30-06-2022 - Versie 2022-12

De toelichting op de Easy Updates kun je terugvinden via onze website https://www.easyflex.nl/easy-update/. Op deze manier kun je de opname(s) terugkijken wanneer dit voor jou het beste uitkomt.

Belangrijke mededelingen

PAWW op grond van de cao voor uitzendkrachten

Eind juni zijn wij, net als jullie, door ABU en NBBU geïnformeerd over de PAWW op grond van de cao voor uitzendkrachten die met ingang van 1 augustus a.s. wordt ingevoerd. Gezien de korte periode die tussen de communicatie en de invoer van de regeling zit, zijn wij direct van start gegaan met de ontwikkeling en zijn we daar momenteel ook nog volop mee bezig. We hebben nauw contact met ABU en NBBU over vraagstukken waar wij tijdens de ontwikkeling tegenaan lopen en die niet in de documentatie duidelijk worden. Uiteraard zal Easyflex ervoor zorgen dat in augustus de eerste premie-inhoudingen gedaan kunnen worden. Het registreren bij de stichting en het doen van de eerste PAWW-aangifte en -afdracht dien je zelf te verzorgen (uiterlijk eind september). Bij deze informeren we je alvast in grote lijnen over de aanpassingen in de Easyflex applicatie en de verloning.

De inhouding van de premie zal in Easyflex een onderdeel worden van de sociale verzekeringsstructuur, omdat de premie op die manier collectief toegepast kan worden (je hoeft hem dus niet op individueel niveau per flexwerker aan te zetten) en er tevens onderscheid gemaakt kan worden per sectorrisicogroep (je kunt zo eenvoudig Vaste medewerkers en bijvoorbeeld Payrollkrachten uitsluiten). Daarnaast heb je nog de mogelijkheid om individuele flexwerkers uit te sluiten van deelname aan de PAWW.

De sociale partners in de uitzendbranche hebben tevens afgesproken dat de werknemerspremie PAWW door de werkgever vergoed zal worden. Deze vergoeding/compensatie wordt straks automatisch toegepast. Je maakt hiervoor zelf een nieuw looncomponent aan (bruto vergoeding) dat gekoppeld is aan de inhouding van de premie. Meer informatie over de grondslag voor de bijdrage van de werknemer en de grondslag voor de compensatie door de uitzendonderneming kun je vinden in de documentatie van ABU en NBBU.

Het aanleveren van gegevens bij de stichting PAWW verloopt niet via een koppeling maar dien je als uitzendondernemer zelf te doen via het portaal van PAWW. Hier dien je per periode 3 gegevens aanleveren: het totale grondslagloon, de totale ingehouden premie en het aantal personen waarbij PAWW is ingehouden. We werken momenteel aan een overzicht waarop deze informatie komt te staan zodat je de gegevens gemakkelijk kunt overnemen op het portaal.

Op de volgende Easy Update pagina (28 juli a.s.) vind je een link naar de uitleg over hoe je de PAWW kunt inrichten in Easyflex. Je hebt hiervoor toegang tot de beheersmodule nodig in verband met het inrichten van de sociale verzekeringen en de looncomponenten. Houd hier alvast rekening mee met vakanties van collega's zodat je eventueel tijdelijk de rollen en rechten aanpast of overdraagt! Het is ook mogelijk om de inrichting van de PAWW door Easyflex te laten uitvoeren op basis van consultancy. De kosten hiervoor bedragen eenmalig €130,- per werkmaatschappij. Mocht je hier gebruik van willen maken kun je hiervoor een mail sturen naar support@easyflex.nl. Graag ontvangen we in dat geval een ingevulde en ondertekende opdrachtbevestiging voor het inrichten van de PAWW. Deze kun je hier vinden. 

• Geef de flexwerkers tijdelijk, voor periode 8 (week 29 t/m 32), 4 weken lang een loontijdvak van een 'Week'. Op het tabblad 'Fiscaal-sociaal' leg je dus een nieuw loontijdvak vast met ingangsdatum 18-07-2022 en de optie 'Week'. Met ingang van periode 9 kun je het loontijdvak weer terugzetten op '4-weken', dit is dus met ingang van 15 augustus.
• Het gevolg is dat de flexwerker voor periode 8 niet één loonstrook voor de gehele 4-wekenperiode krijgt, maar 4 aparte loonstroken (1 loonstrook per week) waarop steeds de weektabel toegepast wordt.
• De 'Betaalfrequentie' kun je wel op '4-wekelijks' laten staan zodat de flexwerker het loon van periode 8 zoals gebruikelijk in één keer krijgt uitbetaald.
• Let op! Als je het loontijdvak voor periode 8 wilt aanpassen dien je dit te doen vóórdat je de verloning van periode 8 uitvoert. Omdat je het loontijdvak met een ingangsdatum in de toekomst kunt vastleggen adviseren we je om deze aanpassing direct door te voeren zodat een en ander alvast juist is ingericht.

