Stap 1 2023-2024
Let op: Wanneer je per 01-01-2024 een sectorwijziging hebt, moet je deze sectorwijziging eerst door Easyflex laten uitvoeren voordat je de stappen van de jaarwissel kunt uitvoeren. Stuur hiervoor een e-mail naar support@easyflex.nl.
Openen loonjaar
In stap 1 wordt beschreven hoe je het loonjaar beschikbaar stelt. Om het nieuwe loonjaar te openen moeten onderstaande stappen allemaal worden doorlopen. Er is een FAQ beschikbaar voor stap 1.
Let op: Er kunnen geen pro forma's aangemaakt worden en geen verloning en/of facturatie worden uitgevoerd, totdat het loonjaar de status ‘Operationeel’ heeft!
Tip: Let op dat je het juiste loonjaar en ingangsmaand selecteert op de tabbladen waarin je een keuze moet maken voor het loonjaar!
1.1 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'
Ga naar het tabblad 'Loonjaren' om het loonjaar te activeren. Dit doe je door de instelling van 'Niet geactiveerd' te wijzigen naar 'Geactiveerd'. Vanaf dit moment is het belangrijk dat je alle onderstaande stappen uitvoert om het loonjaar te openen.
1.2 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren > Werkkostenregeling'
Als je voor loonjaar 2024 de werkkostenregeling in Easyflex wilt toepassen, kies dan bij ‘Werkkostenregeling' voor één van de twee opties: ‘Afrekenen met laatste loonaangifte' of 'Doorlopend afrekenen per aangiftetijdvak'. Vanaf loonjaar 2024 wordt het veld 'Fiscaal loon 2024’ door Easyflex gevuld met dezelfde waarde als 'Fiscaal loon 2023’. Hiervoor geldt dat dit het feitelijk fiscaal loon is van loonjaar 2023 (tot en met de laatste verloning van 2023 die op dat moment is uitgevoerd). Het fiscale loon van de laatste periode 2023 zit hier dus nog niet in! Dit bedrag kan desgewenst later (bij stap 3) nog worden aangepast. Het heeft geen gevolgen als de schatting van het fiscaal loon afwijkt van het daadwerkelijke fiscaal loon. De schatting wordt gebruikt als prognose voor het overzicht 'Werkkostenregeling'.
Voor meer informatie over de werkkostenregeling verwijzen wij je naar de Belastingdienst en/of je accountant. Wil je meer informatie over de inrichting van de werkkostenregeling in Easyflex? Lees dan hier de procesbeschrijving.
1.3 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema's'
Easyflex heeft de standaard reserveringspercentages van de CAO (ABU of NBBU) al voor je ingevoerd in de reserveringsschema's. Wanneer je hier in 2023 niet van afgeweken hebt, zijn de CAO gegevens van 2024 al voor je ingevuld. Wanneer je in het voorgaande jaar wel van de standaard CAO percentages afgeweken hebt, wordt ditzelfde percentage nu overgenomen. Als je zelf regels hebt toegevoegd in het reserveringsschema (niet CAO afhankelijk), wordt hier ook het percentage van 2023 overgenomen.
Tip: Let erop dat je bij het controleren/invoeren van de reserveringspercentages loonjaar 2024 en de maand januari selecteert! Klik hier om de percentages te controleren.
Open ieder reserveringsschema voor 2024 of maak het overzicht 'Bedrijfsinstellingen (parameters)' voor 2024 aan;
Controleer of per regel is gekozen voor de standaard ingevoerde gegevens vanuit de CAO door Easyflex of dat een eigen percentage is ingevoerd;
Bij de regels waar een eigen percentage is ingevoerd, kun je nagaan of je dit wilt aanpassen voor het nieuwe jaar;
Onder ‘ORT reservering’ is er voor de ABU en NBBU naast de optie ‘Variabel’ een standaard ORT- percentage opgenomen. Mocht in het betreffende reserveringsschema ook ADV worden toegepast, dan is het nodig om een variabel percentage in te geven.
1.4 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringenbeleid'
Je dient vast te leggen op welke wijze de feestdagenreservering wordt toegepast voor flexwerkers met een uitzendovereenkomst met beding. Dit kan op individuele of collectieve basis zijn. Indien individueel, dan wordt deze reservering voor iedere flexwerker apart gereserveerd. De flexwerker kan dan op een feestdag uit dit tegoed geld opnemen. Tevens kan de flexwerker ook geld opnemen uit dit tegoed wanneer het geen feestdag is. Indien collectief, dan wordt het bedrag niet voor iedere flexwerker apart gereserveerd, maar wordt het bedrag in de collectieve reserveringspot opgenomen. De flexwerker kan nu alleen op feestdagen uit deze collectieve reserveringspot geld opnemen. Standaard wordt hier de methodiek voor het reserveren van de feestdagen overgenomen van het voorgaande jaar.
Daarnaast kun je instellen welke loonheffingentabel toegepast moet worden bij het automatisch uitbetaalde vakantiegeld. Wil je hier niets in wijzigen? Dan kun je deze stap overslaan. Wil je dit wel wijzigen? Zorg er dan voor dat je dit wijzigt vóór de eerste verloning over het nieuwe loonjaar. Na de eerste verloning van 2024 kun je deze instelling namelijk niet meer wijzigen.
