Flexwerkers > Arbeidsongeschiktheid

Via dit tabblad kunnen alle meldingen met betrekking tot arbeidsongeschiktheid worden geraadpleegd, verwerkt en afgewikkeld. Ook kun je een overzicht genereren met daarop alle arbeidsongeschiktheidsmeldingen die voor de geselecteerde flexwerker zijn vastgelegd. Arbeidsongeschiktheidsmeldingen worden dagelijks door Easyflex verstuurd via DigiZSM naar het UWV. Dit gebeurt elk kwartier. Wanneer er foutmeldingen zijn stuurt Easyflex een bericht naar de medewerker welke is geselecteerd om  meldingen te ontvangen (zie Beheer > Berichtgeving). Eventuele fouten die worden gemeld kunt je aanpassen en zullen in de volgende aanlevering worden meegenomen. Arbeidsongeschiktheid meldingen naar Acture of Flexcom4 worden verstuurd via Reflex.

Het is niet mogelijk om een flexwerker zonder BSN ziek te melden via Easyflex. Hier is namelijk wel een BSN voor nodig. Wij adviseren om in deze gevallen contact op te nemen met het UWV of de instantie waarbij je bent aangesloten voor de verwerking van je ziekmeldingen.

Melding Arbeidsongeschiktheid (MAO)

Tot 1 juli 2023 was je verplicht om flexwerkers werkzaam via het uitzendbeding (risicogroep IA of IIA) op de eerste dag van de arbeidsongeschiktheid te melden via DigiZSM aan het UWV. Deze meldingen konden in principe dagelijks of meerdere malen per dag gemeld worden. Ook flexwerkers met een arbeidsovereenkomst welke ziek zijn ten gevolge van:

• zwangerschap
• bevalling
• orgaandonatie
• verlof (WAZO)
• WAJONG

werden direct gemeld. Wanneer je in Easyflex een arbeidsongeschiktheidsmelding vast had gelegd voor een flexwerker zonder arbeidsovereenkomst, of wanneer je in de arbeidsongeschiktheidsmelding aangeeft dat één van de bovenstaande situaties van toepassing is, dan wordt deze arbeidsongeschiktheidsmelding automatisch direct doorgestuurd naar het UWV. Arbeidsongeschikte flexwerkers met een arbeidsovereenkomst welke ten einde loopt moeten ook worden gemeld aan het UWV. Je sluit dan de plaatsing op de einddatum van de arbeidsovereenkomst. De ziekmelding wordt naar het UWV verstuurd op de dag dat het contract afloopt.

Vanaf 1 juli 2023 worden flexwerkers welke ziek zijn ten gevolge van:

• zwangerschap
• bevalling
• orgaandonatie
• verlof (WAZO)
• WAJONG

direct gemeld.

Arbeidsongeschikte flexwerkers zonder arbeidsovereenkomst worden gemeld op de laatste dag van de uitzendovereenkomst. Ook wordt de einddatum van de uitzendovereenkomst meegestuurd in de ziekmelding.
Bij het vastleggen van de arbeidsongeschiktheid bij de flexwerker krijg je een melding dat de plaatsing(en) definitief beëindigd moeten worden. Komt de flexwerker nadat hij betergemeld is weer terug in dienst? Dan adviseren we om een nieuwe plaatsing vast te leggen. Zo is het eenvoudiger en overzichtelijker om terug te zien wat de historie van de overeenkomsten met beding geweest is.

Arbeidsongeschikte flexwerkers met een arbeidsovereenkomst welke ten einde loopt moeten ook worden gemeld aan het UWV. Je sluit dan de plaatsing op de einddatum van de arbeidsovereenkomst.

Let op! Als een flexwerker ziek wordt gemeld tussen twee arbeidsovereenkomsten, zal de ziekmelding direct naar het UWV worden verstuurd. Er wordt geen 42 weken gewacht met de ziekmelding.

Bij het controleren van de arbeidsongeschiktheidsmeldingen kan dit verwarring opleveren. 

Melding Langdurige Arbeidsongeschiktheid (MLA)

Flexwerkers met een arbeidsovereenkomst hoef je pas via DigiZSM aan UWV te melden wanneer deze langer dan 42 weken arbeidsongeschikt zijn. Wel moet je de arbeidsongeschiktheid van deze flexwerkers intern registreren. Bij het opstarten van de verwerking van de ao-meldingen, controleert Easyflex of er flexwerkers zijn met een arbeidsovereenkomst welke langer dan 42 weken ziek gemeld staan. Indien dit het geval is, worden deze bij het verwerken van de ao-meldingen gemeld aan het UWV.

