Algemene informatie
S4HANA is een ERP product van SAP. Easyflex heeft de mogelijkheid om de financiële gegevens van de lonen en de facturen te exporteren in het formaat dat door S4HANA gelezen kan worden. De gegevens van de facturen lopen niet via het standaard overzicht 'Journaalposten verkopen', maar via 'Factuurregels exporteren'. Dit omdat de import van verkopen in S4hana geen traditionele verkopen journaalposten verwacht, maar factuurregels.
Verkopen
Het CSV bestand (scheidingsteken: komma) van het overzicht 'Factuurregels exporteren' bevat de volgende kolommen:
|
Kolom |
Opmerking |
|---|---|
|
Link Code |
Vaste code die de facturerende applicatie identificeert. In dit geval: 'EASYFLEX' |
|
Company Code |
Wordt gevuld met de code in 'Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie > Dagboekcode Verkoopboek' |
|
InvoiceNr |
Factuurnummer |
|
DocDate |
Factuurdatum (JJJJ-MM-DD) |
|
Posting Year |
Boekingsjaar |
|
Posting Month |
Boekingsperiode |
|
Customer Code |
Debiteurennummer |
|
Cost Center |
Kostenplaats |
|
Product Code |
Grootboekrekening opbrengsten |
|
Base Value |
Bedrag factuurregel excl. btw |
|
Tax Code |
Btw code zoals te zien op de factuur |
|
Tax Value |
Btw bedrag factuurregel |
|
Actual Total Invoice Value |
Totaal factuurbedrag incl. btw |
|
Sepa Direct Debit |
Vaste waarde 'N' |
|
Remittance Information |
Leeg veld |
|
Due Date |
Vervaldatum (JJJJ-MM-DD) |
|
Transaction Currency |
Leeg |
|
Base Value in EUR |
Leeg |
|
Tax Value in EUR |
Leeg |
|
Document Item Text |
Leeg |
|
WBS Element |
Leeg |
|
Salesforce Account ID |
Gevuld met externe koppelcode (type Salesforce) van relatie |
Let op dat in sommige gevallen de factuurregels opgesplitst kunnen worden vanwege de verdeelsleutel in de plaatsing en de regel gesplitst wordt per kostenplaats van de relatie en de flexwerker.
Lonen
De lonen export heeft een CSV formaat (scheidingsteken puntkomma) en bevat de journaalposten uitgesplitst per relatie/debiteur.
Het heeft de volgende indeling:
Batch ID;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
// To add field columns to the template, please add technical names.;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
// For a complete list of field columns and their technical names, choose ? in the right upper corner of the app screen and then view the Browse entry of web assistance.;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
// If you want to add more Profitability Segment (CO-PA) fields, make sure that you add the ‘PROF_’ prefix in the technical names of the CO-PA fields.;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
1;Header ( Date in Format yyyy/MM/dd or dd/MM/yyyy );;;;;;;;;;;;;;;;;;
;BUKRS;BLART;BLDAT;BUDAT;MONAT;BKTXT;WAERS;LDGRP;KURSF_EXT;WWERT;XBLNR;PARGB_HDR;XMWST;;;;;;
;*Company Code (4);*Journal Entry Type (2);*Journal Entry Date;*Posting Date;Fiscal period (2);Document Header Text (25);*Transaction Currency (5);Ledger Group (4);Exchange Rate (12);Currency Translation Date;Reference Document Number (16);Partner Business Area (4);Calculate Tax Automatically (1);;;;;;
;XXXX;EL;19/02/2021;19/02/2021;;;EUR;;;;test csv;;;;;;;;
;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
;Line Items;;;;;;;;;;;;;;;;;;
;BUKRS;HKONT;SGTXT;WRSOL;WRHAB;DMBTR;DMBE2;MWSKZ;KOSTL;AUFNR;VALUT;HBKID;HKTID;ZUONR;VBUND;SEGMENT;PROF_KNDNR;PROF_ARTNR;PROF_KUNRE
;Company Code (4);G/L Account (10);Item Text (50);Debit Amount in Transaction Currency;Credit Amount in Transaction Currency;Amount in Company Code Currency;Amount in second local currency (LC2);Tax Code (2);Cost Center (10);Order Number (12);Value Date;House Bank (5);House Bank Account (5);Assignment number (18);Trading Partner (6);Segment for Segmental Reporting (10);Customer (10);Product number (40);Bill-to Party (10)
;XXXX;52080000;test csv;100;;;;;XXXXS20100;;;;;;;;;;
;XXXX;52080000;test csv;;100;;;;XXXXS20100;;;;;;;;;;
BTW codes
Overige informatie
Zoals gezegd worden journaalposten uitgesplitst per debiteur. Dat gebeurt in zogenoemde documenten. Ieder document heeft bovenstaand formaat met de betreffende Header regels en betreft dus een bepaalde debiteur/boekingsdatum. Het debiteurennummer wordt gevuld in de Kolom 'Customer'. Omdat niet van alle journaalposten de relatie bekend is, zijn er documenten zonder debiteur. Zo'n document bevat dan alle regels voor een boekingsdatum waarvoor de debiteur niet bekend is. Omdat deze uitsplitsing toegepast wordt en niet voor alle regels de debiteur bekend is, heeft dit als consequentie dat een document niet meer in balans is (debet en credit zijn niet meer gelijk, want het bevat niet alle journaalpost regels). Om dit probleem op te lossen, maakt Easyflex een extra regel aan binnen het document, waarop het verschil tussen debet en credit wordt geboekt. Deze boeking gebeurt altijd op dezelfde rekening. De rekening is in te stellen in Easyflex in 'Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen > Overige rekeningen > Uitwijkrekening'.
Het totaal van alle boekingen op de uitwijkrekeningen van alle documenten binnen het document zal debet en credit hetzelfde zijn. Anders gezegd, de boekingen heffen elkaar op.
Een document in het bestand kan maximaal 999 regels bevatten. Zijn er meer regels, dan wordt er een nieuw document gestart en de verschillen, debet en credit, worden weer op de uitwijkrekening geboekt om het document in balans te brengen.
De kolom 'Company Code' wordt gevuld met de waarde uit Dagboekcode Memoriaal uit 'Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie'.
'Batch ID' is een oplopend nummer per 'document' in het bestand. Ieder bestand begint met nummer 1.