Peildatum uurloon reserveringen in declaraties voor loonjaar
In een declaratie wordt één uurloon voor reserveringen aangehouden. Dit uurloon is te zien in het tabblad 'Reserveringen’ in de declaratie. Standaard is dit het uurloon van de loon- en tariefafspraak die van toepassing is op de laatste dag van het (declaratie)tijdvak. Met deze instelling kan worden gekozen om het uurloon te gebruiken dat geldt op de eerste dag van het declaratietijdvak waar 1 januari en 1 juli in vallen. Voor elk nieuw loonjaar is voor zowel 1 januari als 1 juli de standaardwaarde 'Laatste dag van het declaratietijdvak', ook indien in het vorige loonjaar bij 1 januari en/of 1 juli handmatig voor 'Eerste dag van het declaratietijdvak' is gekozen.
1.5 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sociale verzekeringen'
Easyflex heeft alle standaard afgegeven premies al voor je ingevoerd in de sociale verzekeringen. Voor een overzicht van deze premies kun je de downloads raadplegen. Voorheen was het nodig om alle sociale verzekeringen los aan te vinken. Dat is vanaf 2024 niet meer nodig. Automatisch wordt de selectie van het vorige loonjaar overgenomen. Alle standaard ingevoerde premies zijn te herkennen aan de instelling 'Onderhoud door Easyflex'. Ook de standaard premies voor de WAO/WIA basispremie (gedifferentieerde premie Aof) zijn ingevoerd. Let op dat je hier wel controleert of je voor 2024 onder dezelfde Aof premie bent ingedeeld. Wijzig deze anders naar de indeling van 2024. Op de beschikking van de Belastingdienst staat vermeld welke premie je dient toe te passen.
Tip: Let op dat je loonjaar 2024 en de juiste ingangsmaand selecteert. Zorg er ook voor dat je alle percentages van de sociale verzekeringen voor alle sectorrisicogroepen zelf nog controleert, dus ook die op 'Onderhoud door Easyflex' staan.
Let op: Er zijn een aantal premies die je zelf nog aan dient te passen. Dit gaat om de volgende premies:
Gedifferentieerde premie Whk. Deze bestaat uit twee afzonderlijke premies: WGA en ZW-flex (let op: de Whk-percentages van 2023 worden automatisch overgenomen, pas deze aan);
AZV;
Werkgeverslasten over reserveringen.
Om bovenstaande premies in te voeren kies je voor 'Onderhoud zelf verzorgen'.
Open hier de download voor de volledige toelichting op bovenstaande punten en voor voorbeelden voor het invoeren van de Whk premies. Hieronder volgt een korte toelichting:
Gedifferentieerde premie Whk; Voor de gedifferentieerde premie van de Whk ontvang je een beschikking van de Belastingdienst. Dit gaat dan om de premies WGA en ZW-flex. Ook staat hierop vermeld of je Eigenrisicodrager bent voor de WGA en/of ZW-flex. Bij het wijzigen van de percentages voor de WGA en/of ZW-flex krijg je een melding om de gewijzigde percentages ook direct te wijzigen bij alle andere sectorrisicogroepen. Wanneer je hier ook de optie ‘Eigenrisicodrager’ hebt geselecteerd, wordt deze niet meegenomen. Zorg er daarom voor dat je deze optie ook nog selecteert bij de overige sectorrisicogroepen waarbij Eigenrisicodrager van toepassing is. Let op: de Whk-percentages van 2023 zijn automatisch overgenomen, pas deze aan naar de van toepassing zijnde percentages van 2024.
AZV; Voor de sectorrisicogroepen IA, IIA, IB (Administratief en (para)medisch) en IIB (Technisch en industrieel), geef je ook het percentage voor de AZV in (en dien je dus onderin te kiezen voor ‘Onderhoud zelf verzorgen’). De AZV betreft de Aanvullende Ziektewet Verzekering conform je CAO. Voor de verzekering van deze kosten en de uitvoering hiervan kun je een overeenkomst met een verzekeraar sluiten, bijvoorbeeld met Flexcom4. De premie hiervoor ontvang je van de verzekeraar. Wanneer je hiervoor geen verzekering hebt, moet je zelf een inschatting van de kosten maken. In de 'Toelichting per kostprijselement voor 2024' van de ABU en in de 'Loonsombrief 2024' van de NBBU kun je de gemiddelde rekenpremies terugvinden.
Werkgeverslasten over reserveringen; Als laatste geef je per sectorrisicogroep een percentage in voor de werkgeverslasten over reserveringen. Easyflex maakt hier een indicatie van die je kunt overnemen. Zo beschik je over het percentage sociale lasten voor de voorziening van de opgebouwde reserveringen. In de indicatie wordt voor wat betreft de Aof-premie de instelling gebruikt die is aangevinkt (dus Hoog of Laag) ; Aof Uitkering wordt niet gebruikt in de berekening.
Indien je een ander percentage wenst toe te passen, kun je dit handmatig ingeven.
