Algemeen 2023-2024
Elk jaar wil Easyflex de jaarwissel zo gemakkelijk mogelijk maken. Easyflex bereidt je hierop voor met behulp van webinars en het stappenplan in dit handboek. Deze hulpmiddelen hebben één gezamenlijke basis: de procesbeschrijving. Deze bestaat uit 3 korte stappen en eventuele acties vanuit wettelijke wijzigingen. De stappen voor een Easy jaarwissel bestaan uit:
Deze stappen richten zich op de handelingen die je in Easyflex moet doen om het loonjaar 2024 operationeel te maken en uiteindelijk het loonjaar 2023 af te sluiten. Aanvullende informatie en veel voorkomende vragen vind je gemakkelijk terug in de doorverwijzingen of in de FAQ. Klik hier voor een overzicht van alle downloads.
Voordat je begint
Wanneer je met stap 1 van de jaarwissel bezig bent, is het niet mogelijk om pro forma's te maken en is het niet mogelijk om te verlonen en/of te factureren. Bedenk om deze reden goed wanneer je aan deze stap gaat beginnen. Nadat stap 1 is afgerond, kun je de eventuele acties uitvoeren die voortkomen uit de wettelijke wijzigingen, zoals hieronder beschreven. De aanmaak van verschillende overzichten die hier betrekking op hebben, wordt beschreven in stap 2. Stap 1 kan vanaf vrijdag 8 december uitgevoerd worden.
Let op: De percentages van de reserveringschema’s zijn automatisch door Easyflex overgenomen van het loonjaar 2023, echter, de definitieve reserveringspercentages voor 2024 zijn nog niet gepubliceerd. Wanneer de percentages bekend zijn, worden deze doorgevoerd in Easyflex. Mocht dan de jaarwissel al zijn gedaan, dienen de reserveringsschema’s aangepast te worden en de kostprijzen opnieuw berekend te worden.
Wat heb je nodig?
De beschikking van de Belastingdienst met hierop de gedifferentieerde premies Whk en de te betalen Aof premie;
Premie voor de AZV (wanneer je flexwerkers in fase A/ 1-2 tewerkstelt);
Pensioengegevens (wanneer je een ander pensioen dan StiPP en/of APG cao codes 17 UTA en 92 Bpf Middelloon toepast) of gegevens van andere aftrekposten zoals Cao-fonds, VUT regeling of WIA hiaat regeling;
Rechten in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen' + 'Beheer > Aansturing overzichten' + 'Backoffice > Overzichten'.
Daarnaast wijzen wij je erop dat alle in deze procesbeschrijving opgenomen variabelen zijn verzameld uit de diverse documenten zoals wij deze van de Belastingdienst, de ABU, de NBBU, StiPP en APG hebben mogen ontvangen. Easyflex aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de juistheid van deze variabelen. Voor het verkrijgen van de juiste voor jullie van toepassing zijnde variabelen verwijzen wij je naar de daarvoor verantwoordelijke instanties.
Wil je de jaarwissel graag een keer oefenen?
Dat kan met de Sandbox die Easyflex sinds dit jaar beschikbaar heeft. De Easyflex Sandbox is een testomgeving in Easyflex met de data van gisteren. In deze omgeving kun je zorgeloos situaties nabootsen en testen zonder dat dit consequenties heeft. Veilig complexe situaties testen zonder risico! Zo kun je dus aan de slag in je eigen vertrouwde Easyflex omgeving, zonder dat dit gevolgen heeft. Je bepaalt zelf welke medewerkers je toegang geeft tot deze omgeving en de data wordt elke nacht om 00:00 uur bijgewerkt. We activeren jouw testomgeving voor slechts € 25,- per week (per werkmaatschappij).
Heb je vragen over de Easyflex Sandbox of wil je jouw testomgeving activeren? Neem dan contact op via relatiebeheer@easyflex.nl of bel +31(0)162 – 690 410.
Overzicht van de belangrijkste wijzigingen vanaf 2024
Invoering minimumuurloon per 2024
Op 1 januari 2024 wijzigt de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag. Vanaf dan is het verplicht om werknemers per uur minimaal het wettelijke minimumuurloon te betalen. Er geldt altijd één vast minimumuurloon voor alle werknemers van 21 jaar en ouder. Voor werknemers onder de 21 jaar gelden vaste minimumjeugdlonen per uur. De actuele bedragen staan op de website van de rijksoverheid.