Flexwerkers met een arbeidsovereenkomst welke ziek zijn ten gevolge van:

• zwangerschap
• bevalling
• orgaandonatie
• verlof (WAZO)
• WAJONG

worden direct gemeld. Wanneer één van deze situaties van toepassing is, wordt de ziekmelding automatisch direct doorgestuurd naar het UWV. Deze flexwerkers dienen nog wel 'Ziek uit dienst' gemeld te worden, zodra de arbeidsovereenkomst ten einde loopt. Dit geldt zowel voor flexwerkers waarbij een MLA is verzonden als voor flexwerkers met een arbeidsovereenkomst die ziek zijn ten gevolge van zwangerschap, bevalling, orgaandonatie, verlof (WAZO) en WAJONG. Dit gebeurt niet automatisch maar kun je als volgt doen:
Het ziek uit dienst melden kan niet via Easyflex of het werkgeversportaal van het UWV. Dit moet middels het volgende formulier gemeld worden: https://www.uwv.nl/werkgevers/formulieren/doorgeven-wijzigingen-werknemers-ziektewet-of-wazo-uitkering.aspx

Wil je de ziekmelding wel in Easyflex beëindigen, dan kun je kiezen voor 'Vastleggen einde arbeidsongeschiktheid'. In het veld 'Einde arbeidsongeschiktheid' heb je als laatste optie 'Mag melding verstuurd worden'. Kies hier voor 'Nee' en de melding wordt niet verstuurd.  

Melding Einde Arbeidsongeschiktheid (MEA)

Voor flexwerkers met een arbeidsovereenkomst dien je het einde van de arbeidsongeschiktheid (herstelmelding) te melden aan UWV, mits deze ook arbeidsongeschikt zijn gemeld aan UWV. Bij het vastleggen van een einde van arbeidsongeschiktheid krijg je een melding of de einde arbeidsongeschiktheid melding wel of niet naar het UWV te versturen. Indien de flexwerker hersteld is dien je de einde arbeidsongeschiktheid melding te versturen naar het UWV. Als de flexwerker ziek uit dienst gaat hoef je de melding niet te versturen. Flexwerkers werkzaam via het uitzendbeding dienen zelf het einde van de arbeidsongeschiktheid te melden aan UWV en uitzendbureau. De gegevens hiervan zijn terug te zien via het 'Werkgever Portaal' van het UWV. Je dient het einde van de arbeidsongeschiktheid zelf in te geven in Easyflex.

Via dit tabblad kun je de melding arbeidsongeschiktheid, melding langdurige arbeidsongeschiktheid en melding einde arbeidsongeschiktheid verwerken. Deze gegevens kunnen alleen correct worden verwerkt wanneer de sociale verzekeringspremies, met name de wachtgeldpremies, op de juiste wijze zijn ingegeven (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sociale verzekeringen).

Meldingen

Wanneer het scherm wordt geopend, toont Easyflex de eventueel reeds vastgelegde meldingen.

Meldingsnummer

Het meldingsnummer van de melding wordt getoond.

Aanvang A.O.

De aanvangsdatum van de arbeidsongeschiktheid wordt getoond.

Vastgelegd

De medewerker die de melding heeft vastgelegd wordt getoond.

Gemeld UWV

Wanneer de melding definitief gemeld is aan UWV, wordt de meldingsdatum getoond.

Annulering

Wanneer een melding geannuleerd is, wordt de datum van annulering getoond.

Gemeld UWV

Wanneer een melding geannuleerd is, wordt de datum waarop deze annulering gemeld is aan UWV getoond.

Einde A.O.

Wanneer er een einde arbeidsongeschiktheidsmelding is vastgelegd, wordt de datum waarop de arbeidsongeschiktheid is beëindigd getoond. Let op: De flexwerker is verantwoordelijk voor het tijdig doorgeven van zijn/haar herstel aan het UWV.

Gemeld UWV

Wanneer er een einde arbeidsongeschiktheidsmelding is gedaan, wordt de datum waarop deze gemeld is getoond. De status van arbeidsongeschiktheid wordt getoond. De verschillende statussen kunnen zijn:

• Melding vastgelegd
• Melding verzonden
• Intrekking vastgelegd
• Einde A.O. vastgelegd
• Melding wordt verzonden
• Melding ingetrokken
• Arbeidsongeschiktheid is beëindigd

UWV / Tweede partij

Standaard wordt hier alleen 'UWV' getoond. Indien je gebruik maakt van de diensten van Verzuimsignaal en dat ook zo hebt ingericht op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aangifte en meldingen' dan wordt ook de optie 'Tweede partij' getoond. In dat geval worden alle meldingen die naar het UWV of andere instantie worden verstuurd, ook verstuurd naar Verzuimsignaal. De melding en de status hiervan zie je terug onder 'Tweede partij'. In de ziekmelding getoond onder 'Tweede partij' kun je geen wijzigingen aanbrengen of acties uitvoeren, de originele ziekmelding is hierin bepalend.

