14-05-2020 - Versie 2020-10

Belangrijke mededelingen

Whk en AZV premie op 30 en 31 december berekend met de percentages van 2019, dit hadden de percentages van 2020 moeten zijn

Module: Beheer / Backoffice
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen / Overzichten
Tabblad: Sociale verzekeringen / Herrekenen verloningen
Melding: 532191

Indien jouw werkmaatschappij te maken had met een sectorwijziging per 1 januari 2020, dan zijn voor de dagen 30 en 31 december 2019 nog een aantal sociale verzekeringen berekend met het percentage van 2019. Dit betreft de Whk (WGA en ZW-flex) en de AZV. Omdat de laatste dag van het loontijdvak 'Week 1' of '4-weken periode 1' in 2020 valt, had er voor de hele week gerekend moeten worden met de premiepercentages van 2020. Zoals dat ook met bijv. de WW-premie wel goed gegaan is. Als je nu zou herrekenen of de declaratie terug- en opboeken, dan wordt alsnog voor de hele week de percentages van 2020 toegepast. Klanten die een sectorwijziging hebben gehad én hun flexwerkers per week of 4-weken verlonen, kunnen voor een herrekening contact opnemen met het Service Center.

Vrije ruimte Werkkostenregeling tijdelijk opnieuw verhoogd ivm coronacrisis

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Werkkostenregeling
Melding: 532872

Om werkgevers tegemoet te komen bij problemen vanwege de coronacrisis, verhoogt het kabinet de vrije ruimte van de Werkkostenregeling (WKR) naar 3% over de eerste € 400.000 van de loonsom. De eenmalige verhoging is tijdelijk en geldt alleen voor 2020. Deze aanpassing hebben wij doorgevoerd in de Easyflex applicatie. Je kunt het overzicht 'Werkkostenregeling' aanmaken om de gevolgen van deze verhoging terug te zien.

Indien je in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren' de instellingen omtrent de werkkostenregeling aanpast, bijvoorbeeld omdat je looncomponenten die eerst niet meetelden voor de Werkkostenregeling nu wel wilt laten meetellen, vergeet dan niet om te herrekenen na het doorvoeren van de aanpassingen. Middels het 'Overzicht urendeclaraties verwerkt' kun je terugzien welke flexwerkers verloond zijn voor de aangepaste looncomponenten. Deze flexwerkers kun je herrekenen. Voor meer maatregelen m.b.t corona 'FAQ Corona'

Controleer de instelling 'Geen reservering opbouw. Opname verlaagt enkel de stand in tijd' in de reserveringsschema's

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Sectoren
Melding: 530258

In reserveringsschema's kun je voor sommige looncomponenten een extra optie aanvinken: 'Geen reservering opbouw. Opname verlaagt enkel de stand in tijd'. Deze optie zorgt ervoor, bijvoorbeeld in het geval van een Vast loon, dat je wel kunt bijhouden hoeveel vakantiedagen er bijvoorbeeld zijn opgenomen door een medewerker, zonder dat deze extra / bovenop het Vast loon worden uitbetaald. In sommige gevallen kon het voorkomen dat deze optie wel aangevinkt stond, maar dat dit onterecht toch leidde tot een extra uitbetaling van de betreffende reservering. Dit probleem is opgelost. Het gevolg is wel dat het vinkje op dit moment uit is komen te staan en dat het gedrag dus nog steeds fout is. Je kunt het betreffende reserveringsschema wijzigen en het vinkje opnieuw terug aanvinken. Dit keer zal het aanvinken wel resulteren in het juiste gedrag.

Leg een e-mailadres vast voor Easyflex berichtgeving

In het geval van calamiteiten of zeer belangrijke mededelingen beschikt Easyflex graag over het juiste e-mailadres van de medewerker die op dat moment geïnformeerd dient te worden. We willen je dan ook vragen om 1 of 2 e-mailadressen voor dit doel vast te leggen in 'Beheer > Administratie'. Dit e-mailadres zal niet gebruikt worden voor nieuwsbrieven en/of andere commerciële doeleinden.

Nieuw / Gerealiseerde wensen

7% Bijtelling fiets

Module: Beheer / Frontoffice
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen / Flexwerkers
Tabblad: Looncomponenten / Gegevens voor loonopgave
Melding: 530696

Vanaf nu kun je fiets van de zaak toepassen. In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten' staan onder 'Loon niet in geld' twee nieuwe looncomponenten genaamd 'Bijtelling fiets' en 'Bijdrage fiets'. Als je deze opent en klikt op 'Nieuw' kun je het looncomponent inrichten. Voor de journalisering is het voor 'Bijdrage fiets' nodig een grootboeknummer te koppelen. Deze zijn als volgt:

4-cijferig rekeningschema
7131 voor flexwerkers
4131 voor vaste medewerkers
5-cijferig rekeningschema
70221 voor flexwerkers
40221 voor vaste medewerkers

Wanneer deze grootboeknummers nog niet bestaan, kun je deze eventueel zelf aanmaken onder 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Rekeningschema'. 