De invoering van het minimumuurloon op 1 januari 2024 betekent dat er geen vaste minimum dag-, week- en maandlonen door de wet meer worden voorgeschreven. Per sector kan de omvang van een voltijd dienstverband verschillen (bijvoorbeeld 36, 38 of 40 uur per week). Onder het ‘oude’ wettelijk minimum loon was in die gevallen eenzelfde minimum maandbedrag van toepassing. Dat leidde er in de praktijk toe dat bij een dienstverband van 40 uur feitelijk een lager uurloon gold dan bij een dienstverband van bijvoorbeeld 36 uur. Door de invoering van het wettelijk minimumuurloon op 1 januari 2024 geldt voor werknemers in alle sectoren één uniform minimumuurloon. Vanaf 2024 wordt het minimumuurloon op de loonspecificatie getoond.
Wanneer je gebruik maakt van vast loon, adviseren we om per 1 januari 2024 een nieuwe situatie vast te leggen en de oude vaste beloning af te sluiten. Dit in verband met de nieuwe wetgeving minimumuurloon die in 2024 in werking treedt. Voor meer informatie en voorbeeld berekeningen kun je onze FAQ raadplegen.
Aanpassing onbelaste kilometervergoeding
Met ingang van 01-01-2024 gaat de onbelaste kilometervergoeding van € 0,21 naar € 0,23. Bij het looncomponent 'Reiskostenvergoeding belast/onbelast' met eenheid 'Kilometer' wordt door Easyflex automatisch een splitsing gemaakt tussen het onbelaste en belaste deel. Als momenteel een reiskostenvergoeding van meer dan € 0,21 wordt toegepast, is het verschil dus zichtbaar vanaf de declaratie van week/periode 1/ januari.
Als € 0,21 per kilometer wordt gehanteerd en je wilt dit ophogen naar € 0,23 per kilometer, dan kun je met het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen' de reiskostenvergoeding van alle plaatsingen in één keer aanpassen naar het wettelijke maximum van € 0,23 op voorwaarde dat het looncomponent 'Reiskostenvergoeding belast/onbelast' met eenheid 'Kilometer' wordt gebruikt. In stap 2 van deze jaarwissel procesbeschrijving komt dit aan bod.
StiPP Pensioenregeling
De overheid wil zoveel mogelijk werkenden pensioen laten opbouwen. Daarom wordt vanaf 1 januari 2024 de toetredingsleeftijd verlaagd van 21 naar 18 jaar. Dit betekent dat jongere werknemers vanaf 18 jaar starten met pensioen opbouwen bij StiPP. Heb je werknemers in dienst die tussen de 18 en 20 jaar oud zijn? Voor hen start de wekentelling vanaf 1 januari 2024. De in 2023 gewerkte weken tellen dus niet mee.
Alleenstaande-ouderenkorting (AOK)
Vanaf 2024 kunnen ook andere inhoudingsplichtigen dan de SVB de alleenstaande-ouderenkorting (AOK) toepassen. De alleenstaande-ouderenkorting is een heffingskorting voor een werknemer/uitkeringsgerechtigde die:
Voor het hele kalenderjaar of een deel daarvan een AOW-uitkering voor een alleenstaande heeft of daar recht op heeft.
En het kalenderjaar geen of een gedeeltelijke AOW-uitkering voor een alleenstaande heeft omdat hij vóór de AOW-leeftijd in het buitenland woonde of omdat hij vanwege geloofsovertuiging gemoedsbezwaard is en daarom geen (volledige) AOW-uitkering heeft opgebouwd.
Een AOW-uitkering voor gehuwden krijgt, maar niet meer samenwoont omdat de partner bijvoorbeeld in een verzorgingstehuis woont.
Daarom is het vanaf nu mogelijk om bij ‘Frontoffice > Flexwerker > Fiscaal-Sociaal > Gegevens voor loonopgave > Loonheffing berekenen’ bij de flexwerker te kiezen uit drie nieuwe opties. Deze zijn alleen beschikbaar indien je een datum kiest in 2024. Een flexwerker kan dit zelf aangeven op zijn loonbelastingverklaring.