Actie

Afhankelijk van de status van eventuele reeds vastgelegde arbeidsongeschiktheidsmeldingen, wordt een actie getoond. De volgende acties kunnen worden getoond:

• Vastleggen arbeidsongeschiktheid
  deze actie wordt getoond wanneer er nog geen eerdere arbeidsongeschiktheid is vastgelegd en/of de laatste melding is beëindigd. Met deze actie kun je een arbeidsongeschiktheidsmelding vastleggen.
• Verwijderen arbeidsongeschiktheid
  wanneer een melding is vastgelegd, kun je deze actie selecteren. De arbeidsongeschiktheidsmelding wordt verwijderd.
• Vastleggen historische arbeidsongeschiktheid
  wanneer je een melding in het verleden wilt vastleggen, selecteer je deze optie. De arbeidsongeschiktheidsmelding wordt niet gemeld.
• Vastleggen aanvullend geboorteverlof
  wanneer de werknemer aanvullend geboorteverlof wil opnemen, kan met deze actie de uitkering bij het UWV worden aangevraagd. Bekijk hier de procesbeschrijving voor het aanvullend geboorteverlof.
• Vastleggen betaald ouderschapsverlof
  wanneer de werknemer betaald ouderschapsverlof wil opnemen, kan met deze actie de uitkering bij het UWV worden aangevraagd. Bekijk hier de procesbeschrijving voor het betaald ouderschapsverlof.
• Intrekken arbeidsongeschiktheid
  wanneer een melding is verzonden naar UWV, kun je deze actie selecteren. De reeds verzonden arbeidsongeschiktheidsmelding wordt ingetrokken (IMA).
  Indien het niet mogelijk is om een intrekking te doen, dien je eerst een melding 'Einde arbeidsongeschiktheid' vast te leggen door een hersteldatum in te voeren die gelijk is aan de eerste arbeidsongeschiktheidsdag.
  Het intrekken arbeidsongeschiktheid kan ook worden gebruikt voor het intrekken van een tweede/derde etc. betaalverzoek voor het betaald ouderschapsverlof. 
• Annuleren van de intrekking
  wanneer een intrekking van een melding is vastgelegd, kun je deze actie selecteren. Hiermee wordt de intrekking geannuleerd.
• Vastleggen einde arbeidsongeschiktheid
  wanneer een melding is verzonden naar UWV, kun je deze actie selecteren. De flexwerker wordt met deze actie hersteld gemeld.
• Annuleren einde arbeidsongeschiktheid
  wanneer een betermelding is vastgelegd, kun je deze actie selecteren. De betermelding wordt geannuleerd.
• Arbeidsovereenkomst en einde arbeidsongeschiktheid
  flexwerker met een arbeidsovereenkomst, welke arbeidsongeschikt gemeld is aan het UWV, dien je beter te melden.

Vastleggen (historische) arbeidsongeschiktheid

Wanneer je een melding arbeidsongeschiktheid wilt vastleggen, kan dit alleen wanneer eventuele eerdere meldingen zijn afgewikkeld. Dit wil zeggen dat de flexwerker nog nooit eerder arbeidsongeschikt is gemeld, een eerdere arbeidsongeschiktheid is beëindigd of een eerdere arbeidsongeschiktheidsmelding is ingetrokken. Wanneer dit niet het geval is, kun je geen melding arbeidsongeschiktheid aanmaken. Wanneer je de actie hebt geselecteerd, activeer je de knop 'Uitvoeren'.

Detailinformatie

Wanneer je een actie hebt geselecteerd, dien je bepaalde detailinformatie in te vullen.

1e arbeidsongeschiktheidsdag (verplicht)

De datum van de eerste arbeidsongeschiktheidsdag dient te worden ingegeven. Automatisch toont Easyflex hier de huidige systeemdatum. Je kunt deze datum, indien gewenst, wijzigen. Je kunt alleen een datum groter dan de huidige systeemdatum invoeren wanneer iemand met zwangerschapsverlof gaat. Je kiest dan bij 'Reden van het verzuim' voor 'Verlof (WAZO)'. Indien je aanvullend geboorteverlof of betaald ouderschapsverlof vastlegt, dan vul je het veld '1e arbeidsongeschiktheidsdag' met de ingangsdatum van de eerste dag van de verlofperiode. 

Controleren

Met het activeren van de knop 'Controleren' voert Easyflex een controle uit. Er wordt gecontroleerd of de flexwerker op de eerste arbeidsongeschiktheidsdag geplaatst is en/of de flexwerker een arbeidsovereenkomst heeft. Wanneer de flexwerker geen (volledige) plaatsingen en/of arbeidsovereenkomsten heeft, toont Easyflex de melding: 'Op .......(datum) is deze flexwerker niet geplaatst (of niet volledig geplaatst) en heeft de flexwerker geen arbeidsovereenkomst. Weet u zeker dat u een arbeidsongeschiktheidsmelding wilt aanmaken?' Als de flexwerker nog nooit geplaatst is en/of er is nog nooit eerder een arbeidsovereenkomst afgesloten kun je de flexwerker niet ziekmelden. Easyflex toont de melding: 'Op ..... (datum) heeft de flexwerker nog geen enkele volledige plaatsing of arbeidsovereenkomst gehad. Het aanmaken van een arbeidsongeschiktheidsmelding voor ..... (datum) is daarom niet mogelijk ...'.

In het geval van het vastleggen van aanvullende geboorteverlof en betaald ouderschapsverlof wordt er gecontroleerd of de datum minimaal 1 week na de bevallingsdatum ligt, omdat de flexwerker recht heeft op een werkweek wettelijk geboorteverlof.

