14-07-2022 - Versie 2022-13

De toelichting op de Easy Updates kun je terugvinden via onze website https://www.easyflex.nl/easy-update/. Op deze manier kun je de opname(s) terugkijken wanneer dit voor jou het beste uitkomt.

Belangrijke mededelingen

PAWW op grond van de cao voor uitzendkrachten

Eind juni zijn wij, net als jullie, door ABU en NBBU geïnformeerd over de PAWW op grond van de cao voor uitzendkrachten die met ingang van 1 augustus a.s. wordt ingevoerd. Gezien de korte periode die tussen de communicatie en de invoer van de regeling zit, zijn wij direct van start gegaan met de ontwikkeling en zijn we daar momenteel ook nog volop mee bezig. We hebben nauw contact met ABU en NBBU over vraagstukken waar wij tijdens de ontwikkeling tegenaan lopen en die niet in de documentatie duidelijk worden. Uiteraard zal Easyflex ervoor zorgen dat in augustus de eerste premie-inhoudingen gedaan kunnen worden. Het registreren bij de stichting en het doen van de eerste PAWW-aangifte en -afdracht dien je zelf te verzorgen (uiterlijk eind september). Bij deze informeren we je alvast in grote lijnen over de aanpassingen in de Easyflex applicatie en de verloning.

De inhouding van de premie zal in Easyflex een onderdeel worden van de sociale verzekeringsstructuur, omdat de premie op die manier collectief toegepast kan worden (je hoeft hem dus niet op individueel niveau per flexwerker aan te zetten) en er tevens onderscheid gemaakt kan worden per sectorrisicogroep (je kunt zo eenvoudig Vaste medewerkers en bijvoorbeeld Payrollkrachten uitsluiten). Daarnaast heb je nog de mogelijkheid om individuele flexwerkers uit te sluiten van deelname aan de PAWW.

De sociale partners in de uitzendbranche hebben tevens afgesproken dat de werknemerspremie PAWW door de werkgever vergoed zal worden. Deze vergoeding/compensatie wordt straks automatisch toegepast. Je maakt hiervoor zelf een nieuw looncomponent aan (bruto vergoeding) dat gekoppeld is aan de inhouding van de premie. Meer informatie over de grondslag voor de bijdrage van de werknemer en de grondslag voor de compensatie door de uitzendonderneming kun je vinden in de documentatie van ABU en NBBU.

Het aanleveren van gegevens bij de stichting PAWW verloopt niet via een koppeling maar dien je als uitzendondernemer zelf te doen via het portaal van PAWW. Hier dien je per periode 3 gegevens aanleveren: het totale grondslagloon, de totale ingehouden premie en het aantal personen waarbij PAWW is ingehouden. We werken momenteel aan een overzicht waarop deze informatie komt te staan zodat je de gegevens gemakkelijk kunt overnemen op het portaal.

Op de volgende Easy Update pagina (28 juli a.s.) vind je een link naar de uitleg over hoe je de PAWW kunt inrichten in Easyflex. Je hebt hiervoor toegang tot de beheersmodule nodig in verband met het inrichten van de sociale verzekeringen en de looncomponenten. Houd hier alvast rekening mee met vakanties van collega's zodat je eventueel tijdelijk de rollen en rechten aanpast of overdraagt! Het is ook mogelijk om de inrichting van de PAWW door Easyflex te laten uitvoeren op basis van consultancy. De kosten hiervoor bedragen eenmalig €130,- per werkmaatschappij. Mocht je hier gebruik van willen maken kun je hiervoor een mail sturen naar support@easyflex.nl. Graag ontvangen we in dat geval een ingevulde en ondertekende opdrachtbevestiging voor het inrichten van de PAWW. Deze kun je hier vinden.  

