13-12-2018 - Versie 2018-24

De percentages en premies voor 2019 zijn bekend gemaakt door de overheid en verwerkt in Easyflex. De jaarwissel naar 2019 kan nu worden uitgevoerd en de kostprijzen kunnen worden berekend. De processtappen van de jaarwissel kun je in terugvinden in ons online handboek bij Jaarwissel 2018-2019.

Je kunt je ook aanmelden om deel te nemen aan de Webinar Easy overgaan naar 2019.

Instelling StiPP Pensioen 'Volledige uitruil verlaagt grondslag' vanaf 2019 standaard uitgevinkt

In Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten kun je bij 'Volledige uitruil verlaagt grondslag' bepalen of het uitgeruilde loon van overwerkuren en tijd voor tijd wel of niet de grondslag van het StiPP Pensioen moet verlagen. Vanaf 2019 staat dit vinkje standaard uit en wordt de pensioengrondslag dus niet verlaagd met het uitgeruilde loon van overwerkuren en tijd voor tijd.

Informeer je koppelpartner en/of websitebouwer over een wijziging in onze dataservices

In verband met de nieuwe loonbelastingtabellen die gelden vanaf 1 januari 2019, moet vanaf nu het fiscale woonland van een flexwerker worden vastgelegd op het tabblad 'Fiscaal-sociaal' onder 'Gegevens voor loonopgave'. Het fiscale woonland is van invloed op de toe te passen tabel voor de berekening van de loonheffing.

Hierdoor is vanaf heden de volgende dataservice-operatie uitgebreid:
ds_fw_loonopgave_insert wordt uitgebreid met een verplicht veld: fiscaalwoonland. De volgende waardes kunnen worden toegepast:

29870 Nederland
29871 Landenkring
29872 Derde landen
29873 N.v.t.

Hierbij is de waarde ‘N.v.t.’ verplicht en kan deze alleen worden toegepast indien bij het veld berekenen is gekozen voor het anoniementarief.

Een voorbeeld voor het invullen van de parameters voor een flexwerker met een Nederlands domicilieadres met loonheffingskorting:

<urn:parameters>
    <urn:inschrijver>1111</urn:inschrijver>
    <urn:registratienummer>1111111</urn:registratienummer>
    <urn:ingangsdatum>2018-11-13</urn:ingangsdatum>
    <urn:berekenen>20380</urn:berekenen>
    <urn:fiscaalwoonland>29870</urn:fiscaalwoonland>
</urn:parameters>

Naast deze verplichte wijziging kan de waarde voor fiscaal woonland worden opgevraagd als optioneel field in de service ds_fw_loonopgave.

IDChecker is vervangen door DataChecker

Zoals aangekondigd in versie 2018-23 zijn de tabbladen van IDChecker vervangen door nieuwe tabbladen behorende bij DataChecker. De nieuwe tabbladen zijn Frontoffice > Flexwerker > DataChecker en Beheer > Bedrijfsinstellingen > DataChecker. Scans die ooit verstuurd zijn naar IDChecker zijn terug te vinden zijn op het tabblad Frontoffice > Flexwerker > DataChecker.

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Margefacturatie beschikbaar in Easyflex

Module: Beheer
Tabblad: Margefacturen
Melding: 524206

In Easyflex is het vanaf nu mogelijk om margefacturen te maken. Wanneer je gefactureerd hebt naar een klant is het mogelijk om deze factuurregels te selecteren en klaar te zetten voor facturatie, zodat je een creditfactuur kunt versturen naar de tussenpersoon op basis van dezelfde gegevens en een factor. Deze creditfactuur bevat dus eigenlijk de marge per gewerkt uur/vergoeding.

Om gebruik te kunnen maken van margefacturatie dien je eerst de programmarechten (Beheer > Programmarechten) voor het nieuwe tabblad Margefacturen toe te wijzen aan de gewenste rollen. Vervolgens dien je het overzicht Margefacturatie beschikbaar te stellen op het tabblad Beheer > Aansturing overzichten.

Wil je meer weten over margefacturen raadpleeg dan de procesbeschrijving Margefacturen in ons online handboek.

Fiscaal woonland toegevoegd aan 'Gegevens voor loonopgave' van de flexwerker/vaste medewerker

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers/Vaste medewerkers
Tabblad: Fiscaal-Sociaal
Melding: 528121

In verband met de nieuwe loonbelastingtabellen die gelden van 1 januari 2019, moet vanaf nu het fiscale woonland van een flexwerker/vaste medewerker worden vastgelegd op het tabblad Fiscaal-Sociaal onder 'Gegevens voor loonopgave'. Het fiscale woonland is van invloed op de in te houden loonheffing. Wij hebben het fiscale woonland van elke flexwerker/vaste medewerker alvast ingevuld op basis van (het land van) het domicilieadres.