Datum melding door werknemer (verplicht)

In dit veld wordt automatisch de datum van de 1e arbeidsongeschiktheidsdag getoond. Je kunt deze datum, indien gewenst, wijzigen. Echter mag deze datum nooit kleiner zijn dan de datum van de eerste arbeidsongeschiktheidsdag en nooit groter zijn dan de huidige systeemdatum. Wanneer de eerste arbeidsongeschiktheidsdag gelijk is aan de huidige systeemdatum, wordt in dit veld automatisch de huidige systeemdatum getoond en kun je geen wijziging meer doorvoeren.

Meldingstijdstip (verplicht)

In dit veld wordt automatisch de huidige systeemtijd getoond. Je kunt deze tijd, indien gewenst, wijzigen.

Datum vastlegging/door

De datum van vastlegging wordt getoond, dit is altijd de huidige systeemdatum, deze datum kun je niet meer wijzigen. Ook wordt de naam van de medewerker getoond welke de actie vastlegt.

Werkverplichting op 1e dag ao? (verplicht)

In dit veld dien je aan te geven of de flexwerker een werkverplichting had op de eerste arbeidsongeschiktheidsdag. 

Gewerkt op deze dag

Wanneer de flexwerker, voordat deze arbeidsongeschikt werd, nog gewerkt heeft op de eerste arbeidsongeschiktheidsdag, dien je het aantal gewerkte uren in dit veld in te geven. Wanneer er geen werkverplichting was op de eerste arbeidsongeschiktheidsdag, is dit veld niet beschikbaar.

Van totaal

Wanneer de flexwerker gewerkt heeft op de eerste arbeidsongeschiktheidsdag, dien je in dit veld in te geven hoeveel uren de flexwerker totaal op deze dag gewerkt zou moeten hebben.

Laatste dag waarop is gewerkt

In dit veld geef je de datum in waarop de flexwerker voor het laatste heeft gewerkt. Wanneer je uren hebt ingegeven in het veld 'Gewerkt op deze dag' wordt de datum van de eerste arbeidsongeschiktheidsdag automatisch in dit veld getoond. Voor flexwerkers die op hun eerste werkdag ziek worden vul je hier dezelfde datum in als bij '1e arbeidsongeschiktheidsdag'.

Volgende werkdag

In dit veld geef je de datum in van de eerst volgende werkdag waarop de flexwerker, wanneer deze niet arbeidsongeschikt zou zijn geworden, had moeten werken. Wanneer je een flexwerker ziek meldt, die niet meer voor jou werkt maar wel binnen vier weken na het eindigen van de opdracht ziek is geworden, dan is dit veld niet verplicht om in te vullen. Als er aanvullend geboorteverlof is vastgelegd, wordt 'volgende werkdag' automatisch gevuld met de datum van '1e arbeidsongeschiktheidsdag' om te voorkomen dat de flexwerker op het overzicht 'Arbeidsongeschiktheid' blijft staan.

Werkverplichting za/zo 1e week

Indien de flexwerker in zijn eerste ziekteweek een werkverplichting heeft op de zaterdag en/of zondag dan kun je dit hier aangeven. Werknemers die bij ziekte een ziektewetuitkering ontvangen van het UWV, kunnen dan ook ziekengeld krijgen over zaterdag en/of zondag.

Ongeval

In dit veld dien je in te geven of de arbeidsongeschiktheid het gevolg is van een ongeval

Reden van het verzuim

In dit veld dien je de reden van het verzuim aan te geven. Wanneer je kiest voor 'Verlof (WAZO)' kun je de flexwerker in de toekomst ziekmelden, je dient een flexwerker die met zwangerschapverlof gaat 2 weken van tevoren te melden. Indien bij Actie is gekozen voor 'Aanvullend geboorteverlof' komt bij 'Reden van het verzuim' automatisch 'Geboorteverlof (partner)' te staan. Indien bij Actie is gekozen voor 'Betaald ouderschapsverlof' komt bij 'Reden van het verzuim' automatisch 'Betaald ouderschapsverlof' te staan. 

Reden van het verzuim WAZO

Wanneer je bij de reden van het verzuim 'Verlof WAZO', Wet Arbeid en Zorg, hebt geselecteerd, dien je in dit veld de reden het verzuim WAZO in geven. Indien bij Actie is gekozen voor 'Aanvullend geboorteverlof' komt bij 'Reden van het verzuim WAZO' automatisch 'Aanvullend geboorteverlof' te staan. Indien bij Actie is gekozen voor 'Betaald ouderschapsverlof' kun je bij 'Reden van het verzuim WAZO' een keuze maken uit de volgende opties:
- Ouderschapsverlof (geboorte)
- Ouderschapsverlof (adoptie)
- Ouderschapsverlof (pleegzorg)
- Ouderschapsverlof (samenwonen)

Reeds bevallen?

Wanneer de reden van het verzuim WAZO 'Wettelijk zwangerschaps- of bevallingsverlof' is, dien je aan te geven of de flexwerker reeds bevallen is. Bij 'Aanvullend geboorteverlof' en 'Betaald ouderschapsverlof' wordt dit veld automatisch gevuld met 'Ja'.