Zodra de looncomponenten zijn toegevoegd en de controlelijst is gedraaid, kun je bij de flexwerker onder 'Fiscaal-sociaal > Gegevens voor loonopgave' de bijtelling fiets toepassen. Dit heeft dezelfde werking als bij een auto van de zaak. Voor de fiets geldt 7% bijtelling. In de loonaangifte zal de bijtelling fiets worden meegestuurd als 'Waarde niet in geld uitgekeerd loon' met de tag 'Wrdln'.

Veld 'cao schaal' in de plaatsing kan meer karakters bevatten

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers/Relaties
Tabblad: Plaatsingen
Melding: 530811

Het veld 'cao schaal' in de plaatsing is vergroot. Je kunt nu 120 karakters invoeren in plaats van 30.

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je in ons online handboek terugvinden bij 'Documenten > Easyflex documenten'.

Verbeterd

Reserveringen worden geboekt op de einddatum van de plaatsing

Module: Beheer / Frontoffice
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen / Flexwerkers
Tabblad: Sectoren / Plaatsingen / Urendeclaraties
Melding: 531844

Als je alleen reserveringen verloont, worden die geboekt op de laatste dag van het declaratietijdvak. Als op die boekingsdatum geen loon- en tariefafspraak vastligt met een actieve sector, dan kreeg je een foutmelding bij het openen van de pro forma en bij het verlonen. Dit is opgelost. Bij het bepalen van de boekingsdatum van een reservering wordt nu rekening gehouden met de einddatum van de plaatsing. Als je een sector beëindigt gedurende een week en je geeft in de plaatsing dezelfde einddatum in als die van de sector, dan worden de reserveringen geboekt op de einddatum van de plaatsing.

Bij het vastleggen van notificaties wordt rekening gehouden met de instelling 'Afschermen van locaties'

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers / Relaties
Tabblad: Notificaties
Melding: 532940

Wanneer je een notificatie vastlegt bij een flexwerker kun je er ook voor kiezen om dezelfde notificatie bij een relatie vast te leggen en andersom. Voorheen kon je elke willekeurige flexwerker en relatie selecteren en werd er geen rekening gehouden met het afschermen van locaties. Dit is opgelost. Wanneer de locaties in de werkmaatschappij zijn afgeschermd is het niet meer mogelijk om flexwerkers en relaties van een locatie te selecteren waar de ingelogde medewerker geen toegang tot heeft.

Opgelost

Bovenwettelijke vakantiedagen werden niet altijd uitgeruild. Dat is nu opgelost (Geannuleerd 17-06-2020)

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Urendeclaraties
Melding: 524137

Als bij een flexwerker het automatisch uitbetalen van bovenwettelijke vakantiedagen is aangevinkt en de ET-regeling is van toepassing, dan werden de bovenwettelijke vakantiedagen niet uitgeruild als je in één declaratie een combinatie van normale uren en opgenomen vakantiedagen had. Dit is nu opgelost.

Openen scherm 'Medewerker - algemeen' geeft geen foutmelding meer

Module: Backoffice
Onderdeel: Rollen / Medewerkers
Melding: 532913

Bij het openen van het scherm 'Beheer > Rollen', kon het voorkomen indien je voor 'toegekend aan' koos, dat het tabblad 'Medewerker - algemeen' een foutmelding gaf. Dit is opgelost

Wijziging van betaalfrequentie paste de instellingen uitbetalen/sparen van overwerkuren aan in de declaratie. Dit is nu opgelost.

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Betalingen / urendeclaraties
Melding: 532050

Bij de flexwerker kun je op het tabblad 'Betalingen' kiezen of de overwerkuren worden uitbetaald of worden gespaard. In de declaratie kun je hiervan afwijken. Als je dit zou doen en daarna de betaalfrequentie van de flexwerker zou wijzigen, wijzigde ook de instelling van de overwerkuren in de declaratie naar de standaardinstelling. Dit is nu opgelost.

CAO tool

Termijn instellen opruimen timesheets

Het is nu mogelijk om in te stellen na welke termijn timesheets automatisch opgeruimd worden. Standaard termijn is ingesteld op 6 weken.