon- en tariefafspraken vanaf’. Daarnaast dien je in te geven voor loon- en tariefafspraken met welke ingangsdatum het genereren van het documenttype verplicht is. Door het opgeven van deze ‘vanaf’ datum voorkom je dat plaatsingen uit het verleden waar het documenttype niet aanwezig is, worden gesignaleerd. 

Wanneer het voor jouw organisatie niet vereist is dat het geselecteerde documenttype te allen tijde gegenereerd wordt kies je geen van beide opties.

Signaleren vanaf

Wanneer je wilt dat er een controle moet plaatsvinden op het aanwezig zijn van de ondertekende versie van het document, vink je deze optie aan. Tevens geef je aan vanaf hoeveel dagen na het genereren van het document er gecontroleerd dient te worden of het document ook ondertekend retour is. 

Blokkeren bij

Wanneer je deze optie aanvinkt, wordt de urendeclaratie geblokkeerd als het gegenereerde document nog niet ondertekend retour is.

Digitale handtekening

Je kunt per documenttype vastleggen of deze digitaal moet worden ondertekend. Je hebt de keuze uit:

• N.v.t.
  Documenten worden niet aangeboden via Flexwrapp voor digitale handtekening.
• Verplicht
  Documenten worden altijd aangeboden via Flexwrapp voor digitale handtekening. In 'Documentafhandeling' is de optie 'Aanbieden voor digitaal ondertekenen' aangevinkt en niet uit te zetten.
• Optioneel
  Documenten kunnen worden aangeboden via Flexwrapp voor digitale handtekening. In 'Documentafhandeling' is de optie 'Aanbieden voor digitaal ondertekenen' aangevinkt. Deze optie is uit te zetten. 

Ondertekenen door

Per documenttype kan worden vastgelegd wie het document digitaal moet ondertekenen. Je hebt de keuze uit:

• Alleen persoon
• Persoon en daarna uitzendbureau
  Bij deze optie moet de flexwerker als eerste het document digitaal ondertekenen. Een medewerker van het uitzendbureau kan het document pas ondertekenen als deze digitaal ondertekend retour is.

Documentafhandeling

Bij documenttypes 'Overeenkomsten' met de status 'Passief' kan met de optie 'Document niet verplicht archiveren' ervoor worden gekozen om bij het aanmaken van contracten in 'Cao-overig' bij de flexwerker of in de plaatsing het gedeelte 'Documentafhandeling' over te slaan. Na het invoeren van de contractgegevens kun je direct kiezen voor Opslaan.

Let op: in de plaatsing bij 'Documentafhandeling' komt er wel een datum bij te staan, maar het is niet mogelijk hierop te signaleren met het overzicht 'Documentsignaleringen'. Wijzigingen in het contract leiden niet tot een nieuwe datum in de plaatsing bij 'Documentafhandeling'.

Eigen documenttypen

Naast de standaard documenten die in Easyflex kunnen worden gegenereerd en geïmporteerd, is het mogelijk om eigen documenttypen te definiëren. Het betreft hier documenten waarvan jouw organisatie vereist dat ze bij een inschrijving of een plaatsing aanwezig moeten zijn. Je kunt hier per flexwerker en/of relatie van afwijken. Denk hierbij aan een KVK inschrijving voor de relatie of een VOG van de flexwerker. Deze documenttypen kun je definiëren op het subtabblad ‘Eigen documenttypen’.

Documenttype

Herkomst document

Een document kan gegenereerd of geïmporteerd zijn. Bij een gegenereerd document kun je denken aan een template die je aanmaakt in Easyflex. Bij een geïmporteerd document kun je denken aan een VOG van de flexwerker. Deze genereer je niet in Easyflex maar wil je wel importeren omdat je bijvoorbeeld wilt dat deze aanwezig is bij het maken van een plaatsing.

Soort type

Hier geef je aan of het een document behorende bij een flexwerker of behorende bij een relatie is. Wanneer je hebt aangegeven dat het een 'geïmporteerd' documenttype betreft, heb je de keuze uit 'Flexwerker' en 'Relatie'. Wanneer u heeft aangegeven dat het een 'gegenereerd' document betreft, heeft u de keuze uit 'Flexwerker', 'Relatie', 'Plaatsing flexwerker' of 'Plaatsing relatie'. U kunt templates behorende bij dit documenttype vervolgens genereren op het tabblad 'Documenten' bij de flexwerker / relatie maar ook in de plaatsing op het tabblad 'Documentafhandeling'. 

Status

Wanneer het documenttype de status ‘Actief’ heeft, kan het documenttype voor alle flexwerkers/relaties of voor individuele flexwerkers/relaties verplicht gesteld worden. Een actief documenttype wordt zichtbaar bij de flexwerker/relatie op het tabblad ‘Documenten > Vereist’. Wanneer het documenttype de status ‘Passief’ heeft, is het niet meer zichtbaar bij de flexwerkers/relaties op het tabblad ‘Documenten > Vereist’.

Verplicht

Hier kun je aangeven wanneer het document verplicht gegenereerd moet worden of verplicht aanwezig dient te zijn.

Voor relaties / flexwerkers ingeschreven vanaf

Door dit veld aan te vinken en een datum in te vullen, wordt het documenttype standaard als vereist aangemerkt voor alle flexwerkers/relaties die ná de opgegeven datum zijn ingeschreven. Voor flexwerkers/relaties die vóór deze datum zijn ingeschreven kun je het documenttype desgewenst handmatig als vereist aanmerken op het tabblad ‘Documenten > Vereist’ bij de flexwerkers/relaties.