• Geef de flexwerkers tijdelijk, voor periode 8 (week 29 t/m 32), 4 weken lang een loontijdvak van een 'Week'. Op het tabblad 'Fiscaal-sociaal' leg je dus een nieuw loontijdvak vast met ingangsdatum 18-07-2022 en de optie 'Week'. Met ingang van periode 9 kun je het loontijdvak weer terugzetten op '4-weken', dit is dus met ingang van 15 augustus.
• Het gevolg is dat de flexwerker voor periode 8 niet één loonstrook voor de gehele 4-wekenperiode krijgt, maar 4 aparte loonstroken (1 loonstrook per week) waarop steeds de weektabel toegepast wordt.
• De 'Betaalfrequentie' kun je wel op '4-wekelijks' laten staan zodat de flexwerker het loon van periode 8 zoals gebruikelijk in één keer krijgt uitbetaald.
• Let op! Als je het loontijdvak voor periode 8 wilt aanpassen dien je dit te doen vóórdat je de verloning van periode 8 uitvoert. Omdat je het loontijdvak met een ingangsdatum in de toekomst kunt vastleggen adviseren we je om deze aanpassing direct door te voeren zodat een en ander alvast juist is ingericht.

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Inkoopordernummer toepassen bij e-facturen

Module: Frontoffice

Module: Frontoffice
Onderdeel: Urendeclaraties
Melding: 537981

Het onderdeel 'Frontoffice > Correcties', dat nu alleen nog beschikbaar is voor oudere werkmaatschappijen, zal op termijn (naar verwachting eind 2022) verdwijnen uit de Easyflex applicatie. Correcties kunnen vanaf dat moment gemaakt worden in 'Frontoffice > Urendeclaraties'. Om het corrigeren een stuk makkelijker te maken heb je nu de mogelijkheid om het uurloon en/of tarief voor de gehele declaratie aan te passen. Het wijzigen van het uurloon past het basisloon aan voor alle looncomponenten. Het wijzigen van het tarief is mogelijk per looncomponent omdat deze kan verschillen. Meer informatie over het wijzigen van het uurloon en/of tarief is te vinden in de procesbeschrijving 'Urendeclaraties invoeren'.

Gebruik van hashing bij SEPA bestanden

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Betalingen (aanmaken betaalopdrachten)
Melding: 538118

De SEPA bestanden die in Easyflex worden aangemaakt via 'Backoffice > Overzichten > Betalingen (aanmaken betaalopdrachten)' zijn vanaf nu voorzien van een hash-waarde (SHA-265). Een hash-waarde (of hashes) is het best te vergelijken met een digitale vingerafdruk. Het identificeert iedere tekstreeks of bestand via een reeks getallen. Als twee bestanden of tekenreeksen dezelfde hash-waarde hebben dan kan je er (bijna) zeker van zijn dat ze identiek zijn. Wanneer je het SEPA bestand uploadt bij de bank wordt de hash getoond, welke je kunt vergelijken met de hash die uit Easyflex komt. 

Extra uitvoervelden in Matching met 'Inkomstenverhouding conversie'

Module: Frontoffice
Onderdeel: Matching
Melding: 538193

Er zijn nieuwe opties toegevoegd aan het onderdeel 'Uitvoer samenstellen' binnen 'Matching', wanneer je een match maakt op flexwerkerniveau. Het gaat om informatie van het tabblad 'Aangiften en Meldingen' onder het kopje 'Inkomstenverhouding conversie', namelijk: het nummer en de startdatum van de inkomstenverhouding. Dit kun je doen door in je match bij 'Uitvoer samenstellen' het vinkje aan te zetten bij 'Aangiften en meldingen > Inkomstenverhouding conversie > 'Nummer' en/of 'Startdatum'. 

Extra uitvoervelden in Matching met verschillende facturatie instellingen

Module: Frontoffice
Onderdeel: Matching
Melding: 537264

Er zijn nieuwe opties toegevoegd aan het onderdeel 'Uitvoer samenstellen' binnen 'Matching', wanneer je een match maakt op relatieniveau. Het gaat om informatie van het tabblad 'Facturatie > Instellingen' onder het kopje 'Factuurinstellingen'. Dit kun je doen door in je match bij 'Uitvoer samenstellen' het vinkje aan te zetten bij 'Facturatie > Instellingen > Factuurinstellingen' voor de volgende velden:

• Betaal verdeling methode
• Betalen via G-rekening
• Betalen via rekening LB dienst
• Betaal verdeling methode LB
• BTW bedrag naar
• Factormaatschappij
• Derden rekening

Netto vaste beloning (vergoeding of inhouding) 1x per loontijdvak kunnen inhouden