We adviseren om te controleren of het domicilieadres juist is en anders het domicilieadres én het fiscale woonland aan te passen. Bij het wijzigen van het domicilieland wordt het fiscale woonland niet automatisch aangepast. Je krijgt wel een waarschuwing te zien. Je kunt eventueel een Matching aanmaken waarin je via 'Uitvoer samenstellen' het domicilieadres en het fiscaal woonland kunt selecteren, zodat je de vastgelegde gegevens per flexwerker in één overzicht kunt controleren.

Kostprijsberekening verbeterd, keuze tussen 'oorspronkelijke' en 'alternatieve' methode

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Kostprijzen
Melding: 513569

De voorcalculatorische kostprijs(berekening) is verbeterd. In Beheer > Bedrijfsinstellingen > Kostprijzen stel je in of je de voorcalculatorisch kostprijs wilt berekenen op basis van de 'Oorspronkelijke' of 'Alternatieve' methode. De methode 'Oorspronkelijk' kun je gebruiken om de kostprijs van 2019 te vergelijken met die van 2018 omdat deze dan op dezelfde wijze zijn opgebouwd. De methode 'Alternatief' bevat onderstaande verbeteringen:

Kostprijs voor Loon overwerkuren (100% deel én toeslagdeel) bevat geen 'Voorzieningen (aftrekposten)' en geen 'Voorzieningen (overige)' meer.
Kostprijs voor Belaste vergoedingen bevat geen 'Voorzieningen (aftrekposten)' en geen 'Voorzieningen (Overige)' meer. Het gaat hierbij om alle looncomponenten behorende onder: 'Vergoedingen belast', 'Vergoedingen belast/onbelast' en 'Reiskostenvergoedingen belast/onbelast'.
Kostprijs voor Loon onregelmatige uren (toeslagdeel) bevat geen 'Voorzieningen (overige)' meer. Of deze 'Voorzieningen (aftrekposten)' bevat is afhankelijk van de gekozen instelling in Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten > StiPP onder 'Premie berekenen over'. Hier stel je namelijk in of je over het toeslagdeel van een onregelmatig uur wel of geen pensioen wilt opbouwen.

Vanaf 1 januari 2019 vervalt de 0% bijtelling

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Fiscaal-sociaal
Melding: 528136

Vanaf 1 januari 2019 vervalt de 0% bijtelling. Dit betekent dat je met een ingangsdatum vanaf 01-01-2019 bij op het tabblad Fiscaal-sociaal bij 'Gegeven voor loonopgave > Zakelijke auto' niet meer kunt kiezen voor de optie 'Ja, geen bijtelling (auto zonder C02)'.

Let op: Heb je flexwerkers in je bestand waar dit voor toepassing is, pas dan de instelling voor de zakelijke auto met ingang van 01-01-2019 aan.

Termijn voor automatisch intrekken van niet ondertekende documenten verruimd

Module: Frontoffice
Onderdeel: Documentenbeheer
Tabblad: Digitale handtekening
Melding: 528205

De termijn voor het automatisch intrekken van niet ondertekende documenten is verruimd van 2 naar 4 weken. (Automatisch) ingetrokken documenten zijn terug te vinden in Frontoffice > Documentenbeheer > Digitale handtekening.

Het 'Standaard aantal afdrukken' per template is op 0 in te stellen

Module: Beheer
Onderdeel: Document management
Tabblad: Templates
Melding: 528137

Vanaf nu is het mogelijk om het 'Standaard aantal afdrukken' voor een template in te stellen op 0. Dit doe je per template in Beheer > Document management > Templates. Bij het genereren van documenten vanuit de plaatsing, kan er dan niet meer gekozen worden voor 'Afdrukken'. Bij het genereren van documenten op het tabblad 'Documenten' vanuit de flexwerker of relatie wordt het aantal afdrukken standaard op 0 gezet. Je kunt dit eventueel wel handmatig aanpassen in een ander aantal, wanneer het toch gewenst is dat documenten worden afgedrukt.

StiPP Pensioenaanlevering bevat geen IBAN nummers meer

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Pensioenaanleveringen
Melding: 527582

Vanaf uiterlijk 1 januari 2019 mogen er geen IBAN nummers meer worden aangeleverd in de StiPP pensioenaanleveringen. In overleg met StiPP mogen ook bestanden die vóór deze datum worden aangeleverd al zonder IBAN nummers worden aangeleverd. Deze wijziging hebben wij reeds doorgevoerd in Easyflex. Vanaf nu verschijnen er geen IBAN nummers meer op het PDO bestand wanneer je een StiPP pensioenaanlevering aanmaakt.

