Stap 3 2022-2023
Afsluiten loonjaar 2022
Wanneer je stap 1 en 2 goed hebt doorlopen, kun je in januari het oude loonjaar gaan afsluiten (stap 3). Ons advies is om dit vanaf de derde week van januari te doen. Je kunt namelijk nog tot het afsluiten van het loonjaar 2022 gegevens verwerken in loonjaar 2022; denk hierbij aan nabetalingen en correcties.
Heb je nog vragen over deze stap? Bekijk de FAQ die hoort bij stap 3.
3.1 'Backoffice > Overzichten > Werkkostenregeling'
Pas je de werkkostenregeling in Easyflex toe? Maak dan het overzicht 'Werkkostenregeling' aan voor loonjaar 2022. Controleer het rapport, voordat je de laatste loonaangifte van 2022 aanmaakt. Hierop kun je namelijk zien of je binnen de vrije ruimte bent gebleven. Wanneer dit niet het geval is en je dus eindheffing gaat betalen, wordt dit in de laatste loonaangifte van 2022 meegestuurd naar de Belastingdienst.
Pas je de werkkostenregeling buiten Easyflex toe en moet je eindheffing betalen? Ga dan naar 'Backoffice > Loonaangifte'. Kies bij 'Betreft' voor 'Nog aan te geven loonaangifte', loonjaar 2022 en selecteer het laatste aangiftetijdvak. Klik op wijzigen en voer bij 'Eindheffing overschr. forfait.werkkostenregeling' in de kolom mutatie het bedrag van de eindheffing in. Let op! Het is nog wel nodig om de werkkostenregeling door Easyflex op 'Wel toepassen' te laten zetten. Neem hiervoor contact op met het Service Center. (Als de werkkostenregeling op 'Niet toepassen' staat, wordt de eindheffing niet in de loonaangifte meegenomen.)
3.2 'Backoffice > Overzichten > Loonaangiften (historisch)'
Om te controleren wat er aan te geven staat op de loonaangifte kun je het overzicht 'Loonaangiften (historisch)' aanmaken voor 2022. Zet het vinkje aan bij de optie 'Nog aan te geven'. Let op: Op dit rapport staan geen gegevens van de werkkostenregeling (als deze in Easyflex wordt toegepast). Controleer het rapport, voordat je de laatste loonaangifte van 2022 aanmaakt.
Heb je handmatig een eindheffing bij 'Backoffice > Loonaangifte' ingevoerd? Dan komt deze wel op het overzicht 'Loonaangifte (historisch)' bij de optie 'Nog aan te geven'.
3.3 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'
De status van het loonjaar 2022 is 'Operationeel'. Wijzig deze in 'In afsluitfase' op het moment dat je daadwerkelijk onderstaande stappen gaat doen. Wanneer het loon voor dit jaar afwijkt van het door Easyflex bepaalde loon (van vorig jaar), krijg je een melding bij het opslaan. Deze melding is puur ter informatie dat het bedrag afwijkt. Je kunt hier kiezen voor 'Doorgaan: Ja'. Het loonjaar kan door verschillende redenen op 'Afgesloten' komen te staan. Dit is daarna niet meer aan te passen. Bekijk de FAQ om te voorkomen dat het loonjaar per ongeluk al eerder afgesloten wordt dan dat de bedoeling is.
3.4 'Backoffice > Overzichten > Loonaangifte'
De loonaangifte voor de laatste aangifteperiode van 2022 kan pas worden gedaan als de status van het loonjaar 2022 'In afsluitfase' staat (stap 3.1). Let erop dat na het uitvoeren van deze stap (stap 3.4) het loonjaar 2022 definitief afgesloten wordt en er geen correcties op dit loonjaar meer kunnen plaatsvinden. Over het algemeen zal de loonaangifte automatisch ingesteld staan om aan te maken. Dat geldt niet voor de laatste loonaangifte van 2022. De laatste loonaangifte van 2022 moet je handmatig aanmaken. Zo kun je zelf bepalen wanneer je het loonjaar definitief wilt afsluiten. Na het aanmaken van de laatste loonaangifte van 2022 is het loonjaar 'Afgesloten'. Dit is terug te zien in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'.
3.5 'Backoffice > Overzichten > Herziening lage WW-premie' (Dit overzicht is pas op een later moment beschikbaar. Het is niet noodzakelijk dit overzicht aan te maken voor het afronden van stap 3)
In een aantal gevallen mag de lage WW-premie worden toegepast, waaronder bij een onbepaalde tijdarbeidsovereenkomst (dat geen oproep is en schriftelijk is vastgelegd). Vanaf 2022 geldt hier echter nog wel een extra regel: Er mag niet meer dan 30% zijn afgeweken van het aantal vastgelegde contracturen indien het aantal contracturen lager is dan 35. Als de afwijking meer dan 30% is, moet de lage premie worden herzien en moet de hoge premie worden toegepast. Om inzicht te krijgen bij welke flexwerkers dit aan de hand is, is het overzicht 'Herziening lage premie' gemaakt. Na het aanmaken van de laatste loonaangifte kan dit overzicht worden aangemaakt. Om de ww premie bij de flexwerkers te corrigeren, is het nodig dat loonjaar 2022 geopend wordt. Neem hiervoor contact op met het Service Center.