Voor plaatsingen met ingangsdatum vanaf

Door dit veld aan te vinken en een datum in te vullen, wordt het documenttype standaard als vereist aangemerkt in alle plaatsingen die een ingangsdatum hebben ná de opgegeven datum. Voor plaatsingen met een ingangsdatum vóór deze datum kun je het documenttype desgewenst handmatig als vereist aanmerking in de plaatsing op het tabblad ‘Vereiste documenten’ bij de flexwerkers/relaties.

Let op! Wil je een document niet verplicht stellen voor álle flexwerkers maar wil je per flexwerker kunnen aangeven of de kopie van het document vereist aanwezig dient te zijn? Geef het documenttype dan de status ‘Actief’ maar vul niets in bij het onderdeel ‘Verplicht’. Je kunt vervolgens bij de individuele flexwerker op het tabblad ‘Documenten > Vereist’ een vinkje zetten bij het betreffende documenttype.

Einddatum document

Document heeft einddatum

Wanneer je een document wilt genereren/importeren dat een einddatum heeft, kun je dit aangeven door het veld ‘Document heeft einddatum’ aan te vinken.  Vervolgens is het voor documenten die voor dit documenttype worden gegenereerd/geïmporteerd verplicht om een einddatum in te voeren.

Archiveren

Documentmap flexwerker / relatie

Wanneer het document een document van het type 'Geimporteerd’ betreft, kun je een documentmap selecteren waarin het document gearchiveerd moet worden. Wanneer het document een document van het type 'Gegenereerd’ betreft, kun je geen documentmap selecteren omdat je voor deze documenttypen een template aanmaakt. Hier kies je de documentmap dus bij de template.

Signaleren vanaf

Je kunt hier vastleggen wanneer je een signalering wilt krijgen als de vereiste documenten nog niet aanwezig zijn. Je hebt de keuze uit:

• (Aantal) dagen na inschrijfdatum
• (Aantal) dagen na datum indiensttreding
• (Aantal) dagen na genereren document

(Aantal) dagen na inschrijfdatum

Wanneer je dit veld aanvinkt en je hebt een aantal dagen ingevuld, dient het document een x aantal dagen na het inschrijven van de flexwerker/relatie gegenereerd te worden of aanwezig te zijn. Wanneer het document op dat moment nog niet aanwezig is, wordt hiervan een melding getoond op de controlelijst van de flexwerker/relatie. Daarnaast zie je dit terug in ‘Frontoffice > Documentenbeheer’.

(Aantal) dagen na datum indiensttreding

Wanneer je dit veld aanvinkt en je hebt een aantal dagen ingevuld, dient het document een x aantal dagen na de datum indiensttreding van de flexwerker gegenereerd te worden of aanwezig te zijn. Wanneer het document op dat moment nog niet aanwezig is, wordt hiervan een melding getoond op de controlelijst van de flexwerker/relatie. Daarnaast zie je dit terug in ‘Frontoffice > Documentenbeheer’.

(Aantal) dagen na genereren document

Dit veld is alleen van toepassing wanneer het documenttype een gegenereerd document betreft. Wanneer je dit veld aanvinkt en je hebt een aantal dagen ingevuld, dient het document een x aantal dagen na genereren retour aanwezig te zijn. Wanneer het document op dat moment nog niet aanwezig is, wordt hiervan een melding getoond op de controlelijst van de flexwerker/relatie. Daarnaast zie je dit terug in ´Frontoffice > Documentenbeheer´.

Blokkeren bij

Je kunt hier vastleggen wanneer er een blokkade dient op te treden als de vereiste documenten nog niet aanwezig zijn. Je hebt de keuze uit:

• Definitief accorderen plaatsing
• Aanmaken nieuwe loon- en tariefafspraak in plaatsing
• Accorderen urendeclaratie

Digitale handtekening

Je kunt per documenttype vastleggen of deze digitaal moet worden ondertekend. Je hebt de keuze uit:

• N.v.t.
  Documenten worden niet aangeboden via Flexwrapp voor digitale handtekening.
• Verplicht
  Documenten worden altijd aangeboden via Flexwrapp voor digitale handtekening. In 'Documentafhandeling' is de optie 'Aanbieden voor digitaal ondertekenen' aangevinkt en niet uit te zetten.
• Optioneel
  Documenten kunnen worden aangeboden via Flexwrapp voor digitale handtekening. In 'Documentafhandeling' is de optie 'Aanbieden voor digitaal ondertekenen' aangevinkt. Deze optie is uit te zetten. 

Ondertekenen door

Per documenttype kan worden vastgelegd wie het document digitaal moet ondertekenen. Je hebt de keuze uit:

• Alleen Persoon
• Persoon en daarna uitzendbureau
  Bij deze optie moet de flexwerker als eerste het document digitaal ondertekenen. Een medewerker van het uitzendbureau kan het document pas ondertekenen als deze digitaal ondertekend retour is.

Instellingen

Op dit tabblad kun je aangeven of het BSN van de flexwerker op de QR code afgedrukt moet worden.

QR codes

Wanneer je een vinkje zet voor het tonen van het Burgerservicenummer op de QR code wordt het BSN als extra informatie op de QR code geprint.