Aantal kinderen

Dit veld is enkel verplicht bij het vastleggen van betaald ouderschapsverlof. Selecteer het aantal kinderen waarvan de geboortedatum dan wel de datum opname in gezin hetzelfde is. Bij de geboorte van een tweeling of adoptie van twee kinderen tegelijkertijd kan de waarde ‘2 ‘ worden gekozen. Indien betaald ouderschapsverlof is gewenst voor twee kinderen waarvan de geboortedata verschillen (bijvoorbeeld september 2021 en september 2022) dan is het nodig om per kind betaald ouderschapsverlof vast te leggen, je selecteert dan dus tweemaal 1.

Datum (vermoedelijke) bevalling

Wanneer de reden van het verzuim WAZO 'Wettelijk zwangerschaps- of bevallingsverlof' of 'Geboorteverlof (partner)' is, dien je de datum van de (vermoedelijke) bevalling in te geven. 

Begindatum wettelijk verlof

Wanneer de reden van het verzuim 'Verlof (WAZO)' is, ben je verplicht een begindatum van het wettelijk verlof in te geven. Is er een andere reden van verzuim, is dit veld niet beschikbaar.

Loopt uitkering via UWV

Wanneer de flexwerker werkzaam is via het uitzendbeding (risicogroep IA of IIA) en dus geen arbeidsovereenkomst heeft, loopt de uitkering altijd via UWV. De keuze in dit veld staat dan automatisch op 'Ja' en je kunt dit niet wijzigen. (Let op, ook als je ERD bent blijft hier standaard 'Ja' staan. Je kunt hier lezen 'Loopt uitkering via Acture' enz.). Wanneer de flexwerker een arbeidsovereenkomst heeft, dien je zelf aan te geven of de uitkering via UWV loopt. Als je kiest voor 'Ja' dan wordt het bedrag rechtstreeks overgemaakt naar de flexwerker. Je dient zelf de aanvullende 20% of 21% uit te betalen aan de flexwerker. Als je kiest voor 'Nee' dan wordt het bedrag naar de zakelijke betaalrekening overgemaakt, i.p.v. naar de flexwerker.

Betaalverzoek

Bij het vastleggen van 'Betaald ouderschapsverlof' kunnen er afhankelijk van de geselecteerde reden verzuim WAZO een x-aantal betaalverzoeken worden gedaan. In dit veld is te zien hoeveel betaalverzoeken er reeds zijn gedaan. 

Verlof opgenomen

In het geval van 'Aanvullend geboorteverlof' dien je aan te geven of het wettelijk verlof van eenmaal het aantal werkuren per week reeds is opgenomen. (Dit is een vereiste voor het kunnen opnemen van aanvullend geboorteverlof). Bij 'Betaald ouderschapsverlof' is de waarde reeds gevuld met 'Ja' omdat de aanvraag pas kan worden gedaan indien de opname heeft plaatsgevonden.

Tot. weken

Bij 'Betaald ouderschapsverlof' kun je meerdere betaalverzoeken doen. Zodra er een nieuw betaalverzoek is gedaan voor een nieuwe verlofperiode, wordt het aantal weken opgeteld bij de eerste opname. Het totaal aantal opgenomen weken is in dit veld te zien.

Aantal weken

In het geval van 'Aanvullend geboorteverlof' en 'Betaald ouderschapsverlof' dien je aan te geven hoeveel weken verlof de werknemer wil opnemen. Bij  'Betaald ouderschapsverlof' kan het worden verspreid over meerdere periodes.

Arbeidsgehandicapte werknemer?

Wanneer er bij de flexwerker in het tabblad 'fiscaal-sociaal' is aangegeven dat de flexwerker arbeidsgehandicapt is, zal dit veld automatisch worden gevuld met 'Ja' of 'Nee'.

Percentage loondoorbetaling?

Wanneer er bij 'Arbeidsgehandicapte werknemer 'Ja' is ingevuld is dit een verplicht veld. Je dient hier het percentage in te geven dat de flexwerker in totaal doorbetaald krijgt tijdens zijn ziekte.

Loonwachtdagen?

Wanneer er bij 'Arbeidsgehandicapte werknemer 'Ja' is ingevuld is dit een verplicht veld. Je dient hier het aantal wachtdagen in te geven die de flexwerker heeft. Het veld wordt automatisch gevuld met de waarde '0' en is desgewenst aan te passen.

Verpleegadres

Voor de aanlevering aan UWV wordt het correspondentie adres, welke is ingegeven op het tabblad 'Algemeen' van de flexwerker, verstuurd.

Telefonische bereikbaarheid

Voor een snelle en correctie afhandeling heeft het UWV een telefoonnummer nodig. Wanneer bij de flexwerker reeds een vast- en/of mobiel nummer is vastgelegd wordt dit nummer automatisch getoond en meegestuurd naar het UWV.

Opname in verpleeginrichting

Wanneer de flexwerker opgenomen wordt in een verpleeginrichting (bijvoorbeeld ziekenhuis) dien je de datum van opname vast te leggen. Wanneer de flexwerker wordt ontslagen uit de verpleeginrichting, kun je de datum verwijderen.

Naam verpleeginrichting

Wanneer de flexwerker opgenomen wordt in een verpleeginrichting (bijvoorbeeld ziekenhuis), kun je in dit veld de naam van de verpleeginrichting vastleggen. Dit veld is alleen beschikbaar wanneer je een datum hebt ingegeven bij 'Opname in verpleeginrichting'.

