Het financieel administratiepakket 'Exact online' is een uitgebreid pakket met veel mogelijkheden en werkt via het Internet. Bij de inrichting van het financieel administratiepakket 'Exact online' dien je eenmalig het aantal boekingsperioden vast te leggen. Easyflex ondersteunt minimaal 1 en maximaal 13 boekingsperioden. Let er dus op dat je niet meer dan 13 boekingsperioden hanteert bij de inrichting van de administratie in het 'Exact online' pakket.

In 'Exact online' dien je  een grootboekrekening 'Debiteuren' aan te maken. Zorg ervoor dat het rekeningnummer gelijk is aan het in Easyflex vastgelegde debiteurennummer (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen > Overige rekeningen - Debiteuren) en dat hiervoor het type 'Debiteuren' is geselecteerd.

De dagboekcodes voor het 'Verkoopboek' en 'Memoriaal' dien je in de Easyflex applicatie vast te leggen. De coderingen van deze dagboeken dienen gelijk te zijn aan de in 'Exact online' vastgelegde coderingen. Je kunt deze in het 'Exact online' pakket vastleggen onder het menu: Stamgegevens > Financieel - Dagboeken.

De codes voor 'BTW code journaal' dien je in de Easyflex applicatie vast te leggen. Deze codes dienen ook in het 'Exact online' pakket te worden vastgelegd. Dit kan via het menu: Stamgegevens > Financieel - BTW-codes. Om binnen Exact online de BTW opgave geautomatiseerd aan te maken kun je het beste de volgende instellingen gebruiken:


Soort

BTW code
(Exact) *)

BTW code journaal
(Easyflex)
Percentage (Exact) *)Type
(Exact)
Rekeningnummer onder af te dragen btw
(Exact)
Soort BTW
(Exact)

Rubriek aangifte
(Exact)

Levering BTW laag tarief

1

Nederland laag

1

6,00%

Vrij te bepalenHet nummer dat je als BTW rekening hebt vastgelegd in Easyflex
(beheer > bedrijfsinstellingen > journaalrekeningen > BTW rekeningen > BTW rekening Laag tarief)
Af te dragen1b - Omzet 6%Levering BTW hoog tarief

2

Nederland hoog

2

21,00%

Vrij te bepalenHet nummer dat je als BTW rekening hebt vastgelegd in Easyflex
(beheer > bedrijfsinstellingen > journaalrekeningen > BTW rekeningen > BTW rekening Hoog tarief)
Af te dragen1a - Omzet 21%Levering BTW 0% tarief

0

Nederland 0%

0

0,00%

Btw 0%Het nummer dat je als OMZET rekening hebt vastgelegd in Easyflex
(beheer > bedrijfsinstellingen > journaalrekeningen > BTW rekeningen > OMZET rekening 0% tarief 6,00%)
 1e - Belast 0%, niet bij mij belastLevering BTW verlegd

3

Verlegd

3

0,00%

Vrij te bepalen.
BTW verlegd aanvinken
Het nummer dat je als OMZET rekening hebt vastgelegd in Easyflex
(beheer > bedrijfsinstellingen > journaalrekeningen > BTW rekeningen > OMZET rekening BTW verlegd
Af te dragen1e - Belast 0%, niet bij mij belastLevering naar landen binnen EU

4

Binnen EU

4

0,00%

Vrij te bepalenHet nummer dat je als OMZET rekening hebt vastgelegd in Easyflex
(beheer > bedrijfsinstellingen > journaalrekeningen > BTW rekeningen > OMZET rekening Binnen EU verlegd
 3b - IC-leveringen binnen de EGLevering naar landen buiten EU

5

Buiten EU

5

0,00%

Vrij te bepalenHet nummer dat je als OMZET rekening hebt vastgelegd in Easyflex
(beheer > bedrijfsinstellingen > journaalrekeningen > BTW rekeningen > OMZET rekening Buiten EU
 3a - Leveringen buiten de EG


Stappen voor het importeren van de loonboekingen

  1. Kies in menu: Import/Export > XML > Financieel - Transacties - Import.
  2. Selecteer als onderwerp "Transacties", activeer de knop "Bladeren" en selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. Het exportbestand is als volgt opgebouwd:

    XML-tagVeldnaamVeldtypeMaximale lengte door Easyflex aangeleverd
    GLTransactions
    Journal codeJournaal codeAIngevoerde code bij 'Memoriaal'
    DateDatumA10 (Daum JJJJ-MM-DD)
    DescriptionOmschrijvingAAutomatische vermelding van de periode (JJJJ-MM)
    GLTransactionLine line="(nummer)"
    DateBoekingsdatumA10 (Datum JJJJ-MM-DD)
    FinYear numberBoekingsjaarN4 cijfers
    FinPeriod numberBoekingsperiodeN2 cijfers
    GLAccount codeGrootboekrekeningnummerA10 karakters
    DescriptionOmschrijvingAAutomatische vermelding van de periode (JJJJ-MM)
    Amount
    Currency codeMunteenheidAEUR
    ValueBedragA(-) 11 cijfers met decimale punt
    References
    YourRefVolgnummerN4 cijfers
  3. Klik op de knop "Importeren"
    Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kun je de (fout)berichten bekijken.
    De geaccepteerde boekingen kun je verwerken in Exact (Menu: Financieel > Menu > Boeken - Boekingen verwerken)


Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: EXACT-LONEN.XML.


