BO > Urenbestanden

Met behulp van dit onderdeel kun je de urenbestanden importeren en verwerken. Dit is alleen mogelijk als je in 'Beheer > Urenbestand definities' een urenbestand definitie hebt aangemaakt. In een overzicht worden alle geïmporteerde urenbestanden getoond. 

Kolommen

Standaard zie je de kolommen 'C', 'Nummer', 'Toegevoegd', 'Type', 'Omschrijving' en 'Status'. De kolommen 'Regels', 'FW', 'RL' en 'Uren' staan standaard verborgen; die zet je aan via de kolomkiezer.

Bij een urenbestand dat nog niet is ingelezen blijven de kolommen 'Regels', 'FW', 'RL' en 'Uren' leeg.

Kolommen kiezen

Rechts in de kolomkop staat een icoon. Klik je hierop, dan opent de popup 'Kolommen' met een vinkje per kolom. Zet een vinkje aan of uit om de kolom te tonen of te verbergen; de wijziging wordt direct toegepast. Kolommen die je niet kunt verbergen zijn uitgegrijsd. Je keuze wordt per gebruiker en per werkmaatschappij bewaard, ook als je uitlogt en opnieuw inlogt.

Sorteren

Klik op de kolomkop van 'Nummer', 'Toegevoegd', 'Status', 'Regels', 'FW', 'RL' of 'Uren' om het overzicht op die kolom te sorteren.

Zoeken

Typ je een getal in het zoekveld, dan vind je het urenbestand met dat nummer en de urenbestanden waarin dat getal in de omschrijving voorkomt. Typ je tekst, dan wordt in de omschrijving gezocht. Tekens als %, _ en ' worden gewoon als teken gezocht.

Scherm vergroten

Je kunt het scherm maximaliseren met de maximaliseerknop of met je muis vergroten. Het overzicht en de knoppen schalen mee. Ga je naar 'Resultaten' of 'Detail', dan blijft het scherm even groot.

Urenbestanden in de Frontoffice

Via 'Frontoffice > Urenbestanden' zie je hetzelfde overzicht. Je ziet hier alleen de urenbestanden die zijn toegevoegd door medewerkers binnen je eigen locaties, en urenbestanden zonder locatie.

Filter op status

Betreffende de status van het urenbestand kun je een filter instellen, te weten:

• N.v.t.

• Te verwerken
  Een nieuw binnengekomen urenbestand krijgt altijd deze status, dit geeft aan dat er nog niets mee is gedaan.

• In bewerking
  Het urenbestand is momenteel in bewerking door een gebruiker.

• Deels verwerkt
  Het urenbestand is deels verwerkt, er zijn nog regels die nog niet verwerkt zijn of verwerkt kunnen worden. Zie tabblad 'Detail' en/of 'Resultaten' voor meer informatie.

• Verwerkt (!)
  Het urenbestand is volledig verwerkt, maar er konden declaraties niet geaccordeerd worden. Dit komt voort uit 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Declaratiesignaleringen' of Documentsignaleringen. Zie tabblad 'Resultaten' voor een overzicht van welke declaraties niet geaccordeerd konden worden en wat de oorzaak hiervan is. Het kan ook zo zijn dat er bijvoorbeeld sprake is van een informatieve melding, zoals het controleren van de vastgelegde ww-premie bij het automatisch aanmaken van plaatsingen. 

• Verwerkt
  Het urenbestand is volledig verwerkt. Zie tabblad 'Detail' voor meer informatie.

• Fout
  Er is een fout opgetreden tijdens het verwerken van het urenbestand als geheel. Het type is bijvoorbeeld onbekend of verkeerd, het bestand kan niet verwerkt worden.

Toevoegen

Door het activeren van de knop 'Toevoegen' kun je een urenbestand opzoeken op je computer en importeren in Easyflex. Het originele urenbestand kun je ook exporteren naar je computer met de knop 'Exporteren bestand'. Bij het toevoegen van een bestand dien je een keuze te maken voor een urenbestand-definitie. Alleen definities met de status 'Actief' kunnen geselecteerd worden. 

Verwijderen

Met de knop 'Verwijderen' kun je (deels) verwerkte urenbestanden verwijderen uit Easyflex. Let op: urenbestanden jonger dan één jaar kunnen niet verwijderd worden.  