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers / Verloning
Tabblad: Vaste beloningen
Melding: 538107

Bij de netto vaste beloning van de flexwerker is een nieuwe eenheid toegevoegd: Loontijdvak. Het nadeel van de momenteel vaak gebruikte eenheid 'Declaratietijdvak' is dat de vaste beloning meerdere keren in een loontijdvak wordt toegepast als er meerdere urendeclaraties verloond worden. Met de nieuwe eenheid 'Loontijdvak' is dit niet meer het geval en wordt de vaste beloning echt maar 1x per loontijdvak toegepast. Je dient de vaste beloning wel aan een plaatsing te koppelen (je kent dit principe al als je gebruik maakt van Vast loon). Dit kan een bestaande plaatsing van de flexwerker zijn of je kunt een aparte/extra plaatsing aanmaken om de Vaste beloning aan te koppelen. De declaratieperiode van deze plaatsing (week-, maand- of 4-wekendeclaraties) dient hetzelfde te zijn als het loontijdvak. Daarnaast is het van belang dat de urendeclaraties van de betreffende plaatsing elke periode geaccordeerd worden. Tip: zet in de plaatsing het vinkje 'Declaratie vullen en accorderen' aan. Nieuw aangemaakte declaraties worden dan namelijk automatisch direct geaccordeerd zodat je hier geen omkijken naar hebt.

Extra kolommen toegevoegd aan overzicht 'Aanbod vaste arbeidsomvang'

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Aanbod vaste arbeidsomvang
Melding: 535011

In het overzicht 'Aanbod vaste arbeidsomvang' is de optie 'Verwerkingswijze' toegevoegd, waarbij je kunt kiezen uit 'Totalen' en 'Detail'. Wanneer je voor 'Detail' kiest worden de gewerkte uren per plaatsing getoond. De optie 'Totalen' geeft dezelfde resultaten weer als voorheen. Het PDF rapport blijft ongewijzigd, maar op het exportbestand zijn extra kolommen toegevoegd, afhankelijk van de gekozen verwerkingswijze. In geval van verwerkingswijze 'Totalen' wordt de kolom 'Locatie flexwerker' (kolom C) toegevoegd aan het exportbestand. In geval van verwerkingswijze 'Detail' worden de kolommen 'Locatie flexwerker', 'Relatie', 'Locatie relatie' en 'Plaatsingsnummer' (kolom C t/m F) toegevoegd aan het exportbestand. 

Urenbestanden van één jaar of ouder kunnen verwijderd worden

Module: Backoffice
Onderdeel: Urenbestanden / Overzichten
Overzicht: Verwijder overzichten
Melding: 538122

Het is vanaf nu mogelijk om verwerkte of deels verwerkte urenbestanden te verwijderen die meer dan één jaar oud zijn. Dit kan handmatig via 'Backoffice > Urenbestanden' middels de knop 'Verwijderen' of middels het overzicht 'Verwijder overzichten' door een vinkje te zetten bij 'Verwijderen urenbestanden'. Urenbestanden jonger dan één jaar kunnen niet verwijderd worden. Door het verwijderen van urenbestanden zullen nieuwe urenbestanden sneller worden verwerkt.

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je hier in ons online handboek terugvinden.

Verbeterd

Instelling bruto vergoedingen m.b.t. ET-uitruil toegevoegd aan overzicht 'Bedrijfsinstellingen (parameters)'

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Bedrijfsinstellingen (parameters)
Melding: 537167

Via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwerkers' kun je bruto vergoedingen beschikbaar stellen voor de ET-uitruil. Deze instellingen worden vanaf nu ook getoond op het overzicht 'Bedrijfsinstellingen (parameters)'.

Notificatie bij toevoegen of wijzigen journaalpostgegevens algemene voorzieningen

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Melding: 537289

Vanaf nu wordt het toevoegen of wijzigen van de journaalpostgegevens van de algemene voorziening bij 'Beheer > Bedrijfsintellingen > Looncomponenten' genotificeerd. Deze notificaties komen bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Notificaties' te staan. Let op! de eerder vastgelegde journaalpostgegevens voor de algemene voorzieningen zijn niet genotificeerd. Maak het overzicht 'Bedrijfsinstellingen (parameters)' aan om de actuele gegevens in te zien voordat je de wijziging doorvoert.