'Frontoffice > Correcties' op termijn niet meer beschikbaar in de Easyflex applicatie

Het onderdeel 'Frontoffice > Correcties', dat nu alleen nog beschikbaar is voor oudere werkmaatschappijen, zal op termijn (naar verwachting eind 2022) verdwijnen uit de Easyflex applicatie. Correcties kunnen vanaf dat moment gemaakt worden in 'Frontoffice > Urendeclaraties'. Functionaliteiten die momenteel alleen beschikbaar zijn in 'Frontoffice > Correcties' (zoals het eenvoudig kunnen aanpassen van het uurloon en tarief, maar ook het kunnen terugboeken van een declaratie die op ‘In bewerking’ staat) zullen toegevoegd worden aan 'Frontoffice > Urendeclaraties' óf zullen niet meer ondersteund worden (o.a. het kunnen terugboeken van afzonderlijke declaratieregels), omdat ze tot ongewenste situaties leiden die later voor onherstelbare fouten kunnen zorgen.

Binnenkort extra kolom op het exportoverzicht van het overzicht 'Aanbod vaste arbeidsomvang'

Er zal binnenkort een extra kolom worden toegevoegd aan de CSV export van het overzicht 'Aanbod vaste arbeidsomvang'. Het gaat om de kolom 'Locatie flexwerker', en deze zal alleen zichtbaar worden wanneer je bij 'Soort overzicht' kiest voor 'Signalering'. De kolom zal rechts van de kolom 'Naam' worden weergegeven. De PDF export blijft ongewijzigd. Zodra deze wijziging is doorgevoerd zal dit gecommuniceerd worden via de Easy Update pagina in het online handboek. 

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Overzicht 'Aanvragen en plaatsingen' uitgebreid met de aanmaakdatum van de plaatsing

Module: Backoffice / Frontoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Aanvragen en plaatsingen
Melding: 538174

Het exportbestand van het overzicht 'Aanvragen en plaatsingen' is uitgebreid met een extra kolom die de aanmaakdatum van de plaatsing toont. Deze datum is toegevoegd tussen de kolommen 'Prioriteit' en 'Aanvangsdatum plaatsing'.

Arbeidsvoorwaardenbedrag periodiek uitbetalen

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Betalingen
Melding: 537873

Vanaf heden is het mogelijk om de reserveringen 'Arbeidsvoorwaardenbedrag I' en 'Arbeidsvoorwaardenbedrag II' automatisch periodiek te laten uitbetalen. Op tabblad 'Betalingen > Automatisch uitbetalen van reserveringen' zijn deze reserveringen toegevoegd. Wanneer je deze reserveringen selecteert zullen deze automatisch worden uitbetaald in elke urendeclaratie die je verwerkt.

Aantal contracturen worden standaard getoond op de loonspecificatie

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Loonspecificaties
Melding: 538182

Op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties' kon je bij 'Niet vermelden van' kiezen voor 'Aantal contracturen', zodat deze niet op de loonspecificatie werden getoond. Omdat het verplicht is om het aantal contracturen op de loonspecificatie te tonen is deze optie weggehaald. De contracturen zullen vanaf nu dus altijd worden getoond op de loonspecificatie. 

Easyflex beschikbaar in dark mode

Module: Mijn gegevens
Onderdeel: Connector instellingen
Melding: 537825

Easyflex is vanaf nu ook beschikbaar in dark mode. Via 'Mijn gegevens > Connector instellingen' kun je jouw voorkeur instellen bij 'Kleuren'. Standaard staat deze instelling op 'Automatisch', wat betekent dat de Windows instellingen worden toegepast. Je kunt daarnaast een keuze maken tussen 'Donker' en 'Licht'. Wanneer je een aanpassing opslaat wordt deze pas actief wanneer je de Connector opnieuw opstart. 