Loonheffingskorting

Standaard wordt hier de berekeningswijze van de loonheffing getoond. Dit is de de instelling zoals die vastligt bij het tabblad 'Fiscaal-sociaal > Gegevens voor loonopgave > Loonheffing berekenen'.

Opmerking t.a.v. de ziekmelding

Een eventuele opmerking ten aanzien van de ziekmelding, kun je in dit veld vastleggen. Let op, dit is een vrij tekstveld. Omdat het UWV geen aparte ingave mogelijkheid heeft kun je hier dus zelf wijzigingen in aanbrengen.

Vastgelegd voor sectorrisicogroep

De sectorrisicogroep(en) waarvoor de arbeidsongeschiktheid melding wordt vastgelegd, wordt in dit veld getoond. Bij het vastleggen van een ziekmelding wordt gekeken naar de sectorrisicogroep die in de arbeidsovereenkomst of, als die er niet is, naar de plaatsing. Bij het opslaan van de ziekmelding wordt gecontroleerd of de betreffende sectorrisicogroep actief is. Zo niet, dan verschijnt er een melding.

Gekoppelde plaatsing

Voorheen werden de arbeidsongeschikheidsmeldingen bij flexwerkers met uitzendbeding meteen verstuurd. Dit is sinds 01-07-2023 aangepast naar de laatste dag van de uitzendovereenkomst. Ook wordt de einddatum van de uitzendovereenkomst meegestuurd in de ziekmelding. Het is daarom vanaf nu verplicht om bij flexwerker met beding te kiezen voor welke uitzendovereenkomst de flexwerker ziekgemeld moet worden. Bij het vastleggen van de arbeidsongeschiktheid bij de flexwerker krijg je een melding dat de plaatsing(en) definitief beëindigd moeten worden indien dit niet het geval is. Middels de info-knop kun je gemakkelijk zien welke plaatsing er gekoppeld indien deze gekoppeld is.

Indien er sprake is van Acture wordt de ziekmelding automatisch gekoppeld aan de plaatsing (uitzendovereenkomst) die als eerste afloopt.

Verwijderen arbeidsongeschiktheid

Als je een eerder vastgelegde melding wilt verwijderen, selecteer je de actie 'Verwijderen arbeidsongeschiktheid'. Deze actie is alleen beschikbaar wanneer de status van de arbeidsongeschiktheid 'Melding vastgelegd' is. Wanneer je de actie hebt geselecteerd, activeer je de knop 'Uitvoeren'. 

Intrekken arbeidsongeschiktheid

Als je een eerder vastgelegde arbeidsongeschiktheidsmelding wilt intrekken, selecteer je de actie 'Intrekken arbeidsongeschiktheid'. Deze actie is alleen beschikbaar wanneer de status van de arbeidsongeschiktheid 'Melding verzonden' is. Wanneer je de actie hebt geselecteerd, opent het scherm 'Intrekken arbeidsongeschiktheid'. Hier dien je de reden van intrekken aan te geven. Heb je gekozen voor de optie 'Overige bijzondere situaties' dan dien je in het tekstveld hierop een toelichting gegeven worden. Easyflex voert direct de actie uit en de arbeidsongeschiktheidsmelding wordt ingetrokken. Van deze intrekking wordt een notificatie vastgelegd.

Annuleren van de intrekking

Als je een eerder ingetrokken arbeidsongeschiktheidsmelding wilt annuleren, selecteert u de actie 'Annuleren van de intrekking'. Deze actie is alleen beschikbaar wanneer de status van de arbeidsongeschiktheid 'Intrekking vastgelegd' is. Wanneer je de actie hebt geselecteerd, activeer je de knop 'Uitvoeren'. Easyflex voert direct de actie uit en de intrekking melding arbeidsongeschiktheid wordt geannuleerd. Van deze annulering wordt een notificatie vastgelegd.

Vastleggen einde arbeidsongeschiktheid

Als een flexwerker niet langer arbeidsongeschikt is, selecteer de actie 'Vastleggen einde arbeidsongeschiktheid'. Deze actie is alleen beschikbaar wanneer de status van de arbeidsongeschiktheid 'Melding verzonden' is. Er zijn twee verschillende manieren om het einde arbeidsongeschiktheid aan te geven; vastleggen einde arbeidsongeschiktheid van een flexwerker met een arbeidsovereenkomst en vastleggen einde arbeidsongeschiktheid van een flexwerker werkzaam via het uitzendbeding. Wanneer je de actie hebt geselecteerd, activeert je de knop 'Uitvoeren'.

Arbeidsovereenkomst en einde arbeidsongeschiktheid

Voor een flexwerker met een arbeidsovereenkomst dien je, wanneer deze ook arbeidsongeschikt is gemeld aan UWV, einde arbeidsongeschiktheid vast te leggen. Easyflex toont het venster 'Einde arbeidsongeschiktheid'.

Melding ontvangen (verplicht)

De datum waarop de hersteldmelding is ontvangen, dient in dit veld te worden ingegeven. Easyflex toont automatisch de huidige systeemdatum. Je kunt deze datum, indien gewenst, wijzigen. Echter mag deze datum nooit kleiner zijn dan de datum van de eerste arbeidsongeschiktheidsdag en nooit groter zijn dan de huidige systeemdatum.