Indien er geen enkele urenregel is verwerkt (dit kun je terugzien via tabblad 'Detail') kan het urenbestand sowieso verwijderd worden. Over het algemeen zijn dit de urenbestanden met de volgende statussen:

• Te verwerken

• Fout

Verwerken

Door het activeren van de knop 'Verwerken' wordt het geselecteerde urenbestand verwerkt.

Resultaten

De knop 'Resultaten' toont je de resultaten van de verwerking van een urenbestand. In de resultatenlijst is te zien welke zaken er dienen te worden aangepast om het urenbestand volledig te kunnen verwerken. Ook dit scherm kun je maximaliseren of met je muis vergroten.

Aangemaakte plaatsingen

Zijn er bij het verwerken automatisch plaatsingen aangemaakt, dan zie je de link 'Aangemaakte plaatsingen' met het aantal. Zijn er geen plaatsingen aangemaakt, dan wordt deze link niet getoond. Door op de link te klikken wordt een selectiescherm geopend waarin alle aangemaakte plaatsingen worden getoond. Indien je werkmaatschappij locaties afschermt kan het zijn dat je bepaalde relaties en/of flexwerkers niet kunt inzien.

Melding

In dit veld wordt uitgelegd wat de melding inhoudt en wat er dient te worden gedaan om de melding op te lossen.

De knop 'Actie' is te activeren als de melding het ontbreken van een hercodering betreft. Afhankelijk van het soort melding is de benaming van deze knop 'Koppelen' of 'Controlelijst'. Als je de knop activeert kun je het looncomponent of de cao-reservering hercoderen of de controlelijst raadplegen. Wil je de melding niet oplossen maar wel het urenbestand verwerken, dan kun je de knop 'Negeren' activeren (let op: in dat geval zal de betreffende urenregel niet verwerkt worden). Met de knop 'Opnieuw verwerken' kun je het urenbestand nogmaals verwerken (wanneer je dit doet worden de reeds verwerkte regels niet opnieuw verwerkt; er zal dus nooit iets dubbel gaan). 

Voor meer informatie omtrent de flexwerker, relatie of plaatsing selecteer je de knop 'Flexwerker', 'Relatie' of 'Plaatsing'.

Detail

De knop 'Detail' toont alle regels uit een urenbestand. Ook dit scherm kun je maximaliseren of met je muis vergroten.

Je kunt de meldingen filteren op volgorde van: 

• Relatie bedrijfsnaam

• Flexwerkernaam

• Datum

• Looncomponent

• Nr (het regelnummer)

Je kunt de meldingen ook filteren op looncomponent. Je hebt de keuze uit:

• N.v.t

• Alle looncomponenten uit het urenbestand die zijn gekoppeld met looncomponenten uit Easyflex

Ook betreffende de status van het urenbestand kun je een filter instellen, te weten:

• N.v.t.

• Te verwerken

• Negeren
  Wanneer een urenregel de status 'Negeren' heeft zal deze urenregel volledig worden overgeslagen en dus niet worden verwerkt. 

• Gereed
  Alle velden zijn bepaald. De regel is gereed om in een urendeclaratie te worden verwerkt. Dit gebeurt wanneer je kiest voor 'Opnieuw verwerken'. 

• Verwerkt
  De betreffende urenregel is reeds in een urendeclaratie verwerkt. 

• Fout

Negeren

Wanneer je een bepaalde melding selecteert en je activeert de knop 'Negeren', dan wordt de status van de betreffende melding 'Negeren'. Als je de melding opnieuw selecteert verandert de knop 'Negeren' in 'Verwerken'. Als je de knop 'Verwerken' activeert verandert de status van de melding in 'Te verwerken'. De knop 'Verwerken' verandert terug naar 'Negeren'.

Detailinformatie

Als je een melding selecteert, wordt onder in het scherm detailinformatie betreffende de melding getoond. Zo zie je in één oogopslag de detailinformatie van de regel getoond. Deze detailinformatie bestaat uit:

• Verwerkt op

• Status

• Melding

• Plaatsing

• Kostenplaats

• Urendeclaratie

• Looncomponent

• Uurloon

• Tarief