Personeelsnummer toegevoegd in aanlevering Zorg en Zekerheid

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Verzekeraar > Zorg en Zekerheid
Melding: 527857

De aanlevering naar Zorg en Zekerheid is uitgebreid met het personeelsnummer. Het personeelsnummer is toegevoegd aan de aanlevering ten behoeve van de communicatie tussen Zorg en Zekerheid en het uitzendbureau.

Overzicht loon- en tariefafspraken uitgebreid met business-units

Module: Backoffice/ Frontoffice/ Mijn gegevens
Tabblad: Overzichten
Overzicht: Loon- en tariefafspraken
Melding: 527864

Aan het exportbestand van het overzicht Loon- en tariefafspraken is een kolom business-units toegevoegd.

Optionele opties mbt wel of niet tonen informatie op loonspecificaties vanaf nu ondergebracht bij 'Niet vermelden van'

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Loonspecificaties
Melding: 528081

Het tabblad Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties bevat meerdere opties omtrent het wel of niet tonen van informatie op de loonspecificatie. Deze opties zijn vanaf nu ondergebracht bij de instelling 'Niet vermelden van' met de zoekknop. Hier kun je bepalen of de vermelde opties wel of niet getoond worden op de loonspecificatie.

Optie voor BSN tonen op loonspecificatie en jaaropgave

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Loonspecificaties / Jaaropgaven
Melding: 528081

Het wel of niet tonen van het BSN op de loonspecificatie en jaaropgave kun je vanaf nu zelf bepalen. Op het tabblad Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties kun je dit voor de loonspecificatie instellen met de optie 'Niet vermelden van'. Voor de de jaaropgaven kun je dit instellen op het tabblad Beheer > Bedrijfsinstellingen > Jaaropgaven bij de optie 'Vermelden van'.

Controlelijst vernieuwd

Module: Backoffice
Tabblad: Exporteren en printen
Overzicht: Controlelijst
Melding: 528162

De controlelijst is vernieuwd. Om de controlelijst overzichtelijker te maken worden een aantal meldingen van het type ‘Aandachtspunt’ en 'Overbodig' niet meer getoond. Daarnaast is er een nieuw type ‘Controleer’ toegevoegd. Met dit type willen we erop attenderen om die instelling goed te controleren, bijvoorbeeld omdat deze invloed heeft op het correct toepassen van de wet- en regelgeving. Wij adviseren vanaf nu om altijd de controlelijst te controleren.

Onder het type ‘Controleer’ zijn de volgende meldingen toegevoegd:

1. Instelling ‘Netto Equivalent WML’ bij Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten
Deze melding wordt altijd getoond als je het berekenen van het ‘Netto Equivalent WML’ in Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces hebt geactiveerd.
2. Instellingen ruilvoet bij Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwerkers
Deze melding wordt altijd getoond als je de overwerkuren hebt aangevinkt voor het berekenen van de bruto uitruil in Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwerkers.

Van de types ‘Aandachtspunt’ en 'Overbodig' worden de meldingen omtrent kostensoorten, berichtgeving, templates en rollen en programmarechten niet meer op de controlelijst getoond.

Afwijkende tekst looncomponent nu ook mogelijk via urenbestand

Module: Beheer / Backoffice
Tabblad: Urenbestand-definities / Urenbestanden
Melding: 528169

Het is vanaf nu mogelijk om een afwijkende tekst van een looncomponent voor de loonspecificatie aan te geven in een urenbestand. De tekst voor de betreffende urenregel zal worden getoond in het onderdeel 'Declaraties' op de loonspecificatie. In de definitie kun je aangeven dat het om een afwijkende tekst voor de loonspecificatie gaat. Wanneer je het urenbestand gaat verwerken zal deze tekst in de declaratie te zien zijn wanneer je op 'Detail' drukt. Je kunt hier eventueel ook nog de tekst verwijderen of aanpassen.

Dataservices documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservices is aangepast. De actuele versie kun je in ons online handboek terugvinden bij Documenten > Easyflex documenten.