De nieuwe ‘Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ is toegevoegd aan de templates onder ‘Beheer > Document management > Templates > Bibliotheek. Aan het model 'Opgaaf gegevens voor de loonheffingen' heeft de Belastingdienst vanaf 2024 een extra vraag toegevoegd: 'Wilt u dat deze werkgever of uitkeringsinstantie ook de alleenstaande-ouderenkorting toepast? ' Die vraag kan de werknemer/uitkeringsgerechtigde beantwoorden met Ja of Nee. Gebruik je een eigen loonbelastingverklaring met mergefields, vergeet deze dan niet aan te passen.
Klik hier voor meer informatie over heffingskortingen voor AOW-gerechtigden.
Opbouw vakantiegeld over opgebouwde of opgenomen vakantiedagen
Voor flexwerkers met uitzendbeding (IA en IIA) wordt vakantiegeld altijd opgebouwd over de opbouw van vakantiedagen. Voor flexwerkers zonder uitzendbeding (IB en IIB) heb je de keuze of het vakantiegeld moet worden opgebouwd over de opbouw van vakantiedagen of over de opname van vakantiedagen (zie 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwerkers'). Wij zien dat een groot deel van de klanten ervoor kiest om vakantiegeld op te bouwen over de opbouw van vakantiedagen.
Flexwerkers zonder uitzendbeding (IB en IIB) reserveren vakantiedagen in uren. Deze uren hebben een geldwaarde, afhankelijk van het uurloon van de flexwerker. Bij een loonsverhoging krijgen de opgebouwde vakantiedagen in feite dus een hogere geldwaarde en zou het vakantiegeld ook gereserveerd moeten worden over deze hogere geldwaarde; oftewel bij de opname/uitbetaling van de vakantiedagen en niet bij de opbouw van de vakantiedagen.
Het gevolg van de ingestelde methode die Easyflex op dit moment veel terugziet (opbouw vakantiegeld bij de opbouw van vakantiedagen) is dus dat het vakantiegeld niet gereserveerd wordt over het feitelijk loon. Daarom heb je in Easyflex dus ook de instelling/keuze om vakantiegeld te reserveren over de opgenomen vakantiedagen. Kijkend naar de cao tekst van de ABU en NBBU, waar te lezen valt dat de grondslag voor het vakantiegeld het feitelijk loon is, zou je dus beter deze instelling kunnen hanteren. Easyflex adviseert daarom om deze instelling te wijzigen. Je kunt overwegen deze wijziging door te voeren na de laatste verloning van 2023, zo pas je in ieder geval voor een heel kalenderjaar dezelfde methodiek toe.
Overweeg je om deze instelling aan te passen? Lees dan eerst goed de informatie op deze pagina. Het omzetten van de instelling heeft namelijk een aantal directe gevolgen voor het saldo vakantiegeld van je flexwerkers en ook gevolgen voor de procedure die je hanteert bij de overgang van een contract.
Afschaffing Jeugd-LIV
Het jeugd-LIV wordt afgeschaft per 1 januari 2024. Dit betekent dat een werkgever vanaf 2024 geen jeugd-LIV krijgt over de verloonde uren van werknemers in de leeftijd van 18, 19 en 20 jaar die het minimumjeugdloon verdienen. In 2024 vindt nog wel de betaling plaats van het jeugd-LIV over de verloonde uren in 2023.
Verbetering grondslag AZV
Per 2024 wordt de grondslag AZV niet meer verlaagd door uitgeruild loon dat geen onderdeel is van feitelijk loon (zoals bovenwettelijke vakantiedagen).
Werkkostenregeling
Voor 2024 wordt de tijdelijke verhoging van de vrije ruimte teruggedraaid. De vrije ruimte per 1 januari 2024 is 1,92% voor de eerste €400.000 van de fiscale loonsom. Boven een fiscale loonsom van € 400.000 geldt 1,18%. Easyflex heeft dit aangepast.
AOW-leeftijd
Per 1 januari 2024 is de AOW-leeftijd 67 jaar. Easyflex heeft dit aangepast.