Bij het afboeken van een middel wordt rekening gehouden met data in de toekomst

Module: Backoffice
Onderdeel: Middelenregistratie
Melding: 537339

Wanneer een middel bij één of meerdere flexwerkers was vastgelegd met een datum in de toekomst was het toch mogelijk om alle middelen af te boeken via 'Backoffice > Middelenregistratie'. Dit is aangepast; vanaf nu kun je niet meer middelen afboeken dan het maximale aantal middelen in gebruik op een datum in de toekomst.

Bij aanmaken plaatsingen middels urenbestand wordt er rekening gehouden met einddatum aanvraag

Module: Backoffice
Onderdeel: Urenbestanden
Melding: 538192

Wanneer je een urenbestand gaat verwerken en je hebt in de definitie ingesteld dat plaatsingen automatisch aangemaakt moeten worden, dan wordt er bij het verwerken van het bestand automatisch een nieuwe aanvraag vastgelegd in Easyflex. Wanneer je middels een urenbestand een plaatsing wilt aanmaken met een ingangsdatum die ligt na de einddatum van de aanvraag, werd de plaatsing aangemaakt op de verlopen aanvraag. Dit is verbeterd. Vanaf nu wordt er een nieuwe aanvraag aangemaakt.

Opgelost

Weer juiste berekening pensioengrondslag in algemene pensioenregeling bij combinatie met uitbetaalde uren en gespaarde uren

Module: Frontoffice
Onderdeel: Verloning
Melding: 538157

Bij de combinatie verloonde uren en uren die volledig gespaard werden, werd bij pensioen dat is ingericht als algemene pensioenregeling de grondslag verkeerd bepaald. Dit is opgelost. 

Berichtgeving bij statuswijzigingen flexwerker / relatie werkt weer

Module: Beheer
Onderdeel: Berichtgeving
Melding: 536582

In 'Beheer > Berichtgeving’ kan worden ingesteld dat je bij 'Statuswijzigingen flexwerker’ en 'Statuswijzigingen relatie’ een e-mail op pop-up ontvangt. Deze meldingen werden niet meer verstuurd. Dit is opgelost.

EF2GO

Bijlagen toevoegen aan de FAQ

Module: Beheer
Tabblad: FAQ
Melding: 2382

Vanaf nu is het mogelijk bijlagen toe te voegen aan de FAQ vragen. Ga naar 'beheer > FAQ' en maak een nieuwe vraag aan of open een bestaande vraag. Klik op de knop 'bijlage toevoegen' om de bijlage toe te voegen aan de vraag. Let op, alle verplichte velden moeten gevuld zijn voor het mogelijk is om een bijlage toe te voegen.

Mergefields voor de naam van de flexwerker toegevoegd aan e-mailtemplate ‘bevestiging_aanmelding_intercedent'

Module: Beheer
Tabblad: e-mailtemplates
Melding: 2384

Bij het e-mailtemplate ‘bevestiging_aanmelding_intercedent’ zijn mergefields toegevoegd voor de naam van de flexwerker. Ga naar 'Beheer > e-mailtemplates' en kies voor het template ‘bevestiging_aanmelding_intercedent’. Met de knop 'Mergefields' kunnen nu de aanhef, voorletters, voornaam en achternaam van de flexwerkers worden toegevoegd aan de template. Deze velden worden automatisch gevuld met de juiste gegevens van de flexwerker wanneer de e-mail wordt verstuurd.

Foutmelding indien verplichte memovelden niet zijn gevuld in de aanmelding

Module: Aanmeldingen
Tabblad: Start aanmelding
Melding: 2554

In sommige gevallen werd onterecht geen foutmelding getoond wanneer verplichte memovelden in de aanmelding werden leeggelaten. Dit gebeurde wanneer de intercedent de gegevens aanleverde en verplichte memovelden over de flexwerker leeg werden gelaten. Hierdoor was niet goed zichtbaar waarom het formulier niet kon worden verstuurd. Dit is nu opgelost, alle foutmeldingen worden weer getoond.