Bevallingsdatum (alleen in geval van wettelijk bevallingsverlof)

Wanneer de reden van verzuim 'Wettelijk zwangerschaps- of bevallingsverlof' is, wordt hier automatisch de bevallingsdatum welke eerder is ingegeven getoond. 

Is er sprake van volledig herstel?

Je dient aan te geven of de flexwerker volledig is hersteld. Standaard toont Easyflex 'Ja'. 

Is er sprake van overlijden?

Je dient aan te geven of er sprake is van overlijden. Wanneer je bij 'Volledig herstel' 'Ja' hebt  geselecteerd, kun je hier geen keuze maken, standaard wordt 'Nee' getoond. Wanneer je bij 'Volledig herstel 'Nee' hebt geselecteerd, kun je een keuze maken tussen 'Ja' of 'Nee'. Wanneer je 'Ja' selecteert, de flexwerker is overleden, toont Easyflex de melding; 'In verband met het overlijden van de flexwerker adviseren wij u alle arbeidsovereenkomsten en plaatsingen te beëindigen. Flexwerker krijgt de status: Uitgeschreven'. In het tabblad notificaties wordt een automatische notificatie vastgelegd waarin wordt vermeld dat de flexwerker is overleden.

Datum einde arbeidsongeschiktheid

In dit veld geef je de einddatum van de arbeidsongeschiktheid in, dit is de datum van de dag dat de flexwerker weer aan het werk gaat. Wanneer er sprake is van overlijden van de flexwerker geef je de datum van overlijden in.

Mag melding worden verstuurd?

In dit veld geef je aan of het einde arbeidsongeschiktheid wel of niet verzonden mag worden naar UWV of je verzekeraar. Wanneer je ervoor kiest de melding niet te versturen blijft de kolom 'Gemeld UWV' leeg. Wanneer je ervoor kiest de melding wel te versturen wordt de datum waarop de melding is verstuurd getoond in het veld 'Gemeld UWV'. Bijvoorbeeld een flexwerker is bij jou ziek uit dienst gegaan. Als je vervolgens je administratie wilt opschonen kun je de arbeidsongeschiktheid beëindigen, zonder dat er een melding naar het UWV of verzekeraar wordt verstuurd.

Uitzendbeding

Voor een flexwerker werkzaam via het uitzendbeding hoef je geen einde arbeidsongeschiktheid te melden aan UWV, de flexwerker is hier zelf verantwoordelijk voor. Wel kun je, als de flexwerker zich bij jouw werkmaatschappij beter meldt, intern de actie 'Vastleggen einde arbeidsongeschiktheid' verwerken, zodat de beschikbaarheid van de flexwerker binnen Easyflex kan worden geoptimaliseerd (Frontoffice > Flexwerker > Beschikbaarheid). Easyflex toont het venster 'Einde arbeidsongeschiktheid'.

Meldt de flexwerker einde arbeidsongeschiktheid bij UWV, wordt deze melding via een automatisch gegenereerde e-mail binnen Easyflex verwerkt en hoef je zelf 'Vastleggen einde arbeidsongeschiktheid' niet te verwerken. De relatiebeheerder van de betreffende flexwerker krijgt een jabber-bericht met daarin de melding dat voor de flexwerker 'Einde arbeidsongeschiktheid' is vastgelegd, de beschikbaarheid van de flexwerker wordt automatisch aangepast.

Bij het overlijden van een flexwerker die werkzaam is via het uitzendbeding is het belangrijk dat je een ziekmelding vastlegt op de dag van overlijden. Indien de flexwerker al ziek gemeld was voor het overlijden is dit natuurlijk niet van toepassing. Daarna vul je het formulier 'Melding van overlijden van een werknemer' in, deze kun je downloaden via www.uwv.nl (Werkgevers > Formulieren > Formulieren op alfabet). De dag na overlijden kun je de ziekmelding omzetten in een hersteldmelding zodat de flexwerker niet als ziek gemeld blijft staan. Denk je eraan alle reserveringen uit te betalen en goed vast te leggen dat de flexwerker is overleden en zodat er bijvoorbeeld ook geen mailingen meer worden verstuurd. Dit kun je doen met behulp van de autoristatiestatus.

Datum einde arbeidsongeschiktheid

In dit veld geef je de einddatum van de arbeidsongeschiktheid in. Easyflex toont je automatisch de huidige systeemdatum. Je kunt deze datum, indien gewenst, wijzigen. Door het activeren van de pijltjestoets naast de datum, wordt de huidige systeemdatum weer getoond.

Annuleren einde arbeidsongeschiktheid

Als je een eerder vastgelegde betermelding wilt annuleren, selecteer je de actie 'Annuleren einde arbeidsongeschiktheid'. Deze actie is alleen beschikbaar wanneer de status van de arbeidsongeschiktheid 'Einde arbeidsongeschiktheid' is. Wanneer je de actie hebt geselecteerd, activeer je de knop 'Uitvoeren'. Easyflex voert direct de actie uit en de betermelding wordt geannuleerd. Van deze annulering wordt een notificatie vastgelegd.