Inhoudingen toegevoegd aan margefacturatie

Module: Beheer
Onderdeel: Margefacturen
Melding: 538156

Bij margefacturatie is het vanaf nu ook mogelijk om een factor in te geven voor de looncomponenten van het type 'Inhoudingen'.

Verbeterd

Lege urendeclaraties die op 'Wachten' staan worden getoond op het overzicht 'Urendeclaraties'

Module: Backoffice / Frontoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Urendeclaraties
Melding: 537916

Een lege urendeclaratie met de status 'Wachten' werd voorheen niet getoond op het overzicht 'Urendeclaraties'. Dit is aangepast; vanaf nu worden ook lege urendeclaraties met de status 'Wachten' getoond op het overzicht 'Urendeclaraties', indien bij het aanmaken van het overzicht een vinkje is gezet bij de status 'Wachten'.

Overzicht 'Bedrijfsinstellingen' toont per looncomponent of de uren meetellen als 'Verloonde uren'

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Bedrijfsinstellingen
Melding: 537240

Het overzicht 'Bedrijfsinstellingen' toont vanaf heden per looncomponent of de instelling 'Tellen uren t.b.v. Loonaangifte' op 'Ja' of op 'Nee' staat. Hiermee kun je bijvoorbeeld controleren welke looncomponenten meetellen voor de berekening van het LKV en LIV.

Afwijkend cao advies niet beschikbaar voor vaste medewerkers

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Cao-overige
Melding: 537485

Het is niet meer mogelijk om bij vaste medewerkers te kiezen voor 'Afwijkend cao advies' (Seizoensarbeid ketenonderbreking 3 maanden) bij het vastleggen van een arbeidsovereenkomst op tabblad 'Cao-overige'. 

Er kunnen geen extra declaraties meer worden aangemaakt middels een urenbestand in geval van een afgesloten loonjaar

Module: Backoffice
Onderdeel: Urenbestanden
Melding: 520538

Wanneer een loonjaar afgesloten is, is het niet meer mogelijk om handmatig extra urendeclaraties aan te maken voor dat loonjaar. Dit kon nog wel middels het verwerken van urenbestanden. Dit is aangepast; vanaf nu is het ook niet meer mogelijk om middels een urenbestand extra urendeclaraties aan te maken voor een afgesloten loonjaar.

Afmeldtermijn HollandZorg gewijzigd van 40 naar 180 dagen

Module: Frontoffice
Onderdeel: Fiscaal-Sociaal
Tabblad: Verzekeringen
Melding: 537893

De afmeldtermijn voor HollandZorg is gewijzigd van 40 naar 180 dagen. Er kan een einddatum worden vastgelegd tot 180 dagen terug. Bij een afmelding tussen de 40 en 180 dagen krijg je de volgende melding: 'Let op: Deze mutatie zal worden verwerkt, maar omdat deze buiten de maximale termijn van 40 dagen is aangeleverd bestaat het risico dat eventuele zorgkosten buiten de verzekerde periode in rekening zullen worden gebracht bij bij de collectiviteit.'.

Opgelost

Juiste aantallen zichtbaar op tabblad 'Urendeclaraties' 

Module: Frontoffice
Onderdeel: Urendeclaraties
Melding: 535072 + 537946

Op tabblad 'Frontoffice > Urendeclaraties' is het mogelijk om te filteren op declaratiestatus. In sommige situaties werden niet de juiste aantallen getoond per declaratiestatus. Dit is opgelost. Daarnaast worden nu ook de juiste aantallen getoond wanneer je filtert op 'Actieve plaatsingen', 'Flexwerker', 'Relatie', 'Aanvraag', 'Locatie' en 'Relatiebeheerder'. Bij de filters 'Flexwerker', 'Relatie' en 'Aanvraag' moet er eerst op de knop 'Verversen' worden gedrukt. Bij de andere filters wordt er automatisch opnieuw geteld.

Flexwerker wordt weer als ziek weergegeven op het dashboard onder het kopje 'Beschikbaarheid' wanneer er arbeidsongeschiktheid is vastgelegd

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Dashboard
Melding: 538216

Wanneer bij een flexwerker arbeidsongeschiktheid is vastgelegd kon het voorkomen dat de flexwerker onterecht als beschikbaar werd weergegeven bij het kopje 'Beschikbaarheid' op het dashboard van de flexwerker. Dit is opgelost.