1.6 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie' (optioneel)
Easyflex heeft de gegevens van je financiële administratie overgenomen van het vorige loonjaar. Verander je niet van financiële administratie? Dan kun je deze stap overslaan. Verander je wel van financiële administratie? Klik dan hier voor het document 'Easyflex en uw financiële administratie'. Hierin staat meer informatie over het inrichten van een nieuw financieel pakket.
1.7 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen
Op dit tabblad kun je het factuurnummer voor het nieuwe loonjaar bepalen. Ons advies hierin is om bijvoorbeeld te beginnen met ‘24000001' of '0001'. Easyflex vult voor het loonjaar 2024 standaard het factuurnummer met '24000001’. Dit kan desgewenst nog worden aangepast. Wanneer je hier helemaal geen factuurnummer ingeeft, krijgt de eerste factuur het nummer '1'.
Wanneer het factuurnummer uit minder dan 8 cijfers bestaat, wordt het factuurnummer op de factuur aangevuld tot 8 cijfers met voorloopnullen. Het is mogelijk dit uit te zetten. In ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen > Niet vermelden van…’ staat de optie 'Voorloopnullen factuurnummer'. Wanneer je deze optie aanvinkt wordt het factuurnummer niet meer aangevuld tot 8 cijfers met voorloopnullen, maar wordt alleen het factuurnummer zoals vastgelegd in het veld ‘Nummer volgende factuur’ vermeld.
1.8 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Crediteuren’ (optioneel)
Op dit tabblad kun je de factuurnummers voor Reverse Billing facturen bepalen. Wanneer je hebt gekozen voor de optie ‘Standaard’, wordt bij de flexwerker op het tabblad ‘ZZP > Reverse Billing' voor het nieuwe loonjaar achter ‘Eerstvolgende factuurnr' het jaar 2024 beschikbaar. Het volgnummer zal dan vanaf het nieuwe loonjaar weer beginnen met nummer ‘1'. Wanneer je hebt gekozen voor 'Uniek per crediteur’ wordt de nummerreeks aangepast naar: 'Laatste 2 cijfers loonjaar + laatste 3 cijfers registratienummer flexwerker + 001’. Ook voor deze optie geldt dat voor het nieuwe loonjaar achter ‘Eerstvolgende factuurnr' het jaar 2024 beschikbaar wordt.
Let op: Wanneer je bij de flexwerker op het tabblad ‘ZZP > Reverse Billing' handmatig een factuurnummer hebt ingegeven, dien je deze voor 2024 ook handmatig in te geven.
Klik hier voor de volledige procesbeschrijving.
1.9 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten'
Pas je StiPP pensioen toe? Dan worden de premies en franchises automatisch aangepast.
Pas je APG pensioen toe? Dan worden de premies en franchises voor cao codes 17 (UTA) en 92 (Bpf Middelloon) ook door Easyflex ingericht. Wanneer de rekenregels bekend zijn, worden deze doorgevoerd in Easyflex. Mocht dan de jaarwissel al zijn gedaan, dienen de kostprijzen opnieuw te worden berekend.
Heb je nog andere pensioenregelingen (anders dan StiPP of APG cao codes 17 en 92) op het tabblad 'Aftrekposten' vastgelegd? Of pas je andere aftrekposten toe zoals Cao-fonds, VUT regeling of WIA hiaat regeling? Dan dien je zelf de premies en wijzigingen hiervoor door te voeren, voordat je de eindcontrole gaat doen.
Let op! Dit is een nauwkeurig werk. Wanneer je de gegevens niet aanpast, dan kunnen er problemen op de controlelijst staan en kun je foutmeldingen in je pensioenaanleveringen krijgen.
1.10 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Verzekeraar > Onderhoud’ (optioneel)
Heb je een koppeling met HollandZorg of Zorg en Zekerheid? Controleer dan of er voor 2024 nieuwe premies van toepassing zijn en wijzig deze indien nodig.
1.11 'Beheer > Controlelijst'
Heb je alle tabbladen doorlopen? Start dan de controlelijst voor 2024. De controlelijst controleert of je alle gegevens correct hebt ingevoerd en berekent de kostprijzen. Het rapport vind je terug in 'Backoffice > Exporteren en printen'. Indien er problemen op het overzicht staan, dien je deze eerst op te lossen voordat het loonjaar operationeel is.
Op de controlelijst kan een waarschuwing staan: PAWW - Voor het jaar 2024 is voor premie risicogroep 52 - Intermediaire diensten de selectie nog niet ingevuld. Deze waarschuwing kan worden genegeerd. De PAWW is niet van toepassing op vaste medewerkers.
1.12 'Backoffice > Overzichten > Bedrijfsinstellingen (parameters)'
Controleer nog een keer alle instellingen van het loonjaar. Dit kun je gemakkelijk doen door via 'Backoffice > Overzichten' het overzicht 'Bedrijfsinstellingen (parameters)' aan te maken. Kies hier het juiste loonjaar.
Stap 1 van de jaarwissel is nu afgerond! Het loonjaar heeft de status 'Operationeel'. Klik hier om naar stap 2 te gaan!