Interne melding

Wanneer er binnen het tabblad 'arbeidsongeschiktheid' een arbeidsongeschiktheidsmelding wordt vastgelegd door een medewerker welke niet de relatiebeheerder is van de flexwerker, ontvangt de relatiebeheerder hiervan een bericht (Algemene beschrijving > Communicatiemodule). In dit bericht staat welke flexwerker het betreft, welke arbeidsongeschiktheidsmelding is vastgelegd, bijvoorbeeld 'vastleggen arbeidsongeschiktheid' of 'einde arbeidsongeschiktheid', de datum en door welke medewerker dit is gedaan.

Overzicht

Door het activeren van de knop 'Overzicht' wordt een overzicht gegenereert met daarop alle arbeidsongeschiktheidsmeldingen van de geselecteerde flexwerker. Op het overzicht wordt getoond wanneer de melding is aangevangen, wanneer deze gemeld is aan het UWV, reden van het verzuim en de status van de melding. Zodra je de knop activeert wordt het overzicht ook vastgelegd binnen 'Backoffice > Exporteren en printen' onder de berichtsoort 'Algemeen'. In de naam van het overzicht wordt ook de naam van de flexwerker vermeld.

Flexwerker is overleden fase A en 1-2

Wanneer een flexwerker die werkzaam is in fase A of 1-2 komt te overlijden dan voer je de volgende handelingen uit:

1. De flexwerker dient ziek gemeld te worden op de dag dat hij is overleden. Is de flexwerker overleden t.g.v. ziekte dan had je deze al ziek gemeld en kun je verder met stap 2.
2. Via het formulier 'Melding van overlijden van een werknemer' van het UWV stel je het UWV op de hoogte van het overlijden van de flexwerker. Klik hier om het formulier te downloaden.
3. De dag na het overlijden kan de flexwerker in Easyflex beter gemeld worden.

Flexwerker is overleden fase B-C en 3-4/Periode en keten

Wanneer een flexwerker die werkzaam is in fase B-C of 3-4 komt te overlijden dan voer je de volgende handelingen uit:

1. De flexwerker dient ziek gemeld te worden op de dag dat hij is overleden. Is de flexwerker overleden t.g.v. ziekte dan had je deze ziek gemeld en kun je verder met stap 2.
2. Hierna meld je de flexwerker beter, Easyflex toont het venster 'Einde arbeidsongeschiktheid'. Hierin kun je aangeven dat de flexwerker is overleden. Deze gegevens worden doorgestuurd aan het UWV. Ook wordt er een automatische notificatie vastgelegd.
3. De flexwerker krijgt nu automatisch de status 'uitgeschreven'. Wij adviseren om op het tabblad 'Algemeen' bij 'Aantekeningen' vast te leggen dat de flexwerker is overleden. Iedereen die het tabblad 'Algemeen' opent weet direct dat de flexwerker is overleden.

Op grond van artikel 7:674 BW ben je als werkgever verplicht de nabestaanden van de flexwerker een uitkering minimaal ten bedrage van het loon voor één maand arbeid. tot aan de dag dat de medewerker overleed wordt het loon betaald, daarnaast wordt er een uitkering van een maand betaald). Over deze uitkering moet de werkgever bovendien vakantiebijslag betalen.Let op: Als werkgever ben je minimaal verplicht één maandloon uit te keren. Echter mag je tot maximaal drie maandlonen uitkeren zonder dat hier werknemersverzekeringen en loonheffingen over betaald moeten worden. Is de overlijdensuitkering hoger dan dit bedrag, dan is het meerdere belast op grond van de tabel bijzondere beloningen.

De belastingvrije uitkering tot maximaal drie maanden kun je als netto vergoeding uitbetalen. Tip: Je kunt een nieuw looncomponent aanmaken voor het verlonen van de netto vergoeding welke horen bij de overlijdensuitkering. Hierdoor wordt de vergoeding apart gejournaliseerd op je journaalposten. Op het tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten' selecteer je 'Vergoedingen/inhoudingen onbelast > Vergoedingen (overige)'. Voor een uitgebreide uitleg over het aanmaken van dit nieuwe looncomponent klik je hier. Wilt je meer uitkeren dan drie maanden, dan is het meerdere alleen belast voor de loonheffingen en indien het maximum loon voor de Zvw nog niet is bereikt ook voor de Zvw. De heffingen gaan via de bijzondere beloningen tabel en dienen in kolom negen van de loonstaat vermeld te worden. Er hoeven geen werknemersverzekeringen ingehouden te worden aangezien er geen arbeidsovereenkomst meer bestaat. Een correcte verwerking van meer dan drie maandsalarissen uitbetalen wordt niet ondersteund door Easyflex op dit moment. De overlijdensuitkering, mits niet meer dan drie maandsalarissen, hoeft niet vermeld te worden in de loonstaat van de overleden flexwerker en hoeft ook niet aangegeven te worden bij de aangifte loonheffing. De uitkeringen vormen geen loon en hoeven dus ook niet in de kolom voor belastingvrije vergoedingen vermeld te worden. Wel dien je in de loonadministratie een aantekening te maken.