Stappen voor het importeren van de verkoopboekingen

  1. Kies in menu: Import/Export > XML > Financieel - Transacties - Import.
  2. Selecteer als onderwerp "Transacties", activeer de knop "Bladeren" en selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. Het exportbestand is als volgt opgebouwd:

    XML-tagVeldnaamVeldtypeMaximale lengte door Easyflex aangeleverd
    GLTransactions
    GLTransaction entry="Factuurnummer"
    Journal codeJournaal codeAIngevoerde code bij 'Verkoopboek'
    DateDatumA10 (Daum JJJJ-MM-DD)
    DescriptionOmschrijvingAAutomatische vermelding van de periode (JJJJ-MM)
    Account codeVariabelN4 cijfers
    GLTransactionLine line="(nummer)"
    DateBoekingsdatumA10 (Datum JJJJ-MM-DD)
    FinYear numberBoekingsjaarN4 cijfers
    FinPeriod numberBoekingsperiodeN2 cijfers
    GLAccount codeGrootboekrekeningnummerA10 karakters
    DescriptionOmschrijvingAAutomatische vermelding van de periode (JJJJ-MM)
    Costcenter codeKostenplaatsA10 karakters
    Amount
    Currency codeMunteenheidAEUR
    ValueBedragA(-) 11 cijfers met decimale punt
    VAT codeBTW codeA5 karakters
    VATBaseAmountGrondslag BTWA(-) 11 cijfers met decimale punt
    References
    InvoiceNumberFactuurnummerN8 cijfers
    YourRefVolgnummerN4 cijfers
  3. Klik op de knop "Importeren".
    Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kun je de (fout)berichten bekijken.
    De geaccepteerde boekingen kun je verwerken binnen Exact (Menu: Financieel > Menu > Boeken - Boekingen verwerken)

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: EXACT-VERKOPEN.XML.

Stappen voor het importeren van de debiteurenstamgegevens

  1. Kies in menu: Import/Export > XML > Relaties - Relaties.
  2. Selecteer als onderwerp "relaties", activeer de knop "Bladeren" en selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. Het exportbestand is als volgt opgebouwd:

    XML-tagVeldnaamVeldtypeMaximale lengte door Easyflex aangeleverd
    Account
    Account code="variabel"
    NameNaamA28 karakters
    PhoneTelefoonnummerA28 karakters
    FaxFaxnummerA28 karakters
    EmailE-mail adresA28 karakters
    HomepageWebsiteA28 karakters
    IsSalesActiefATRUE/FALSE
    Contact
    LastNameAchternaam contactpersoonA28 karakters
    MiddleNameTussenvoegselA3 karakters
    Address
    AddressLine1PostbusA28 karakters
    PostalCodePostcodeA10 karakters
    CityWoonplaatsA28 karakters
    AddressStreetStraatnaamA28 karakters
    AddressStreetNumberHuisnummerN5 cijfers
    AddressStreetSuffixHuisnummer toevoegingA10 karakters
    Country code="landcode"
    DescriptionLandnaamA28 karakters
    BankAccount code="rekeningnummer"
    DescriptionRekeningnummerA28 karakters
    BICCodeBIC Code behorend bij het IBAN nummerA11 karakters
    IBANIBAN nummerA34 karakters
    VATNumberBTW-nummerA28 karakters
    ChamberOfCommerceKVK-nummerA28 karakters
    Creditline
    SalesKredietlimietA11 cijfers met decimale punt
    SalesPaymentCondition codeBetaaltermijnC3 cijfers
  3. Klik op de knop "Importeren".
    Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kun je de (fout)berichten bekijken.
    De gegevens van de geaccepteerde debiteuren zijn opgenomen als relaties.

Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: EXACT-DEBITEUREN.XML.

Overige informatie

Rekeningnummers
Opgave in Easyflex van de grootboekrekeningnummers zoals deze in Exact zijn ingebracht. Een rekeningnummer kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten. De debiteurennummers zoals deze binnen Easyflex worden samengesteld. (Naar keuze al dan niet met voorloopnullen).

Kostenplaats
Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in Exact zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.

Kostensoort
Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in Exact zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 5 cijfers en/of letters bevatten.

Dagboeken
De dagboeken voor "verkopen" dient in Exact te zijn vastgelegd. Een dagboekcode kan maximaal 6 cijfers en/of hoofdletters bevatten.

Vervaldatum*
Er is een extra tag "DueDate" in het exportbestand van de 'Journaalposten verkopen' toegevoegd waardoor Exact online op tijd aanmaningen kan versturen als een factuur niet op tijd is betaald. De berekening van DueDate is de aanmaakdatum van de factuur plus de betaaltermijn

Indien ingesteld is in het overzicht 'Journaalposten verkopen' dat de vervaldatum niet geëxporteerd dient te worden, wordt dit veld niet gevuld.

Bijzonderheden
De vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', komt niet in het importbestand. Kies bij 'Omschrijving' voor: 'Automatische vermelding van de periode'.