Verbeterd

Verbeterde controle bij wijzigen domicilieland van flexwerkers met verzekering bij Zorg en Zekerheid

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Algemeen
Melding: 528121

De zorgverzekering van Zorg en Zekerheid kan alleen worden toegepast voor flexwerkers met een buitenlands domicilieadres. Indien je bij een flexwerker die verzekerd is bij Zorg en Zekerheid het domicilieadres wijzigt naar 'Nederland', kreeg je altijd al een melding te zien dat eerst de verzekering moest worden beëindigd, voordat je het land kon wijzigen. In tegenstelling tot de tekst in de melding werd het gewijzigde land vervolgens toch opgeslagen. Dit gedrag is aangepast. De verzekering van Zorg en Zekerheid dient eerst beëindigd te worden voordat het land van het domicilieadres gewijzigd kan worden naar 'Nederland'.

Overzicht 'Signalering transitievergoeding' kan nu ook aangemaakt zonder dat je het aantal maanden invult

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Signalering transitievergoeding
Melding: 521481

Voorheen faalde het overzicht Signalering transitievergoeding als je in de instellingen geen maanden had ingevuld bij 'Personen die binnen X maanden vanaf nu recht krijgen op een transitievergoeding'. Dit is opgelost.

De tabel voor loonheffing uitbetaalde reserveringen 'Vakantiegeld' is vanaf nu per jaar vrij instelbaar

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Reserveringenbeleid
Melding: 523392

Vanaf heden is de tabel loonheffing automatisch uitbetaalde reserveringen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringenbeleid) vrij in te stellen per loonjaar. Je kunt hier voor het vakantiegeld kiezen voor 'Bijzondere beloningen' of 'Witte tabel'.

Loon leegloop vanaf 2019 standaard aangevinkt als looncomponent voor StiPP Pensioen

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Aftrekposten
Melding: 527820

Looncomponenten behorende bij 'Loon leegloop' zijn vanaf 2019 standaard aangevinkt voor het StiPP Pensioen omdat deze grondslag zijn voor het pensioen. In 2018 waren deze looncomponenten standaard uitgevinkt en konden ze handmatig aangevinkt worden.

Opgelost

Vast loon en reserveringen worden niet getoond en/of verloond bij loontijdvak en declaratie van december

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers / Vaste medewerkers
Tabblad: Pro forma / Verloningen
Melding: 528302

Bij het inzien van de pro forma of een verloning van de maand december (loontijdvak en declaratie) waar vast loon gehanteerd wordt, werd het vast loon bedrag niet verloond omdat deze op 31 december 2018 werd gezet. Ditzelfde geldt ook voor de reserveringen. Dit is opgelost en vanaf nu worden deze componenten op 30 december 2018 geboekt.

Om dit op te lossen dien je zelf de volgende actie te verrichten:

- Declaratie herstellen: hiermee worden het vast loon en de reserveringen automatisch op 30-12-2018 gezet.
- Loonjaar 2019 inrichten: zodra het loonjaar 2019 is ingericht (status ‘Operationeel’), is dit opgelost. Je hoeft dan niets te doen.

Let op: Indien 2019 niet operationeel is worden uren die op 31-12-2018 staan niet meegenomen. Dit kun je eventueel oplossen door de gewerkte uren van 31december 2018 op 30 december 2018 in de declaratie te plaatsen. Dit geldt alleen voor medewerkers met een loontijdvak en een declaratie tijdvak van een maand.

Fout 165 en 168 in APG pensioenaanlevering opgelost bij een correctie waaruit negatieve premie ontstaat

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Naam overzicht: Pensioenaanlevering
Melding: 521286

Een correctie waaruit een negatieve premie ontstaat veroorzaakte foutcode 165 (aangeleverde premie te laag) en 168 (aangeleverde grondslag te laag) in de aanlevering van APG. Dit is opgelost.

Standaard uren uit de plaatsing liepen door na definitieve einddatum, dit is opgelost

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers/Relaties
Tabblad: Plaatsing/Urendeclaraties
Melding: 522135

Indien je in een plaatsing 'Standaard uren' opgeeft, werden deze uren in de urendeclaraties ook gevuld na de definitieve einddatum van de plaatsing. Indien de relatie gewerkte uren doorgeeft via het urenportaal, bleven de standaard uren na de einddatum van de plaatsing in de urendeclaratie staan. Dit probleem is opgelost. De standaard uren worden gevuld t/m de einddatum van de plaatsing en de eventueel afwijkende opgave van de relatie in het urenportaal wordt overgenomen in de urendeclaratie in Easyflex.

Onterechte verrekening van correcties bij StiPP Pluspensioen komt niet meer voor

Module: Backoffice/Frontoffice
Onderdeel: Verloning
Melding: 528280

Als een verloonde declaratie minimaal 1 dag later volledig teruggeboekt werd én vervolgens werd een extra declaratie aangemaakt in een periode die vóór de gecorrigeerde declaratie ligt dan verscheen er onterecht een verrekening van correcties. Dit probleem is opgelost.