Uitgesloten toegestane waardes kunnen niet meer in de arbeidsovereenkomst geselecteerd worden

Module: Beheer / Frontoffice
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen / Flexwerkers
Tabblad: Dienstverbanden / Cao-overige
Melding: 536811

Via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Dienstverbanden' kun je toegestane waardes vastleggen die geselecteerd mogen worden bij het vastleggen van een arbeidsovereenkomst. Wanneer je hier vastlegt dat bij oproepovereenkomst alleen 'Nee' geselecteerd kan worden kon je voorheen toch voor 'Ja' of 'Jaarurennorm' kiezen bij het vastleggen van een arbeidsovereenkomst. Dit is opgelost.

Overzicht 'Loonbeslagen' kan weer aangemaakt worden op relatiebeheerderniveau

Module: Backoffice / Frontoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Loonbeslagen
Melding: 535555

Wanneer je het overzicht 'Loonbeslagen' aanmaakte op relatiebeheerderniveau gaf dit een fout. Dit is opgelost.

EF2GO

Verschillende cao-versies in CAO tool

Module: Cao tool
Tabblad: Beheer
Melding: 1632

Vanaf nu is het mogelijk verschillende versies van een cao vast te leggen in CAO Tool. Zo kun je nu alvast cao wijzigingen verwerken die in de toekomst ingaan.

Ga naar 'beheer > CAO Tool' en open de gewenste cao of maak een nieuwe aan. Klik op de plus rechts bovenin het scherm boven de cao regels om een nieuwe versie aan te maken. De huidige versie wordt nu gekopieerd. In de nieuw aangemaakte versie kun je nu alvast aankomende cao wijzigingen vastleggen. De versie zal automatisch actief worden op de ingevoerde datum.

Meisjesnaam / jongensnaam toevoegen aan de inschrijving en aanmelding

Module: Registraties
Tabblad: Beheer
Melding: 2393

Vanaf nu is het mogelijk om de meisjesnaam / jongensnaam toe te voegen aan de inschrijving en aanmelding. Ga naar 'beheer > registraties' en open de gewenste inschrijving of aanmelding of maak een nieuwe aan. Voeg het nieuwe veld 'familienaam' toe aan je formulier. Het veld 'meisjesnaam / meisjestussenvoegsel' wordt nu toegevoegd. Zodra in de aanhef wordt gekozen voor 'dhr' zal het veld wijzigen naar 'jongensnaam / jongenstussenvoegsel'. Wanneer de velden worden ingevuld zullen deze ook op de flexwerkerkaart en in Easyflex zichtbaar zijn na opslaan van de flexwerker.

Nieuwe mergefields beschikbaar in e-mailtemplates voor digitaal ondertekenen

Module: Ondertekeningen
Tabblad: E-mailtemplates
Melding: 2583

Vanaf nu zijn in de templates ‘digitaal_ondertekenen’ en 'digitaal_ondertekenen_getekend' de volgende mergefields beschikbaar:

• werkmaatschappij
• registratienummer
• geboortedatum

Deze velden kunnen worden toegevoegd aan de e-mailtemplate of in het ondertekenproces aan de preview van de e-mail. De velden wordt alleen gevuld indien de werkmaatschappij, het registratienummer en/of de geboortedatum van de ontvanger beschikbaar zijn. Houd er rekening mee dat deze informatie niet altijd beschikbaar is, zoals bijvoorbeeld bij een handmatig ingevoerde ontvanger. In deze situatie worden de velden leeg gelaten.

Dataview

Indirecte kosten zijn weer zichtbaar

Werkblad: Marge / Marge detail
Melding: 538171

Er was geen aansluiting tussen Easyflex en Dataview als er werd gekeken naar looncomponenten die in Easyflex op statistiek 'nee' staan, maar toch indirecte kosten veroorzaakten. Dit is opgelost, zodat Dataview de indirecte kosten toch leest.

Declaratieregels worden niet meer dubbel geteld

Werkblad: Declaratieregels
Melding: 537627

Het werkblad declaratieregels kon in sommige gevallen regels dubbel tellen. Als een relatie gekopieerd was naar een andere werkmaatschappij en de kopie had een andere locatie, dan werden de regels van deze relatie dubbel geteld. Dit is opgelost.