3.6 'Backoffice > Overzichten > Pensioenaanlevering'
Easyflex past voor de StiPP pensioenaanlevering de 'Loon over' systematiek toe. Dit betekent dat urendeclaraties van december 2022 in de pensioenaanlevering van periode 12 2022 worden aangeleverd.
Daarin geldt het volgende advies: Maak de pensioenaanlevering van december 2022 pas aan, zodra je alle urendeclaraties van loonjaar 2022 verloond hebt. Als je na het aanmaken van de pensioenaanlevering van periode 12 (bijvoorbeeld omdat je deze automatisch hebt ingepland) nog urendeclaraties van 2022 hebt verwerkt, dan is het advies om de pensioenaanlevering van december 2022 nogmaals aan te maken. Bij de pensioenaanlevering kies je dan bij 'Periode selectie' voor handmatig. Bij 'Aanleveren over periode' kies je voor 2022 en periode 12.
Bovenstaande geldt ook voor de pensioenaanlevering van APG. Heb je na het aanmaken van de laatste APG pensioenaanlevering van loonjaar 2022 nog urendeclaraties van 2022 verwerkt of correcties uitgevoerd? Maak dan het overzicht 'Pensioenaanlevering' nogmaals handmatig aan voor de laatste periode van 2022.
3.7 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'
In stap 1.1 heb je als schatting het fiscaal loon ingevoerd voor 2023. Ons advies is om nu nogmaals het ingevoerde geschatte fiscaal loon voor 2023 te controleren. Nu heb je namelijk je gehele verloning van 2022 gedaan. Je kunt aan de hand van deze gegevens je schatting voor het huidige jaar maken. Je kunt nu dus bekijken of het ingegeven geschatte bedrag voor 2023 nog overeenkomt met wat je wil hanteren als schatting voor het fiscaal loon 2023. Je kunt het fiscaal loon nog aanpassen, mocht dit wenselijk zijn. Wanneer het loon voor dit jaar afwijkt van het door Easyflex bepaalde loon (van vorig jaar), krijg je een melding bij het opslaan. Dit is een melding ter informatie dat het bedrag afwijkt. Je kunt hier kiezen voor 'Doorgaan: Ja'.
3.8 'Backoffice> Overzichten > Aanmaken jaaropgaven'
Voor het loonjaar met de status 'In afsluitfase' of 'Afgesloten' kun je éénmalig de jaaropgaven van 2022 voor de flexwerkers aanmaken. Voor iedere flexwerker die in dat jaar arbeid heeft verricht, wordt een jaaropgave geproduceerd.
Het is vanaf 2019 niet meer verplicht om het adres van de medewerker op de jaaropgave te tonen. Dit wordt in Easyflex wel standaard gedaan. Wil je dit niet? Dan kun je dit op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Jaaropgaven' wijzigen.
Tip: Wil je een logo op de jaaropgaven? Dit kun je instellen in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Jaaropgaven'. Selecteer hier de achtergrondafbeelding die van toepassing is.
3.9 'Backoffice > Overzichten > Jaaropgaven'
De aangemaakte jaaropgaven worden op dezelfde wijze als de loonspecificaties afgewikkeld. Er wordt dus per flexwerker gekeken naar de instelling van verzending van de jaaropgaven. Om ervoor te zorgen dat de jaaropgaven klaar staan om te versturen of te printen, moet je eerst stap 3.8 hebben uitgevoerd.
3.10 'Backoffice > Overzichten > Jaaropgaven administratie' (optioneel)
Wil je voor je eigen administratie een rapport met alle jaaropgaven? Maak dan dit overzicht aan. Het is niet nodig dit rapport te printen, maar door de aanmaak kun je deze wel altijd weer ophalen vanuit 'Backoffice > Exporteren en printen'.
3.11 'Backoffice > Overzichten > Loonstaat'
Je kunt de verzamelloonstaat en/of de historische loonstaat op elk gewenst moment laten samenstellen. Wanneer het loonjaar de status 'Afgesloten' heeft, hoef je dit slechts één keer uit te voeren. Je selecteert hier dan jaar 2022.
3.12 'Backoffice > Overzichten > Reserveringen'
Als je een overzicht wilt van de stand van de reserveringen per einde loonjaar, dan kun je deze aanmaken met dit overzicht. Je kunt dit overzicht te allen tijde voor de gewenste datum aanmaken. Omdat dit overzicht ook in stap 2 is aangemaakt, kun je het resultaat van dit overzicht met het vorige vergelijken. Zo ondervang je eventuele correcties en herwaarderingen die nog zijn doorgevoerd.
3.13 'Backoffice > Overzichten > Journaalposten lonen en Journaalposten verkopen'
Om te voorkomen dat er boekingen in de financiële administratie ontbreken, na bijvoorbeeld het verwerken van het overzicht 'Reserveringen herwaarderen', kun je de 'Journaalposten lonen' en de 'Journaalposten verkopen' aanmaken. Net zoals bij de loonaangifte maak je dit overzicht handmatig aan, zodat je zelf kunt bepalen wanneer je de laatste journaalpost van 2022 aan wilt maken.
Met het afronden van deze stap zijn alle stappen van de jaarwissel afgerond!